Projet SIRH : les étapes de sa mise en place

La gestion des dossiers du personnel, de la paie, des formations ou encore des embauches constituent des éléments centraux dans la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Afin d'optimiser cette gestion et d'assurer une meilleure coordination des ressources humaines, la mise en place d'un Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines (SIRH) s'avère essentielle. C’est ce que nous vous proposons avec notre outil Combo, une solution complète dédiée à la gestion des ressources humaines. Laissez-nous vous en dire plus.

La mise en place d’un projet SIRH

La mise en place d'un projet SIRH constitue une démarche stratégique particulièrement importante pour optimiser la gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise. Ce processus ambitieux est composé de plusieurs étapes, chacune jouant un rôle fondamental dans le succès global du projet. Avant d’entrer dans le détail de ces étapes en question, voici quelques informations à prendre en compte sur la mise en place de ce projet.

Quelles sont les personnes impliquées dans un projet SIRH ?

La première étape incontournable lors de la mise en place d’un projet SIRH réside dans l'identification des acteurs clés participant au projet. La plupart du temps, cette mission rassemble le chef de projet, les collaborateurs du service des ressources humaines, le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Directeur des Systèmes d'Information (DSI), ainsi d'autres parties prenantes en fonction de l’entreprise : la mise en place d’un SIRH en PME nécessitera l’implication de moins d’acteurs que dans une multinationale par exemple. 

Quels sont les enjeux de la mise en place d’un projet SIRH ?

Les enjeux liés à la mise en place d'un projet SIRH sont multiples et impactent directement la gestion quotidienne de l'entreprise : en premier lieu, ce projet vise à améliorer la gestion du personnel, en rationalisant les processus de recrutement, de paie, et de gestion des dossiers du personnel. Cela permet également de renforcer la structure organisationnelle de la société, via la réduction des risques liés à la perte de données et la mise en place d'une solution efficiente concernant la gestion des ressources humaines. 

La première étape d’un projet SIRH : interroger ses collaborateurs sur les méthodes actuelles

La première étape d'un projet SIRH consiste à échanger directement avec vos collaborateurs pour bien comprendre les méthodes actuellement en place au sein de l'entreprise. Cette phase préliminaire vise à établir un dialogue ouvert et inclusif, favorisant une compréhension complète des pratiques existantes, de leurs avantages et de leurs inconvénients.

Si cela peut sembler long et fastidieux, prendre le temps de questionner vos collaborateurs est essentiel, car ce sont eux qui sont directement impactés par les processus en place. Les entretiens, les sondages et les sessions de feedback permettent donc de recueillir des informations précieuses sur leurs expériences quotidiennes, leurs besoins et leurs suggestions d'amélioration. 

Enfin, en comprenant les méthodes actuelles du point de vue des utilisateurs finaux, l'équipe de projet peut identifier les points forts à conserver, les faiblesses à corriger, et les opportunités d'amélioration, et ainsi créer un cahier des charges aligné sur les besoins réels de l’entreprise. 

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Deuxième étape du projet : identifier les processus SIRH à optimiser

Une fois les parties prenantes identifiées et les enjeux clairement définis, la deuxième étape d'un projet SIRH consiste à identifier les processus nécessitant une optimisation. Cette phase critique permet de cartographier de manière détaillée les activités actuelles, de comprendre les interactions entre les différentes étapes, et d'identifier les opportunités d'amélioration.

Cartographie des processus SIRH

La cartographie des processus SIRH est une démarche fondamentale pour visualiser l'ensemble des opérations liées à la gestion des ressources humaines. Cette représentation graphique permet d’obtenir une vision globale des flux de travail, des acteurs impliqués, et des points de convergence ou de divergence. Elle permet aussi de mettre en évidence les processus critiques, tels que le recrutement, la gestion des congés, ou encore la formation, favorisant ainsi une analyse approfondie.

Cette cartographie est importante pour avoir une compréhension finale détaillée des interactions entre les différents services et acteurs, soulignant les éventuels points de friction ou de redondance. Elle permet également à l'équipe chargée du projet de définir clairement le périmètre d'intervention du SIRH et d'orienter les efforts d'optimisation vers les processus les plus importants.

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Troisième étape d’un projet SIRH : solliciter l’expertise du DAF et du DSI

La troisième étape d'un projet SIRH implique la collaboration étroite avec le Directeur Administratif et Financier (DAF) et le Directeur des Systèmes d'Information (DSI). Ces deux acteurs occupent des positions clés dans la réalisation d'un projet SIRH réussi, apportant des perspectives financières et technologiques indispensables.

• La contribution du DAF est essentielle pour évaluer l'impact financier du projet : il s'agit de définir un budget réaliste, en prenant en compte les coûts liés à l'acquisition de nouvelles technologies, à la formation des équipes, et à la gestion du changement. Le DAF intervient également dans l'analyse des bénéfices attendus, justifiant ainsi l'investissement en termes de retour sur investissement pour l'entreprise.

• Le DSI joue quant à lui un rôle clé dans la sélection des solutions technologiques appropriées : son expertise technique permet d'évaluer la compatibilité du SIRH avec l'infrastructure informatique existante, de garantir la sécurité des données, et d'assurer la scalabilité de la solution.

Quatrième étape du projet : formulez vos besoins fonctionnels

La quatrième étape et avant-dernière étape d'un projet SIRH consiste à formuler de manière précise les besoins fonctionnels de l'entreprise : cette phase de définition des exigences opérationnelles est essentielle pour orienter le choix des fonctionnalités nécessaires à la mise en place d'un Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines (SIRH) adapté aux spécificités de l'organisation.

Cela implique notamment une analyse approfondie des processus existants, basée sur les retours des collaborateurs et la cartographie des processus SIRH. Il s'agit ici de déterminer les fonctionnalités indispensables pour répondre aux besoins spécifiques de la gestion des ressources humaines, couvrant des domaines tels que la paie, le recrutement, la formation, la gestion des compétences, et la gestion administrative du personnel.

La collaboration étroite entre les équipes des ressources humaines, les utilisateurs finaux, et les experts techniques est primordiale lors de cette étape car ces discussions permettent de clarifier les attentes, d'identifier les priorités, et de définir les critères de succès du projet. 

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Cinquième étape : rédigez une note de cadrage pour votre SIRH

La rédaction d'une note de cadrage représente la cinquième et dernière étape essentielle d'un projet SIRH. Cette étape marque la formalisation des différentes dimensions du projet, consolidant les éléments clés tels que les objectifs, le périmètre, le budget, les échéances, et les modalités de suivi.

Le but de cette note de cadrage est de définir clairement les objectifs du projet SIRH : ils doivent être alignés sur les besoins fonctionnels formulés précédemment, en tenant compte des attentes des utilisateurs finaux. Ils peuvent inclure l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, l'optimisation des processus, et l'amélioration de la qualité des services RH.

En parallèle, délimiter le périmètre du projet est fondamental : il s'agit ici de définir les modules spécifiques du SIRH qui seront déployés, les processus qui seront impactés, ainsi que les départements ou services concernés. Cette démarche permet d'éviter les dérives et assure une mise en œuvre maîtrisée.

Le volet financier est également central dans la note de cadrage car un budget réaliste, intégrant les coûts liés à l'acquisition de logiciels, la formation, le support technique, et la gestion du changement, est établi. Ce budget constitue un guide pour les décisions ultérieures et assure la transparence vis-à-vis des parties prenantes.

Enfin, la note de cadrage fixe des échéances claires pour chaque phase du projet, déterminant ainsi un planning réaliste. Ces échéances favorisent le suivi du projet, permettent d'anticiper les potentielles dérives, et garantissent une livraison dans les délais prévus.

En conclusion, la mise en place d'un projet SIRH représente bien plus qu'une simple évolution technologique : elle incarne une démarche stratégique d'humanisation de la gestion des ressources au sein des entreprises. En interrogeant les collaborateurs, en optimisant les processus, et en collaborant avec les experts, le SIRH devient le reflet des besoins réels de l'organisation. Chez Combo, nous avons pour souhait de vous accompagner dans cette transformation grâce à un outil complet, facile à utiliser et compatible avec de nombreux logiciels. Découvrez-le dès maintenant.