Création et application du règlement intérieur en entreprise

Votre entreprise emploie au moins 50 salariés?  Le Code du travail peut vous imposer de rédiger un règlement intérieur pour fixer les droits et les obligations de vos salariés. Dans quel cas ce document est-il obligatoire ? Quelles sont les formalités relatives à la rédaction du règlement intérieur d’une entreprise ? Comment le mettre en place au sein de votre structure ? Le blog Combo répond à toutes vos questions ! En plus de nos conseils, utilisez notre solution de gestion des dossiers du personnel (et ses nombreuses autres fonctionnalités) pour simplifier la prise en charge de vos démarches administratives/RH.

Définition du règlement intérieur d’entreprise

Le règlement intérieur est un document élaboré et rédigé par l’employeur pour fixer l’ensemble des règles à respecter au sein de l’entreprise (ou de l’établissement). Plus précisément, le document va détailler : 

• Les droits et les obligations des salariés en matière de santé, d’hygiène et de sécurité (port d’équipements de protection individuelle, interdiction de fumer…)  
• Les règles en termes de discipline
• L’échelle des sanctions applicables en cas de non-respect des règles (avertissement, mise à pied, licenciement…)
• Les droits à la défense des salariés contre le harcèlement moral/sexuel et les agissements sexistes
• Le fonctionnement du dispositif de protection des lanceurs d’alerte

Pour rappel, chaque entreprise doit prendre les mesures nécessaires pour garantir la sécurité physique et mentale de ses employés. Il s’agit d’une obligation pour l’employeur. 

Par définition, le règlement intérieur est propre à chaque entreprise. Les dispositions qui figurent dans le document doivent toutefois être conformes aux règles établies par la loi – ou à la convention collective ou l’accord de branche qui s’applique dans l’établissement.  

{{feature-ratio="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Est-il obligatoire d’avoir un règlement intérieur ?

Depuis le 1^er janvier 2020, toutes les entreprises embauchant au moins 50 salariés ont l’obligation de créer un règlement intérieur. Il s’agit d’une obligation lorsque la structure a atteint le seuil de 50 salariés pendant 12 mois consécutifs (article L. 2312-2 du Code du travail). 

Pour l’entreprise, l’obligation d’élaborer le règlement intérieur entre en vigueur à la fin d’un délai de 12 mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés est atteint depuis 12 mois. Cela signifie que l’employeur dispose d’un délai de 1 an pour créer le règlement intérieur.

😇 Exemple : votre entreprise a atteint le seuil de 50 salariés le 1^er juin 2024, et l’effectif ne descend pas sous le seuil des 50 salariés pendant 12 mois consécutifs (soit au 1^er juin 2025) ; vous avez donc jusqu’au 1^er juin 2026 pour rédiger et afficher le règlement intérieur. 

🤓 Bon à savoir : tous les contrats de travail doivent être pris en compte dans le calcul de l’effectif de  l’entreprise – CDD, CDI, intérimaires, temps plein, temps partiel (au prorata de leur temps de travail) –, excepté les contrats d’alternance (apprentissage et professionnalisation), les contrats initiatives emploi (CIE), les Contrats Emploi Solidarité (CES) et les contrats de stage. 

Attention. Si votre entreprise possède plusieurs établissements, vous devez procéder de la manière suivante : 

• Tous les établissements ont moins de 50 salariés

Vous pouvez créer un règlement intérieur unique pour l’ensemble des établissements.

• Un ou plusieurs établissements embauchent au moins 50 salariés

Vous pouvez rédiger un règlement intérieur distinct pour chaque établissement de l’entreprise.

Règlement intérieur : quelles sont les formalités de rédaction ?

L’employeur est le seul responsable de la rédaction du règlement intérieur de l’entreprise. Le document doit être rédigé en français, et peut comporter des traductions en une ou plusieurs langues. Plusieurs clauses doivent obligatoirement figurer dans le règlement intérieur; il est également possible d’intégrer des dispositions supplémentaires non obligatoires.  

Les clauses obligatoires du règlement intérieur 

• Les règles à respecter et les mesures à mettre en place en matière d’hygiène et de sécurité dans l’entreprise (interdiction de fumer, rappel des risques existants pour les salariés selon l’activité et la configuration des locaux, conditions d’introduction, de distribution et de consommation des boissons alcoolisées, obligation de se présenter aux examens de la médecine du travail prévus par la loi…)
• Les règles relatives à la discipline (respect des règles relatives aux absences et aux horaires de travail, obligation d’obéir aux ordres hiérarchiques, interdiction d’emporter chez soi certains objets ou matériels de l’entreprise…)
• L’échelle et la nature des sanctions que peut prendre l’entreprise en cas de non-respect des règles disciplinaires (dans un ordre croissant) : avertissement, blâme, mutation, rétrogradation, mise à pied, licenciement…Le règlement intérieur doit également mentionner la durée maximale de la mise à pied disciplinaire. 
• Les dispositions concernant la participation des salariés au « rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés » (comme le port du masque ou des équipements de protection, par exemple)
• Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés (procédure légale disciplinaire dans le cadre de la convocation d’un salarié à un entretien préalable, assistance du salarié lors de la procédure…)
• Les dispositions relatives à l’abus d’autorité en matière sexuelle dans les relations de travail définies dans l’article L. 1153-2 du Code du travail, ainsi que les dispositions concernant l’interdiction, la prévention et la répression du harcèlement moral/sexuel et des agissements sexistes
• Le dispositif concernant la protection des lanceurs d’alerte (obligatoire dans le règlement intérieur depuis la loi du 21 mars 2022)
• La date d’entrée en vigueur du règlement intérieur  

Attention : aucune sanction disciplinaire ne peut être prononcée contre un salarié si elle ne figure pas dans le règlement intérieur de l’entreprise. 

🧐 Bon à savoir : le règlement intérieur peut prévoir des dispositions communes à tous les salariés, ainsi que des dispositions spécifiques à chaque catégorie de personnel. 

Les clauses interdites dans le règlement intérieur 

Plusieurs clauses ne peuvent pas être mentionnées dans le règlement intérieur de l’entreprise sous peine de sanction: 

• Toute clause contraire aux lois, règlements, dispositions conventionnelles et accords collectifs applicables dans l’entreprise
• Toute clause destinée à restreindre les libertés individuelles ou collectives des salariés n’étant pas justifiée par la tâche à accomplir ou proportionnée au but recherché
• Toute clause d’ordre discriminatoire 

Pour vous aider à rédiger le règlement intérieur de votre entreprise, Combo met à votre disposition un modèle de règlement pré-écrit. Il vous suffit de compléter le document avec les informations et les données relatives au fonctionnement de votre établissement. 

Comment mettre en place le règlement intérieur dans l’entreprise ?

Pour pouvoir faire appliquer le règlement intérieur dans votre entreprise, vous devez obligatoirement accomplir plusieurs formalités : 

• Consultation du CSE ou des délégués du personnel

Vous avez l’obligation de consulter le comité social économique (CSE) ou, à défaut, les délégués du personnel pour pouvoir mettre en place le règlement intérieur dans l’entreprise. Toutefois, le CSE émet seulement un avis. Cela signifie que vous êtes en droit de faire appliquer le règlement y compris avec un avis défavorable.

• Transmission du règlement intérieur à l’inspection du travail

Vous êtes tenu de transmettre à l’inspecteur du travail le règlement intérieur en deux exemplaires ; l’avis du CSE doit accompagner le document. Attention : le règlement intérieur peut entrer en vigueur à la date prévue dans le document même si l’inspection du travail n’a pas encore répondu.

🤓 Bon à savoir : si vous souhaitez modifier le règlement intérieur de l’entreprise, vous serez dans l’obligation de consulter au préalable l’inspection du travail. 

• Dépôt du règlement intérieur auprès du greffe du conseil de prud’hommes 

Le dépôt du règlement intérieur auprès du greffe du conseil de prud’hommes doit être effectué en même temps que la transmission du document à l’inspecteur du travail. Cette étape va définitivement valider la diffusion et la conformité du règlement intérieur.  

• Diffusion du règlement intérieur 

Selon l’article 1321-1 du Code du travail, le règlement intérieur doit être « porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche ». Retrouvez sur Combo toutes les règles d’affichages obligatoires en entreprise. 

😊 Bon à savoir : les formalités de dépôt et de diffusion du règlement intérieur rendent le document opposable aux salariés ; en cas de litige, l’employeur devra prouver que ces formalités ont bien été effectuées. 

Règlement intérieur: quand est-il en vigueur dans l’entreprise ? 

Comme précisé plus haut, la date d’entrée en vigueur du règlement intérieur est mentionnée dans le document. Cette date intervient au moins 1 mois après avoir accompli les formalités de dépôt et de diffusion. 

🤓 À savoir : Le règlement intérieur doit être respecté par tous les salariés de l’entreprise, y compris par les stagiaires et les intérimaires. Toutefois, les travailleurs intérimaires et les intervenants extérieurs sont uniquement soumis aux dispositions relatives à l’hygiène, la discipline et la sécurité. 

Vous souhaitez optimiser la gestion administrative du personnel de votre entreprise ? Retrouvez tous les conseils de nos experts sur le blog Combo !

{{newsletter="https://combohr.com/fr/style-guide"}}