Digitalisation RH : facilitez la gestion de vos processus administratifs

La digitalisation RH est un enjeu stratégique pour votre commerce, qu’il s’agisse d’une pharmacie, d’un HCR ou d’une boulangerie. Pourquoi ? Parce que, avec quelques outils digitaux bien choisis, vous pouvez nettement améliorer la gestion de vos documents RH et limiter les erreurs qui plombent vos finances.

La transformation digitale concerne tous vos processus administratifs RH, de l’organisation des plannings à l’automatisation des fiches de paie. Combo (ex-Snapshift), expert de la gestion numérique des ressources humaines, vous explique comment la digitalisation RH va tout changer (en mieux) dans votre entreprise.

Qu’est-ce que la digitalisation RH ?

La digitalisation des ressources humaines s’inscrit dans le prolongement de la transformation digitale des entreprises. Le principe est de dématérialiser vos processus RH en utilisant des outils numériques dédiés. Ici, on ne parle plus du sacro-saint Excel, mais plutôt de logiciels professionnels comme Combo.

Quels sont les enjeux de cette digitalisation RH ? Il s’agit en priorité de favoriser le bien-être de vos salariés et d’améliorer les performances de chacun. La réussite de cette expérience collaborateur implique d’opérer une automatisation des tâches RH récurrentes, dont la gestion de la paie, du recrutement, de la formation, des compétences et des plannings.

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Quels processus RH peut-on digitaliser ?

Bonne nouvelle : la digitalisation simplifie la majorité des fonctions RH ! Voici les processus principaux concernés pour les entreprises :

• La gestion du personnel ;
• La gestion des plannings d’équipes ;
• La gestion des congés et des absences ;
• La gestion de la paie ;
• La gestion des documents RH ;
• Le suivi des ratios RH. 

Avec la digitalisation RH, vous automatisez les tâches administratives et devenez plus efficace. Notons néanmoins qu’un logiciel de gestion reste un outil et qu’une intervention humaine sera toujours nécessaire dans le service des ressources humaines. L’objectif ici est de faire gagner du temps à vos collaborateurs en automatisant les processus et en rassemblant les documents RH sur une seule et même plateforme numérique.

Fluidifier la gestion des plannings d'équipes

Vous souhaitez améliorer la gestion SIRH en PME ou dans un grand groupe ? Quelle que soit la taille de votre entreprise et son secteur d’activité, vous devez d’abord trouver des solutions adaptées pour la gestion de vos plannings d’équipes. Et si vous adoptiez un logiciel SIRH comme Combo pour gagner du temps et éviter les erreurs ? Voici nos outils et conseils.

Quelles sont les conséquences d’une mauvaise gestion des plannings ? 

Bien s’organiser et bien communiquer les plannings en amont est la clé pour assurer le bon fonctionnement de votre structure. C’est pourquoi la digitalisation de la fonction RH déteint à deux niveaux : l’engagement de vos collaborateurs et les performances financières de votre entreprise.

- Vos collaborateurs ne reçoivent pas leurs plannings à temps ou manquent d’informations ? Gare au mécontentement et aux démissions éventuelles.

- Vos salariés sont tous à disposition sur vos points de vente sans que leur présence ne soit justifiable par le flux client ? Attention, cette mauvaise organisation a un coût élevé.

Comment un logiciel SIRH permet-il de mieux organiser les plannings ?

La digitalisation des RH transforme le planning en bureau de travail virtuel. Avec un logiciel adapté, les salariés profitent d’un espace d’information et de communication innovant. Ils peuvent accéder à leurs horaires directement sur leur smartphone ou échanger avec leur manager via l’application. Les RH et directeurs d’établissement, quant à eux, sont libres de créer leurs plannings où ils veulent, quand ils veulent. Tout ça grâce à la magie du Wifi auquel est reliée l’application. C’est pas beau, ça ?

Avec Combo, créez, dupliquez et partagez votre planning en seulement quelques clics ! Définissez les shifts, insérez les pauses et les absences, ajoutez des commentaires… Un jeu d’enfants. 😉

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Automatiser la gestion de la paie avec la digitalisation RH

La paie, un autre processus chronophage pour votre service des ressources humaines et vos managers… Là aussi, seule la digitalisation RH (et un bon logiciel de gestion dédié) pourrait simplifier le travail. Voici nos conseils pour votre projet SIRH.

Quels sont les risques récurrents qui pèsent sur la paie ? 

Vous êtes responsable des ressources humaines dans une TPE ? Si c’est le cas, vous êtes probablement habitué(e) à transmettre un fichier Excel tous les mois à votre cabinet comptable pour déclencher le versement des salaires. Ce mode de fonctionnement pose plusieurs problèmes.

- Vous calculez vous-même les heures supplémentaires, congés et primes. Conséquence : le risque d’erreur est multiplié.

- En cas de calcul erroné, vous vous exposez à des retards dans le versement des salaires.

- Vous risquez des failles de compliance avec le RGPD.

- Vous devez sans cesse veiller à mettre à jour les bulletins de paie sur la base des nouvelles mesures inscrites aux conventions collectives. 

Quels sont les avantages de la digitalisation RH dans la gestion de la paie ? 

Que vous recrutiez 2 ou 30 salariés, la digitalisation RH de la paie est devenue indispensable. Voici les bénéfices :

- Vous intégrez des modifications et des corrections en temps réel sur les fiches de paie, sans être dépendant de votre cabinet comptable.

- Vous respectez les RGPD grâce à la dématérialisation des bulletins sur un espace privé et confidentiel pour chaque salarié.

- Vous bénéficiez d’un accompagnement rapproché dans l’application de vos conventions collectives.

- Vous avez la possibilité de stocker vos documents RH avec la dématérialisation et d’améliorer leur archivage ;

- Vous pouvez utiliser la signature électronique pour vos documents.

Avec Combo, payer les membres du personnel n’a jamais été aussi simple ! En un clin d’œil, vous obtenez un rapport de paie facilité à transmettre à votre expert-comptable. Créez une période de paie principale, ajoutez des périodes alternatives ou supprimez-les en toute simplicité sur votre plateforme numérique. On vous explique comment faire ici.

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La transformation numérique, un vrai plus pour limiter les erreurs réglementaires

En tant qu’employeur, manager ou service RH, vous n’avez pas le choix : vous devez respecter les règles du Code du travail ou de votre convention collective. Sans compter le risque de perte de documents, combien d’erreurs encourez-vous en continuant de travailler sur Excel ou sur papier ? N’hésitez plus : passez au logiciel SIRH pour votre transformation digitale !

Quels sont les risques si vous ne respectez pas vos conventions collectives ? 

Les managers de terrain ne sont pas toujours très à l’aise avec les subtilités des conventions collectives. Pour ne rien arranger, les normes évoluent fréquemment : les veilles légales sont rapidement chronophages et tout le monde n’a pas le temps de suivre les actualités. Pourtant, si vous ne vous mettez pas à jour, vous risquez une amende de l’URSSAF. Pour restreindre les risques, faites le choix du changement avec la digitalisation de vos pratiques RH. 

Comment la digitalisation RH peut-elle vous aider à limiter les erreurs ? 

Les logiciels de ressources humaines sont conçus pour vous faire gagner du temps dans vos fonctions RH. Démonstration avec Combo.  

- Les données principales des conventions collectives sont intégrées et mises à jour directement sur la plateforme digitale.

- Lorsque vous éditez les fiches de paie ou les plannings des employés, vous et vos managers recevez une alerte en cas de non-respect de votre convention.

- Les taux de majoration s’appliquent automatiquement sur les rapports de paie.

Un recrutement affiné avec la digitalisation RH

Quitte à digitaliser les plannings et la paie, autant intégrer le processus de recrutement dans votre transformation numérique ! Voici les enjeux et les avantages d’un logiciel SIRH.

Quels sont les enjeux liés au recrutement des salariés ? 

- Tout d’abord, le recrutement nécessite des ressources financières : recruter de nouveaux talents exige de passer par quelques projections préalables. Or, à moins d’avoir été expert-comptable dans une autre vie, il n’est pas toujours facile de déterminer seul les coûts cachés.

- Ensuite il faut comptere temps : eh oui, renforcer vos équipes est une tâche administrative chronophage. Il faut, entre autres, envoyer les informations requises au comptable, mettre à jour le registre du personnel et élaborer le contrat de travail. Le tout dans le respect des obligations légales.

Comment optimiser vos recrutements avec un logiciel GTA ? 

- Certains logiciels GTA, comme Combo, intègrent un outil de simulation PayFit. En quelques clics, il vous permet de connaître le salaire net, brut et super-brut de vos nouveaux entrants. Plus besoin de vous arracher les cheveux sur votre calculatrice.

- C’est également l’occasion de gagner du temps (et de l’énergie). Avec Combo, rentrez en une seule fois les données du personnel. Elles sont ensuite dupliquées sur l’intégralité de vos documents légaux. Bref, digitalisation RH = moins de corvées administratives.

- Vous pouvez aussi en profiter pour créer un pool de talents dans lequel vous piocherez au fil des missions à remplir. 

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La digitalisation RH pour renforcer sa marque employeur

En améliorant l’expérience collaborateur, vous faites rayonner votre culture d’entreprise vers l’extérieur. Une bonne digitalisation RH, c’est aussi une marque employeur attractive !

Les défis de fidélisation liés aux métiers de la vente et de la restauration 

Les métiers de la vente et du secteur HCR sont de moins en moins attractifs. En cause, des horaires décalés, des tâches pénibles et un accueil qui manque souvent de personnalisation. Pourtant, les premières heures d’intégration sont décisives en matière de fidélisation à moyen terme. Dans ce contexte délicat, la digitalisation de vos pratiques RH est idéale pour revaloriser vos métiers. 

La digitalisation des RH offre des relations plus sereines 

Pour les jeunes recrues, habituées à utiliser leur téléphone, la digitalisation RH est de mise. Elle est synonyme de transparence et de modernité. Aujourd’hui, le numérique est donc une expérience essentielle pour apaiser la relation employeur / salarié. 

- Accueillez votre salarié dans de bonnes conditions en lui envoyant un mail d’invitation et une newsletter d’actu, par exemple.

- Créez-lui un compte sur l’application utilisée par le personnel de l’entreprise.

- Offrez-lui la possibilité de poser ses congés en ligne ou de discuter avec son manager via la messagerie.

- Donnez-lui un aperçu précis de son temps de travail effectif et de son salaire à la fin du mois.

- Ouvrez-lui un espace personnel dédié, où il pourra notamment indiquer sa taille de vêtements et gérer ses rencontres avec la médecine du travail. 

Digitaliser ses RH pour améliorer la qualité de vie au travail 

Le bien-être de vos employés est une condition sine qua non aux performances de votre entreprise. Contrairement aux idées reçues, la digitalisation des processus des ressources humaines ne déshumanise pas les relations. C’est plutôt l’occasion de : 

- solliciter l’avis et les idées du personnel, quelle que soit leur fonction ;

- sonder l’ambiance de travail avec des questionnaires ponctuels ;

- décloisonner les différents services de l’entreprise ;

- permettre à chacun de gagner en reconnaissance à la fin d’une tâche.

Comment concilier transformation digitale et RSE ? 

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) influence forcément leur e-réputation. Sur ce point, le passage au numérique ne manque pas d’avantages. La digitalisation RH s’inscrit ainsi dans le développement d’un environnement professionnel plus éthique tourné vers le développement durable.

- Il réduit nettement la consommation de papier et d’encre.

- Il limite les échanges administratifs liés aux demandes de congés, par exemple.

- Il facilite la sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques via des outils partagés.

- Il peut faciliter l’obtention de labels RSE qui renforceront l’autorité employeur (Ecovadis, Positive Workplace, BCorp, etc.).

Fluidifiez votre communication RH grâce à l’intelligence artificielle

L’IA fait partie des outils les plus exploités par les entreprises pour favoriser leur communication interne. Jusqu’à aujourd’hui, elle était principalement réservée aux particuliers et aux internautes. Pourtant, la digitalisation a prouvé qu’elle avait beaucoup à offrir au service RH. 

- Vous pouvez implémenter des chatbots sur vos plateformes dématérialisées pour guider vos collaborateurs dans la résolution des problèmes courants.

- Vous avez également la possibilité de faciliter certains processus RH, en automatisant par exemple les prises de rendez-vous entre subordonnés et N+1.

- Vous êtes aussi en mesure d’agréger la data et d’optimiser son traitement pour mobiliser vos équipes sur des tâches à valeur ajoutée. 

Le développement de la partie formation grâce au digital 

Qui dit digitalisation des RH dit e-learning. Les MOOC, SPOC, COOC, SOOC et autres déclinaisons de cours en ligne permettent d’encourager l’acquisition et le partage de connaissances. Cette expérience de formation est idéale dans le cadre d’un projet d’entreprise précis et ponctuel.

- Formez vos équipes à distance via la mise en place de cours dématérialisés.

- Instaurez un climat d’émulation saine entre collègues.

- Valorisez chaque collaborateur en lui permettant de se spécialiser dans un domaine d’intérêt.

- Faites évoluer votre entreprise en enrichissant sa masse salariale de nouvelles compétences.

🔎 Vous voulez en savoir plus ? Découvrez comment construire un référentiel de compétences dans votre entreprise.

Comment digitaliser les processus RH ?

La digitalisation RH est une opportunité à saisir ! On oserait même penser qu’elle est aujourd’hui essentielle pour gagner en efficacité, quelle que soit la taille de votre entreprise. Mais comment procéder pour digitaliser ses processus de ressources humaines ? La solution, c’est un logiciel de gestion SIRH qui recouvrerait l’ensemble de vos fonctions, doté de plusieurs modules, ou bien des outils digitaux interconnectés. Simple et intuitif, il est généralement accessible en ligne ou sur une application via un compte personnel.

Une solution de gestion SIRH doit vous offrir ces avantages :

• L’automatisation des processus RH ;
• Un suivi de la masse salariale et de ses performances en temps réel ;
• Une communication claire et pertinente avec le personnel ;
• Une veille réglementaire actualisée ;
• Une productivité accrue !

La digitalisation du service RH est accessible et bénéfique à tous les établissements 

Vous l’aurez compris : la digitalisation RH des entreprises recouvre des enjeux stratégiques. Centralisation des données, reporting RH, élaboration et modification des plannings online, gestion des congés et des absences, simplification des tâches administratives… Autant d’axes sur lesquels un bon logiciel peut vous permettre de faire la différence dans vos performances quotidiennes au sein de l’entreprise. Vous évitez ainsi d’externaliser les RH, gagnez du temps et de l’argent au quotidien.

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Prêt(e) à passer à l’action ? Essayez Combo gratuitement et commencez dès aujourd’hui à optimiser vos processus RH. On est là pour vous guider à tout moment, alors foncez. 😉