Dématérialisation RH en 2025 : outils & enjeux

La gestion des documents RH et des éléments liés à ce domaine est au cœur des préoccupations des services des ressources humaines, qui sont constamment à la recherche de solutions pour gagner du temps au quotidien et automatiser certaines tâches à faible valeur humaine ajoutée. Dans cette optique, la dématérialisation RH se positionne comme une solution particulièrement intéressante. Laissez-nous vous en dire plus.

Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?

La dématérialisation RH est une transformation fondamentale de la gestion des ressources humaines, axée sur la conversion des documents traditionnels en formats numériques. 

Ce processus RH concerne l'ensemble des documents en lien avec les salariés de l’entreprise, tels que les contrats de travail, les fiches de paie, les certificats médicaux, et bien plus encore. L'objectif principal, ici, est de remplacer le support papier par des versions électroniques, soit la fiche de paie papier par une fiche de paie dématérialisée transmise par email, par exemple, simplifiant ainsi la circulation, la consultation et la gestion de l'information au sein de l'entreprise.

La dématérialisation permet de mettre fin à la dépendance aux documents physiques, qui en plus de ne pas être très écologique, augmente les risques de perte ou de détérioration de documents importants. En utilisant les bons outils, vous pouvez faire en sorte que vos informations soient stockées de manière sécurisée dans des formats numériques, souvent cryptés, leur assurant un haut niveau de confidentialité et de protection.

Mais la digitalisation RH ne s’arrête pas là, car elle autorise deux types de dématérialisation des documents que l’on nomme : 

• dématérialisation native qui s’applique à tout document créé au format électronique uniquement. Celui-ci n’est donc pas issu de la numérisation d’un document papier dans sa version précédente. 
• dématérialisation a posteriori qui, comme son nom l’indique, parle de la passation d’un document papier au format électronique après sa numérisation.

Que peut-on dématérialiser en RH ? 

Les recrutements RH et la dématérialisation 

La dématérialisation des sessions de recrutement est aujourd’hui chose courante. Elle permet d’entrer numériquement l’ensemble des documents en relation avec un candidat, mais également de mener un entretien au format électronique, sans avoir à recopier ou à créer de volumineux dossiers papier.

Les dossiers du personnel en 100 % dématérialisé

Un logiciel comme Combo permet une dématérialisation totale des dossiers du personnel. Ceux-ci sont alors accessibles au salarié dans une session privée et peuvent être consultés 24/24 et 7/7. On y trouve les fiches de paie, les avenants et contrats de travail, le suivi des jours de congés, etc.

Les autres documents RH pouvant être digitalisés 

La partie suivie des absences peut également être digitalisée. Elle permet de scanner a posteriori les arrêts maladie ou les décisions de la Sécurité sociale en matière d’accident du travail. De plus, l’obligation est aujourd’hui faite aux entreprises d’utiliser un format dématérialisé pour la plupart de leurs échanges avec l’administration. On y trouve ainsi la DSN, qui est 100 % numérisée et peut être faite depuis des logiciels de SIRH pour PME, comme Combo. 

La gestion documentaire RH 

Plutôt que de conserver une bibliothèque physique avec un nombre important d’ouvrages RH, la digitalisation complète des documents techniques et professionnels améliore la gestion documentaire du service des ressources humaines par la mise en place d’un véritable self-service RH.

Le coffre électronique RH 

Entièrement sécurisé et accessible après autorisation, le coffre électronique intégré dans le logiciel SIRH comme Combo facilite la gestion des ressources humaines. Il offre une conservation légale des documents et contrats des salariés, y compris les fiches de paie. 

La signature électronique RH 

Vous embauchez un salarié à l’autre bout de la France ? Plutôt que d’échanger par courrier postal, la signature électronique vous permet de faire signer l’ensemble des documents RH à distance. Contrat de travail et avenants sont ainsi validés et entièrement sécurisés par une signature électronique certifiée intégrée dans le logiciel de gestion RH.

Dématérialisation RH : que dit la loi ?

La dématérialisation des documents RH s'inscrit dans un cadre de projet SIRH juridique précis, dicté par des normes visant à assurer la sécurité et l'intégrité des données. Voici quelques éléments clés à retenir : 

• Il est tout à fait autorisé de conserver des documents RH de manière dématérialisée uniquement, à condition que soit garantie leur intégrité, leur confidentialité et leur accessibilité. 

• Les contrats numériques, y compris ceux signés par voie électronique (via une signature électronique), sont reconnus comme parfaitement valides par le Code civil. 

• La signature électronique peut être utilisée pour authentifier ou valider des documents RH, à condition qu’elle remplisse les conditions fixées par le Code du Commerce. 

• Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) comprend des obligations liées à la protection des données personnelles qui s’étendent également aux données RH. Vous avez donc l’obligation de mettre en place des mesures de sécurité appropriées afin de garantir la confidentialité et la protection des données présentes sur les documents dématérialisés.

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Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ?

La dématérialisation des documents RH offre un large éventail d'avantages significatifs pour les entreprises, transformant radicalement la gestion des ressources humaines. Voici quelques-uns des bénéfices majeurs associés à cette transition vers le numérique :

Gain de temps et d'efficacité

La dématérialisation simplifie les processus administratifs en automatisant de nombreuses tâches manuelles. Les salariés des ressources humaines peuvent ainsi consacrer plus de temps à des activités à plus forte valeur humaine ajoutée, améliorant l'efficacité globale du service et de l'entreprise.

Réduction des coûts

En éliminant la nécessité de supports physiques tels que le papier et les coûts associés à l'archivage, la dématérialisation conduit à des économies substantielles. Vous allez alors pouvoir réallouer ces ressources financières à des domaines plus stratégiques de votre activité.

Sécurité accrue des données

Les solutions de dématérialisation intègrent des mesures de sécurité avancées, comme le cryptage des données et la gestion des accès. Cela renforce la protection des informations sensibles, réduisant ainsi les risques de perte ou de divulgation non autorisée.

Accessibilité et collaboration facilitées

Les documents dématérialisés peuvent être consultés à tout moment, de n'importe où, favorisant la mobilité et la collaboration entre les équipes. Cela améliore la circulation de l'information et permet une prise de décision plus rapide.

Respect de l'environnement

La dématérialisation réduit la consommation de papier, contribuant ainsi à la préservation de l'environnement. En adoptant des pratiques éco-responsables, vous participez à la construction d'une image positive et engagée de votre société, tout en faisant un geste pour la planète.

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Les étapes à suivre pour mener à bien le processus de dématérialisation ?

La réussite d'un projet de dématérialisation RH repose sur une approche méthodique et une mise en œuvre étape par étape d’un coffret numérique, comprenant tous les éléments pouvant être dématérialisés. Voici un guide pratique pour vous guider dans cette démarche : 

Évaluation des besoins

Avant de commencer le processus de dématérialisation, il est important de comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise. Identifiez les types de documents à dématérialiser, les fonctionnalités requises et les objectifs à atteindre. Il est possible, à ce niveau, d’effectuer un audit RH pour présicer les besoins. Cette étape permet de personnaliser la solution en fonction des exigences uniques de votre société.

Choix de la solution

Sélectionnez un logiciel de dématérialisation ou un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) adapté aux besoins identifiés lors de l’étape précédente. Des solutions intelligentes, comme notre logiciel Combo, et ses fonctionnalités étendues (signature électronique, gestion des congés, tableau de bord RH, etc.) peuvent simplifier ce choix en vous offrant une palette complète d'outils nécessaires à la gestion efficace des documents RH, en plus de la dématérialisation.

Formation du personnel

Une fois la solution choisie, assurez-vous de former le personnel aux nouvelles procédures et aux fonctionnalités du logiciel. L'adhésion des collaborateurs est essentielle pour garantir une transition en douceur vers la dématérialisation et permettre à chacun de profiter des avantages de celle-ci.

Migration des documents

Transférez les documents physiques vers le format numérique en respectant les normes de sécurité et d'intégrité des données. Une migration précise et structurée garantit la continuité des opérations sans perte d'informations critiques.

Pourquoi choisir la solution Combo ?

Notre solution Combo a été pensée spécifiquement pour les équipes opérationnelles et dans le but de répondre exactement à vos besoins. Voici quelques-uns des modules que vous pouvez retrouver via notre outil : 

Tableau de bord RH complet

Combo offre un tableau de bord RH riche en indicateurs pertinents. Des données clés telles que les types de contrats, les types de postes, le turnover, les effectifs, ou encore le nombre d'heures travaillées, sont accessibles en un coup d'œil. Cette fonctionnalité fournit une vision globale et instantanée de la situation, facilitant ainsi la prise de décision.

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Signature électronique intégrée

L'outil de signature électronique de Combo simplifie et sécurise la validation de tous les documents liés à l'entreprise. Cette fonctionnalité accélère les processus administratifs tout en garantissant la conformité juridique.

Générateur de DPAE automatisé

Combo facilite la gestion des obligations déclaratives en proposant un générateur de Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) pré-remplie. De plus, il assure l'envoi direct à l'URSSAF, éliminant ainsi les démarches manuelles et réduisant les oublis et les erreurs.

Centralisation des documents RH

l'espace dédié à la centralisation des documents RH et des dossiers du personnel simplifie la recherche et la consultation des informations. Cette fonction garantit un accès rapide et sécurisé aux documents importants.

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Gestion complète de la paie et des congés

Combo propose un gestionnaire de paie et un gestionnaire des congés et absences, permettant une prise en charge complète des aspects financiers et administratifs liés au personnel. Ces fonctionnalités contribuent à une gestion RH plus fluide et efficiente.

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Respect des conventions collectives

Le générateur de planning de Combo est conçu pour respecter les spécificités de la convention collective de l'entreprise. Un module qui garantit une planification du travail conforme aux normes sectorielles, facilitant ainsi la gestion du personnel.

Pointeuse digitale moderne

La pointeuse digitale de Combo représente une solution moderne pour enregistrer les heures de travail de manière précise et automatisée. Cela simplifie la gestion du temps et contribue à la précision des données de paie.

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FAQ sur la dématérialisation RH 

Quels sont les risques et les limites de la dématérialisation RH  ? 

La sécurisation des accès et de la gestion en ligne des RH est aujourd’hui optimale. En choisissant un logiciel dûment reconnu, vous limitez la perte d’informations et suivez en temps réel vos RH. Les seules limites sont la formation nécessaire aux outils, notamment celle des salariés du service RH.

Quelles sont les obligations légales liées à la dématérialisation RH ?

Les obligations légales intègrent le respect du RGPD dans le cadre du respect des données personnelles. L’archivage doit également tenir compte des délais de conservation des pièces et une garantie de l’accessibilité aux informations personnelles, comme les fiches de paie.

Quelle est la différence entre digitalisation et dématérialisation RH ?

La digitalisation RH concerne l’intégration des données au sein de technologies numériques avancées. La dématérialisation RH consiste uniquement à remplacer les documents papier par leur équivalent au format numérique, dans le but de faciliter leur gestion et leur conservation.

Pour conclure

Le logiciel Combo est une solution complète, couvrant l'ensemble des besoins RH : son approche intégrée et ses fonctionnalités avancées en font un allié puissant pour les entreprises cherchant à maximiser leur efficacité opérationnelle dans le domaine de la gestion des ressources humaines. Pour en savoir plus sur notre outil et obtenir une démonstration personnalisée, contactez nos experts dès maintenant ou créez votre compte d’essai gratuit.