Retards au travail : pouvez-vous les déduire du salaire ?

L’un de vos salariés accumule les retards et vous vous posez la question de la sanction à appliquer en cas de retards répétés. Et son retard n’est pas uniquement dû à une grève de transport. Le retards au travail est-il un facteur qui peut avoir un impact négatif sur le salaire des employés ? Quelles en sont les conséquences et comment adapter votre gestion paie ?

L'impact des retards sur le salaire

Première chose, en tant qu’employeur, pour éviter ce type de désagrément à l’avenir, veillez à bien afficher les horaires, afin que personne ne puisse prétendre les ignorer. Cela paraît tout bête, mais c’est essentiel, et même… obligatoire (article D3171-2 du code du travail).

Si les horaires sont collectifs, ils doivent mentionner une heure de début, une heure de fin, et être affichés sur le lieu de travail auquel il s’applique. Vous pouvez également les mentionner dans chaque contrat de travail, comme ça, pas d’excuse ! Une chose est sûre, il faut que le salarié soit informé des horaires auxquels il est soumis. Cela peut vous éviter un recours au Conseil de Prud’hommes en cas de conflit.

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Pouvez-vous décompter les retards de vos salariés ?

Qu’elles soient volontaires ou non, la législation vous donne le droit de diminuer le salaire en raison des heures d’absence de vos salariés. Logique, étant donné qu’un salaire est censé être versé en contrepartie d’un temps de travail effectif. Si celui-ci n’est pas exécuté dans son intégralité, le temps non travaillé peut ne pas être payé. Attention néanmoins, une retenue de salaire est très encadrée.

En effet, assurez-vous que le montant de la retenue soit strictement proportionnel au temps d’absence effectif du salarié. Si ce n’est pas le cas, la retenue est assimilée à une sanction pécuniaire, rigoureusement interdite par le code du travail. Il faut donc que votre décompte soit parfaitement à jour, et que vous puissiez, en cas de contestation, prouver les retards !

Quel calcul pour la retenue sur salaire des retards ?

Pour savoir quel montant retenir, il faut calculer le rapport entre la rémunération et le temps de travail mensuel prévu au contrat (exprimé en heures), et multiplier le résultat par le nombre d’heures non travaillées du fait des retards.

Prenons l’exemple d’un salarié payé 2200 euros pour 151,67 heures de travail, et qui aurait accumulé 2 heures de retard dans le mois. Il faudrait alors lui déduire (2200:151,67) x 2 = 29,01 euros.

Dans le pire de cas…

Si un salarié multiplie les retards, et met à mal l’organisation de votre établissement, c’est un motif de licenciement pour insuffisance professionnelle, mais pas pour faute grave (Cour de Cassation, civile, chambre sociale, 1er mars 2011, n° 09-42909 D).

► À consulter si vous envoyez vos fiches de paie par mail :
pensez à respecter la législation sur le RGPD et les bulletins de paie

Qu’en est-il des avances sur salaire ?

Un salarié ayant reçu une avance sur salaire et dont l’employeur désire retenir les temps de retard sur sa rémunération fera la différence entre : 

le salaire net déduit des heures de retard - l’avance = solde à verser en fin de mois, heures d’absences déduites

Quelles sanctions pour des retards répétés ? 

Les retards répétés d’un salarié peuvent mettre l’entreprise en difficulté dans :

• ses délais de livraison ; 
• la production ; 
• la gestion du personnel ; 
• le respect de ses contrats ; 
• désorganisation des services ; 
• surcharge pour les collègues.

Il est donc impératif de ne pas laisser un salarié arriver en retard régulièrement et de lui signifier le plus rapidement possible d’éventuelles sanctions pécuniaires ou l'éventuelle remise en question de son contrat de travail par l’envoi d’une lettre de mise à pied si le salarié persiste dans ses retards.

Il est bien évidemment obligatoire de suivre la convention collective, l’accord d’entreprise et le règlement intérieur avant d’entamer une action envers le salarié, même si la sanction pécuniaire par retenue sur le salaire est la première marche d’un éventuel recours ultérieur. 

Peu importe le contrat de travail du salarié, que celui-ci soit en CDI, en CDD ou en CDD à terme imprécis, le respect des horaires de travail est une obligation faite à chaque salarié de l’entreprise. L’accumulation de retards peut aller jusqu’au licenciement, ne l’oubliez pas. 

Comment recadrer un salarié régulièrement en retard ? 

Prenez le temps de lui rappeler les horaires de travail et de lui préciser que ceux-ci sont indiqués dans le règlement intérieur et/ou son contrat de travail. Il est de bon ton de le prévenir oralement dans un premier temps. Si cette mise en garde ne suffit pas, l’employeur a alors le droit de lui envoyer une lettre recommandée (ou remise contre décharge) lui rappelant ses obligations de respect des horaires. 

🤓 Bon à savoir : ce premier rappel n’est pas une sanction disciplinaire.

La suite de la procédure doit faire l’objet d’une réflexion quant aux conséquences sur l’entreprise. Une sanction disciplinaire peut entraîner un recours au Conseil de Prud’hommes par le salarié, prudence donc ! Il est à noter que la Cour de cassation a requalifié les faits définis comme grave par un employeur comme un simple retard et a tenu compte de son ancienneté dans l’entreprise et surtout, des conséquences du retard sur le fonctionnement des services. 

La jurisprudence a également mis en avant que le non-respect des horaires de travail d’un salarié sur un mois alors qu’employé depuis 3 ans par l’entreprise est dépourvu de gravité et ne peut entraîner un licenciement pour faute grave si le salarié a rattrapé le temps perdu.

Prendre en considération des faits indépendants de la volonté du salarié

Une grève de transport, un accident sur le trajet, un épisode de neige ou d’intempéries ne peuvent justifier une sanction envers le salarié. Il est généralement permis au salarié de récupérer le temps de travail perdu sans l’application d’une retenue sur salaire. 

Seuls les retards fréquents et désorganisant le fonctionnement de l’entreprise peuvent être sanctionnés. Ceux moins fréquents et de plus courte durée et sans conséquence sur l’entreprise ne peuvent alors qu’être rappelés à l’ordre sans sanction. 

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