Le dossier du personnel – un outil RH pour mieux s’organiser

Tout le monde sait ce qu’est un dossier : c’est un outil qui permet de réunir un ensemble de documents ou de données afin d’y avoir accès plus facilement. Et bien un dossier du personnel, c’est la même chose, mais appliqué aux employés (le personnel) d’une société. Allez, on vous explique concrètement à quoi il sert et comment optimiser votre gestion des dossiers du personnel.

Qu’est-ce qu’un dossier du personnel ?

C’est un dossier dédié à vos salariés, qui rassemble des données personnelles et professionnelles, et donc des informations très utiles, relatives aux RH et à la paie. Il permet notamment de suivre facilement la progression d’un salarié dans l’entreprise.

A quoi sert un dossier du personnel ?

Le code du travail n’impose pas la constitution d’un dossier du personnel. Donc libre à vous de choisir sous quelle forme vous allez le tenir, et ce que vous allez y mettre dedans. Cela dit, sa bonne tenue peut singulièrement vous changer la vie au quotidien ! L’idée étant de rassembler tous les documents et informations au même endroit, afin d’y avoir facilement accès. Veillez cependant à le mettre à jour au fur et à mesure que de nouveaux documents sont disponibles, sinon, il ne vous sera pas d’une grande utilité. N’oubliez pas d’y joindre à chaque fois les justificatifs.

Quand faut-il le constituer ?

Dès que vous voulez améliorer la gestion et l'organisation de votre cabinet médical par exemple ou la gestion de votre personnel en boulangerie par exemple !
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D’un point de vue pratique, il est préférable de le créer au moment de l’entrée d’un salarié dans la société, et d’y stocker au fur et à mesure les informations et documents qui le concernent.

Mais libre à vous de le faire quand ça vous arrange. Tant qu’un salarié est chez vous, il n’est jamais trop tard pour constituer son dossier. Le processus prendra juste plus de temps.

A qui en revient la charge ?

Généralement, c’est le service des ressources humaines qui réunit toutes les informations contenues dans le dossier du personnel. A défaut, l’employeur lui-même. Tout dépend de la taille de la structure.

Que peut-on mettre dans un dossier du personnel ?

L’idée étant de centraliser toutes les informations personnelles et professionnelles relatives à un salarié, le dossier du personnel contient énormément de données et de documents. Il est donc préférable de le structurer en sous-dossiers afin d’y voir plus clair. Voici un exemple de structure en 6 sous-dossiers :

Un 1er sous-dossier intitulé « Documents personnels du salarié »

Outre une fiche signalétique du salarié avec son état civil (prénom(s) et nom, sexe, nationalité, date et lieu de naissance), et ses coordonnées (adresse postale, email, numéro de téléphone), ce sous-dossier contient

• une copie de sa pièce d’identité, ou de son autorisation de travail,
• une copie de sa carte vitale (avec attestation de droits de sécurité sociale),
• un rib pour le paiement de son salaire,
• un justificatif de domicile,
• une copie des diplômes,
• ses bulletins de paie (et autres éléments de rémunération),
• les charges sociales,
• les titres de restaurant…

Un 2è sous-dossier relatif à son embauche (onboarding) et à l’exécution de son contrat de travail

On place dans ce dossier

• une copie de la lettre d’embauche,
• du contrat de travail et d’un avenant le cas échéant,
• de la DPAE et des éventuels échanges entre le salarié et l’employeur au sujet de l’embauche ou du contrat de travail en lui-même,
• Le CV du salarié,
• une copie de ses diplômes,
• la fiche de son poste,
• les certificats de formation,
• les contrats de mutuelle et de prévoyance peuvent également y figurer
• et même les données relatives aux entretiens annuels et objectifs fixés

Un 3ème sous-dossier concernant les absences

Vous le savez, l’absence d’un salarié de son poste de travail peut être justifiée de multiples manières. Mais la question de la gestion des absences étant un point clé de la gestion RH et de la paie, il est primordial d’être bien à jour sur le sujet. Pour avoir toujours une idée précise du temps de travail effectif de vos collaborateurs, il est conseillé de consigner dans ce dossier :

• Les dates de demandes de congés et d’absences ;
• Les arrêts de travail (maladie, accident, maternité) ;
• Les déclarations effectuées en cas d’accident du travail ;
• Les réponses que vous avez données à ces arrêts et déclarations.

Un 4ème sous-dossier avec toutes les informations d’offboarding

Lettre de démission ou de licenciement, documents liés à la procédure de rupture d’un contrat de travail, certificat de travail, attestation employeur, reçu de solde de tout compte, portabilité de la prévoyance… autant de documents que vous devez stocker ici.

Un 5è sous-dossier relatif aux sanctions disciplinaires

Parce que ça peut arriver…Il faut garder une trace des problèmes que vous avez pu rencontrer avec un salarié. De la convocation à un entretien à la sanction disciplinaire en passant par les avertissements et les échanges que vous avez pu avoir ensemble, tous les documents concernés doivent se trouver dans ce dossier.

Un 6è sous-dossier « documents divers »

En gros, tout ce que vous n’avez pas classé dans les sous-dossiers précédents se retrouve ici. Il peut s’agir du contrat de téléphone mobile professionnel, ou de la voiture de fonction, par exemple.

Qui peut consulter le dossier du personnel ?

Certaines informations, vous vous en doutez, sont confidentielles puisque personnelles, et relèvent par ailleurs du RGPD. Le dossier du personnel ne peut donc être consulté que par le salarié, l’employeur, et le responsable des ressources humaines.

Bon à savoir : L’employeur ne doit en aucun cas dévoiler d’informations sur le contenu du dossier et le salarié non plus : il doit garder son dossier confidentiel, et ne peut le communiquer à un tiers.

Quelles sont les informations à ne surtout pas mettre dans ce dossier ?

Toutes les informations pouvant faire l’objet d’une discrimination au sein de l’entreprise, ou laissant penser qu’un fichage des salariés est effectué, sont à proscrire. On ne peut donc pas y faire mention de l’origine ethnique, de l’appartenance syndicale, de la date d’arrivée sur le sol français pour les salariés étrangers, de l’orientation sexuelle, de la religion, des opinions politiques, de l’entourage familial, ou encore de remarques d’ordre personnel à propos d’un salarié.

Comment préserver la sécurité et la confidentialité des données personnelles ?

Il est de la responsabilité de l’employeur de donner ces garanties.

Lorsque le dossier est constitué de documents « physiques »

L’archivage doit se faire dans un lieu sécurisé, afin que chaque employé puisse avoir accès à son propre dossier et en aucun cas à celui de ses collègues de travail. Cet accès doit être facile.

Lorsque le dossier est dématérialisé

Il faut s’assurer de la fiabilité et de la sécurité des serveurs afin qu’aucune information confidentielle ne fuite. L’archivage doit être effectué avec soin, tant d’un point de vue organisationnel que sécuritaire.

Pourquoi opter pour la digitalisation du dossier ?

les avantages d’un dossier dématérialisé

• Des frais de stockage réduits ;
• La rapidité d’accès des documents : une recherche par mot-clé, et hop, le document apparaît comme par magie sur l’écran ;
• La classification aisée des documents ;
• Le partage des documents et l’exportation des données en quelques clics ;
• L’accès aux documents depuis n’importe quel appareil connecté ;
• La recherche d’informations au sein des documents ;
• La signature électronique des documents, le cas échéant.
  

Les inconvénients d’un dossier dématérialisé

Si le serveur tombe en panne, l’accès aux documents n’est momentanément plus possible.

Un serveur n’est jamais à l’abri d’un piratage. Un système de sauvegarde de compétition est plus que recommandé.

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Que faire d’un dossier du personnel une fois que le salarié a quitté l’entreprise ?

Certains documents doivent être conservés pendant un laps de temps donné après le départ d’un salarié. Et notamment :

-   Les contrats de travail, et tous les documents liés au contrat de travail (salaires, primes, indemnités, solde de tout compte, régime de retraite) – 5 ans

-   Les bulletins de paie – 5 ans

-   Les documents relatifs aux charges sociales – 3 ans

Quelle est la différence entre un dossier du personnel et un registre unique du personnel ?

Le dossier du personnel comprend plus d’informations que le registre du personnel. C’est en quelque sorte un outil interne à l’entreprise, qui réunit toutes les données personnelles et professionnelles de chaque salarié.

Le registre du personnel (RUP) répond à une obligation légale. Les informations qu’il contient sont imposées par le code du travail. Il doit pouvoir être présenté à tout moment à l’inspection du travail.

Digitalisé ou non, le dossier du personnel est un outil précieux qui permet de centraliser toutes les informations personnelles et professionnelles de chaque collaborateur. Il est conseillé de le mettre à jour régulièrement pour en tirer pleinement parti, et de veiller soigneusement à le rendre accessible uniquement à ceux qui ont le droit légalement de le consulter.