‍Comment optimiser la gestion d’un planning de garde au quotidien ? 

Obligatoire et plus que jamais nécessaire dans le milieu médical, le planning de garde permet d’assurer la continuité des soins. Mais celui-ci s’avère souvent complexe et prend beaucoup de temps en raison de la nécessité de gérer les agendas, tenir compte des différences de chaque professionnel de santé, des enjeux de l'activité, et des facteurs RH. Et problème … Le planning de garde est souvent géré par les professionnels de santé eux-mêmes, ce qui les empêche de se concentrer sur leur travail principal.

Dans ce guide, on vous partage tout ce qu’il faut savoir sur la gestion de planning de garde (logiciel GTA disponible, réglementation, conseils, etc…), afin que vous puissiez maîtriser le sujet et optimiser au mieux votre temps au quotidien : 

Quels sont les différents types de garde en santé ?

Dans le domaine de la santé, l’organisation des agendas varie sensiblement selon les cœurs de métiers. On distingue en général les enjeux entre établissements de santé publique (hôpitaux notamment) et la médecine de ville. 

Définition du concept de garde 

Avant d’aller plus loin, un petit rappel de la définition s’impose. Une garde est une activité de prise en charge médicale d’urgence ayant lieu en dehors des horaires de travail hebdomadaires (la nuit, le weekend, les jours fériés, etc…).

La médecine publique

Pour le domaine de la santé publique, il existe plusieurs réglementations permettant de cadrer les gardes et repos selon le profil médical (étudiant, interne, pharmacie, odontologie, etc…). Notons également qu’un service de garde normal inclut d’une part une garde en horaire de nuit en semaine (en général de 18h30 à 8h30), d’autre part un dimanche ou un jour férié chaque mois. Ce sont des horaires de référence qui peuvent varier selon les besoins et les urgences. Dans la pratique, ces plannings ont d’ailleurs tendance à évoluer très régulièrement.

La médecine de ville

La mise en place de garde est également un pré requis dans le domaine de la médecine de ville. C’est une façon de garantir un meilleur accès aux soins pour tous. On parle alors soit de garde, soit d’astreinte. L'élément clé qui distingue les systèmes de garde dans le secteur privé de la médecine publique est que les gardes y sont effectuées de manière volontaire. Le sujet est géré directement par les Conseils nationaux des ordres professionnels. Ces derniers ont alors pour mission de garantir un nombre de gardes minimum par zone géographique, et de s’assurer qu’il y a suffisamment de personnes pour les assurer. 

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Quels sont les enjeux en termes de planning de garde dans le domaine de la santé ?

Une pénurie du personnel en France 

Comme nous l’avons constaté pendant la période de crise sanitaire, le secteur de la santé est durement impacté en termes de pénurie de personnel. En parallèle, le secteur doit également s’adapter aux forts enjeux dans la gestion des équipes (absentéisme, charge de travail, etc…). Ces deux aspects cumulés engendrent une gestion des agendas instable et complexe. Il est important de pouvoir être flexible afin de faire rapidement et simplement les ajustements nécessaires.

Des horaires qui évoluent 

Dans le domaine médical, il n’est pas rare que les personnes effectuent des gardes sur des lieux différents (à l'hôpital, chez un médecin généraliste, etc…), ce qui implique une réaction en chaîne. Une modification sur un planning a donc un impact sur tous les autres plannings qui y sont liés. 

Un personnel qui change régulièrement

La complexité de la création du planning de garde dans le domaine médical est en partie due aux nombreux mouvements (internes, résidents en médecine, stages, etc…) que connaît le secteur. Cet aspect implique également un autre élément clé : la nécessité d’une communication efficace entre chaque pôle et service (RH, directeur d'établissement, cadre, chef de service, interne, etc…). 

Pour répondre à l’ensemble de ces enjeux, la mise en place d’un outil GTA peut être une excellente option.

Quel outil pour gérer les planning de garde ?

Pour un bon fonctionnement des plannings de garde, il est peut être intéressant d’opter pour un outil digital et clé en main. On parle de logiciel GTA (Gestion des Temps et des Activités). L’objectif de ce type de solution ? Simplifier la gestion des agendas, automatiser certains aspects (contraintes du service, spécificités de chaque contrat, paramétrage de règles pour contrôler la durée du travail, etc…), et permettre à la personne en charge du sujet de gagner en temps et en efficacité au quotidien. 

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3 éléments clés d’un outil de planning de garde 

Pour choisir un outil adapté à ses besoins, il y a plusieurs éléments à prendre en compte. Tour d’horizon des 3 points clés à regarder pour faire le bon choix : 

Un format personnalisable

Il existe des outils GTA plus ou moins complexes et complets. Selon nous, ce qui compte le plus est de pouvoir l’adapter à ses besoins spécifiques, de façon à faire de cet outil un véritable allié au quotidien. Chez Combo, nous avons créé une solution à la fois généraliste, mais aussi spécifique qui s'adapte aussi bien aux enjeux d’un cabinet médical que d’un hôpital ou que d’un médecin généraliste. 

Un tableau de bord complet

Pour s’assurer d’un pilotage efficace, il est également clé de pouvoir suivre les différents paramètres et résultats. Tournez-vous vers un outil qui propose des statistiques à la fois pour chaque personne de l’équipe, mais également de façon macro afin d’avoir une bonne vision d’ensemble (nombre de gardes, horaires effectuées, etc…). Ce tableau de suivi va vous permettre d’analyser le planning, sa pertinence et d’équilibrer au besoin. 

Une solution de communication

Fini le fonctionnement de planning à l’ancienne, avec un simple papier collé au mur. Grâce à un outil GTA efficace, dès que vous faites un changement ou ajustez un paramètre, il est possible d’automatiser certains leviers de communication (alerte SMS/mail/téléphone aux personnes qui sont impactées par le changement, notification sur l’application, etc…). Au-delà de ce système d’alerte, un outil digital permet à chaque personne de consulter facilement, à tout moment, sur le média qui lui convient le mieux (application mobile, application desktop, etc…) l’ensemble des données qui le concernent.

Une façon d’automatiser

Avec un outil GTA, il est possible de paramétrer des fonctions ou plannings type, à la manière d’un template. C’est un format idéal pour ne jamais repartir d’une feuille blanche, et gagner un temps précieux au quotidien.