Pointage des heures de travail : comment ça fonctionne ?

À la fois obligation légale et indicateur de mesure, le suivi du temps de travail fait partie des processus RH d’une entreprise. En tant qu’employeur, vous devez tenir compte des heures accomplies par salarié, des retards et des absences, mais aussi des heures supplémentaires.

Comment réaliser un pointage des heures de travail efficace ? Avec quel logiciel de gestion et quel outil de contrôle ? Quel est l'intérêt d’une badgeuse ou d’une pointeuse digitale ? Maîtrisez le temps de vos salariés avec nos conseils Combo !

Le pointage des heures de travail : que dit le Code du travail ?

En France, d’après l’article L3171-2 du Code du travail, l’employeur a l’obligation de comptabiliser les heures de travail de ses employés. Dans le cas d’horaire collectif, il suffit d’afficher les horaires dans les locaux de l’entreprise. Dans le cas d’horaires individuels, il faut prendre en compte les heures d’entrée et de sortie de chaque salarié à leur poste, mais aussi les heures supplémentaires et les temps de pause.

L’entreprise s’assure ainsi que la durée maximale légale journalière et hebdomadaire n’est pas dépassée. Elle doit, à tout moment, pouvoir fournir à l’URSSAF ou à l’inspection du travail les documents justificatifs du nombre d’heures travaillées quotidiennement par les employés. Quel que soit le système de pointage mis en place, librement fixé par l’employeur, les données doivent être fiables et infalsifiables.

Quelles sont les données à relever pour le pointage ?

Pour exercer un contrôle efficace sur le suivi du temps de travail des salariés, vous devez relever les données suivantes :

• L'identité du salarié ;
• La date de pointage ;
• L’heure d’arrivée ;
• L’heure de départ.

🤔 Bon à savoir : si l’employé pointe avant l’heure d’arrivée prévue par son contrat de travail, aucun temps supplémentaire ne lui sera décompté. Au contraire, s’il pointe après l’heure d’arrivée, alors il perdra du temps de travail effectif et son salaire sera amputé.

Pointage des heures de travail : qu’en est-il du RGPD ?

Avec une feuille de pointage ou une pointeuse horaire, l’entreprise recueille des informations sur l’identité et le suivi des horaires : les règles du RGPD permettent alors de protéger les employés ! Sachez également que depuis l'entrée en vigueur du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril  2016 (RGPD) le 25 mai 2018, les entreprises n’ont plus besoin de faire de déclaration à la CNIL.

De plus, l’employeur doit conserver les données de pointage des heures de travail durant une période de 5 ans pour être en mesure de les fournir au salarié ou à tout organisme en cas de contrôle.

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Un salarié peut-il refuser de pointer ses heures de travail ?

En cas de mise en place d’un système de pointage dans l’entreprise, l’ensemble des salariés, de tous secteurs d’activité et tous types de contrats, sont concernés. Si l’un d’entre eux oublie, refuse ou fraude, l’employeur se retrouve en droit de le sanctionner voire de le licencier.

Il est néanmoins possible pour un salarié de remettre en cause le système de pointage horaire si celui-ci paraît disproportionné. La pointeuse biométrique, par exemple, qui peut photographier vos collaborateurs, ne doit être utilisée qu’à des usages très spécifiques.

🤔 Bon à savoir : pour les cadres en forfait jours, on décompte les jours travaillés et non les heures. Seuls les secteurs de l’agriculture et des transports sont soumis à des règles qui leur sont propres.

Quel système de pointeuse horaire choisir ?

En vertu de son pouvoir de direction, c’est l’employeur qui décide du mode d’organisation du pointage de ses salariés. Tant qu’il respecte les formalités de mise en place et de gestion des données personnelles, il peut choisir d’utiliser un registre papier, une badgeuse, une pointeuse digitale ou bien une pointeuse biométrique. Voici les systèmes de pointage des heures de travail qui existent sur le marché.

La feuille de pointage papier

Pour suivre les temps de travail des salariés, l’entreprise peut utiliser une feuille de temps au format papier, par exemple une fiche à imprimer ou bien un carnet. C’est la solution la plus classique mais aussi la moins pratique. En effet, les salariés et l’employeur doivent signer manuellement la feuille de pointage, qu’il faut ensuite conserver pendant 5 ans. Hormis la place que ces archives prennent, elles vous obligent à compter les heures accomplies une à une, pour chaque salarié dans le cas d’horaires individuels.

La badgeuse électronique

La badgeuse, ou pointeuse à badge, permet d’automatiser le contrôle de la durée de travail des employés. Il leur suffit de passer leur badge RFID (carte ou porte-clés) sur un lecteur pour enregistrer l’heure d’arrivée puis de départ de chacun. Il peut également autoriser l’accès à une zone de travail, en ouvrant des portes. Le numéro de badge, qui est relié à un collaborateur, va enregistrer les informations directement dans un logiciel de pointage. Le seul inconvénient… c’est le badge en lui-même ! Il se perd facilement ou peut être passé par quelqu’un d’autre dans le lecteur.

La pointeuse digitale

À l’instar de la badgeuse, la pointeuse digitale ou numérique permet une gestion 100 % numérisée des données d’entrée et de sortie de votre personnel. La signature s’effectue sur tablette tactile, à l’entrée d’un lieu, de manière rapide et sécurisée. Pas besoin de matériel supplémentaire ou de badge à remplacer. Lorsqu’il pointe et dépointe, l’employé est invité à cliquer sur son nom à l’écran et à signer avec son doigt. Si l’option a été activée, une photo peut même être prise et renforcer ainsi la sécurité du système.

De plus, avec l’application Combo, vous êtes avertis en temps réel des retards, des absences, ou des dépassements d’heures. Les informations remontent automatiquement dans votre logiciel de gestion de planning et de paie. De quoi faciliter la tâche à vos RH !

La pointeuse biométrique

Dernière invention, la pointeuse biométrique. Comme son nom l’indique, ce système de pointage des heures de travail identifie chaque personne avec une donnée physiologique numérisée au préalable : empreinte digitale, visage, contour de main ou iris. Le cadre du RGPD actuel ne permet pas son utilisation dans les entreprises, hormis certains cas prévus dans le texte du 25 mai 2018 (manipulation de machines ou de produits très dangereux, accès à des objets de valeur…).

Quel logiciel de pointage utiliser ?

Le calcul des heures travaillées repose sur le temps de travail effectif. Vous avez différentes manières de comptabiliser ce temps. Beaucoup d’entreprises passent encore par un planning Excel, un outil de calcul très généreux en fonctionnalités, mais également très chronophage et chaotique.

Il permet d’organiser les informations dans des tableaux, de générer des graphiques et d’exporter les données sous la forme de rapports. Néanmoins, construire un document complet et intuitif prend du temps, et les erreurs de saisie sont difficiles à repérer. S’il y a beaucoup de données, il pourrait ralentir l’ordinateur. De plus, si plusieurs personnes ont accès au tableur Excel, vous aurez du mal à savoir qui est passé en dernier dessus. Bref, Excel n’est pas l’idéal pour comptabiliser les heures de travail.

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Avec un logiciel dédié au pointage des heures de travail comme Combo, vous suivez facilement les entrées et sorties des employés, calculez leur temps de présence et êtes alerté en cas d’absence, de retard ou de dépassement d’heures. Vous êtes 100 % flexibles et fiables, tout en restant conforme au RGPD en vigueur. Vos services RH gagnent du temps et ne peuvent pas se tromper dans la saisie : le processus est automatisé ! Le personnel s’enregistre numériquement via une pointeuse digitale et la plateforme conserve les données dans les règles. De plus, vous vous connectez directement à vos plannings et à vos systèmes de paie !

Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion du temps de travail et notre pointeuse horaire ? Essayez notre logiciel Combo !