Procédure disciplinaire : le guide complet pour respecter les étapes

Procédure disciplinaire, voilà une expression qu’un chef d’entreprise ou un salarié n’apprécient guère. Et pourtant, vous pouvez être amené, en tant qu’employeur, à sanctionner un salarié à la suite d'une faute grave venant entraver la bonne marche de l’entreprise ou les relations entre les salariés ou la direction. Combo a rédigé pour vous un guide complet sur la procédure disciplinaire, ses conséquences sur l’entreprise et sur le salarié. Vous êtes concerné par une procédure disciplinaire ? Combo met à votre disposition des solutions en gestion de dossiers du personnel pour intégrer facilement l’ensemble des éléments en relation avec la sanction appliquée. 

Pourquoi parler de procédure disciplinaire ? 

La procédure disciplinaire fait toujours suite à une action dolosive ou fautive d’un salarié. Après l’avoir averti oralement, l’employeur peut entamer des poursuites à l’encontre de son salarié, comme lui donner un blâme au travail.

Cette procédure est toujours signifiée par écrit et peut affecter la : 

• présence du salarié dans l’entreprise ; 
• rémunération ;
• fonction occupée ;
• carrière professionnelle. 

Comme son nom l’indique, elle doit respecter un processus d’application encadré par la législation en relation avec le comportement fautif du salarié. Ses conséquences doivent toujours être mesurées et être en adéquation avec la convention collective, l’accord de branche ou d’entreprise. Elle est donc la répercussion d’observations verbales et peut mener à une exclusion ou mise à pied temporaire ou définitive du salarié et de ses fonctions occupées à son poste de travail. 

À noter : la procédure disciplinaire est prévue dans le Code du travail. Elle peut impliquer la consultation d’une instance disciplinaire si la convention collective le prévoit.

Qui peut engager une procédure disciplinaire ?

Seul l’employeur est juge de la sanction qu’il désire donner à son salarié. Selon la forme juridique de l’entreprise, il peut avoir le pouvoir seul de la décision ou convoquer certaines instances de l’entreprise comme le chef de service, les membres du Conseil de surveillance et son président. 

Dans le cadre d’une association, les membres du bureau peuvent être convoqués ainsi que le Conseil d'administration. Ce sont les membres du conseil de discipline qui peuvent décider de la sanction disciplinaire et de la procédure à appliquer dans le cas d’un organisme de formation ou d’un établissement d’enseignement.

À quelles fautes s’applique la procédure disciplinaire ? 

Elle doit impérativement suivre une faute du salarié. Elle dépend du type de sanction envisagée et s'applique aux fautes lourdes telles que : 

• insubordination ; 
• violence dans les locaux ou à proximité ; 
• dégradations diverses volontaires ; 
• manquement aux obligations contractuelles ; 
• refus de suivre une directive de travail ; 
• Non-respect du règlement intérieur de l’entreprise malgré la présence de l’affichage obligatoire dans l’entreprise ;
• faits de harcèlement moral ou sexuel ; 
• ivresse ou stupéfiants au travail ;
• vol et dol comme le détournement de fonds et de biens appartenant à l’entreprise.
• etc. 

Les étapes de la procédure disciplinaire

1. Quand engager une procédure disciplinaire ? 

Dès la constatation du préjudice, après une faute grave ou simple, ceci dans un délai maximal de deux mois après la connaissance des faits. Son dépassement en liens relatifs avec une faute implique l’annulation de toute procédure disciplinaire et poursuite à l’égard du salarié. 

2. Procédure disciplinaire après faute simple ou légère 

► Signifier la procédure au salarié : 

Elle se limite généralement par un avertissement au travail ou à un blâme qui n’implique aucune inscription dans le dossier disciplinaire du salarié dans les deux mois au maximum après l’événement. Elle prend la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Le courrier résume les origines de la faute et ses conséquences sur l’entreprise ainsi que les motifs de la sanction et le type de sanction décidée. La procédure s’arrête ici.

👱Isabelle P. responsable du département approvisionnement d’un supermarché : un de nos salariés arrivait systématiquement en retard presque tous les matins. La faute du monde sur le trajet ou d'une hypothétique panne de voiture. Ses retards répétés ont entravé plusieurs fois la bonne marche de l’équipe dans le lancement des commandes fournisseurs, ce qui a eu comme conséquence de retarder un approvisionnement, notamment au rayon fruits et légumes. Après l’avoir averti oralement, nous avons dû lui adresser un courrier recommandé en relation avec une procédure disciplinaire de rappel à l’ordre comme motif d’avertissement de travail. Tout est rentré en ordre depuis.

► Ses conséquences :

Cette procédure est la plus simple à mettre en place. Elle n’implique généralement pas de suspension du contrat de travail, mise à pied, rétrogradation ou mutation. Elle s’apparente davantage à un rappel à l'ordre formalisé par l’envoi de la lettre recommandée. 

3. Procédure disciplinaire pour faute lourde ou faute grave

► Signifier la procédure au salarié : 

Comme pour procédure pour faute simple, les échanges de courrier se font toujours par courrier recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre décharge au maximum deux mois après la constatation des faits. 

► Ses conséquences : 

Les conséquences de la faute grave sont beaucoup plus lourdes pour le salarié puisque la procédure est inscrite dans le dossier disciplinaire du salarié et qu’il peut être sanctionné par une mise à pied conservatoire, rétrogradation, blâme et même entraîner une procédure de licenciement. 

👉 Attention : en tant qu’employeur vous devez toujours prendre soin de vous assurer de l’adéquation entre la faute reprochée à l’employé et la sanction appliquée afin d’éviter un recours toujours possible du salarié devant le Conseil de prud’hommes. De plus, cela ne décale en rien la date de paiement du salaire si celui-ci est suspendu ou conservé du fait des heures effectuées avant la faute.

► Les étapes obligatoires :

1. La convocation à un entretien préalable est matérialisée par l’envoi d’un courrier recommandé avec AR ou remise contre décharge.
   
   

Le courrier doit contenir : 

1. l’objet de la convocation : préciser que l’employeur envisage une sanction contre son salarié sans mentionner les faits reprochés (très important sous peine de nullité de la procédure !) 
2. la date, l’heure et le lieu de la convocation à entretien ;
3. la mention de se faire accompagner par une personne de son choix appartenant à l’entreprise.

Prenez soin de vérifier, si la sanction disciplinaire est en relation avec un licenciement pour motif personnel, reposant sur la personne du salarié, qu’elle comprend bien les causes suivantes : 

• doit intégrer des faits réels comme une absence non justifiée ;
• être précise, réelle et vérifiable telle une absence non justifiée du 10 au 15 janvier ; 
• être importante et impactant suffisamment l’entreprise pour justifier le licenciement.

Auquel cas, la convocation sera remise au minimum 5 jours ouvrables avant la date de l’entretien préalable. 

2. L’entretien préalable se déroule en présence du responsable et du salarié et l’éventuelle présence d’une personne accompagnant le salarié. Le motif de la sanction envisagée est précisé au salarié et l’employeur est tenu de recueillir ses explications. L’employeur peut préparer un document reprenant les faits reprochés par date ou toute justification.

3. La notification de la sanction : dernier point de la procédure, la notification intervient pour valider la décision de l’employeur. Elle ne peut être adressée au salarié avant un délai de 2 jours ouvrables après l’entretien et avant 1 mois sous peine de nullité. 

Une seconde lettre recommandée avec AR ou remise contre décharge est remise au salarié. Elle indique la sanction définitive (mutation, rétrogradation, suspension… et les motifs de la sanction (reproches, faute commise, etc.). Elle précise par exemple le nombre de jours de mise à pied et la suspension temporaire de la rémunération, etc. 

FAQ

L’employé peut-il contester une sanction disciplinaire ? 

Le salarié peut saisir le Conseil de prud’hommes s’il juge que la sanction est disproportionnée ou injuste ou si la procédure n’a pas été respectée. Ainsi un retard au travail et la sanction prise doivent être équitables.

La procédure disciplinaire peut-elle entraîner un licenciement ? 

Oui, si la faute commise entre dans le cadre des sanctions prévues. Il s’agit alors d’un licenciement pour faute grave. La période pré-licenciement peut faire l'objet d’une lettre de mise à pied le temps de la procédure si le cas est jugé très sérieux.

Quels sont les délais à ne pas dépasser en procédure disciplinaire ? 

• Remise du premier courrier recommandé sous un délai de 2 mois après les faits.
• Convocation à entretien préalable pour sanction lourde au minimum 5 jours ouvrables avant le rendez-vous.
• Notification de sanction au minimum 2 jours après l’entretien et au maximum 1 mois après.

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