Non-respect des heures de travail : quelles conséquences pour vos salariés ?

Certains employés ne sont clairement pas du matin. D’autres souffrent d’un manque d’organisation qui les conduit à mal estimer leur temps de trajet, ou rencontrent un imprévu plus sérieux. Mais entre la vraie bonne volonté et une simple bonne excuse, il reste une réalité indéniable : le non-respect des heures de travail, qui peut affecter de manière importante votre gestion de planning. Comment identifier les comportements véritablement problématiques ? Que faire pour y remédier ? On vous explique tout.

Que constitue un non-respect des heures de travail ?

Le non-respect des heures de travail, lorsqu’il reste exceptionnel, n’est en général pas une source d’inquiétude pour les employeurs. Vous-même avez sans doute déjà fait face à des imprévus, grèves, et autres pannes de réveil qui ont conduit à des retards. Dans le scénario idéal, l’employé concerné vous prévient au plus vite, vous explique la situation et vous indique dans combien de temps il devrait pouvoir arriver.

Cependant, lorsqu’un défaut de ponctualité devient récurrent, qu’il est injustifié et qu’il impacte négativement le fonctionnement de l’entreprise, il doit être considéré comme un véritable problème.

Il est tout aussi important d’identifier la fréquence et la nature des retards. Utiliser une pointeuse digitale synchronisée avec votre registre du personnel (comme la pointeuse Combo 😉) permet de traiter les entrées et sorties de vos employés tout en calculant leur temps de présence de manière automatique. Ainsi, en cas de retard, d’absence ou de dépassement d’heures, vous aurez immédiatement toutes les informations en main.

😄 À noter : Vous ne pouvez pas reprocher à un salarié de ne pas respecter ses horaires de travail si ces derniers n’ont pas été fixés précisément. Mention dans le contrat de travail, affichage collectif… Les moyens vous appartiennent.

Quel niveau de tolérance adopter ?

Le non-respect des heures de travail est une situation qu’il est important de considérer au cas par cas. En effet, la tolérance zéro n’est non seulement pas idéale du point de vue de vos relations avec vos employés, mais elle n’est pas nécessaire non plus. 

Chaque retard est unique et chaque salarié l’est tout autant.

Par exemple : Marie est toujours à l’heure et n’hésite pas à quitter le bureau quelques minutes plus tard lorsqu’une tâche ne demande qu’à être terminée. Paul, en revanche, est connu pour son manque de ponctualité… Il est naturel (et juste) de traiter le retard exceptionnel de Marie avec davantage de bienveillance et de compréhension.

À cette constante viennent s’ajouter les circonstances spécifiques du retard. Si le motif est superficiel, vous n’aurez pas la même approche que si la situation familiale de la personne est le facteur principal. Si un salarié est en retard de manière ponctuelle parce que les routes étaient plus chargées que d’habitude, vous adapterez votre degré de compréhension également.

😁 Bon à savoir : La Cour de cassation ne considère pas le retard ponctuel comme une faute grave, et ce, même si un avertissement a été donné plusieurs mois auparavant. De même, les cas de force majeure et circonstances indépendantes de la volonté de vos salariés (grèves, problèmes familiaux, etc.) doivent être traités de manière objective.

Comment réagir face au non-respect des heures de travail ? (Avant d’en venir aux sanctions)

Heureusement, les solutions pour réduire et prévenir les cas de non-respect des heures de travail sont multiples et plusieurs paliers existent avant de devoir envisager des sanctions.

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Le dialogue avant tout

Un retard isolé ne requiert souvent pas plus qu’une explication franche et directe. Mais si les incidents se multiplient, il est indispensable d’entamer le dialogue. Des retards répétés peuvent dissimuler un véritable problème qui gagnera toujours à être identifié au plus tôt.

Bien qu’il soit nécessaire de faire preuve de tolérance, le salarié doit malgré tout comprendre que ces manquements ne seront pas admis à long terme. Incitez la personne à vous faire part des éventuelles difficultés qu’elle rencontre, mais soulignez fermement votre position.

Quand un rappel à l’ordre s’impose

Employeur ou responsable RH, votre rôle est aussi de rappeler à vos salariés que la ponctualité est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Si un employé en particulier est trop souvent retardataire malgré une première discussion bienveillante, vous êtes en droit d’évoquer les sanctions possibles si la situation perdure.

Si le problème est plus généralisé, n’hésitez pas à afficher très clairement les horaires pratiqués par l’entreprise ou à envoyer un mail collégial dans lequel vous expliciterez vos méthodes de contrôle, indiquerez la procédure à suivre lors d’un retard et préciserez les sanctions prévues en cas de non-respect des heures de travail.

La gestion du temps de travail : indispensable pour le suivi de vos employés

Suivre correctement les entrées et sorties de vos collaborateurs est le meilleur moyen d’identifier celles et ceux qui multiplient les retards.

Et en matière de gestion du temps de travail, d’organisation de planning et de suivi de vos employés, le logiciel RH Combo est la solution idéale. De la planification des horaires, au pointage, en passant par la communication, cet outil vous apporte un maximum de visibilité, de conformité et de performance.

Des horaires de travail aménagés

Il arrive qu’un retard récurrent soit simplement dû à une véritable incompatibilité côté horaires. Dans ce cas, un aménagement du temps de travail pourrait être la solution la plus appropriée.

Bien entendu, revoir l’emploi du temps d’un salarié est un processus chronophage et il n’est pas toujours évident de devoir adopter une approche individuelle. Cependant, si cela signifie que la personne sera en mesure d’être parfaitement ponctuelle, lui permettre d’ajuster son planning tout en conservant le même temps de travail hebdomadaire sera sans doute bénéfique.

Des actions concrètes

Vous constatez qu’il est nécessaire d’encourager la ponctualité à l’échelle de votre entreprise tout entière ? Une approche incitative sera peut-être plus efficace que de constants rappels à l’ordre.

Vous pourriez ainsi envisager de proposer une prime d’assiduité ou des avantages supplémentaires pour motiver chacun à donner le meilleur de lui-même.

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Quelles sanctions appliquer en cas de non-respect répété des heures de travail ?

Lorsque les choses vont trop loin, des sanctions finissent par s’imposer. Là encore, tout dépend du degré de manquement.

Un avertissement officiel

Certaines entreprises pratiquent des avertissements écrits mais non formalisés avant de recourir au blâme au travail, dont le caractère est plus officiel (comme prévu par le Code du travail, Articles L.1331-1 et suivants). D’autres ne font pas de réelle distinction entre les deux.

En pratique, il s’agit de faire parvenir un courrier recommandé avec accusé de réception au collaborateur concerné. Vous y indiquerez les dates et heures des absences constatées.

Une retenue de salaire

Retard au travail et impact sur le salaire peuvent aller de pair. La notion est très encadrée, mais la législation est claire : aucune rémunération n’est due pour des heures non travaillées. Attention, la retenue doit être proportionnelle au non-respect des heures de travail. Vous ne pourrez en aucun cas sanctionner un collaborateur en imputant une retenue de salaire d’une heure entière pour un retard de 40 minutes. Les sanctions pécuniaires ne peuvent s’envisager qu’en cas de faute grave, pour obtenir réparation du préjudice subi.

Vous pouvez aussi proposer au salarié d’effectuer un rattrapage des heures perdues.

Une mise en demeure

La mise en demeure représente une sanction plus lourde. Sa valeur juridique vous permet de prouver la faute commise et d’exiger de manière légale le respect des horaires de travail sous peine de sanctions disciplinaires encore plus graves, que vous pourrez appliquer de plein droit.

La mise en demeure se présente sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception. Elle doit porter la mention « mise en demeure », ainsi que la description des fautes et ce qui est attendu de la part du collaborateur.

Une mise à pied

La mise à pied est une sanction sévère, qui interdit au collaborateur de se rendre sur son lieu de travail. Sa paie est donc suspendue pendant toute la durée de la sanction.

Elle doit s’accompagne d’une lettre de mise à pied qui décrit la sanction retenue à l’encontre du salarié.

Le licenciement

En tout dernier lieu, si les rappels à l’ordre et sanctions n’ont porté aucun fruit, la loi vous autorise à licencier un collaborateur en cas de non-respect des heures de travail. Vous devrez prévoir un entretien préalable au licenciement et préparer les documents de fin de contrat requis afin de procéder selon les règles.

Proposer une baisse de salaire demeure une alternative possible pour éviter de licencier un salarié. Si celui-ci préfère voir son salaire diminué plutôt que de perdre son emploi, il pourra vous donner son accord lors de l’entretien préalable.

Le non-respect des heures de travail en entreprise est une réalité fréquente, mais pas une fatalité. En connaissant les solutions à votre disposition, vous saurez comment réagir et minimiser les conséquences de ces retards.