Guide complet sur l’externalisation des ressources humaines : bonne ou mauvaise idée ?

Que vous soyez un commerce ou une PME, vous avez pour obligation de gérer votre personnel. La gestion des ressources humaines peut être assurée en interne ou être confiée à un prestataire extérieur. On parle alors de outsourcing en ressources humaines. Nous vous disons tout sur l’organisation de cette externalisation des RH, ses avantages et ses inconvénients pour vous aider à faire le bon choix.

Qu’est-ce que l’externalisation des RH en entreprise ?

Il existe aujourd’hui de multiples solutions et outils de gestion des dossiers du personnel. Externaliser les ressources humaines de l’entreprise peut être motivé par une recherche de réduction des coûts et la certitude d’avoir : 

• des fiches de paie en règle avec la législation ;
• des dossiers du personnel à jour ; 
• une gestion optimisée de la formation ; 
• un suivi parfait des jours de présence, d’absences et de congés ;
• une analyse et un suivi pointus des performances des salariés (indicateurs RH).

Outre l’économie de salaires et des charges de fonctionnement inhérentes au service des ressources humaines intégré dans l’entreprise, l’externalisation des RH fait gagner du temps. Elle permet de déléguer totalement des tâches répétitives pour se concentrer davantage sur la stratégie de l’entreprise. 

Cette externalisation est généralement confiée à un prestataire extérieur qui assure le rôle de service RH au sein de l’entreprise. Elle limite ainsi l’acquisition de compétences et les formations nécessaires du personnel de l’entreprise employé dans la gestion des ressources humaines. Le prestataire répond aussi toujours présent lors de questions particulières en relation avec la législation et le droit du travail. 

Les missions du prestataire en RH

Le service RH externalisé est chargé de tout ou partie des opérations courantes liées à l’activité des salariés : 

• élaboration des fiches de paie ; 
• digitalisation des RH dans leur ensemble ;
• calcul des charges sociales ; 
• suivi des formations ; 
• intégration des dossiers des salariés ; 
• gestion des visites médicales ; 
• aspect juridique et droit du travail ; 
• mise en place d’un SIRH ;
• etc. 

Si cette solution peut être intéressante pour l’entreprise, elle peut néanmoins priver les collaborateurs d’un référent interne. Ce dernier est parfois utile lors d’une discussion en relation avec le contrat de travail ou les heures de présence dans l’entreprise. 

Le saviez-vous ? L’entreprise a le choix entre 4 types d’externalisation : 

• en temps partagé, qui peut être un prestataire RH intervenant quelques heures par mois sur le site de l’entreprise ou à distance ; 
• en consulting qui est une mission limitée dans le temps confiée à un expert RH, comme la définition des critères de recrutement d’un cadre d’entreprise, l’audit RH annuel ou la mise en place d’un SIRH ; 
• en infogérance pour la délégation de la gestion et l’exploitation des données informatiques RH de l’entreprise à un prestataire ;
• en sous-traitance pour la réalisation de la paie, la formation dans l’entreprise ou le recrutement, les fameux chasseurs de têtes.

La portée de l’externalisation des ressources humaines dans l’entreprise

En acceptant de déléguer la partie de la gestion administrative des salariés à un consultant ou prestataire tiers, l’entreprise se libère du temps. Elle doit simplement remettre les éléments nécessaires à l’élaboration de la paie, chaque salarié recevant ensuite son bulletin de paie de façon dématérialisée. À ce propos, la prestation est d’ailleurs souvent facturée au nombre de bulletins de paie mensuels confiés. 

L’entreprise peut également externaliser une partie du recrutement de ses salariés et s’affranchir ainsi des premiers entretiens chronophages pour recevoir uniquement les candidats potentiellement intéressants, ayant déjà passé le filtre initial du recrutement en cours.

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La règle des 4C en externalisation du service RH 

Pour juger de la nécessité d’optimiser la gestion de son personnel par l’appel à un cabinet externe, les dirigeants utilisent la règle des 4C. Elle leur permet d’identifier les tâches étant possiblement externalisables, de répondre à des questions auxquelles ils n’auraient pas forcément pensé et de faciliter la prise de décision. 

La règle des 4C comprend 4 fois la lettre C comme : 

• complexe : la gestion du personnel nécessite-t-elle des compétences particulières que l’entreprise ne possède pas ? 
• chronophage : la tâche demande-t-elle du temps et ce temps pourrait-il être alloué à une autre activité au sein de l’entreprise ? 
• critique : la gestion du personnel est-elle de la plus grande importance ? Quels sont les points où l’entreprise n’est pas suffisamment qualifiée ? 
• circonscrite : la tâche s’applique-t-elle uniquement à un service de l’entreprise ou concerne-t-elle d’autres services ?

Si l’ensemble de ces éléments fait ressortir une réponse positive, alors l’externalisation des ressources humaines peut être une solution adaptée à l’entreprise. 

😇 Attention : la délégation des ressources humaines à un prestataire extérieur ne remplace en aucun cas l’entretien professionnel qui doit toujours être mené par le dirigeant assurant souvent le rôle de directeur des ressources humaines.

Pourquoi externaliser les RH ? 

Diminuer la charge de travail

Confier la sous-traitance des ressources humaines à un prestataire spécialisé permet de diminuer la charge de travail des équipes qui font souvent face à des activités chronophages et répétitives (comme l’élaboration de la paie). Elles peuvent ainsi gérer une autre mission ayant davantage de valeur ajoutée ou répondant à la stratégie de l’entreprise. 

Respecter la législation

La solution d’externaliser les RH permet d’être en règle du point de vue social et respect de la législation, notamment en matière de droit du travail. Il est, en effet, fréquent de voir les taux de cotisations sociales évoluer et ne pas les respecter, même par ignorance, peut entraîner des pénalités et sanctions fort coûteuses.

Réduire les coûts de fonctionnement

La réduction des coûts est bien évidemment au cœur du débat entre l’externalisation ou non des ressources humaines. L’intervention d’experts RH permet de limiter le recrutement de salariés et d’automatiser certaines tâches. Les frais d’externalisation sont enregistrés en tant que charges et sont entièrement déductibles du bénéfice de l’entreprise. Moins de salariés dit également moins de masse salariale et donc suppression pure et simple d’une partie des charges sociales.

Les avantages de l’externalisation des ressources humaines 

Nous venons de voir qu’il existe 3 raisons d’externaliser les RH. Celles-ci font bien évidemment partie des avantages de la solution. Nous pouvons encore ajouter les points suivants en tant qu’arguments favorables à cette solution.  

L’amélioration de la charge de travail de l’entreprise 

Externaliser ses ressources RH permet de mieux se concentrer sur des missions en rapport avec le métier. Ainsi, un restaurateur ou un boulanger n’aura pas à élaborer les fiches de paie de ses salariés après sa journée de travail. Nul besoin aussi de posséder des connaissances particulières en droit social, droit du travail, législation, gestion des congés et absences, etc. 

Le respect des procédures

L’outsourcing des RH garantit une conformité par rapport aux textes et aux obligations de l’entreprise. Une visite surprise de l’inspection du travail ou de l’URSSAF est toujours possible et elle peut coûter très cher en cas de redressement. 

La délégation d’une partie des responsabilités

Bien que le service des RH soit externalisé, l’employeur ne reste pas moins responsable de ses salariés. Il peut alors réellement s’intéresser à leur quotidien dans l’entreprise et développer, par exemple, une vie sociale de qualité pour limiter le turnover. Il a ainsi la capacité de travailler sur les compétences de chacun dans le cadre d’une politique salariale de qualité et, de ce fait, renforcer sa marque employeur.

🥸 Bon à noter : la qualité de la vie au travail (QVT) est devenue un nœud majeur dans le quotidien de l’entreprise. La délégation des ressources humaines permet de se concentrer plus particulièrement sur le quotidien des salariés.

Les indicateurs RH

N’oublions pas non plus qu’il est possible de demander au prestataire RH d’éditer des statistiques contenant des indicateurs RH. Ceux-ci reprennent en détail la masse salariale, les jours d’absence du mois, les jours de RTT ou de congés payés ou le nombre d’heures de présence en entreprise. 

Le dirigeant a ensuite la possibilité de les analyser et de rectifier si besoin certaines actions par l’embauche de salariés supplémentaires ou le lancement d’une formation particulière. Le professionnalisme du prestataire en RH permet d’obtenir des études chiffrées très qualitatives qui en disent long sur la politique RH de l’entreprise. 

Les inconvénients d’externaliser les ressources humaines 

Chaque solution a malheureusement ses inconvénients. Le premier est que l’entreprise doit accepter le fait de partager en externe des éléments confidentiels et faire confiance au prestataire extérieur dans la gestion des données remises. Il n’est pas à l’abri de faire une erreur ou d’accumuler un retard dans sa mission. Il est donc impératif de choisir avec soin le sous-traitant et de vérifier qu’il possède bien les compétences utiles. 

Le transfert des éléments prend du temps dans sa mise en place. Un salarié de l’entreprise doit se charger de la préparation des données à remettre ainsi que celles à adresser chaque mois, notamment pour l’élaboration des fiches de paie. Il n'est, de ce fait, pas recommandé d’externaliser complètement les activités RH de l’entreprise, car c’est un axe majeur de la stratégie interne. Garder un relais interne est donc une sage précaution.

La solution hybride : le SIRH

La contribution au dialogue social et à la bonne gestion des éléments RH passe aujourd’hui par une solution hybride qui permet d’automatiser les tâches RH et de conserver un service RH dans l’entreprise. C’est ici que le SIRH pour Système d’Information des Ressources Humaines intervient. Il s’agit d’un déploiement digital d’un logiciel spécialisé dans la gestion des salariés au sein du service des ressources humaines. 

Il assure ainsi : 

• la gestion de la paie ; 
• le calcul des charges sociales ;
• le suivi et l’organisation des plannings ;
• le décompte des jours de congés, RTT, congés payés, repos compensateurs ; 
• le calcul des heures supplémentaires et des heures complémentaires ; 
• la tenue à jour des dossiers du personnel ; 
• la gestion du recrutement et des formations ;
• la conformité à la législation du droit du travail et du droit social et de la convention collective ; 
• la veille règlementaire ; 
• l’élaboration des indicateurs RH.

📣 Catherine L, responsable RH d’un groupe hôtelier : nous avons préféré installer un SIRH dans nos hôtels plutôt que de décentraliser notre service RH. Cela nous permet de regrouper l’ensemble des activités au sein d’une seule plateforme, de pouvoir gérer chaque établissement de façon analytique et de donner un accès personnalisé à l’ensemble de nos salariés. Nous avons opté pour le pointage digital sur tablette ou smartphone pour la gestion des temps de présence. Les retours de nos équipes sont très positifs. Ils se sentent plus autonomes, notamment dans l’organisation de leurs congés et nous conservons, malgré tout, la main sur l’ensemble de nos activités RH.

Le SIRH se présente sous la forme d’un logiciel intégré au réseau de l’entreprise ou d’une suite personnalisable où l’entreprise peut ajouter les modules dont elle a besoin. 

Son principal avantage est de conserver en interne la totalité des éléments RH et d’être beaucoup moins onéreux que la délégation RH. L’entreprise partage ainsi l’ensemble des éléments avec chaque salarié par un accès collaboratif privé à une seule et unique plateforme. Le SIRH est donc un véritable outil de pilotage et s’adapte à la politique des ressources humaines. 

😁 Bon à savoir : la solution SaaS du SIRH peut également se charger des demandes des congés effectuées directement en ligne par les salariés. Elle autorise la consultation à tout moment de leurs fiches de paie et même la gestion des plannings et des temps de présence dans l’entreprise grâce à un module de pointage en ligne. 

Vous êtes restaurateur, gérant d’un hôtel, commerçant ou pharmacien ? ComboHR met à votre disposition une solution SIRH entièrement paramétrable et adaptée à la gestion de l’ensemble de vos établissements et salariés. Nous vous accompagnons dans la gestion des temps de présence, la mise en place de vos plannings, la conservation des contrats de travail, mais également le pointage digital depuis une tablette ou un smartphone. Choisissez la plateforme Combo et contactez-nous pour une démo et échanger avec un de nos experts RH.

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