Comment optimiser un processus de paie ?

De la distribution des bulletins de paie à la gestion des arrêts de travail, votre service des ressources humaines a du pain sur la planche ! L’optimisation de la paie en entreprise exige une organisation rodée et de solides compétences. Pour élaborer et optimiser un processus de paie en bonne et due forme, suivez le guide : on vous explique la méthode étape par étape. Découvrez nos conseils et outils RH avec Combo, votre logiciel de gestion de la paie en ligne.

Pourquoi créer un processus de paie en entreprise ?

Le processus de paie définit un enchaînement d’opérations visant à calculer et à distribuer les salaires des employés à intervalles réguliers. Du recueil des éléments variables de paie à la transmission de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) aux organismes compétents, chaque étape du processus de paie assure le versement de la rémunération prévue dans le contrat de travail, et conformément aux réglementations en vigueur (Code du travail et convention collective).

Pour réaliser ces tâches, l’entreprise s’équipe d’un logiciel de gestion de paie ou bien choisit l’externalisation de la paie par le biais d’un cabinet RH spécialisé. Quelle que soit la solution retenue, optimiser le processus de paie est primordial pour tout employeur. Il s’agit de traiter les salaires sans erreur et sans oubli, dans les délais impartis par la loi. Cette pratique permet donc d’établir des règles claires pour vos ressources humaines et votre gestionnaire de paie.

Quelles sont les étapes du processus de paie ?

Comme la plupart des salariés français sont mensualisés, il est préférable de se référer à un cycle d’un mois pour construire et optimiser son processus de paie. Dans tout service RH, on compte 6 grandes étapes.

Rassembler les éléments variables de paie

Le salaire de base est peut-être fixe, mais de nombreux éléments temporaires viennent influencer le calcul de la rémunération mensuelle. On les appelle les éléments variables de paie. C’est notamment le cas des primes, des heures supplémentaires, des absences et des congés et des avantages sociaux. Il faut pouvoir les recueillir facilement pour établir chaque fiche de paie.

Remplir les rubriques de la fiche de paie

Une fois les informations en main, vous pouvez remplir les rubriques des bulletins de paie, de façon manuelle ou automatisée selon vos outils RH. Attention, d’après le Code du travail, la position et l’ordre de ces rubriques sont réglementaires. Pour optimiser votre processus de paie, pensez à créer votre propre modèle de bulletin de paie simplifié.

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Calculer les salaires et les charges sociales

Il est temps de calculer le salaire brut et net mensuel de chaque salarié de l’entreprise. Indiquez également toutes les charges sociales (salariales et patronales), qui font partie des mentions obligatoires d’une fiche de paie. Là aussi, pour éviter de se tromper dans les chiffres, un logiciel de gestion de la paie gratuit ou payant, selon les fonctionnalités et les performances choisies, sera idéal dans votre processus RH.

Valider le paiement des salaires

Une fois la fiche de paie établie et les salaires calculés, traduisez toutes les lignes de virement en écritures comptables. Préparez une succession d’opérations diverses (OD) sur le journal des salaires, puis validez les salaires selon le processus défini.

Distribuer les bulletins de paie

Procédez à la distribution des bulletins de paie dans les règles. En main propre, par voie postale ou par voie électronique, au choix, vous devez remettre ce document RH avec le versement du salaire. 

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Transmettre la DSN

Les salariés ont reçu leur salaire et leur fiche de paie ? Il ne vous reste plus qu’à transmettre la Déclaration Sociale Nominative liée à la rémunération du mois en cours, et au plus tard le 15 du mois civil suivant. C’est la toute dernière étape de votre processus de paie.

Optimiser un processus de paie : comment s’y prendre ?

Le processus de paie est long, ce pourquoi il est important de faire le point avec vos ressources humaines afin de l’optimiser au mieux. Gagner du temps sur la paie chaque mois, c’est se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, comme le recrutement par exemple. Voici quelques astuces RH pour votre entreprise.

Réaliser des audits de la paie

Perfectionnez vos processus de paie avec un audit RH interne ou externe. Détectez ainsi les points forts et les axes d’amélioration à chaque étape. C’est aussi le moyen de vérifier que vos méthodes sont conformes aux réglementations actuelles.

Digitaliser la gestion de la paie en entreprise

Un logiciel de gestion de la paie reste l’idéal pour toutes les entreprises qui cherchent à gagner du temps sur leurs processus RH. Il centralise toutes vos données, rassemble les éléments variables de paie et crée des fiches de paie dématérialisées de façon automatisée. Aucune erreur ni perte de document avec un outil comme Combo !

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