Fiche de Paie HCR : quelles mentions faire figurer ?

Le nom, l’intitulé du poste, l’adresse, le salaire brut / de base, le numéro de sécurité sociale du salarié, la désignation de votre établissement, ses adresse, code APE et numéro SIRET, les jours d’absences, l’indemnité de congés payés…

Tellement de mentions sont à faire figurer qu’on en perd parfois son latin.

L’article R3243-1 du code du travail remet les idées au clair. Voici donc les mentions à faire figurer absolument pour une gestion de la paie saine et fiable, au cas où vous auriez un doute :

La position du salarié 

La position d’un salarié en HCR est notamment définie par le niveau de professionnalisation ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué. Elle est fixée lorsque l’employeur fait rédiger le contrat de travail par son comptable et dépend entièrement de la convention collective ou de l’accord de branche. 

Il faut la faire figurer pour une raison simple : elle permet de vérifier que le salarié bénéficie de la rémunération minimale prévue par la convention collective.

La période et les heures de travail

Il faut les mentionner sur le bulletin de salaire, en distinguant les heures normales des heures supplémentaires. Les pauses déjeuner durant le travail ainsi que les temps de pause en hôtellerie ne figurent pas dans la fiche de paie car ce sont des temps non rémunérés au salarié par l’entreprise, que celui-ci soit CDI, CDD ou en alternance. 

En cas d’absence, un salarié ayant effectué moins d’heures de travail que celles prévues à son contrat de travail verra une baisse de salaire figurer dans sa fiche de paie. Cela peut être dû à un accident, à une maladie ou à un jour d’absence sans solde. L'employeur répercute ainsi les heures manquantes sur la fiche de paie qui sont ensuite multipliées par le taux horaire du contrat de travail.

🧐 Employeur : vérifiez toujours que le nombre d’heures travaillées correspond bien aux heures déclarées dans la DSN mensuelle !

Les jours fériés

Dans les HCR, la question des jours fériés est un peu particulière. Pour rappel, les salariés ayant au moins 1 an d’ancienneté ont droit, en plus du 1er mai, à 10 jours fériés, dont 6 sont garantis.

Ces jours fériés doivent figurer sur leurs bulletins de salaire s’ils font l’objet d’un paiement majoré. Explication :

Pour obtenir la rémunération brute d’un salarié, il faut additionner son salaire de base, les primes, les avantages en nature, les frais professionnels et les indemnités de congés payés. Il est donc indispensable de savoir quels sont ceux ayant fait l’objet d’une rémunération.

Concernant les jours fériés chômés, 1er mai y compris, il n’y a rien à ajouter sur le bulletin de salaire s’ils sont payés normalement.

• S’ils n’ont pas fait l’objet d’une rémunération, la retenue effectuée est à mentionner.
• Si le 1er mai a été travaillé, dans la mesure où il doit être payé double, le bulletin de salaire mentionne le montant de l’indemnité versée sur une ligne particulière.

Quant aux autres jours fériés travaillés, étant donné qu’ils sont généralement compensés dans les HCR (les fameux jours de récup our RCR !) et ne font pas l’objet d’une rémunération majorée, il n’y a pas lieu de les faire figurer sur le bulletin de salaire.

Les congés payés

Au cas où vous en doutiez, oui les congés doivent bien figurer sur la fiche de paie.
La date à laquelle ils ont été pris et le montant de l’indemnité correspondante sont à mentionner sur le bulletin de salaire de la période correspondante. Figure également le cumul des jours pris et ceux restant à prendre sur la période n-1 ou celle en cours. Cela permet au salarié de connaître les jours de congés payés restants et de ne pas se retrouver à en poser par anticipation.

🤓 Exemple : si un salarié a pris 10 jours de vacances en juillet, ils sont mentionnés sur son bulletin de salaire de juillet. Cela dit, s’ils sont pris à la dernière minute, il est tout à fait possible de faire un rattrapage le mois suivant.

Les accessoires de salaire

On appelle accessoires les primes reçues, les avantages en nature, les indemnités compensatrices de repas du salarié en restauration… etc. Ces montants sont soumis aux cotisations sociales et patronales, et doivent être impérativement mentionnés sur la fiche de paie.

Et bien sûr, il faut, entre autres préciser sur le fiche de paie en HCR : 

• la convention collective applicable (à défaut l’article du code du travail applicable pour la calcul des congés payés)
• le montant et assiette des cotisations et contributions sociales (employeur et salarié)
• le montant des cotisations de protection sociales ventilé dans les 5 rubriques (Santé, Accident du travail-maladies professionnelles, Retraite, Famille, Assurance chômage)
• la prise en charge éventuelle des frais de transport,
• la date de paiement et le montant net avant impôt sur le revenu,
• le montant perçu et versé après éventuel prélèvement à la source,
• la mention incitant le salarié à conserver ledit bulletin sans limitation de durée...

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Quid des mentions interdites ?

Car… oui, il y en a ! Le bulletin de paie ne doit pas mentionner l'exercice du droit de grève, ni des fonctions de représentant du personnel.
Quant à la nature et au montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel, ils doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie.