Comment rédiger un cahier des charges SIRH ? 

Gestion de la paie et des plannings, suivi des contrats, mise en place de formations… Les tâches de gestion des ressources humaines peuvent s'avérer longues et complexes. C'est pourquoi de nombreuses entreprises sont à la recherche d'une solution pour les simplifier. Alors, par où commencer ? 

La digitalisation s'avère être une réponse possible, mais pour tirer le meilleur parti de cette approche, encore faut-il déterminer clairement ses besoins et établir des objectifs concrets… Pas de panique, c’est pile à ce moment-là que le cahier des charges SIRH entre en jeu ! Avec une bonne méthodologie, il vous permettra de définir les attentes pour une mise en place réussie de solutions technologiques adaptées.

Et c’est justement ce dont nous allons parler dans cet article. Qu’est-ce qu’un logiciel SIRH ? Pourquoi rédiger un Cahier des Charges SIRH ? Quels sont les éléments à prendre en compte pour déployer un outil efficace ? Un outil SIRH est-il adapté pour la gestion d’une équipe HCR ? Combo vous explique. 

Un cahier des charges SIRH, c’est quoi ?

SIRH est l'abréviation de Système d’Information des Ressources Humaines. 

Le SIRH correspond à l’ensemble des outils, process, et logiciels utilisés par le responsable des Ressources Humaines pour gérer efficacement le personnel et l’ensemble des sujets qui y sont liés (la paie, les contrats, les congés, etc…). 

Bien que le sujet puisse être géré en interne avec des outils créés de toutes pièces, il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes et solutions digitales qui permettent de centraliser l'ensemble des tâches et d’en automatiser une bonne partie. 

Véritables alliés, ces outils permettent d’éviter les tâches chronophages, et offrent ainsi la possibilité de se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée (stratégie, réflexion et mise en place de nouveaux projets, etc…).

Il existe à ce jour des logiciels SIRH adaptés à toutes les tailles d’entreprises, tous les enjeux, et tous les besoins. Certains sont spécialisés sur certaines thématiques comme la gestion des équipes, d’autres sont généralistes, et d’autres encore permettent de créer une solution entièrement sur mesure. 

Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH ?

La rédaction d’un Cahier des Charges SIRH est une étape clé. 

Elle permet de poser de bonnes bases et de rassembler l’ensemble des informations clés pour mener ensuite le projet efficacement. Plus concrètement, il s’agit d’identifier vos besoins de gestion, vos enjeux à venir, vos exigences quant aux fonctionnalités, votre budget, vos ressources en interne, vos attentes en termes de suivi et reporting sur le sujet. L’objectif ? Définir l’ensemble de vos attentes, pour ensuite mieux cerner l’outil qui sera le plus à même d’y répondre.

Pour cela, il peut d’ailleurs être intéressant de réaliser en amont un audit RH. Ici, l’idée est de faire un état des lieux de l’existant, ce qui est bien et ce qui est à améliorer, de vos attentes à court et à long terme. Il permet d’avoir une excellente base pour définir précisément vos besoins et donc mieux vous orienter dans le choix d’un outil SIRH.

🤔 Bon à savoir : le Cahier des Charges SIRH va être utile à la fois en interne, pour présenter de façon claire le projet à vos équipes, mais également en externe, auprès des prestataires que vous allez rencontrer dans la recherche de votre outil SIRH. Il permettra d’avoir un échange clair, constructif, et d’espérer ainsi avoir une réponse adaptée. 

Quels sont les éléments clés du cahier des charges SIRH ?

Un Cahier des Charges est composé de plusieurs éléments incontournables. Il n’existe pas de norme ou de réglementation, en revanche, certains points sont quasi essentiels. Tour d’horizon des sujets à intégrer dans votre document : 

Définition du contexte et des enjeux

Il s’agit de cadrer le projet dans ses grandes lignes. 

Dans cette partie, l’objectif est tout simplement de présenter l’entreprise, expliquer votre vision en termes de Ressources Humaines, présenter les outils déjà en place et vos attentes pour être plus efficaces à l’avenir. L’introduction précise également le planning espéré pour la mise en place d’un logiciel SIRH.

Pour résumer, c’est un mini bilan en quelques lignes de ce que vous espérez accomplir avec la mise en place de ce projet.

Les objectifs derrière la mise en place du logiciel

Dans cette partie, on rentre davantage dans le détail. 

En général, cela consiste à expliquer précisément les enjeux à court,  moyen et long terme, préciser les forces et faiblesses actuelles, définir les objectifs (organisation du travail, gestion de la paie, recrutement, formation, etc…) et surtout cadrer les résultats attendus (délai, coût, performance, etc…). Dans cette partie, il est totalement possible de définir des KPI (Key Performance Indicator) afin de pouvoir évaluer en fin de procédure si le projet a été un succès ou non.

🤔 Bon à savoir : Durant cette phase, il est important d’être le plus objectif et précis possible. Il s’agit de définir des chiffres et indicateurs qui pourront être suivis facilement ensuite.

Définir le champ d’action

On rentre ici dans le détail des attentes pour le logiciel SIRH. 

Il s’agit de traduire les besoins en fonctionnalités et outils. Pour cela, les choix dépendent de votre fonctionnement. Par exemple, souhaitez-vous une plateforme entièrement centralisée ou plutôt un outil spécifique sur un enjeu clé ? Voulez-vous un format 100% digital ou préférez-vous garder une partie non digitale ? Êtes-vous à l’aise avec le fait d’automatiser certaines tâches ou préférez-vous continuer à gérer manuellement certains sujets ? Serez-vous la seule personne à prendre en main l’outil ou d’autres personnes de votre équipe auront-elles besoin d’y accéder ? Voilà quelques exemples de questions à se poser, libre à vous d’aller plus loin sur le sujet.

Il faut également ici préciser quelques points : 

1. Le budget annuel pour l’outil recherché
2. L’échéance souhaitée pour la mise en place de l’outil (onboarding, etc…)
3. L’ampleur du déploiement (nombre de personnes, etc…)

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Quelle structure à adopter pour votre cahier des charges SIRH ?

Voici un exemple de cahier des charges pour choisir un Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH) dans le cadre d'un appel d'offres pour une entreprise :

Introduction

a. Contexte de l'appel d'offres

Expliquez brièvement pourquoi l'entreprise souhaite mettre en place un nouveau SIRH.

b. Objectifs du projet

Enoncez les principaux objectifs et attentes de l'entreprise concernant le nouveau SIRH.

Description de l'entreprise

a. Présentation de l'entreprise

Fournissez des informations générales sur l'entreprise, son secteur d'activité, sa taille, sa structure organisationnelle, etc.

b. Description des processus RH actuels

Décrivez les processus RH existants et les systèmes utilisés actuellement, ainsi que leurs limites ou problèmes éventuels.

Besoins fonctionnels

a. Gestion administrative des employés

Détaillez les fonctionnalités attendues pour la gestion des données personnelles, des contrats de travail, des congés et absences, des notes de frais, etc.

b. Gestion de la paie et des avantages sociaux

Spécifiez les exigences relatives à la gestion de la paie, des déclarations fiscales, des avantages sociaux, des cotisations, etc.

c. Gestion des talents et du développement

Décrivez les fonctionnalités souhaitées pour le recrutement, l'évaluation des performances, la formation et le développement des compétences, etc.

d. Gestion des temps et des activités

Précisez les fonctionnalités nécessaires pour la gestion des horaires, des plannings, du suivi du temps de travail, etc.

e. Reporting et analytique

Indiquez les exigences concernant les rapports standard et personnalisés, les tableaux de bord RH, les statistiques, etc.

f. Autres besoins spécifiques

incluez ici toute autre fonctionnalité ou besoin spécifique de l'entreprise.

Contraintes techniques et d'intégration

a. Architecture et environnement technique existants

Décrivez l'infrastructure informatique existante, les systèmes d'information connexes et les exigences de compatibilité.

b. Sécurité et confidentialité

Spécifiez les exigences en matière de sécurité des données, d'accès restreint, de protection des données personnelles conformément aux réglementations en vigueur (ex : RGPD).

c. Intégrations avec d'autres systèmes

indiquez les systèmes ou logiciels tiers avec lesquels le SIRH doit s'intégrer (ex : système de paie externe, système de gestion financière, etc.).

Contraintes financières et temporelles

a. Budget

Précisez les contraintes budgétaires pour le projet, y compris les coûts de licence, les coûts de mise en œuvre, les coûts de formation, les coûts de maintenance, etc.

b. Délais

Spécifiez les délais de mise en œuvre du projet, y compris les étapes clés et les éventuels impératifs de calendrier.

Critères d'évaluation

a. Critères techniques

Définissez les critères pour évaluer la qualité technique du SIRH proposé, tels que la convivialité, la performance, la stabilité, la scalabilité, etc.

b. Critères fonctionnels

Enoncez les critères d'évaluation liés aux fonctionnalités et aux besoins spécifiques de l'entreprise, tels que la couverture fonctionnelle, la personnalisation, etc.

c. Critères de support et de maintenance

Précisez les critères pour évaluer le niveau de support proposé, les garanties, les contrats de maintenance, les mises à jour, etc.

d. Critères financiers

Indiquez les critères pour évaluer le coût total de possession, le rapport qualité-prix, les modalités de tarification, etc.

Procédure de soumission

a. Informations pour les soumissionnaires

Indiquez les informations requises pour la soumission des offres, y compris les documents à fournir, les contacts, les délais, etc.

b. Calendrier du processus d'appel d'offres

Détaillez les différentes étapes du processus d'appel d'offres, de la soumission des offres à la sélection finale du prestataire.

Modalités de sélection

a. Méthode d'évaluation

Expliquez comment les offres seront évaluées, notamment le rôle des critères d'évaluation et les modalités de sélection du prestataire.

b. Critères de sélection

Précisez les critères de sélection qui seront pris en compte pour choisir le prestataire.

Conditions générales

a. Propriété intellectuelle

Spécifiez les droits de propriété intellectuelle concernant le SIRH développé ou fourni par le prestataire retenu.

b. Contrat

Indiquez que le cahier des charges ne constitue pas un contrat et précisez que le contrat final sera établi avec le prestataire retenu.

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N'oubliez pas d'adapter ce cahier des charges en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.

Quels critères pour choisir le logiciel SIRH adapté à vos besoins ? 

Parlons maintenant de ce que l’on peut trouver sur le marché des logiciels SIRH en France. La bonne nouvelle ? Depuis quelques années, de nombreux prestataires se sont positionnés sur le sujet. Il existe donc des solutions adaptées à tous les besoins et tous les budgets. A cette étape, il s’agit de réaliser un benchmark et dans l’idéal de demander une démo de l’outil. Cela va vous permettre de mieux vous projeter et de voir si l’outil en question répond réellement à vos besoins.

Avant de valider une solution, nous vous conseillons de vérifier quelques points : 

• La cohérence entre les fonctionnalités du logiciel et vos besoins
• Le budget annuel demandé pour l’outil et le coût des options éventuelles
• La gestion des données et les mesures mises en place par l’outil
• Les éventuels témoignages et retours client sur la plateforme
• L’accompagnement pour la mise en place et prise en main de l’outil
• Le SAV et la disponibilité des équipes pour répondre à vos questions

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