Entretien préalable au licenciement : procédure et obligations des deux parties

La gestion des ressources humaines comporte une multitude de facettes, dont l’une des moins agréables est sans doute le licenciement de collaborateurs. Cela fait pourtant partie des tâches incontournables de tout RH en entreprise, aux côtés de l’accompagnement de carrière, de l’intégration de nouveaux salariés, ou encore de la tenue à jour des informations sur chacun d’entre eux via une solution de gestion des dossiers du personnel.

Dans le cadre de ces licenciements, certaines démarches sont obligatoires et elles ont une définition légale bien précise : c’est le cas de l’entretien préalable au licenciement. Découvrez tous les aspects légaux de cette entrevue, afin de mener vos licenciements dans le respect des droits des salariés et d’avoir la garantie de la validité de la procédure.

L’entretien préalable au licenciement, une obligation légale et un espace d’échange

La mise en place de l'entretien préalable au licenciement est régie par le Code du travail français, qui stipule les conditions et les modalités à respecter par les employeurs. L'article L1232-2 du Code du travail dispose ainsi que "l'employeur qui envisage de licencier un salarié le convoque à un entretien préalable". Cette disposition légale vise à garantir les droits des salariés en leur offrant la possibilité de s'exprimer et de présenter leur point de vue avant toute décision de licenciement. Vous ne pourrez donc pas y échapper dès lors que vous souhaitez congédier un collaborateur, quelle qu’en soit la raison. Cet entretien doit en effet avoir lieu en cas de licenciement pour motif personnel, disciplinaire ou économique. Il entre donc dans toute procédure de licenciement pour faute grave, de licenciement pour insuffisance professionnelle, de licenciement pour inaptitude, etc.

D'un point de vue pratique, cet entretien constitue également une étape nécessaire pour formaliser la procédure de licenciement et éviter tout risque de nullité ultérieure. En effet, le non-respect de l'obligation d'entretien préalable peut entraîner la requalification du licenciement en licenciement sans cause réelle et sérieuse par les juridictions compétentes.

Au-delà de son aspect purement juridique, l'entretien préalable au licenciement représente un moment d'échange et de dialogue entre l'employeur et le salarié. Il permet d’abord à l'employeur d'exposer clairement au salarié les motifs de son licenciement, conformément à l'obligation de loyauté et de transparence qui lui incombe. Ensuite, il offre au salarié la possibilité de se défendre et de contester les motifs invoqués par l'employeur. 

Dans cette perspective, cet entretien peut parfois aboutir à une résolution amiable du conflit, évitant ainsi un recours contentieux et préservant la relation professionnelle autant que possible.

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Les différentes étapes de l’entretien préalable au licenciement

Indispensable dans la procédure de licenciement, l’entretien préalable au licenciement doit suivre plusieurs étapes bien définies et entre dans un cadre légal strict. Voici tous les éléments importants à retenir pour organiser cet entretien dans les meilleures conditions et garantir la conformité de la procédure.

1. La convocation du salarié

Afin de pouvoir mener l’entretien préalable au licenciement, l’employeur doit en premier lieu convoquer l’employé concerné. Il doit pour cela lui faire parvenir une lettre recommandée ou lui remettre une lettre en main propre contre décharge. Celle-ci doit contenir toute une série d’informations : 

• l’identification de l’employeur et du salarié (nom, coordonnées, etc.) ;
• l’objet de la convocation, c’est-à-dire une mention qui indique clairement qu’il s’agit d’un entretien préalable au licenciement ;
• la présentation des motifs de la convocation, autrement dit, les raisons pour lesquelles l’employeur envisage de licencier le salarié ;
• la date, l’heure et le lieu de l’entretien, en sachant qu’il ne peut avoir lieu moins de 5 jours ouvrables avant la remise au salarié de sa lettre de convocation (à partir du jour de réception du courrier recommandé ou du jour de remise de la lettre contre décharge) ;
• la possibilité pour le salarié de se faire assister durant l’entrevue (il peut s’agir d’un collègue, d’un représentant du personnel ou encore d’un conseiller du salarié, mais pas d’un avocat) et d’apporter des documents qui lui permettront d’assurer sa défense.

😇 Bon à savoir : après réception de sa lettre de convocation à l’entretien préalable, le salarié peut, sous conditions, demander le report de l’entretien. Dans le cas où le salarié décide tout simplement de ne pas se rendre à l’entretien, cela ne constitue pas une faute qui pourrait venir s’ajouter aux motifs de licenciement, mais ne remet pas non plus en cause la suite de la procédure du licenciement initiée.

2. L’entretien entre employeur et salarié

Au moment de l’entrevue entre les deux parties, l’employeur est le premier à prendre la parole. Il doit reprendre chaque motif de licenciement, les détailler et les expliquer. Il faut savoir que, comme le salarié, l’employeur a droit d’être assisté par une personne de l’entreprise.

Dans un deuxième temps, le collaborateur dispose d’un droit de réponse et de justification face aux éléments mentionnés par son employeur. C’est l’occasion pour lui de rejeter certaines allégations ou bien de convaincre qu’elles ne justifient pas un licenciement.

3. Les étapes successives à l’entretien 

À l’issue de l’échange, plusieurs situations peuvent se présenter : 

• Le licenciement est maintenu : vous devez alors envoyer, dans un délai minimal de 2 jours et un délai maximal d’un mois après l’entretien, la notification de licenciement au salarié, par courrier recommandé.
• Un commun accord a été trouvé et le licenciement se transforme en rupture conventionnelle : les deux parties doivent remplir une convention de rupture conventionnelle, mentionnant entre autres la date de fin du délai de rétractation, la date de rupture du contrat de travail, le montant de l’indemnité, etc. 
• Vous revenez sur votre décision de licencier le collaborateur (par exemple, parce que le motif évoqué ne justifie finalement pas un licenciement ou parce que vous avez rencontré une irrégularité dans la procédure, qui pourrait entièrement la remettre en cause). Il vous suffit alors de ne pas faire parvenir de notification de licenciement au salarié concerné dans le délai imparti.

🤝 À noter : une fois la notification de licenciement reçue par le salarié, il reste encore possible d’annuler le licenciement. Cette rétraction n’est possible qu’avec l’accord express et écrit du salarié. 

Vices de procédure liés à l’entretien préalable : quelles conséquences et comment les éviter ? 

Vous l’aurez compris, l’entretien préalable au licenciement est une étape cruciale, qui requiert le respect de nombreuses obligations légales. Cependant, des vices de procédure peuvent survenir, compromettant la validité de la démarche.

Les principaux types d’irrégularités de procédure rencontrés

Non-respect des délais légaux

L'un des vices de procédure les plus fréquents est le non-respect des délais légaux entre la convocation à l'entretien préalable et la tenue de celui-ci. En effet, la loi exige un délai minimum de cinq jours ouvrables entre la convocation et la date de l'entretien. Tout manquement à cette règle peut entraîner la nullité de la procédure de licenciement.

Absence de motifs clairs et précis

Une autre irrégularité courante est l'absence de motifs clairs et précis dans la convocation à l'entretien préalable. L'employeur doit informer le salarié des raisons de son licenciement de manière détaillée afin que ce dernier puisse préparer sa défense. En l'absence de motifs suffisamment précis, la procédure de licenciement peut être annulée.

Refus injustifié de la présence d'un conseiller

Le refus injustifié de la présence d'un conseiller choisi par le salarié lors de l'entretien préalable constitue également un vice de procédure. En effet, le salarié a le droit de se faire assister par un conseiller de son choix, qu'il s'agisse d'un représentant syndical, d'un collègue de travail ou d'un conseiller extérieur. Tout refus injustifié de cette assistance peut entraîner la nullité de la procédure de licenciement.

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Conséquences des vices de procédure

En cas de vices de procédure, les conséquences peuvent être graves pour l'employeur. La nullité du licenciement peut conduire à la réintégration du salarié dans l'entreprise, ainsi qu'au versement de dommages et intérêts pour préjudice subi. De plus, cela peut ternir l'image de l'entreprise et entraîner des litiges prolongés devant les juridictions compétentes.

Pour pallier ces risques, il est essentiel de respecter scrupuleusement les dispositions légales en vigueur. Cela implique notamment de veiller à respecter les délais légaux, de fournir des motifs clairs et précis dans la convocation à l'entretien préalable, et de permettre au salarié de se faire assister par un conseiller de son choix. En cas de doute, il est recommandé de consulter un professionnel du droit du travail pour garantir le respect de toutes les étapes de la procédure de licenciement.