Modification des horaires de travail : quelles sont les règles ?

Une hausse d’activité, de fortes chaleurs ou une réorganisation des équipes ? En tant qu’employeur, vous aurez parfois besoin de modifier les horaires de travail des salariés pour répondre à de nouveaux besoins opérationnels et commerciaux. En principe, votre pouvoir de direction vous y autorise, mais vous ne devez pas aller à l’encontre des éléments essentiels du contrat de travail. Pouvez-vous imposer une modulation du temps de travail à vos salariés ou faut-il leur accord ? Quelles sont vos obligations légales et les droits du personnel ? On fait le point sur la modification des horaires de travail.

Horaire collectif VS horaire individuel

En entreprise, l’horaire est soit collectif, soit individuel. La mise en place comme les modifications ultérieures sont soumises à des règles strictes. Vous les retrouverez dans les articles L3121-1 à L3123-38 du Code du travail, sur la durée du travail et l’aménagement des horaires, et plus précisément dans les articles L3123-11 à L3123-13 du Code du travail, sur la répartition de la durée du travail lors d’une modification.

Mise en place et modification d’un horaire collectif

L’horaire collectif est applicable à l’ensemble de l’établissement ou bien à une partie : un service, une équipe, un atelier… Il est donc possible de voir coexister plusieurs horaires collectifs dans une seule et même entreprise. Par exemple : les salariés de l’équipe du matin partagent un planning commun, de 6 h à 12 h, ceux de l’après-midi un autre, de 12 h à 18 h.

L’affichage de l’horaire collectif est obligatoire dans les locaux de l’entreprise, avec la composition nominative de chaque équipe, service… qui y est rattaché(e). Il est auparavant soumis au CSE, y compris en cas de modification, puis transmis à l’inspection du travail.

⚠️ Attention : en cas de manquement à ses obligations, l’employeur s’expose à une contravention de 4e classe, pouvant aller jusqu’à 750 € pour les personnes physiques et 3750 € pour les personnes morales, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes employées dans des conditions irrégulières.

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Mise en place et modification d’un horaire individuel

Vous avez des postes particuliers pour lesquels vous souhaitez créer un planning de travail unique ? L’employeur peut décider d’aménager des horaires individuels pour certains salariés de l’entreprise, voire pour l’ensemble du personnel. Ce peut être l​e cas de n’importe quel type de contrat de travail.

Un salarié ou en situation de handicap, ses proches et les aidants familiaux, comme le prévoit l’article L5213-6 du Code du travail sur les droits et garanties des travailleurs handicapés, peuvent bénéficier d’un aménagement d’horaires individualisé afin de faciliter l’accès à l’emploi ou son maintien.

Pour instaurer un planning individualisé, il faut que certains salariés de l’entreprise en fassent la demande à l’employeur, qui décide librement d’accepter ou de refuser cet aménagement du temps de travail spécifique. Le CSE doit obligatoirement être consulté en cas de création et de modification des horaires de travail, même si cette répartition est prévue par une convention collective. En l’absence de CSE, seule l’inspection du travail valide cette mise en place, dans les deux mois suivant le dépôt de la demande.

Ce système d’horaire individuel doit être affiché dans les locaux de l’établissement. De plus, l’employeur est tenu de décompter les heures travaillées pour chaque salarié. Pour se faciliter la tâche, il peut se munir d’une pointeuse digitale et d’un logiciel de gestion du personnel comme celui de Combo !

L’employeur peut-il modifier les horaires de travail d’un salarié ?

En théorie, oui. Vous pouvez apporter une modification sur les horaires de travail de vos salariés, sauf si ces horaires sont contractualisés ou bouleversent de trop le quotidien du collaborateur. La demande peut aussi venir du salarié, notamment pour organiser sa vie professionnelle et privée.

De manière générale, toute modification des horaires de travail est soumise aux conditions suivantes :

• Elle doit être justifiée par l'intérêt de l’entreprise ;
• Elle ne doit pas porter atteinte au droit du salarié ;
• Elle doit intervenir sans abus.

Quel que soit le système d’horaire choisi, individuel ou collectif, n’oubliez pas que l’employeur doit mesurer le temps de travail. Dans tous les cas, il doit respecter les temps de pause, de repos, l’amplitude horaire et la durée légale de travail par jour et par semaine (d’après la Cour de cassation Cass. soc., 21-2-13, n°11-21599 et n°11-28811).

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Les cas où l’employeur peut imposer une modification des horaires de travail

Si la modification des horaires de travail constitue un simple changement des conditions de travail, alors l’employeur peut l’imposer unilatéralement. C’est notamment le cas lorsque :

• Le nouvel aménagement ne bouleverse pas le quotidien du salarié (nouvelle répartition des heures dans la journée, travail pendant l’heure du déjeuner, travail le samedi matin à la place d’une autre matinée dans la semaine…) ;
• Les horaires de travail ne sont pas mentionnés dans le contrat de travail.

Dans ce cas précis, aucun délai de prévenance n’est prévu par la loi.

Les cas où la modification des horaires de travail nécessite l’accord du salarié

A contrario, certaines modifications des horaires de travail exigent l’accord du salarié. C’est le cas si :

• Les horaires de travail sont explicitement prévues dans le contrat de travail, à condition qu’une formulation claire ait fait apparaître la volonté des deux parties de rendre ces éléments essentiels à leur relation de travail (et n’est pas seulement informative) ;
• La modification impose de travailler le dimanche ;
• La modification prévoit un passage d’un horaire de jour à un horaire de nuit ;
• La modification prévoit un passage d’horaires continus à des horaires discontinus, ou bien fixes à variables, ou inversement ;
• L’employeur demande une diminution de la durée du travail, et donc de la rémunération du salarié (sauf en cas de chômage partiel).

La loi impose que toute modification des horaires de travail respecte un délai de prévenance de 7 jours. Une convention collective peut prévoir un délai différent, mais pas inférieur à 3 jours.

Quid de la modification des horaires de travail d’un salarié à temps partiel ?

Le contrat de travail d’un salarié à temps partiel est particulier, car il mentionne obligatoirement la répartition de la durée de travail. Il faut donc obligatoirement l’accord de l’employé pour procéder à une nouvelle organisation. Le contrat peut cependant prévoir des modalités de modification du contrat de travail, auquel cas le salarié ne peut refuser une modulation.

Comment notifier une modification des horaires de travail à un salarié ?

L’employeur doit informer par écrit son souhait de modifier ses horaires de travail, via une lettre ou un mail, avant de procéder au changement. Rien ne l’empêche d’en parler oralement à l’employé, mais il est préférable de conserver une trace écrite de la notification.

Il respecte bien sûr le délai de prévenance prévu par le Code du travail ou par sa convention collective. Le salarié renvoie une lettre d’accord ou de refus dans le cas où la modification nécessite impérativement son accord pour être appliquée.

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Un salarié peut-il refuser un changement d’horaire imposé par son employeur ?

« Sauf atteinte excessive au droit du salarié au respect de sa vie personnelle et familiale ou à son droit au repos, l'instauration d'une nouvelle répartition du travail sur la journée relève du pouvoir de direction de l'employeur. » (d’après la Cour de cassation Cass. soc., 3-11-11, n° 10-14702)

Un salarié ne peut refuser dans le cas d’une modification mineure, ou un simple changement des conditions de travail comme nous l’avons cité plus haut. Mais il peut refuser une demande qui modifierait les éléments essentiels de son contrat de travail, sans que ceci constitue une faute ni un motif de licenciement.

💡 Bon à savoir : les salariés protégés ne peuvent jamais se voir imposer un changement de planning ou des conditions de travail sans leur accord. (d’après la Cour de cassation Cass. soc., 14 novembre 2000, 99-43270).

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FAQ sur la modification des horaires de travail

Quel préavis doit être donné aux employés pour changer leurs horaires ?

Dans le cas où la modification de l’horaire de travail nécessite l’accord du salarié, l’employeur s’engage à respecter un délai de prévenance de 7 jours. Il peut être réduit à maximum 3 jours avec une convention collective ou un accord d'entreprise.

Quelles sont les conséquences si un employeur change les horaires sans accord ?

Dans certains cas, l’employeur ne peut imposer la modification des horaires de travail sans l’accord du salarié. C’est notamment le cas lors d’un changement dans les éléments essentiels du contrat de travail. Si l’employeur change les horaires sans l’accord de l’employé concerné, alors ce dernier peut le signaler à l’inspection du travail ou saisir le Conseil des prud’hommes.

D’ailleurs, si l’employeur modifie le contrat d’un salarié sans son accord écrit, le salarié peut prendre acte de la rupture de son contrat de travail. L’employeur devra alors lui verser des dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle sérieuse.

Quels sont les droits des employés concernant la modification des horaires de travail ?

Les employés ont le droit de refuser la modification de leurs horaires de travail si :

• Elle modifie un élément essentiel du contrat de travail (passage en forfait jour ou transfert de personnel d’une entreprise à une autre par exemple) ;
• Elle impose de travailler le dimanche ;
• Elle prévoit un passage d’un horaire de jour à un horaire de nuit ;
• Elle prévoit un passage d’horaires continus à des horaires discontinus, ou bien fixes à variables, ou inversement ;
• La durée de travail est réduite.