Prime d’ancienneté : calcul et conditions d’attribution

La prime d’ancienneté est un complément de rémunération mis en place par l’employeur pour récompenser la fidélité des salariés. Facultative ou obligatoire (selon la situation), cette contrepartie financière est versée aux collaborateurs justifiant le nombre d’années de présence prévu par le texte (ou l’usage) qui en définit les modalités d’attribution au sein de l’entreprise. Comment calculer la prime d’ancienneté ? Est-elle obligatoire?  Quelle méthode de calcul utiliser ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la prime d’ancienneté et son calcul ; et simplifiez la gestion de la paie de vos collaborateurs en utilisant le logiciel Combo !

Prime d’ancienneté : définition 

La prime d’ancienneté est un complément de salaire versé par l’employeur pour récompenser le travail fourni par les salariés durant une période donnée. Soumise aux mêmes cotisations sociales que le salaire, elle constitue l’un des éléments variables de paie venant s’ajouter à la rémunération fixe du collaborateur.

Sous quelle forme verser la prime d’ancienneté ? 

La prime d’ancienneté prend généralement la forme d’une contrepartie monétaire versée chaque mois, ou d’une prime annuelle selon les entreprises. Toutefois, il est aussi possible de récompenser l’ancienneté des salariés en leur accordant des congés payés supplémentaires, ou des avantages en nature (voiture de fonction, logement…). 

⚠️ Attention : la prime de restauration ou le chèque cadeau aux salariés de l’entreprise ne font pas partie de la prime d’ancienneté car il s’agit d’avantages en nature. Leur attribution dépend du contrat de travail, du secteur d’activité et des avantages sociaux décidés par l’entrepreneur.

Prime d’ancienneté : est-elle obligatoire ?

De manière générale, la prime d’ancienneté n’est pas obligatoire : le Code du travail ne l’impose pas aux employeurs. Cependant, son versement peut être une obligation si elle est prévue par : 

• la convention collective dont vous dépendez
• un accord d’entreprise
• le contrat de travail 
• l’usage

Pour que le versement de la prime d’ancienneté soit considéré comme un usage d’entreprise, trois conditions doivent obligatoirement être réunies : 

• la prime est versée de manière constante (selon la jurisprudence, une prime annuelle résulte d’un usage à partir de la troisième année constitutive de paiement) ;
• la prime est générale (tous les salariés doivent pouvoir bénéficier de la prime ; il est toutefois possible, dans l’usage, de verser la prime d’ancienneté à une catégorie spécifique de salariés, ou à un service précis de l’entreprise) ;
• la prime est fixe (la méthode de calcul de la prime d’ancienneté ne doit pas varier d’une année à l’autre, et doit être appliquée de manière uniforme pour tous les salariés ayant le même nombre d’années d’ancienneté au sein de l’entreprise). 

😇 Bon à savoir : la prime d’ancienneté peut également résulter d’une décision unilatérale de l’employeur. Elle est un excellent moyen de fidéliser un salarié et de limiter ainsi le turnover.

Comment se calcule la prime d’ancienneté ?

Le montant de la prime est généralement calculé selon le niveau d’ancienneté du salarié dans l’entreprise. Les modalités du calcul sont définies par la convention collective/l’accord de branche, l’usage d’entreprise ou le contrat de travail qui met en place la prime. Par ailleurs, la compensation financière perçue peut être progressive : plus le salarié possède des années d’expérience, plus la rémunération est importante. Elle est généralement plafonnée à 10 ou 15 ans selon la convention collective, ce qui signifie qu’elle peut atteindre 15 % du salaire brut du salarié, y compris si l’entreprise pratique l’annualisation du temps de travail puisqu’elle s’appuie sur le montant du salaire comme base de calcul.

Quelle méthode de calcul utiliser ?  

Différents procédés peuvent être utilisés pour calculer la prime d’ancienneté de vos salariés : 

• par montant forfaitaire (le montant de la prime est le même pour l’ensemble des salariés, quel que soit leur salaire de base) 
• par pourcentage du salaire de base, ou du salaire brut total
• par pourcentage de la rémunération minimale conventionnelle s’appliquant dans l’entreprise

🙂 Bon à savoir : le taux à utiliser pour calculer la prime selon un pourcentage est fixé par la convention collective, le texte ou l’usage d’entreprise. 

Définir la durée d’ancienneté du salarié

Pour calculer la prime de vos salariés, vous allez devoir connaître précisément leur niveau d’ancienneté au sein de la structure. Le point de départ du calcul de l’ancienneté correspond logiquement à la date d’entrée dans l’entreprise du collaborateur. Mais attention: si certaines absences doivent être prises en compte dans le calcul  pour connaître la durée totale de l’ancienneté, d’autres ne doivent pas être comptabilisées.

• Les absences à prendre en compte dans le calcul de l’ancienneté sont :
  • Les congés payés
  • Les arrêts maladies pour cause d’accident de travail ou de maladie professionnelle
  • Le congé de présence parentale

• Les absences qui suspendent l’ancienneté du salarié sont :
  • Les arrêts maladies pour maladie non professionnelle 
  • Les accidents de trajet
  • La journée d’appel de préparation à la défense
  • Les absences pour grève 
  • Les congés pour être membre d’un jury d’assises 
  • Les congés sabbatiques et les congés sans solde
  • Les congés pour création d’entreprise
  • Les absences pour enfant malade
  • La mise à pied non indemnisée

Concernant les absences dues à un congé parental d’éducation, l’ancienneté doit être déduite de moitié. Le congé allaitement n’est pas prévu par le code du travail. Il peut être pris de plusieurs façons : congés anticipés, congé parental d’éducation, report de congé maternité, etc. Le calcul de la prime d’ancienneté sera régi par le type de congé pris par la salariée englobant son congé allaitement et dépend de la convention collective.

🥸 Bon à savoir : la date d’ancienneté du salarié doit obligatoirement être mentionnée sur le bulletin de salaire. 

Prime d’ancienneté et travail le dimanche 

La prime d’ancienneté est indépendante du travail du dimanche, sauf si la convention collective ou un accord d’entreprise le prévoit. Elle est uniquement liée à l’ancienneté du salarié et non aux jours de la semaine travaillés. Si travailler le dimanche peut donner droit à une majoration de salaire ou au versement d’une prime dédiée, la prime d’ancienneté ne varie donc pas.

Prime d’ancienneté : exemple de calcul 

Un salarié a travaillé 7 ans dans votre entreprise, et perçoit 2000 euros de salaire de base ; pour calculer sa prime d’ancienneté selon un pourcentage, vous devez vous référer aux barèmes fixés par le texte qui encadre l’application de la prime. Par exemple : 3 % du salaire de base à partir de 3 ans d’ancienneté, 6 % à partir de 6 ans d’ancienneté, 9 % à partir de 9 ans d’ancienneté. Selon ce barème, votre salarié a droit à une prime d’ancienneté mensuelle de 120 euros (2000/6 x 100). 

Quid de la reprise d’ancienneté ?

Dans le cas d’un changement de contrat au sein de la même entreprise (ou de plusieurs contrats successifs), la date d’embauche ne peut pas servir de point de départ au calcul de la prime d’ancienneté. Il est alors nécessaire de prendre en compte le temps de travail effectué lors des précédents contrats, et de l’additionner au temps de travail du dernier contrat en vigueur. Ce calcul ne peut être réalisé que dans les situations suivantes : 

• Contrat à durée déterminée saisonnier 
• Contrat à durée déterminée requalifié en CDI lorsqu’il n’y a eu aucune période d’interruption entre les deux contrats
• Missions d’intérim suivies d’une embauche en CDI ou en CDD – l’ancienneté prise en compte concerne alors les contrats effectués pendant les 3 derniers mois précédents l’embauche
• Contrat d’apprentissage ou de professionnalisation 
• Embauche faisant suite à un stage supérieur d’une durée de deux mois

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Comment est payée la prime d’ancienneté ? 

Selon les dispositions conventionnelles ou l’usage, la prime d’activité peut être versée tous les mois aux salariés, ou prendre la forme d’une prime annuelle. Lorsqu’il s’agit d’une prime mensuelle, la compensation monétaire doit être inscrite dans le bulletin de paie sur une ligne dédiée. Elle s’ajoute alors au salaire de base en tant qu’élément de salaire habituel, et doit être prise en compte pour calculer les indemnités de congés payés, les retenues pour absence ainsi que le salaire de référence lors du calcul des indemnités de licenciement. 

En revanche, n’étant pas une contrepartie versée pour un travail effectivement fourni par le salarié, la prime d’ancienneté ne peut être intégrée au calcul des majorations pour heures supplémentaires, et doit être exclue au moment de mettre en rapport le salaire réel du collaborateur avec le SMIC. 

Prime d’ancienneté et modulation du temps de travail

Le fait que l’entreprise ait choisi la modulation du temps de travail n’influe ni son versement ni la somme versée au salarié, sauf disposition contraire de la convention collective ou de l’accord de branche ou d’entreprise. L’employeur la calcule sur la durée de présence du salarié dans l’entreprise. Elle n’est ainsi pas sujette à variation suite à l’application des horaires modulés et l’ensemble des droits des salariés sont donc conservés.

La prime d’ancienneté est-elle imposable ?

Soumise à cotisations sociales, la prime d’ancienneté est imposable au même titre que la rémunération de base. 

Est-ce que la prime d’ancienneté compte pour la retraite ? 

Oui, elle compte pour la retraite car elle est soumise à cotisations sociales et entre dans le calcul du salaire brut du salarié. Elle participe ainsi à l’ouverture de droits à la retraite de base de la Sécurité sociale, mais également à la complémentaire.

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