Comment élaborer un référentiel de compétences ?

Le référentiel de compétences est aujourd’hui un outil incontournable pour de nombreux services RH. Également nommé référentiel de compétences métiers, ce document recense et définit toutes les compétences nécessaires à la bonne exécution des emplois d’une entreprise (ou d’une branche professionnelle). Comment construire un référentiel de compétences ? Pourquoi l’utiliser au sein de votre structure? Le blog Combo vous aide à y voir plus clair ! Profitez également des fonctionnalités de notre logiciel de gestion pour simplifier la prise en charge de vos documents RH. 

Référentiel de compétences : définition 

Le référentiel de compétences est un document RH qui regroupe l’ensemble des compétences requises pour exercer les emplois proposés par une entreprise. Se présentant généralement sous la forme d’un tableau, il permet d’obtenir une vision à la fois globale et détaillée des compétences nécessaires pour occuper les différents métiers de l’établissement.

Pour permettre de connaître précisément toutes les compétences requises pour exercer le poste, le référentiel se compose de plusieurs rubriques :

• Savoir : toutes les compétences théoriques indispensables à l’exercice de la profession 
• Savoir-faire : niveau d’expérience, compétences techniques, maîtrise du métier et des outils professionnels nécessaires pour occuper le poste
• Savoir-être : qualités relationnelles et personnelles, comportements et attitudes (aussi appelés soft skills en anglais) à avoir pour répondre aux objectifs de la fonction 

Lorsqu’un référentiel de compétences complète un référentiel métier, ils constituent un document que l’on nomme le référentiel des métiers et des compétences – ou le référentiel des emplois et des compétences. 

😁 Bon à savoir : il est important de ne pas confondre référentiel de compétences et fiche de poste. Il s’agit en effet de deux documents bien distincts : 

• la fiche de poste réunit toutes les informations relatives au poste (intitulé, statut, relation hiérarchique et fonctionnelle, mission et activité…)
• Le référentiel est une cartographie de toutes les compétences (connaissances et savoir-faire) nécessaires à la bonne tenue d’un métier. 

Quelle différence avec le référentiel métier ?  

Le référentiel métier est un document RH qui répertorie de manière exhaustive l’ensemble des métiers d’une entreprise (ou d’une branche professionnelle). Rassemblant plusieurs fiches techniques, il décrit les différents postes, ainsi que leur rôle et leur fonction, mais ne présente pas les compétences à avoir pour les occuper.

Pourquoi créer un référentiel des compétences ?

Le référentiel des compétences est un outil de pilotage et d’analyse RH particulièrement utile pour le service des ressources humaines. Mais ce n’est pas tout : il présente également de nombreux avantages pour les collaborateurs de votre entreprise. 

Les avantages du référentiel de compétences pour l’entreprise

• Optimiser le recrutement 

Grâce au référentiel de compétences métiers, le service RH va pouvoir optimiser la gestion des différentes démarches liées au recrutement du personnel : rédaction des offres d’emploi, analyse des candidatures, création des fiches de poste, construction de la politique salariale, recherche de nouveaux talents capables de répondre précisément aux attentes de l’entreprise en termes de compétences…

• Identifier le niveau de compétences des salariés et leurs besoins de formation 

Avec le référentiel de compétences, le service des ressources humaines peut mesurer précisément le niveau de compétences des collaborateurs. Il dispose ainsi de toutes les informations dont il a besoin pour mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et pour optimiser sa stratégie RH. En prenant connaissance des compétences réelles du personnel (et des écarts entre les compétences exigées et celles qui sont maîtrisées), il sera par la suite beaucoup plus simple d’identifier les besoins de formation des salariés et d’y répondre efficacement.

• Simplifier la gestion du personnel 

En servant de base de données pour plusieurs documents RH, le référentiel de compétences est un outil qui va simplifier la gestion administrative du personnel. Un autre atout non négligeable pour votre service RH !

Les avantages du référentiel pour les salariés

Les avantages du référentiel sont relativement similaires pour les salariés. Grâce à ce document, ces derniers peuvent clairement identifier et évaluer les compétences requises pour réaliser leurs tâches et pouvoir s’épanouir sur le plan professionnel. Par ailleurs, les collaborateurs auront également l’opportunité de découvrir de nouveaux emplois pour lesquels ils pourront postuler sans avoir à changer d’entreprise. En ce sens, le référentiel est un outil qui favorise la mobilité interne et s’avère particulièrement utile lors d’un bilan de compétences. 

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Comment construire un référentiel de compétences ?

L’élaboration d’un référentiel de compétences métiers comprend plusieurs étapes. 

1. Définir l’objectif et le périmètre du référentiel 

Souhaitez-vous créer un référentiel pour une branche d’activité spécifique au sein de l’entreprise ? Avez-vous l’intention d’élaborer un référentiel pour chaque poste de la structure ? Avant de vous pencher sur la rédaction du document, commencez par définir vos objectifs et le périmètre sur lequel vous allez travailler. Si votre entreprise compte plusieurs salariés, il est recommandé de cibler votre démarche pour ne pas vous retrouver face à un projet trop complexe ou trop chronophage. 

2. Mettre en place un groupe de travail chargé du référentiel

Pour cette étape, la manière de procéder va dépendre de la taille de votre structure. Si votre entreprise n’emploie que quelques salariés, la création du référentiel peut être confiée au responsable de l’établissement, ou à la personne qui fait office de manager (le chef d’entreprise peut bien sûr réaliser lui-même le document). 

Pour les entreprises de plus grande taille, il est conseillé d’affecter au projet un groupe de salariés issus de différents postes. Idéalement, l’équipe doit comprendre un représentant du service RH, des managers opérationnels et des collaborateurs occupant les postes dont les compétences seront listées dans le document. 

3. Préciser les principaux objectifs du document à l’équipe 

Une fois que vous avez constitué une équipe chargée du projet, rappelez à chacun de ses membres l’objectif visé. La personne qui sera responsable de l’élaboration du référentiel de compétences (le DRH, par exemple) doit impérativement veiller à ce que toutes les personnes de l’équipe connaissent parfaitement les enjeux du document.  

4. Identifier et recenser toutes les compétences requises pour chaque poste

Il convient désormais de lister de manière exhaustive les compétences de chaque poste entrant dans le champ d’application du référentiel. Attention : la pertinence de votre document dépend de cette étape. Il est donc indispensable de bien identifier toutes les compétences requises. Pour cela, les membres de votre groupe de travail doivent faire plusieurs brainstormings et, dans certains cas, se rendre sur le terrain pour mieux analyser les compétences exigées. Comme mentionné plus haut, les compétences doivent être classifiées dans le document afin de faciliter leur compréhension – savoir (connaissance théorique), savoir-faire (connaissance pratique et expérience), savoir-être (comportement, qualité et attitude). 

5. Définir un système de notation pour les niveaux de maîtrise

Votre document doit également intégrer un système de notation permettant d’évaluer le niveau de maîtrise des salariés (ou du candidat) pour chaque compétence présente dans le référentiel, ainsi que le niveau de maîtrise requis pour le poste (ou la mission). 

Exemple :

• Niveau 1 : Notions, ou maîtrise insuffisante (débutant)
• Niveau 2 : Maîtrise fragile (apprenti)
• Niveau 3 : Maîtrise satisfaisante (confirmé)
• Niveau 4 : Bonne maîtrise (expert)

😇 À savoir : il est aussi possible d’utiliser un système de classification de type « junior » et « senior ». 

6. Créer le tableau du référentiel de compétences   

Vous devez désormais mettre en forme le référentiel de compétences. L’objectif est d’obtenir un document clair et compréhensible que les équipes dirigeantes et les salariés pourront facilement appréhender. De plus, il est indispensable de rédiger une courte description pour chaque compétence en utilisant des verbes capables de décrire concrètement les actions à mener. Pensez également à créer un visuel aéré, ce qui rendra le document plus agréable à lire. 

7. Partager le document en interne

Votre référentiel de compétences doit être accessible à tous les membres de l’entreprise. Créez un dossier sécurisé partagé, ou intégrez-le dans votre logiciel de gestion RH. Il est également possible d’inclure le référentiel aux fiches de poste, ou de les associer à un référentiel métier. 

🤓 Bon à savoir : si votre entreprise propose des emplois qui évoluent rapidement, vous devez mettre régulièrement à jour le référentiel de compétences. 

Optimisez la création du référentiel avec un logiciel SIRH 

Si rien ne vous empêche de créer votre référentiel de compétences dans un fichier Excel, il est aujourd’hui beaucoup plus simple d’utiliser un logiciel de gestion RH comme Combo. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, le logiciel vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur les postes proposés, et vous donne accès en quelques clics à l’ensemble des dossiers du personnel. Son système de messagerie vous permet également de communiquer en temps réel avec vos équipes, et de leur présenter directement les nouvelles compétences attendues en cas de création de poste. Découvrez en ligne tous les avantages des logiciels SIRH pour les PME.  

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