Le dossier du personnel – un outil RH pour mieux s’organiser

Tout le monde sait ce qu’est un dossier : c’est un outil qui permet de réunir un ensemble de documents et/ou de données afin d’y avoir accès plus facilement. Et bien un dossier du personnel, c’est la même chose, mais appliquée aux salariés d’une entreprise. Vous recherchez justement des conseils pour créer vos dossiers du personnel? Vous souhaitez connaître toutes vos obligations concernant les informations à intégrer  ? Trouvez toutes les réponses à vos questions et utilisez le logiciel Combo pour optimiser la gestion des dossiers du personnel de votre entreprise ! 

Qu’est-ce qu’un dossier du personnel ?

Le dossier du personnel est un document interne à l’entreprise qui rassemble toutes les données relatives à un salarié (nom, prénom, sexe, âge, coordonnées postales et téléphoniques, formations, évaluation personnelle, compétences, rémunération, recrutement…). Outil privilégié des services des ressources humaines, il facilite notamment le suivi de la progression du collaborateur et simplifie la réalisation de plusieurs processus RH.

Le dossier du personnel est-il obligatoire ?

Contrairement au Registre du Personnel (RUP), le dossier du personnel n’est pas un document que vous avez l’obligation d’établir, excepté si la convention collective dont vous dépendez impose sa tenue. Bien que non obligatoire par la loi, il s’avère toutefois particulièrement efficace pour optimiser la gestion des ressources humaines et faciliter le travail des services RH, notamment au moment d’établir les fiches de paie ou d’analyser l’évolution de carrière d’un collaborateur.

A quoi sert un dossier du personnel ?

Comme précisé plus haut, le code du travail n’impose pas aux entreprises la constitution de dossiers du personnel. Cela dit, leur bonne tenue peut singulièrement vous changer la vie au quotidien, puisqu’ils vont vous permettre de rassembler tous les documents concernant un salarié sur un même espace.  

Veillez cependant à le mettre à jour au fur et à mesure que de nouveaux documents sont disponibles, sinon, il ne vous sera pas d’une grande utilité. 

🤓 Bon à savoir : N’oubliez pas d’intégrer avec chaque document les différents pièces et livrets justificatifs. 

Quand faut-il constituer le dossier du personnel ?

Le dossier du personnel n’étant pas obligatoire, vous n’avez aucune obligation à respecter concernant sa date de création. Mais pour ne pas perdre de temps, plus vous le faites tôt, mieux c’est ! Il est donc préférable de créer les dossiers dès que les salariés entrent dans l’entreprise, afin de pouvoir stocker au fur et à mesure les informations et documents les concernant. Vous serez ainsi en mesure d’améliorer la gestion et l'organisation de votre cabinet médical par exemple, ou la gestion de votre personnel en boulangerie, selon votre secteur d’activité.

Comment Combo peut vous aider à organiser votre dossier du personnel ? 

Avec Combo vous avez toutes les informations de vos salariées, centralisées, sans limite de stock. On vous aide à cibler les informations manquantes (pratique en cas de contrôle) et vous pouvez même télécharger vos Registres du Personnel en un clic. 

En quoi ça va vous changer la vie

• Tout est centralisé, terminées les feuilles volantes et les dossiers qui s'empilent. Vous avez le détail des contrats, historiques des temps de travail mensuels et vous pouvez même générer tous les documents de la vie sociale

• Les données sont à jour. Des documents mis à jour et alertes envoyées automatiquement (pour les fins de périodes d'essai par exemple), une chose de moins à penser ! Evidemment, vous pouvez consulter votre tableau de bord global pour visualiser vos dernières arrivées et départs à venir. 
  

• C'est 100% numérique. Accédez à vos dossiers RH depuis tous vos ordinateurs et tablettes, où que vous soyez, quand vous le souhaitez. Exportez les informations dont vous avez besoin.

"Tous les documents RH sont conservés dans l’application, c’est un réel confort. Désormais, grâce à cette solution all in one, nous n’avons plus besoin d’autres outils, notre organisation est meilleure et notre gestion des RH est juste. Pour moi, la digitalisation des RH c’est comme passer d’une voiture lambda à une Ferrari ! » Élisée Tolgado, responsable des boulangeries Maison Bichon à Paris

Quelles informations retrouver dans votre RUP sur Combo ? 

La liste de vos salariés s'affiche par date d'embauche. Vos salariés sous contrat "stagiaire" sont affichés séparément des autres types de contrat.

👉 Pour l'ensemble de vos salariés, vous retrouverez a minima :

• Des informations personnelles (prénom, nom, sexe, nationalité, date de naissance du salarié).
• Des informations contractuelles (type de contrat, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie).

👉 Certaines mentions supplémentaires s'ajoutent :

• Pour les salariés étrangers (date d'autorisation d'embauche, type et numéro du document, date de demande de document s'il est en attente).
• Pour les stagiaires (prénom et nom du tuteur).
• Pour les salariés représentants du personnel licenciés (date d'autorisation du licenciement).
  

Quand faut-il le constituer ?

Dès que vous voulez améliorer la gestion et l'organisation de votre cabinet médical par exemple ou la gestion de votre personnel en boulangerie par exemple !
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D’un point de vue pratique, il est préférable de le créer au moment de l’entrée d’un salarié dans la société, et d’y stocker au fur et à mesure les informations et documents qui le concernent.

Mais libre à vous de le faire quand ça vous arrange. Tant qu’un salarié est chez vous, il n’est jamais trop tard pour constituer son dossier. Le processus prendra juste plus de temps.

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A qui en revient la charge ?

Généralement, ce sont les services des ressources humaines qui réunit toutes les informations contenues dans le dossier du personnel. A défaut, l’employeur peut lui-même s'en charger. Tout dépend de la taille de la structure.

Quels sont les différents documents contenus dans le dossier du personnel ?

Le dossier a pour but de centraliser toutes les informations personnelles et professionnelles relatives au salarié. L’idée étant de centraliser toutes les informations personnelles et professionnelles relatives à un salarié, le dossier du personnel contient énormément de données et de documents. Il est donc préférable de le structurer en sous-dossiers afin d’y voir plus clair. Voici un exemple de structure en 6 sous-dossiers :

Un 1er sous-dossier intitulé « Documents personnels du salarié »

Outre une fiche signalétique du salarié avec son état civil (prénom(s) et nom, sexe, nationalité, date et lieu de naissance), et ses coordonnées (adresse postale, email, numéro de téléphone), ce sous-dossier contient

• une copie de sa pièce d’identité, ou de son autorisation de travail,
• une copie de sa carte vitale (avec attestation de droits de sécurité sociale),
• un rib pour le paiement de son salaire,
• un justificatif de domicile,
• une copie des diplômes,
• ses bulletins de paie (et autres éléments de rémunération),
• les charges sociales,
• les titres de restaurant…

Un 2è sous-dossier relatif à son embauche (onboarding) et à l’exécution de son contrat de travail

On place dans ce dossier

• une copie de la lettre d’embauche,
• du contrat de travail et d’un avenant le cas échéant,
• de la DPAE et des éventuels échanges entre le salarié et l’employeur au sujet de l’embauche ou du contrat de travail en lui-même,
• Le CV du salarié,
• une copie de ses diplômes,
• la fiche de son poste,
• les certificats de formation,
• les contrats de mutuelle et de prévoyance peuvent également y figurer
• et même les données relatives aux entretiens annuels et objectifs fixés

Un 3ème sous-dossier concernant les absences

Vous le savez, l’absence d’un salarié de son poste de travail peut être justifiée de multiples manières. Mais la question de la gestion des absences étant un point clé de la gestion RH et de la paie, il est primordial d’être bien à jour sur le sujet. Pour avoir toujours une idée précise du temps de travail effectif de vos collaborateurs, il est conseillé de consigner dans ce dossier :

• Les dates de demandes de congés et d’absences ;
• Les arrêts de travail (maladie, accident, maternité) ;
• Les déclarations effectuées en cas d’accident du travail ;
• Les réponses que vous avez données à ces arrêts et déclarations.

Un 4ème sous-dossier avec toutes les informations d’offboarding

Lettre de démission ou de licenciement, documents liés à la procédure de rupture d’un contrat de travail, certificat de travail, attestation employeur, reçu de solde de tout compte, portabilité de la prévoyance… autant de documents que vous devez stocker dans cette sous-partie.

Un 5è sous-dossier relatif aux sanctions disciplinaires

Quel que soit votre secteur d’activité, vous n’êtes pas à l’abri de rencontrer des problèmes avec certains salariés. Lorsque cela survient, vous devez conserver une trace des conflits rencontrés et des éventuelles sanctions ayant été prononcées : convocation à un entretien, sanction disciplinaire, avertissements, échanges que vous avez pu avoir avec le collaborateur…

Un 6è sous-dossier « documents divers »

Toutes les informations que vous n’avez pas encore intégrées au dossier du personnel peuvent composer cette sous-partie. Il peut s’agir du contrat de téléphone mobile professionnel, des documents relatifs à la voiture de fonction, ou d’une copie des livrets du permis de conduire, par exemple.

Qui peut avoir accès au dossier du personnel ?

Comme le précise la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), le RPGD « donne droit à toute personne de demander directement à un organisme d’accéder aux données qui le concernent ». Selon cette règle, chaque salarié est en droit de consulter l’ensemble des informations mentionnées dans le dossier du personnel, que les documents professionnels/personnels soient disponibles sur un support informatique ou manuscrit.

🥰 Attention : dans certaines situations, des restrictions peuvent limiter le droit d’accès au dossier du personnel ; c’est notamment le cas lorsque certaines données bénéficient de la protection du secret des affaires, de la propriété intellectuelle ou du secret des correspondances.

Quelles sont les informations à ne surtout pas mettre dans ce dossier ?

Toutes les informations pouvant faire l’objet d’une discrimination au sein de l’entreprise, ou laissant penser qu’un fichage des salariés est effectué, sont à proscrire. On ne peut donc pas y faire mention de l’origine ethnique, de l’appartenance syndicale, de la date d’arrivée sur le sol français pour les salariés étrangers, de l’orientation sexuelle, de la religion, des opinions politiques, de l’entourage familial, ou encore de remarques d’ordre personnel à propos d’un salarié.

Comment assurer la sécurité et la protection des données personnelles ?

Il est de la responsabilité de l’employeur de donner ces garanties.

Lorsque le dossier est constitué de documents « physiques »

L’archivage doit se faire dans un lieu sécurisé, afin que chaque employé puisse avoir accès à son propre dossier et en aucun cas à celui de ses collègues de travail. Cet accès doit être facile.

Lorsque le dossier est dématérialisé

Il faut s’assurer de la fiabilité et de la sécurité des serveurs afin qu’aucune information confidentielle ne fuite. L’archivage doit être effectué avec soin, tant d’un point de vue organisationnel que sécuritaire.

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Pourquoi opter pour la digitalisation du dossier ?

Les avantages d’un dossier dématérialisé

• Des frais de stockage réduits ;
• La rapidité d’accès des documents : une recherche par mot-clé, et hop, le document apparaît comme par magie sur l’écran ;
• La classification aisée des documents ;
• Le partage des documents et l’exportation des données en quelques clics ;
• L’accès aux documents depuis n’importe quel appareil connecté ;
• La recherche d’informations au sein des documents ;
• La signature électronique des documents, le cas échéant.
  

Les inconvénients d’un dossier dématérialisé

Si le serveur tombe en panne, l’accès aux documents n’est momentanément plus possible.

Un serveur n’est jamais à l’abri d’un piratage. Un système de sauvegarde de compétition est plus que recommandé.

Que faire d’un dossier du personnel une fois que le salarié a quitté l’entreprise ?

Certains documents doivent être conservés pendant un laps de temps donné après le départ d’un salarié. Et notamment :

-   Les contrats de travail, et tous les documents liés au contrat de travail (salaires, primes, indemnités, solde de tout compte, régime de retraite) – 5 ans

-   Les bulletins de paie – 5 ans

-   Les documents relatifs aux charges sociales – 3 ans

Quelle est la différence entre un dossier du personnel et un registre unique du personnel ?

Le dossier du personnel comprend plus d’informations que le registre du personnel. C’est en quelque sorte un outil interne à l’entreprise, qui réunit toutes les données personnelles et professionnelles de chaque salarié.

Le registre du personnel (RUP) répond à une obligation légale. Les informations qu’il contient sont imposées par le code du travail. Il doit pouvoir être présenté à tout moment à l’inspection du travail.

Digitalisé ou non, le dossier du personnel est un outil précieux qui permet de centraliser toutes les informations personnelles et professionnelles de chaque collaborateur. Il est conseillé de le mettre à jour régulièrement pour en tirer pleinement parti, et de veiller soigneusement à le rendre accessible uniquement à ceux qui ont le droit légalement de le consulter.

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