Onboarding RH : réussir l’intégration d’un collaborateur

Vous venez d’embaucher une nouvelle recrue dans votre entreprise ? Attention, le processus de recrutement n’est pas terminé ! Une première journée mal préparée ou un manque de formation nuirait à l’expérience collaborateur et conduirait à une rupture prématurée du contrat de travail.

Il vous faut donc préparer l’onboarding RH, c’est-à-dire un parcours d’intégration pour vos nouveaux talents. Cette étape essentielle vous garantit des collaborateurs opérationnels au poste, en phase avec les valeurs et objectifs de l’entreprise, et soudés à leur équipe de travail. En bref, un recrutement réussi de A à Z !

Qu’est-ce que l’onboarding RH et comment le mettre en place par votre service des ressources humaines ? Quelles sont les étapes clés de l’intégration du salarié ? Voici nos conseils et nos outils sur la GRH.

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L’onboarding RH, c’est quoi ?

À l’origine dédié au domaine aéronautique, l’onboarding signifie « embarquement  » en anglais. Aujourd’hui en entreprise, et plus précisément dans les services des ressources humaines, on n’évoque plus les passagers montant à bord d’un avion, mais intégrant une nouvelle entreprise.

Par définition, l’onboarding RH définit le processus d’intégration complet d’un collaborateur, depuis son embauche à la fin de sa période d’essai. Il n’est pas seulement question du recrutement, mais surtout de faciliter l’arrivée de la nouvelle recrue dans une équipe, à son poste, en la familiarisant avec l’environnement de travail. Réussir son processus d’onboarding RH, c’est assurer au salarié une prise de poste sereine et une bonne ambiance avec les collègues et le manager.

Dans l’ouvrage Organizational socialization: The effective onboarding of new employees écrit en 2011, Talya N. Bauer et Berrin Erdogan estiment d’ailleurs que la qualité de l’onboarding influe directement sur le futur bien-être du salarié dans l’entreprise. 

💡 Bon à savoir : vous avez peut-être déjà entendu parler d’offboarding, symbolisant le départ d’un collaborateur ? Il est important de prévoir un processus d’accompagnement pour cette situation également.

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Pourquoi préparer l’onboarding RH d’un collaborateur ?

La première journée de travail, c’est le point de départ du parcours professionnel de tout salarié dans une entreprise. Vous devez absolument soigner son intégration afin de lui donner envie de se mettre au travail et de collaborer avec sa nouvelle équipe !

Saviez-vous que ce sont 6 salariés sur 10 qui mettent eux-mêmes fin à leur période d’essai ? Et que 40 % des départs sont liés à des déceptions professionnelles, telles qu’une charge de travail sous-estimée ou une mauvaise relation manager-managé ? (Payjob, 2017) Pensez à la crise du personnel en HCR : chaque embauche est importante !

Un bon onboarding RH vous évite une erreur de recrutement. Il joue un rôle majeur, non seulement sur le recrutement et l’intégration du salarié dans l’entreprise, mais aussi sur le long terme. Voici les principaux avantages de ce processus RH.

Réduire le coût de recrutement

Un recrutement coûte cher. Il doit valoir le coup. Vous ne pouvez pas vous permettre d’embaucher à tout va pour voir vos nouvelles recrues vous quitter avant la fin de la période d’essai. Entre la rédaction de la fiche de fonction, de l’offre d’emploi, les échanges avec l’agence de recrutement, les multiples entretiens, l’achat de matériel et les tâches administratives… Le coût de ce lourd processus, sans parler du temps et de l’énergie dépensés, n’est pas négligeable. Un bon onboarding réduit le taux de turn over et améliore vos performances RH.

Renforcer l’engagement collaborateur

Un employé bien intégré, dont les missions sont claires et l’équipe connue, n’a aucune raison de partir. Mieux, il sera motivé pour commencer sa mission sur son lieu de travail. L’onboarding RH est synonyme de cohésion d’équipe, de transparence et d’adéquation au poste… De véritables facteurs d’engagement au travail !

Renforcer sa culture d’entreprise

Instaurer un processus d’intégration, c’est un moyen de souder votre communauté. L’onboarding RH peut faire partie de l’ADN de votre organisation, soit de votre culture d’entreprise, un autre moteur d’engagement collaborateur.

Améliorer la marque employeur

Soigner l’arrivée des nouvelles recrues, c’est aussi soigner sa propre image. En effet, un salarié bien accueilli peut devenir un ambassadeur de l’entreprise… et attirer d’autres nouveaux talents ! Ce recrutement faciliterait donc les prochains. De quoi rentabiliser l’onboarding RH !

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Comment mettre en place un processus d’onboarding RH ?

Vous comprenez maintenant l’importance d’un bon parcours d’intégration, mais encore faut-il connaître la méthode pour construire votre propre onboarding. Il n’en existe pas un universel, car chaque structure est différente. Tout dépend de votre taille, de votre localisation, de votre domaine d’activité et de votre culture d’entreprise. Il y a beaucoup de questions à se poser en amont, telles que :

• Combien de temps pouvez-vous consacrer à chaque salarié ?
• Quel budget pouvez-vous attribuer (déjeuner, événement type team building, goodies…) ?
• Qui doit accompagner le nouvel entrant et comment recueille-t-il son avis ? Comment l’évalue-t-il ?
• Quelle formation est obligatoire pour tous les employés de la société ?

Pour vous aider dans la mise en place, voici les grandes étapes d’élaboration.

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Étape 1 : Le pré-onboarding

Avant de parler d’onboarding, parlons pré-onboarding. Eh oui, l’intégration commence bien avant le premier jour de travail du salarié. Elle intervient bien en amont, une fois le contrat d’embauche signé, lors d’une étape appelée « pré-onboarding  ». Le but est d’établir un lien, de rassurer et de préparer l’arrivée du collaborateur. C’est le moment où celui-ci se fera sa première impression sur l’entreprise et son manager. C’est également cette préparation qui doit lui permettre d'être opérationnel rapidement. Il ne faut donc pas négliger cette étape initiale !

Nous conseillons d’organiser une rencontre formelle entre la nouvelle recrue et vos ressources humaines. Vous fournirez ainsi toutes les informations nécessaires à la bonne intégration de votre collaborateur (contrat, mutuelle, avantages sociaux, droits des salariés…). Faites intervenir le manager (ou le N+1) si nécessaire, mais il est important de mettre en avant le service RH, qui détient généralement un niveau d’informations plus élevé sur les points évoqués précédemment. 

En cas de télétravail ou de travail à l’étranger, prévoyez un processus d’onboarding RH spécifique, qui vous permet de communiquer les informations à distance. Préférez la visio au téléphone, afin de coller des visages sur des noms et rendre l’accueil plus chaleureux.

Voici quelques actions de pré-boarding à mettre en place :

• Attribuez un espace de travail et le matériel dédié ;
• Préparez les documents administratifs RH ;
• Informez l’équipe et les fonctions support ;
• Définissez un référent qui accompagnera le salarié les premiers jours ;
• Organisez le premier jour pour l’accueillir dans les meilleures conditions possibles.

Étape 2 : La première journée

Il s’agit de l’étape à laquelle on pense le plus quand on parle d’onboarding RH. Le salarié doit se sentir intégré dès son premier jour dans les locaux de travail. Le but ici, c’est de le projeter dans sa future vie professionnelle et de lui permettre de s’imaginer travailler à son poste, dans telle équipe.

À cette étape clé, le matériel doit être déjà prêt. L’ordinateur, le badge et les vêtements de travail sont arriv​és au bureau. Les croissants sont disposés sur la table et le référent va accueillir le nouveau collaborateur qui se présente à la porte. Montrez-lui que vous êtes organisé et que vous savez prendre soin des salariés. Donnez une bonne image, et surtout un bon exemple.

C’est également le moment pour le manager de se faire une vraie impression sur le candidat qui a été choisi. En effet, l’onboarding sert autant à l’entreprise qu’aux nouveaux talents.

Lors de ce premier jour, vous pouvez :

• Présenter la société et faire le tour des locaux ;
• Expliquer les missions, les objectifs et la manière de fonctionner ;
• Présenter les personnes avec qui le salarié va travailler ;
• Montrer l’espace de travail et le matériel ;
• Partager un moment convivial autour d’un repas ou créer un événement type team building ;
• Offrir des goodies de la marque.

Étape 3 : L’accompagnement pendant la période d’essai

Maintenant que les présentations sont faites, le salarié dispose désormais du matériel nécessaire pour se mettre au travail. Mais si la première journée s’est bien passée, la période d’essai sera décisive. Elle peut durer quelques semaines ou plusieurs mois, selon le poste et le niveau de responsabilité.

La période d’essai fait partie du parcours d’intégration du collaborateur. Elle lui permet de comparer l’offre d’emploi proposée et la réalité sur le terrain. C’est le moment où il va constater un écart ou, au contraire, une certaine adéquation au poste. Au travers de cette courte période, le salarié doit se projeter sur plusieurs mois ou années à venir dans l’entreprise. Il va s’auto-évaluer tandis que le manager, ou le référent choisi, suit un plan de formation élaboré en amont avec le service des ressources humaines.

Dans ce plan de formation, vous pouvez :

• Indiquer la durée, le référent et le service concernés ;
• Lister les compétences à maîtriser, les tâches quotidiennes, les missions et les qualités humaines requises ;
• Prévoir des points réguliers entre le salarié et le référent ;
• Prévoir des formations complémentaires pour le poste (sécurité, formation incendie, management, permis spécifique…) ;
• Demander la rédaction d’un rapport d’étonnement ;
• Évaluer les compétences en fin de formation.

L’important est d’accompagner l’employé jusqu’au bout et de répondre à toutes ses interrogations afin de le rassurer. Afin de renforcer l’esprit d’équipe, vous pouvez continuer à organiser des événements entre collègues. Il est même possible qu’ils le fassent d'eux-mêmes, d’autant plus si cette pratique est déjà ancrée dans votre culture d’entreprise !

Étape 4 : La conclusion de l’onboarding RH 

La période d’essai touche à sa fin ? On passe à la toute dernière étape avant de laisser travailler le collaborateur en toute autonomie. Organisez un dernier entretien avec lui et les personnes concernées par le poste afin de recueillir son ressenti. Est-il enthousiaste, motivé, surpris, déçu ? Qu’a-t-il appris pendant ces premiers jours passés avec vous ? Quelles interrogations restent en suspens ? Qu’est-ce qui lui a le plus plu, le moins plu ? Comment s’entend-il avec les autres membres de l’équipe ? Avec les autres services ?

Établissez une checklist de fin d’onboarding RH afin de prendre le pouls du nouvel employé. C’est aussi le moment de répondre aux dernières questions et de faire part de votre opinion à votre tour. Faites un bilan : qu’a-t-il bien compris ou appris selon vous ? Quelles ont été les premières impressions des collègues ? Du manager ? Comment voyez-vous la suite (ou ne voyez-vous pas) avec lui ?

Vous et lui avez encore le choix de mettre un terme à cette collaboration, ou de la poursuivre. Ce feedback est nécessaire pour comprendre ce qui attire et ce qui déplait aux nouvelles recrues. Vous pouvez ainsi améliorer votre processus d’onboarding RH. Vous montrez également que vous êtes à l’écoute et que vous vous souciez du bien-être au travail.

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Quels outils utiliser pour son onboarding RH ?

De l’embauche à la fin de l’onboarding, vos équipes RH auront beaucoup de documents à gérer. Fiche de fonction, contrat de travail, planning d’équipe, bulletin de paie… Pour se faciliter la tâche, l’idéal est de s’équiper d’un logiciel de gestion d’entreprise comme Combo. Ainsi, tous vos documents RH sont centralisés sur une plateforme en ligne. Vos informations sont triées et accessibles depuis n’importe quel support numérique et à tout moment. Les données sont automatiquement mises à jour : vous évitez les doublons et les erreurs. Et si vous avez besoin de communiquer un document spécifique ? Il suffit de l’exporter dans le format que vous souhaitez. 

Beaucoup plus intuitif et visuel qu’un tableur Excel, le logiciel de gestion RH vous accompagne tout au long de votre onboarding, et bien plus encore ! Du planning d’équipe à la paie, en passant par la DPAE en ligne, la solution Combo simplifie vos opérations quotidiennes ! Demandez votre démo pour découvrir un outil de planification complet !