La paie, le nerf de la digitalisation en pharmacie

Notre objectif : aider le gérant d’officine de pharmacie et de parapharmacie à récupérer du temps opérationnel et de management.

Après des années passées à gérer sa pharmacie avec des supports papier ou Excel, le pharmacien est aujourd’hui prêt à transformer en profondeur son activité et son métier grâce à la digitalisation de son officine. La raison majeure d’une telle initiative : l’exploitant souhaite se concentrer sur l’essentiel : les clients de sa pharmacie et ses différents acteurs que sont les préparateurs et le personnel administratif de l’officine.

Vous êtes gérant d’une ou plusieurs pharmacies ou parapharmacies ? Notre sujet du jour est consacré à la digitalisation de la paie par la mise en place d’un outil informatique adapté. Devenue un indispensable dans l’optimisation de la gestion de la paie, quelle est son importance ?

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Erreurs, retards, temps perdu : bilan de la paie en officine aujourd’hui

Côté paie aujourd’hui, de nombreuses pharmacies passent par une gestion papier ou par Excel, un logiciel performant, certes, mais qui peut vite atteindre ses limites.

Vous connaissez sûrement cette situation : chaque fin de mois, un “fichier navette” Excel est transmis à votre cabinet comptable (paie, comptabilité de la pharmacie et facturation). Dans ce fameux fichier, vous renseignez les heures supplémentaires en déterminant vous-mêmes les bons taux de majoration. Les congés et les primes sont également intégrés manuellement.

Une fois le fichier transmis, 5 jours (maximum) sont nécessaires pour obtenir un retour, en fonction de la rapidité de traitement. Lorsqu’ils ne font pas appel à des solutions digitalisées, les titulaires reçoivent malheureusement des bulletins de paie comportant souvent des oublis, erreurs d’heures supplémentaires, congés, primes, manque de rémunération des gardes de pharmacie… un vrai casse tête.

Top 7 des problématiques les plus rencontrées par les pharmacies qui utilisent un outil comme Excel pour gérer leurs bulletins de paie

• Erreurs sur les bulletins entraînant des délais supplémentaires ;
• Retards qui repoussent le versement des salaires ;
• Problèmes de conformité avec les règles RGPD ;
• Manque de support ou “customer care” : souvent les clients se retrouvent seuls face à la clôture des paies car le cabinet ne peut pas prendre en compte tous les appels des clients en fin de mois ;
• Problème de mise à jour des conventions collectives sur les bulletins de paie ;
• Frais comptables pour chaque document officiel : déclarations, URSSAF, documents de fin de contrats ;
• Bulletins remis aux salariés en main propre ou bien par mail ce qui est de moins en moins adapté avec les règles de confidentialité RGPD

La problématique de ce type de gestion est donc double : les allers-retours pour corriger les bulletins de paie prennent un temps fou et lorsqu’on s'aperçoit des erreurs… il est souvent trop tard pour les corriger. Ajoutez à cela les tensions qui peuvent s’instaurer entre pharmaciens/préparateurs de commandes et équipe dirigeante en cas d’erreur de salaire… vous obtenez un cocktail explosif.

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Gagner du temps et favoriser la transparence avec une solution de paie digitale

Les solutions de paie digitales (telles que proposées par notre partenaire Payfit) ont été pensées pour automatiser à 100 % la préparation de la paie, sa génération et le paiement des salariés. Il devient ainsi plus simple de gérer son personnel en pharmacie tout en restant conformes aux directives de la convention collective de la pharmacie d’officine.

Les bénéfices d’utiliser un logiciel de gestion en pharmacie sont nombreux :

• Impact en temps réel des variables de paies sur les bulletins des collaborateurs ;
• Travail des comptables facilité avec un accès personnalisé pour accéder aux exports comptables et au livre de paie en toute autonomie ;
• La dématérialisation des bulletins de paie via un espace privé et confidentiel pour chaque collaborateur pour être en règle avec le RGPD;
• Un accompagnement par un gestionnaire de compte dédié sur toutes les questions liées à la paie, au social et aux conventions collectives, notamment celles du respect de la grille des salaires en pharmacie ;
• Un stockage des documents pour un meilleur archivage ;
• Si vous alliez votre logiciel de paie digitale à une solution comme Combo, vous pouvez également préparer la paie en amont, en un clic seulement pour en finir avec les erreurs et les allers-retours en fin de mois. 

Quant aux résultats, ils sont probants. On note tout d’abord un gain de temps pour les titulaires de l’officine qui peuvent ainsi se consacrer à leurs missions pharmaceutiques et ne plus se préoccuper des tâches administratives liées à leur métier. 

Côté collaborateurs, ceux-ci reçoivent les bulletins de paie de la pharmacie dans un espace personnel et sécurisé et peuvent également faire leurs demandes de congés et de notes de frais en toute autonomie. Pour finir, une fois les différentes solutions de gestion de planning et de paie sont interfacées. Terminé les retraitements de données !

Malgré l’intuitivité et la simplicité de ces solutions, nous vous conseillons tout de même d’accompagner vos collaborateurs et d’instaurer un changement progressif. En fonction du logiciel que vous choisirez, des formations ou ressources seront certainement accessibles pour permettre à vos équipes de découvrir la solution et ses avantages à leur rythme. 

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Digitalisation en pharmacie : pas uniquement la paie !

On vous a beaucoup parlé de la gestion des plannings et de la paie des pharmaciens, mais la digitalisation va bien plus loin sur le marché de la santé ! Vous facilitez certes la tâche à vos équipes en interne, mais vous répondez également aux nouvelles réglementations et aux besoins des patients avec de nouveaux services.

Voici les dernières tendances digitales en officine :

• Les pharmacies sont désormais toutes présentes sur internet pour gagner en visibilité en ligne et attirer une certaine catégorie de patients ;
• La vente de médicaments en ligne est aujourd’hui très répandue, avec un site d’e-commerce et un service de click and collect ou de livraison de médicaments à domicile ;
• L’IA est récemment apparue dans la dispensation pharmaceutique, où les algorithmes permettent au pharmacien de mieux suivre l’état de santé du patient et de le conseiller dans la délivrance de produits ;
• La télémédecine, démocratisée par la crise sanitaire et en raison du manque de médecins, permet aux pharmacies de maintenir leur activité via la communication à distance ;
• Le linéaire digital, un dispositif tactile, permet au pharmacien ou au client de faire défiler les produits, médicaments et services proposés par la pharmacie sur un écran.
  

Une officine digitalisée n’implique pas seulement un gain de temps relatif aux tâches administratives. Elle améliore également la rentabilité de la pharmacie par une automatisation partielle de la délivrance des ordonnances ou de l’analyse des besoins des clients. Ouvrir une pharmacie digitalisée renvoie également une image plus moderne et structurée qui peut considérablement améliorer votre stratégie de marque employeur.