Procédure de licenciement : les étapes à respecter

Vous devez malheureusement vous séparer d’un salarié, que ce soit pour motif personnel ou économique ? Sachez qu’il existe une procédure particulière pour mettre fin à son contrat, sans quoi ce dernier pourra contester le licenciement, occasionnant notamment des dommages-intérêts. 

Pour vous accompagner dans cette démarche et éviter toute déconvenue. Quelle est la durée du préavis ? Quels documents RH fournir en fin de contrat ? Combo vous guide dans la procédure de licenciement à suivre étape par étape ! 

Quels sont les différents types de licenciement ?

Le licenciement peut prendre plusieurs formes en France, conformément aux dispositions du Code du travail. On distingue principalement le licenciement pour motif personnel et le licenciement économique.

Le licenciement pour motif personnel se divise en deux catégories : les motifs disciplinaires et non disciplinaires. 

Le licenciement pour motif disciplinaire intervient lorsqu'un salarié commet une faute. Cette faute peut être simple, grave ou lourde. Par exemple, des retards répétitifs ou des absences injustifiées peuvent constituer une faute simple. Une insubordination ou un comportement inapproprié envers un collègue peut être qualifié de faute grave, justifiant un licenciement immédiat sans préavis ni indemnité. Enfin, la faute lourde, qui implique une intention de nuire à l'entreprise, comme le vol ou le sabotage, est la plus sévère.

Quant au licenciement pour motif non disciplinaire, il est lié à l’incapacité du salarié à remplir ses fonctions. Cela peut être dû à une insuffisance professionnelle, par exemple, un manque de compétences avéré malgré les formations proposées par l'entreprise ou encore une inaptitude physique ou mentale reconnue par la médecine du travail.

Le licenciement économique découle de raisons extérieures au salarié. Il survient lorsque l'entreprise rencontre des difficultés économiques. Ce type de licenciement doit respecter une procédure stricte, incluant des mesures de reclassement et, pour les entreprises de plus de 50 salariés, la mise en place d'un plan de sauvegarde de l'emploi (PSE).

Notez qu’il existe aussi le licenciement pour inaptitude, moins répandu, mais qui nécessite aussi une procédure particulière. Il s’agit d’une rupture de contrat suite à une déclaration d’inaptitude d’un salarié, prononcée par un médecin du travail (par exemple, suite à un accident ou à une maladie chronique).

La procédure commune à toutes les situations de licenciement

Qu’importe la cause du licenciement, il est impératif de suivre plusieurs étapes afin qu’il se déroule dans les meilleures conditions et qu’employeur et salarié voient leurs droits respectés.

🧐 Attention : nous parlons bien ici de la procédure lorsqu’un salarié est licencié, c’est-à-dire que son contrat de travail se termine sur décision de l’employeur et/ou avant l’échéance prévue du contrat. Cela n’inclut donc pas les situations de fin de CDD, les démissions, etc.

1 Convoquer le salarié à l’entretien préalable 

La première étape dans la procédure de licenciement est la convocation du salarié à un entretien préalable. Cette convocation doit être formalisée par une lettre envoyée en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge. Le Code du travail impose que cette lettre contienne plusieurs informations essentielles, dont l’objet de l’entretien, la date, l’heure et le lieu de convocation, etc. Mais aussi et surtout, pensez à y faire figurer le droit pour le salarié de se faire assister par un représentant du personnel ou un conseiller extérieur lors de l’entretien.

Pensez à anticiper l’envoi de cette lettre de convocation, car l’entretien doit avoir lieu au moins 5 jours ouvrables après réception de la convocation par l’employé.

2 L’entretien préalable au licenciement

Cet entretien est l’occasion pour le salarié de se défendre face aux motifs de licenciement présentés par l’employeur. 

Dans un premier temps, vous, l’employeur, devez exposer de façon claire et détaillée toutes les raisons qui vous ont mené vers l’issue du licenciement.

C’est ensuite au salarié de prendre la parole pour contester, expliquer et/ou nuancer ce qui lui est reproché.

😄 Rappel : l’entretien préalable est conçu pour engager un dialogue constructif, permettant aux deux parties de s’exprimer et de trouver d’éventuelles solutions alternatives au licenciement.

3 La notification de licenciement

À l’issue de l’entretien, trois voies sont possibles : 

• Vous décidez en effet de poursuivre la procédure de licenciement. 
• Vous vous rétractez, par exemple parce que vous avez finalement estimé qu’il s’agirait d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse (ex. : insuffisamment professionnelle non caractérisée) ou parce que les faits reprochés étaient en réalité infondés, avec l’absence de preuves tangibles. 
• Vous estimez que le comportement du salarié ne mérite pas un licenciement, mais vous qu’une sanction disciplinaire est requise. Il est par exemple possible de prononcer un avertissement ou encore une mise à pied disciplinaire, en veillant à respecter la procédure légale et les dispositions précisées par la convention collective ou par un autre accord (notification de l’employeur par lettre recommandée, convocation à un entretien, etc.)

Si le licenciement doit avoir lieu, il convient alors de faire parvenir une notification de licenciement à l’employé par lettre recommandée, dans un délai compris entre 2 jours ouvrables et un mois. Ce délai passe à 7 ou 30 jours en cas de licenciement économique, avec plusieurs cas de figure possibles en fonction du nombre de salariés au sein de l’entreprise.

Exposez dans cette lettre la liste complète des motifs détaillés du licenciement, ainsi que la durée du préavis à effectuer ou l’éventuelle dispense de préavis. En cas de départ immédiat suite à une faute grave ou une faute lourde, cela doit également être mentionné dans la notification.

4 Le préavis de licenciement 

Le préavis de licenciement est une période durant laquelle le salarié continue de travailler dans l'entreprise après avoir été informé de son licenciement. 

En règle générale, le préavis oscille entre 1 et 2 mois. Cependant, la durée de ce préavis varie en fonction de l'ancienneté du salarié et des dispositions du contrat de travail ou de la convention collective applicable. 

Pendant le préavis, le salarié continue d’exercer ses fonctions habituelles et bénéficie de tous ses droits (salaire, congés payés, etc.). L’employeur peut toutefois lui accorder des heures d’absence rémunérées pour rechercher un nouvel emploi, si la convention collective le prévoit. 

Un employeur peut-il licencier sans préavis ? La réponse est oui. En cas de faute grave ou lourde, le salarié n’a pas droit au préavis, quelle que soit la convention collective à laquelle l’entreprise est rattachée. C’est également le cas si un salarié accepte un contrat de sécurisation professionnelle dans le cadre d’un licenciement économique ou si un collaborateur est licencié pour inaptitude. Aucun préavis n’est prévu non plus en cas de licenciement pour force majeure, qui peut d’ailleurs aussi se passer de toutes les étapes précédemment citées.

En revanche, dans le cas général, par exemple pour motif d’insuffisance professionnelle, l’absence de préavis implique le versement au salarié d’une indemnité compensatrice de préavis.

5 La fin du contrat de travail et les documents à remettre

À l'issue du préavis, le contrat de travail prend fin. L'employeur doit alors remettre au salarié plusieurs documents indispensables pour sa future recherche d'emploi et pour ses droits sociaux. Ces documents comprennent :

• le certificat de travail ; 
• le reçu pour solde de tout compte ;
• l’attestation France Travail (ex-Pôle Emploi) ;
• le document de portabilité des droits de mutuelle et de prévoyance ;
• le récapitulatif de l’épargne salariale, de l’intéressement et participation détenus par le salarié, si existants.

La remise de ces documents est obligatoire et doit se faire dès la fin du contrat de travail. Leur absence peut causer un préjudice au salarié et engager la responsabilité de l’employeur.

Dernière étape : le versement de plusieurs indemnités, en fonction de la situation. On y inclut : 

• l’indemnité légale de licenciement (sauf pour faute lourde ou grave) ;
• l’indemnité compensatrice de congés payés (sauf pour faute lourde) - tous les types de congés ne sont pas concernés, il s’agit bien ici des congés payés (au même titre que les congés payés versés en fin de contrat CDD par l’employeur) ;
• l’indemnité compensatrice de préavis le cas échéant.

Y a-t-il des dispositions particulières dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration ?

La procédure de licenciement s’applique, dans les grandes lignes, de la même manière dans tous les secteurs d’activité, y compris si vous êtes soumis à la convention collective HCR. Ainsi, si vous faites face à une faute grave en restauration, ou à une faute lourde, et que cela vous oblige à licencier le salarié, vous devrez suivre les mêmes étapes et règles : convocation, entretien préalable, pas de préavis, pas d’indemnité compensatrice, etc. 

Toutefois, certains articles de la convention collective HCR prévoient des dispositions particulières pour les employés des hôtels, cafés et restaurants. Par exemple, en cas de rupture conventionnelle en restauration, l’indemnité doit être au moins égale à l’indemnité légale ou, si cela est plus avantageux, calculée selon les modalités suivantes au-delà de 2 ans d’ancienneté  : 

• ancienneté comprise entre 2 et 10 ans = 1/10 de mois de salaire mensuel brut de référence par année d’ancienneté ;
• ancienneté supérieure à 10 ans = 1/10 de mois de salaire par année d’ancienneté + 1/15 de salaire de référence pour chaque année au-delà de 10 ans.

Par exemple, pour un salarié travaillant depuis 12 ans dans votre entreprise et dont le salaire de référence est de 1800 euros, le calcul est le suivant : 1/10 x 1800 x 12 + 1/15 x 1800 x 2 = 2400 euros. C’est cette somme qui est due lors de la rupture conventionnelle, sauf si l’indemnité légale de licenciement est supérieure, auquel cas, c'est elle qui s’applique.

Une autre spécificité de la convention collective HCR concerne les préavis de licenciement. Ils peuvent aller de 8 jours à 3 mois, selon l’ancienneté dans l’entreprise et le statut (cadre, maîtrise ou employé).

Pour les salariés HCR, il est par ailleurs prévu 2 heures d’absence rémunérées par jour, durant le préavis, pour la recherche d’un nouvel emploi. Et ce, dans une limite d’heures correspondant à leur durée hebdomadaire de travail. 

Non-respect de la procédure de licenciement : quels risques pour l’employeur ?

Le non-respect de la procédure de licenciement expose l'employeur à plusieurs risques significatifs. En premier lieu, le salarié peut faire appel à un avocat et saisir le conseil de prud'hommes pour contester la régularité de son licenciement. Si le conseil prud'homme constate une irrégularité (ex. : délai non respecté entre l’envoi de la convocation et l’entretien préalable ou encore absence de motifs détaillés dans la notification de licenciement), il peut condamner l'entreprise à verser des dommages et intérêts au salarié. Ces indemnisations varient selon le préjudice subi et l'ancienneté du salarié.

Ensuite, si le licenciement est jugé sans cause réelle et sérieuse, l'entreprise risque de devoir réintégrer le salarié ou, plus fréquemment, de lui verser une indemnité de licenciement déterminée par le juge en fonction de critères comme l’ancienneté du plaignant, le nombre de salariés dans l’entreprise et les indemnités de licenciement déjà versées.

De plus, en cas de non-remise des documents de fin de contrat, tels que le certificat de travail ou l'attestation France Travail, l'employeur peut être condamné à verser des dommages et intérêts pour le préjudice causé au salarié dans sa recherche d'emploi.

Au-delà de toutes ces conséquences juridiques et financières, pensez aussi à ce que cela pourrait impliquer pour l’image et la réputation de votre entreprise, ainsi que le climat social au sein du personnel. Vous avez donc tout intérêt à respecter scrupuleusement la procédure de licenciement, tant pour les salariés partants que pour ceux qui restent et pour votre marque employeur !

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