Absence non rémunérée et son impact sur la fiche de paie

Un salarié peut avoir besoin d’un de ou de plusieurs jours d’absence non rémunérés. Entre l’absence autorisée non payée, comme quelques jours de vacances sans solde pour un salarié nouvellement entrant et l’absence non autorisée par l’employeur pouvant mener à une sanction, cette suspension temporaire du contrat de travail à l’initiative du salarié entraîne une émission d’un bulletin de salaire modifié depuis le logiciel de gestion de paie en ligne. Combo vous dit tout sur ces absences non rémunérées et leur impact sur la fiche de paie.

Qu’est-ce qu’une absence non rémunérée ? 

Comme son nom l’indique, l’absence non rémunérée correspond à un jour non travaillé et non payé au salarié. Avec l’absence de rémunération, l’employeur peut définir l’absence comme : 

• non rémunérée, mais autorisée ; 
• non rémunérée, mais non autorisée.

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La première, outre l’impact sur le salaire, n’a pas de retentissement personnel important pour le salarié, alors que la seconde peut mener à un licenciement puisque l’employeur est mis devant le fait accompli sans avoir donné son accord pour l’absence. 

Les types d’absences non rémunérées autorisées 

Parmi les absences autorisées ou congé sans solde, mais qui ne sont pas rémunérées se trouvent : 

• les congés pour raison familiale, comme le congé de solidarité familiale sans condition d’ancienneté et limité à 3 mois renouvelable une fois ;
• les absences pour convenance personnelle ou congé sans solde sans condition d’ancienneté ni limitation de durée, mais qui nécessite l’accord de l’employeur ;
• le congé pour création d’entreprise après 24 mois d’ancienneté ; 
• le congé sabbatique après 36 mois d’ancienneté et expérience professionnelle de 6 ans avec limitation de durée comprise entre 6 et 11 mois ; 
• le jour de grève avec paie retenue par heure de grève

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Toutes ces absences sont autorisées, mais suspendent le contrat de travail, ce qui n’est pas sans impact sur les primes ou les congés payés. 

Les types d’absences non rémunérées non autorisées 

Pour être complet sur le sujet des absences non rémunérées, celles non autorisées prennent la forme d’absences injustifiées. Autrement dit, le salarié ne peut remettre un justificatif de son absence à son employeur. Comme tout contrat de travail prévoit un équilibre entre salaire versé et travail fourni, une absence non justifiée et donc non autorisée, supprime le versement du salaire et constitue une faute pouvant faire l’objet d’une procédure disciplinaire, allant de l’avertissement simple au licenciement.

Gestion des absences non rémunérées en paie

Le principe est simple, comme son nom l’indique, l’absence non rémunérée implique une retenue sur salaire proportionnelle à la durée de l’absence. Pour faciliter la création du bulletin de salaire et éviter éventuellement de devoir modifier une fiche de paie, l’employeur va appliquer la formule suivante : 

(Salaire de base mensuel brut / nombre d’heures réellement effectuées dans le mois) 

x nombre d’heures d'absence. 

Exemple : 

• 3000 euros brut / 22 jours ouvrés dans le mois x 7h/jour) = 19,48 euros l’heure brut, 
• soit pour une absence de 7 heures : 7 x 19,48 euros 
• soit 136.36 euros brut à retirer du salaire brut 
• montant du salaire brut du mois 3000 - 136.36 euros =  2863.64 euros.

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Absence non rémunérée et plafonds de la Sécurité sociale

En tant qu’employeur, vous devez réduire le plafond de la Sécurité sociale d’autant de journées non rémunérées selon la période calculée de date à date en jours calendaires (y compris le weekend). Ceci permet d’être en accord avec le PSS, qui est utilisé dans le calcul des prestations sociales, comme les IJSS et autres cotisations sociales utilisant le plafond de la SS pour asseoir les montants versés.

Absence non rémunérée et prime

Toute absence non rémunérée peut jouer sur une prime basée sur les heures de présence effective dans l’entreprise. On trouve ainsi la prime d’assiduité qui peut être impactée par ces heures non payées. Si une prime n’est pas sujette au temps de présence dans l’entreprise, la prime peut être maintenue.

👉 À noter : ces absences doivent avoir les mêmes conséquences sur les primes dues, en dehors bien évidemment des absences qui sont considérées comme du temps de travail effectif.

Absence non rémunérée, ancienneté et congés payés 

Une prime d’ancienneté est réduite à hauteur des heures d’absence. La seule exception : si la convention collective, accord de branche ou d’entreprise ne prévoit aucun impact sur celle-ci. 

Le compteur de congés payés est arrêté durant l’absence non rémunérée. Les congés payés sont donc réduits de la même façon, puisque le salarié n’acquiert aucun CP durant son absence.

Absence non rémunérée et participation aux résultats de l’entreprise

Un accord d’intéressement aux résultats de l’entreprise décompte les jours d’absence non rémunérée et une proratisation de la participation versée au salarié. La raison est toujours la même : cette absence n’est pas considérée comme du temps de travail effectif. 

Méthodes de gestion des absences non rémunérées en paie 

Tout d’abord, ce n’est pas parce qu’un salarié a été absent sans rémunération qu'il doit supporter un retard de paiement de son salaire. L’employeur ne doit pas impacter son salarié et procéder au calcul des éléments variables de paie et ceux fixes, en tenant compte des jours d’absence. Il peut, pour cela, utiliser un logiciel de gestion RH comme l’outil Combo pour lui faciliter les calculs. On distingue 3 méthodes de calcul des jours d’absence. 

La méthode de l’horaire réel : la plus précise

Elle est la plus précise, car elle est la plus juste et respecte le nombre réel de jours travaillés. Elle correspond à l’exemple cité plus haut.

Pour rappel : (Salaire de base mensuel brut / nombre d’heures réellement effectuées dans le mois) x nombre d’heures d'absence.

La méthode en jours ouvrés : la plus facile

Elle consiste à calculer la retenue sur le salaire brut en comptant le nombre de jours où le salarié aurait dû être présent à son poste, mais était absent. La base de la méthode s’appuie sur les jours ouvrés du mois.

La méthode en jours calendaires : la plus adaptable

On tient compte de tous les jours du calendrier (weekends et jours fériés compris). Parfaite pour des absences longues ou pour un salarié ayant un planning de travail inhabituel.

Pour conclure  

1. Ne confondez pas l'absence autorisée et celle injustifiée. Les conséquences juridiques sont différentes.
2. N’oubliez pas l’impact de ces absences non rémunérées sur les congés payés, l’ancienneté et la prime. 
3. Privilégiez un outil comme Combo pour optimiser un processus de paie et gérer les absences non rémunérées. Facile d’utilisation, demandez votre démo ou créez votre compte d’essai gratuit.

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