Digitaliser la gestion RH avec un logiciel Saas

Sécurisée et évolutive, la solution SaaS est aujourd'hui la plus répandue en entreprise. Plus besoin d’investir dans des licences coûteuses et difficiles à prendre en main : les outils sont hébergés dans un cloud et s'adaptent vraiment à la structure. 

Et si vous passiez à la gestion des ressources humaines avec un logiciel RH en mode SaaS ? Pilotez vos processus et optimisez votre masse salariale en bénéficiant d’une solution conçue pour vous. Définition, rôle, avantages, choix du logiciel… Voici notre dossier sur la solution RH en SaaS pour la gestion des dossiers du personnel.

Quelle solution RH SaaS choisir pour son entreprise ?

Pour gagner du temps et suivre la masse salariale efficacement, la digitalisation RH est un indispensable. 

👉 Bloc notes : qu’est-ce que la digitalisation RH ou la dématérialisation ? Il s'agit de la transformation de vos documents papier en tout numérique. Exit la lourdeur administrative de vos dossiers, l’ensemble des ressources RH est disponible en ligne : gestion des absences, amélioration de la productivité, optimisation de la fonction RH, tout est possible avec la digitalisation des RH, y compris la préparation d’un audit RH.

Si vous êtes convaincu par l'intérêt des solutions SaaS pour les entreprises, il faut maintenant choisir un logiciel SIRH. 

Voici une petite sélection des outils dédiés à la gestion des ressources humaines sur le marché français :

• Combo : pour la gestion des équipes terrain de tout type d’entreprise, du planning à la paie, en passant par la gestion des compétences des employés ;
• Lucca : une solution SIRH modulaire intégrée à votre système d’information ;
• Payfit : pour une gestion de la paie rapide et sans erreurs ;
• Oracle : pour la gestion du parcours des employés, du recrutement à la retraite.

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Qu’est-ce qu’un logiciel RH en SaaS ?

Un logiciel SaaS, pour Software as a Service (« Logiciel en tant que service » en français), désigne une application hébergée sur un serveur web. On peut donc y accéder via un navigateur internet depuis n’importe quel support numérique, sans avoir à télécharger de logiciel sur son ordinateur. Pratiques et flexibles, les solutions en mode SaaS sont très appréciées des entreprises, notamment dans la gestion des ressources humaines et du processus administratif. On parle alors de solution tout-en-un ou de logiciels SIRH en SaaS qui permet une gestion RH simplifiée et surtout accessible aux salariés et aux managers.

Ces outils numériques permettent d’automatiser et d’optimiser tous les processus du service RH, à savoir :

• la gestion des plannings des collaborateurs ;
• la gestion des absences et des congés ;
• la gestion du recrutement des talents ;
• la gestion de la formation et des compétences ;
• la gestion de la paie ;
• la gestion des données des employés ;
• la gestion du bien-être au travail ;
• la veille réglementaire ;
• l’analyse de la performance RH.

En choisissant ce self-service RH, vous profitez d’une gestion administrative et RH, soulagez vos équipes RH et améliorez leur productivité. Plus de gestion lourde des dossiers du personnel, tout est en ligne. Même les absences sont gérées automatiquement !

Les solutions SaaS, comment ça fonctionne ?

Le principe est très simple : vos employés se connectent à l’application à l’aide de leur identifiant et de leur mot de passe. Ils accèdent ainsi à un portail RH doté de différentes fonctionnalités, appelées modules ou briques logicielles, afin de consulter des données et des documents (fiche de paie dématérialisée, contrat de travail, planning des collaborateurs…), voire de les exporter au format de leur choix. Les managers et services des ressources humaines, quant à eux, sont capables de générer des documents, de les remplir et de les partager.

Le fournisseur héberge le logiciel RH en SaaS sur son cloud et l’exécute depuis ses propres serveurs internet. Il assure ainsi la mise à jour, la maintenance et veille à la sécurité des données. Selon la solution proposée, le SaaS peut aussi se connecter à d’autres logiciels de gestion d’entreprise (par exemple un CRM ou un outil de recrutement d’employés).

Logiciel SIRH en SaaS ou en licence ?

À l’opposé des solutions en mode SaaS, vous trouverez les solutions dites « on premise ». Ces outils sur site sont hébergés en interne, sur votre réseau privé, et non sur un cloud. Ils sont donc exécutés dans les limites de votre entreprise, ce qui vous offre un contrôle total sur sa configuration.

La sécurisation des données peut sembler meilleure, mais un logiciel on premise vous oblige à assurer une gestion en autonomie. Non seulement la mise en œuvre est plus longue et le coût d’installation plus élevé, mais l’entreprise est aussi responsable de la maintenance. Elle doit également se conformer aux nouvelles réglementations, soit effectuer régulièrement une veille.

Et, bien sûr, le plus grand inconvénient de cette solution, c’est le manque de mobilité. Vos collaborateurs auront difficilement accès au logiciel RH depuis leurs appareils portables, en dehors des locaux de l’entreprise. Il faudra toujours venir se connecter sur le serveur en interne.

Quels sont les avantages d’un logiciel RH en SaaS ?

Vous avez des collaborateurs en télétravail ? Des commerciaux en déplacement ? Vous souhaitez une solution SIRH qui réponde vraiment à vos besoins ? Ne cherchez pas plus loin : le mode SaaS est fait pour vous. Avant de vous parler de ses avantages, rappelons que la solution SIRH facilite la gestion administrative et RH de vos salariés, qu’elle accompagne le processus RH de gestion de la paie et est un allié idéal pour le service des ressources humaines.

• L’accessibilité : vos données RH disponibles à tout moment, depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone…), via une simple connexion internet ;
• L’évolutivité : un logiciel à jour et maintenu par le prestataire, et des fonctionnalités et applications intégrables facilement ;
• Le juste prix : une solution sur mesure, adaptée au nombre d’utilisateurs et aux fonctionnalités dont vous avez besoin. Vous payez ce que vous consommez uniquement ;
• Le stockage : des données régulièrement enregistrées dans le cloud ;
• La sécurité : une protection des données renforcées par la technologie et l’expertise du fournisseur ;
• Le reporting : une analyse de la performance et des résultats visibles dans des tableaux de bord automatisés.

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6 points pour bien choisir son logiciel RH en mode SAAS ? 

Les fonctionnalités essentielles à évaluer 

Avant de choisir votre solution Saas RH, prenez le temps d’évaluer vos propres besoins et vérifiez que les fonctionnalités intègrent bien : 

• la gestion des congés ; 
• le temps de travail ; 
• la préparation des fiches de paie ; 
• les dossiers de chaque salarié ; 
• la gestion de l’onboarding et de vos sessions de recrutement ; 
• les accès privés et sécurisés pour vos équipes ; 
• le respect du RGPD ; 
• la possibilité de réaliser des tableaux de bord pour vos KPI en RH. 

Une interface intuitive et facile à prendre en main 

Autre point important : votre solution SaaS doit être facile à prendre en main. L’interface doit être simple à comprendre et ne doit pas nécessiter une formation longue (et souvent coûteuse). Elle doit s’installer en quelques clics sur les smartphones des salariés, tablettes ou ordinateurs. 

Personnalisation et flexibilité : la solution s’adapte-t-elle à vos besoins ?

Vous devez prendre le temps de vérifier si le logiciel SaaS que vous convoitez correspond bien à vos besoins. Inutile de choisir un logiciel trop complexe si vos besoins ne le sont pas ! Privilégiez des solutions Saas où vous pourrez choisir certains modules adaptés à votre entreprise et qui vous seront réellement utiles.

Compatibilité : peut-on l’intégrer facilement aux outils existants ?

Si la plupart des fournisseurs de solutions Saas en RH permettent aujourd’hui de transférer les éléments RH dans le logiciel d’émission de la paie ou en comptabilité, vérifiez que les logiciels que vous utilisez sont bien reconnus et compatibles. Vous optimiserez ainsi la gestion de vos équipes RH et gagnerez du temps dans le transfert de vos éléments utiles à l’émission de la paie (éléments variables de la paie notamment) et leur intégration dans la comptabilité et même l’émission de la DSN.

Sécurité des données : un critère incontournable

Le respect du RGPD et la mise en sécurité de vos données est un point crucial dans la sélection de votre Saas RH. Que l’on parle des dossiers personnels de chaque salarié, de l’entrée de certains documents confidentiels ou des éléments de la paie, tout doit être mis en sécurité et être accessible à certaines personnes habilitées et, bien évidemment, au salarié lui-même.

Support client et accompagnement : quelle qualité de service ?

Rien de plus pénible que de rester bloqué sur un souci technique ! Perte de temps et énervement au programme ! Le support client de la solution Saas RH doit être disponible en journée et un accompagnement doit être prévu. Il peut s’agir de régler un problème de connexion ou de répondre à une question bien particulière. Si aucune assistance et zéro accompagnement ne sont prévus, fuyez !

Vous cherchez un logiciel SIRH pour profiter de ses nombreux avantages ? Améliorez la gestion administrative du personnel avec la plateforme Combo !

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