Administration et gestion du personnel : bases, enjeux et outils

En tant qu’employeur ou responsable RH, vous devez accorder une importance de premier ordre à la gestion administrative du personnel. Indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise, cette démarche comprend un nombre variée de tâches et missions que vous devez prendre en charge au quotidien : gestion des absenceset des congés, suivi du temps de travail et des réglementations en vigueur, gestion des dossiers du personnel, calcul et versement des salaires et cotisations, analyses des coûts de l’absentéisme et des arrêts maladie…autant de processus complexes et chronophages à mettre en place dans le respect du cadre imposé par le Code du travail ou la convention collective dont vous dépendez. Mais pas de panique ! Grâce à nos conseils et au logiciel de gestion du personnel Combo, vous pouvez optimiser la gestion administrative de votre personnel et simplifier la réalisation des différentes démarches qui y sont liées.

La gestion administrative du personnel : définition

Définir la gestion administrative du personnel n’a rien de compliqué. Il s’agit simplement de l’ensemble des tâches administratives nécessaires à la bonne gestion des ressources humaines dans une entreprise. Une fonction centrale qui demande une maîtrise parfaite de la législation, des compétences d’évaluation, une rigueur extrême et un strict respect de la confidentialité. C’est l’outil de management, de performance et de développement des processus clés pour une entreprise.

Quelle est la différence entre gestion administrative du personnel et gestion des ressources humaines ?

En TPE/PME, les deux fonctions sont souvent regroupées chez une même personne.

La gestion administrative du personnel prend en charge les tâches administratives et légales liées à la gestion des ressources humaines : la mise en place des contrats de travail, la gestion des absences (congés payés, RTT, arrêts maladie) et des retards, l’établissement des bulletins de paie et le versement des salaires, le suivi des formations et des promotions, l’évaluation annuelle des compétences, le respect de la convention collective, etc.

Bref, elle est responsable de toute l’administration liée à l’emploi d’un salarié.

La gestion des ressources humaines vise à offrir à un salarié un cadre de vie professionnel favorisant l’écoute et la communication, et donc le bien-être sur son lieu de travail. Son rôle est également de mettre en place une stratégie et une politique de recrutement et d’aide à la performance, de déterminer la rémunération, et de favoriser la formation. L’idée étant de motiver tous les salariés, de leur donner les conseils les plus avisés, afin de les aider à être plus productifs pour remplir les objectifs de rentabilité de l’entreprise.

En ce sens, l’administration du personnel peut se comparer à une boîte à outils nécessaire à l’emploi afin d’aider l’entreprise à être plus à l’écoute de ses salariés et donc à mieux gérer ses ressources humaines. Elle est le socle du management des RH.

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Quelle est l’importance de la gestion administrative du personnel ?

Comme mentionné précédemment, la gestion administrative du personnel a une importance capitale pour toute entreprise. Grâce à elle, la structure possède un environnement de travail et un fonctionnement propices à la productivité des salariés; de plus, l’entreprise peut parfaitement répondre à ses obligations et respecter l’ensemble des réglementations en vigueur.  

Avec une bonne gestion administrative, l’entreprise met donc toutes les chances de son côté pour réussir à atteindre ses objectifs, et contribue également à valoriser sa marque employeur – ce qui lui permet de recruter de nouveaux talents, mais aussi de fidéliser ses employés.

Quelles sont les missions de la gestion du personnel

L’administration du personnel

- Préparer tous les documents nécessaires à l’embauche d’un salarié : rédiger la promesse d’embauche ; rédiger le contrat de travail et les éventuels avenants, puis le faire signer ; établir la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE).

- Effectuer la déclaration auprès des différents organismes professionnels (caisse de retraite complémentaire, notamment)

- Prévoir une première visite à la médecine du travail (Visite d’Information et de Prévention - VIP) et assurer un suivi médical responsable

- Veiller à ce que les employés travaillent dans un environnement où leur sécurité est une priorité, et à ce que la protection de leurs données personnelles soit assurée dans le cadre du RGPD

- Suivre les sorties des collaborateurs qui quittent leur emploi

- Respecter le contrat de travail (les conditions et obligations liées au travail) : définition, suivi de la période d’essai ou d’autres formalités en cas de préavis de départ, rupture de contrat, etc.

- Tenir le Registre unique du personnel, établir un dossier du personnel et le gérer

La gestion et la définition du temps de travail

- Veiller à ce que le temps de travail soit conforme aux dispositions du contrat en effectuant un pointage des heures travaillées et en garantissant des temps de pause et le droit aux congés, ou le paiement des heures supplémentaires, le cas échéant.

La gestion des absences et congés

- Suivre les jours de congés posés (CP, RTT, jours de repos), les jours de congés exceptionnels (mariage, décès, etc) et les absences des collaborateurs pour raisons médicales.

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La gestion de la paie

- Transmettre les informations nécessaires à l’établissement des bulletins de paie, s’acquitter des cotisations sociales, et verser les salaires.

Tous ces processus rh et administratifs professionnels ont un impact financier sur la santé et la vie de l’entreprise. C’est donc la productivité de la société qui est en jeu. Découvrez à cette occasion tout ce qu’il faut savoir sur la grille de salaire à respecter au sein de votre structure.

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Comment assurer la gestion administrative du personnel ?

Pour assurer une bonne gestion administrative du personnel, vous devez procéder par étapes et mettre en place une organisation très rigoureuse.

• Automatisation des processus : pour simplifier les opérations et gagner du temps au quotidien, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel SIRH. Retrouvez sur Combo tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation RH et ses avantages. 
• Centralisation des données : grâce à votre logiciel de gestion rh/administrative, vous allez pouvoir centraliser très facilement toutes les données relatives au personnel de l’entreprise. Le moyen idéal pour accéder en quelques clics aux informations dont vous avez besoin, et assurer une veille RH efficace.  
• Communication interne : pour gérer au mieux le personnel de votre établissement, vous devez mettre en place une stratégie de communication interne pérenne. L’idée est de pouvoir communiquer facilement avec vos salariés, mais aussi leur permettre d’échanger avec le service RH et la direction quand ils le souhaitent – ce qui est possible avec le portail RH du logiciel SIRH Combo proposant un service de messagerie instantanée.  
• Formation du personnel RH et des managers : il est bien sûr indispensable de former régulièrement les membres du service des ressources humaines et les managers aux différentes pratiques relatives à la gestion administrative du personnel. 
• Evaluation des salariés : pour mieux faire face aux éventuels problèmes administratifs rencontrés par vos équipes, il est important de réaliser des évaluations régulières de vos salariés, y compris des personnes en charge de la gestion des ressources humaines et de l’administratif. Divers outils vous permettent d’évaluer vos employés, dont le référentiel de compétences. 

Quel outil pour une administration du personnel efficace ?

La gestion administrative du personnel occupe un rôle stratégique au sein de l’entreprise. Mais elle n’est pas toujours au carré, du fait des multiples sources d’information disponibles, et de l’évolution des textes de loi. Le risque de ne pas être en conformité avec le Code du travail est donc réel, et les conséquences peuvent être graves pour l’entreprise. Face aux défis que cela représente, il est préférable de digitaliser et d’opter pour des outils technologiques adaptés, simples à mettre en place.

Un logiciel de gestion administrative du personnel facilite l’organisation et présente de nombreux avantages :

- Il permet un gain de temps

Au-delà du traitement de certaines tâches administratives, cet outil permet surtout de les automatiser, ce qui réduit le risque d’erreurs humaines.

Avec Combo, divisez par deux le temps passé sur la création de plannings, suivez en direct les temps de travail de vos collaborateurs, pointez les retards et les absences, décomptez les heures supplémentaires et exportez les variables de paie en quelques clics.

Sur la partie contractuelle, effectuez vos DPAE en un clic et enregistrez vos templates de contrats. Bref, gérez votre SIRH avec une seule application et concentrez-vous sur le plus important :  piloter, développer et optimiser votre activité.

- Il centralise les informations et garantit un accès aux données à tout moment, où que vous soyez. Avec Combo, une solution Saas en ligne, retrouvez toutes vos infos en un seul endroit

- Il assure la sécurité de vos données.

- Il s’inscrit dans un engagement en faveur de l’environnement. Plus de papiers qui traînent partout, et une organisation administrative facilitée.

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Véritable levier de la transformation numérique, une solution de planning et de gestion du personnel tout-en-un comme Combo vous permet d’automatiser vos processus de gestion administrative tout en garantissant la sécurité de vos données.

Vous profitez ainsi d’un tableau de bord personnalisé, dynamique et intuitif, qui rend service en facilitant le pilotage et le développement de vos activités.

Et vous fait gagner en temps et en efficacité.

Exemple : quels sont les enjeux de la gestion du personnel en restauration ?

Un enjeu économique

Il faut gérer les indicateurs clés pour garantir une bonne santé de l’entreprise, à commencer par l’optimisation de la masse salariale, qui représente le coût le plus important pour les TPE/PME.

Le but ? Disposer de données fiables pour piloter l’activité et aider chaque responsable de service à prendre les bonnes décisions pour l’entreprise.

Un enjeu social

Il faut mettre en place des processus professionnels clés en termes d’embauche, de promotion et de rémunération.

Le but ? Motiver les troupes et être à l’écoute de leurs attentes, les aider à monter en compétences, donner des conseils, maintenir une “qualité de vie” et un climat social serein favorable à tous, et travailler la marque employeur afin de tenter de séduire les futurs talents. C’est un travail de management de fond facilitant la performance et le développement des activités.

Un enjeu de conformité légale

Il faut assurer que l’entreprise offre des conditions de travail respectant les obligations administratives, juridiques et fiscales

Le but ? Éviter des sanctions qui peuvent être coûteuses, et garantir une bonne image de marque pour l’entreprise.

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