Combo et PayFit s’associent pour simplifier votre gestion RH, du planning à la paie

Le secteur de la restauration et de l'hôtellerie est marqué par une dimension humaine très forte. Gestion des heures de "rush", satisfaction client, coordination entre les équipes : les compétences relationnelles sont particulièrement attendues, et le bien-être des employés est primordial.

En tant qu'employeur, vos obligations sont nombreuses : entre la gestion du temps de travail et les différentes contraintes administratives, difficile de trouver du temps pour se consacrer au développement d'une cohésion d'équipe optimale, point pourtant indispensable à la réussite de votre restaurant.

Et si vous régliez une bonne fois pour toutes les questions liées à la gestion du temps de travail et la paie ? Tour d'horizon des spécificités du secteur de la restauration et de l'hôtellerie afin d'y voir plus clair.

La gestion du temps dans le secteur de la restauration et de l'hôtellerie

Les congés et absences

Congés et repos compensateur

En plus des congés et absences dits "classiques", c'est-à-dire qui sont présents dans la majorité des conventions collectives, quelques particularités sont à noter, comme le repos compensateur.

Le secteur est très impacté par la saisonnalité, marqué par des périodes très denses de forte activité et des périodes plus calmes. Pour pouvoir gérer ces variations au mieux, la loi prévoit une modulation des heures travaillées.

Qu'est-ce-que la modulation ?

Les employés ont légalement un contrat de 35 heures hebdomadaires mais leurs heures sont modulables. C’est-à-dire qu’en haute saison, la durée hebdomadaire peut monter jusqu'à 42 heures dans une limite de 12 semaines annuelles. En contre-partie, cet excédent devra se lisser sur l'ensemble de l'année soit 52 semaines. Ainsi, durant des périodes plus creuses, les employés pourront avoir un nombre d'heures hebdomadaires plus léger pour que la moyenne annuelle d'heures effectuées soit bien de 35 heures hebdomadaires.

Dans le cas où malgré la modulation annuelle, l'employé a effectué un nombre d'heures qui s'avère être supérieur à la moyenne des 35 heures hebdomadaire, plusieurs solutions existent :

👉 L'employé choisit de se faire rémunérer ses heures supplémentaires qui sont majorées
👉 L'employé choisit de transformer ses heures supplémentaires en repos. On parle alors de repos compensateur. L'employé peut alors bénéficier d'une période de repos plus longue pour la période à venir.

Pour ce qui est des congés payés, tout employé cumule 2.5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail.

Travail sur période exceptionnelle

Du fait de la flexibilité du secteur d'activité, les employés sont amenés à travailler sur des périodes qui sont généralement chômées pour la majorité d'autres secteurs d'activité. Nous faisons référence au travail hors jours ouvrables (du lundi au samedi) ainsi que du travail de nuit.

Travail hors jours ouvrables

Le travail hors jours ouvrables est source d'accroissement d'activité pour ce secteur. Le droit s'adapte donc du fait de ce décalage avec le reste des travailleurs. Ce décalage ne donne pas droit à des compensations. La rémunération reste identique à celle perçue lors des jours ouvrables. Le fonctionnement est similaire pour les jours fériés.

Seule exception : le 1er mai (jour de la fête du travail) qui est soumis à une indemnisation financière dans le cas où ce jour est un jour normal de travail pour l'établissement.

Travail de nuit

Le travail de nuit qui correspond à tout travail accompli entre 21 heures et 7 heures est soumis à des compensations qui sont calculées au trimestre civil (de janvier à mars, d'avril à juin, de juillet à septembre, et d'octobre à fin décembre).

👉 Si votre employé travaille parfois en horaires de nuit, il a droit à 1% de repos compensateur par heure de nuit effectué.
👉 Si votre employé travaille uniquement en horaires de nuit, il a le droit à une compensation de deux jours de repos supplémentaires par an.

Les modulations liées au secteur

Variation des plannings

De très nombreuses modifications de planning peuvent avoir lieu et être ajoutées à tout moment. Ainsi, certaines mises à jour peuvent même être apportées juste avant le commencement d'un service / d'une journée.

La plupart des employées peuvent s'échanger leurs "shifts" (périodes de travail) entre eux en fonction de leurs contraintes afin d'obtenir un emploi du temps qui leur est plus favorable.

Ces changements peuvent rapidement s'avérer compliqués à suivre pour le gestionnaire des ressources humaines si une communication interne efficace n'a pas été au préalablement établie. Il se doit d'offrir la plus grande visibilité possible à l'ensemble de ses équipes.

De plus, une affectation des équipes entre la salle et la cuisine s'avère nécessaire. Il s'agit d'un critère supplémentaire à prendre en compte lors de l'affectation des shifts à ses employés. Cette gestion du temps et du planning peut donc s'avérer très chronophage.

Modulation liée à la saisonnalité

Comme nous avons déjà pu l'évoquer, la saisonnalité est un facteur important à prendre en compte et ses impacts sont nombreux. Si elle entraine généralement un accroissement de la durée de travail des employés, elle génère également un accroissement de la quantité de personnel. Durant ces périodes, les entrées et sorties d'employés sont nombreuses.

Le delta, soit la variation d'employés entre la période la plus active et celle la plus calme, se compte souvent en plusieurs dizaines d'employés en fonction de la taille des établissements.

Les spécificités des contrats de travail

Gestion des extras

Un contrat dit "extra" est un contrat à durée déterminée auquel l'employeur a recours pour l'exécution d'une tâche précise et temporaire. Le recours à ces contrats est fréquent lors des périodes de pic d'activité.

Contrats à temps partiel

Lorsque vous recrutez quelqu'un en temps partiel, la durée de travail doit obligatoirement est spécifiée dans son contrat et ne peut en aucun cas excéder la durée de travail hebdomadaire à temps plein de 35 heures.

Une durée minimale de 24 heures hebdomadaires est à respecter mais de nombreuses dérogations existent. A noter que la durée des heures supplémentaires ne peut être supérieure à 1/3 du nombre d'heures notées au contrat.

Comme tout contrat de travail, plusieurs obligations doivent être respectées.

Obligations liées à l'embauche d'un salarié

L'embauche d'un salarié entraîne une seule et unique déclaration administrative : la DPAE (déclaration préalable à l'embauche) et doit s'effectuer, au plus tard, un jour ouvrable avant l'embauche du salarié. Elle permet d'enregistrer votre employé auprès de l'URSSAF et de lui donner accès à une couverture en cas d'accident du travail.

Vous devez également inscrire votre employé à la mutuelle à laquelle votre entreprise souscrit. Une prise de contact avec votre expert-comptable ou votre logiciel de paie est nécessaire pour l'inscription de votre employé à la caisse de retraite et de prévoyance.

Enfin, une inscription de votre employé au registre unique du personnel est nécessaire.

Obligations liées à la fin de contrat d'un salarié

A la fin de chaque contrat, l'employeur doit remettre un certificat de travail et une AED (attestation employeur dématérialisée) qui permettent à l'employé d'exercer ses droits auprès de l'assurance chômage.

Le solde de tout compte est également à verser ainsi que l'indemnité compensatrice de congés payés qui permet de payer les congés payés non soldés à la fin du contrat.

Comment gérer ces spécificités au mieux ?

On se retrouve face à plusieurs challenges RH spécifiques, ou non, au secteur de la restauration et de l'hôtellerie :

• la gestion des temps et des absences
• les modulation liées au secteur comme la saisonnalité par exemple
• les différents contrats de travail

On le voit, ces différents challenges recoupent autant la gestion de la paie et des RH que du temps de travail.

Focus sur deux outils qui peuvent vous permettre d'optimiser votre temps au quotidien.

Combo vous permet de fluidifier votre gestion du temps

Combo est la solution de gestion de planning offrant souplesse et flexibilité au management des ressources humaines. La solution est principalement adaptée au secteur des Hôtels Cafés Restaurants où la gestion du temps est primordiale.

Combo aide à maitriser sa masse salariale par un outil de planification permettant une gestion optimale des équipes et un suivi efficace des heures de travail.

Une fonctionnalité de communication interne permet de faciliter le pilotage des équipes tout en respectant les contraintes du droit social. Elle permet enfin à ses clients de toujours garder un œil sur les ratios de masse salariale et d'optimiser ainsi leur rentabilité salariale

PayFit rend la gestion de la paie accessible à tous

PayFit est une solution de gestion de la paie et des ressources humaines pensée pour simplifier les tâches administratives complexes et chronophages qui y sont associées.

PayFit permet de gérer la vie de ses employés, sans avoir besoin de connaissances en RH ou de la paie au préalable. L'expérience est intuitive, simplifiée et la plupart des actions sont automatisées. Ils ont codé le Code du Travail et les principales conventions collectives afin de proposer une solution totalement autonome : vous renseignez les variables non récurrentes ayant un impact sur la paie et la solution s'occupe des calculs et des ajustements.

La volonté de développer une intégration

Si Combo offre une extraction des variables relatives au suivi du temps de travail qui permettent de préparer à la paie (heures supplémentaires, heures complémentaires, jours de repos par exemple), le logiciel ne l'effectue pas, à l'inverse de PayFit. Cette intégration apparait pertinente dans un secteur où la planification du temps de travail a chaque mois un impact sur la paie.

En combinant leurs deux forces, ils permettent à leurs clients de gagner en temps et en productivité. On peut ainsi parler d'une synergie puisque la planification a un impact sur la paie qui elle-même se répercute sur la gestion des ressources humaines.

La synergie entre l'outil de planification de Combo et la brique Paie & SIRH apportée par PayFit.

Une intégration axée sur la compatibilité export-import

Le principe est simple : il vous suffit d'exporter depuis Combo toutes vos informations liées au suivi du temps de travail via un rapport (fichier Excel). Une fois ce fichier téléchargé, il convient de l'importer dans PayFit : ces données auront un impact direct sur les fiches de paie de vos employés.

En un clic, le tour est joué et vous gagnez du temps. Fini le calcul à la main !

“Depuis que j’ai commencé mon business, une des idées les plus brillantes que j’ai eues, a été de m’inscrire à la fois sur PayFit et sur Combo. Maintenant que les 2 sont intégrées, ça va me faciliter encore plus la vie, me faire gagner du temps et éviter les erreurs. Je suis ravi !” Justin Kent, Ceo chez Zia. 

Qu'est ce que cela apporte ?

Vous gagnez beaucoup de temps en procédant ainsi. Chaque mois, lors de la génération de votre paie, les éléments de variables de paie et les absences sont transférables en quelques clics d'une solution à une autre. Plus aucun retraitement n'est nécessaire et vous n'avez plus besoin de saisir les variables en double.

Fiabilité et visibilité sont également de mise. Les clients ont une parfaite visibilité des données qu'ils transfèrent dans PayFit depuis Combo. Ils peuvent également effectuer des modifications avant import afin de corriger les éventuelles erreurs.

L'intégration est pensée pour les conventions collectives suivantes :

Comment mettre en place l'intégration ?

A partir du moment où vous êtes client PayFit et Combo, l'intégration se fait très rapidement et simplement. Il vous suffit de l'activer sur votre compte PayFit au sein de l'onglet Intégrations.

L'activation doit se faire en parallèle sur votre compte Combo.

Pour que l'interconnectivité ait lieu, il faut s'assurer que les données que vous transférez d'une plateforme à une autre correspondent bien aux mêmes employés, en les identifiant de la même façon, via un matricule.

Enfin, nous vous demandons de paramétrer les données que vous souhaitez importer depuis Combo lors de l'import des données sur votre compte PayFit. Ces paramètres seront conservés afin de ne plus avoir à les renseigner chaque mois.

Cette intégration a été pensée pour vous. Il ne vous reste plus qu'à l'utiliser !

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