Zoom sur : fiches de paie et avantages en nature

Vous avez l’intention de proposer des avantages en nature à vos collaborateurs, ou votre convention collective en prévoit pour vos salariés ? Définition, intégration des avantages en nature sur la fiche de paie de vos employés, présentation des principaux avantages, différences avec les frais professionnels…Retrouvez toutes ces informations dans cet article. 

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

Les avantages en nature sont des biens ou des services accordés gratuitement aux salariés en plus de leur salaire (ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle de l’avantage). Grâce à ces avantages mis à leur disposition, les employés ont l’opportunité d’économiser des frais qu’ils auraient dû payer en temps normal. 

En France, il est d’usage dans plusieurs secteurs d’activité de proposer des avantages en nature. C’est notamment le cas de la restauration ou de l’hôtellerie. Mais les professionnels de tous les secteurs peuvent décider d’attribuer à leurs salariés des avantages en nature, que ce soit pour rendre plus attractives leurs offres d’emploi ou pour accentuer la motivation des équipes.

Quel texte prévoit des avantages en nature ? 

L’attribution d’avantages en nature peut être prévue par : 

• un usage d’entreprise ; 
• une convention collective ou un accord de branche. 

Lorsque la mise en œuvre des avantages résulte d’une convention collective, l’employé est en droit de refuser l’avantage en nature. Toutefois, le salarié ne peut pas exiger de la part de son employeur une indemnité en contrepartie.

Si aucun accord ou usage ne prévoit l’attribution d’avantages en nature, l’employeur peut de lui-même prendre l’initiative d’en proposer à ses salariés (à tous les employés de l’entreprise ou seulement à certains salariés). Les conditions d’attribution des avantages sont alors généralement présentées dans le contrat de travail qui lie le salarié et l’entreprise. Dans ce cas précis, l’avantage en nature ne peut pas être mis en place sans le consentement de l’employé.

Avantages en nature : doivent-ils figurer sur la fiche de paie ?

Les avantages en nature constituent un complément de rémunération à part entière. Ils doivent à ce titre être obligatoirement mentionnés sur la fiche de paie du salarié, et entrent dans le calcul du montant de l’impôt sur le revenu. 

Comment intégrer les avantages en nature sur la fiche de paie ? 

Le montant des avantages en nature doit être mentionné deux fois sur la fiche de paie : 

• Il doit être intégré une première fois dans le salaire brut afin de rentrer dans l’assiette des cotisations.
• Il doit être mentionné une seconde fois au niveau du salaire net, dont il est déduit pour permettre de calculer le montant du salaire à verser à l’employé.

Soumis aux cotisations sociales, les avantages en nature ont donc un impact sur la fiche de paie des salariés puisque leur attribution augmente le revenu imposable.  

Bon à savoir : lorsque l’avantage en nature donne lieu à une retenue sur salaire (ou à une participation financière du salarié), il convient de réduire le montant de l’avantage. 

Comment calculer le montant des avantages en nature ?

Deux méthodes peuvent être utilisées pour calculer le montant des avantages en nature perçus par vos salariés. Le choix de la méthode peut dépendre de la nature de l’avantage, mais aussi du statut de l’employé.

Calcul des avantages au forfait

L’évaluation forfaitaire peut être adoptée pour les avantages en nature tels que la nourriture, le logement, les véhicules, les smartphones, les ordinateurs et plus globalement les outils de communication. L’évaluation forfaitaire est définie selon une valeur minimale réévaluée tous les ans par l’URSSAF. Si les grilles d’évaluation prévues dans la convention collective ou le contrat ont une valeur supérieure à la valeur minimale, c’est le montant de la convention qui est retenu pour le calcul ; si la valeur des grilles est inférieure à la valeur minimale, la valeur minimale est utilisée pour calculer le montant de l’avantage. 

Attention : l’évaluation forfaitaire ne doit jamais tenir compte du montant de la rémunération du salarié, excepté pour l’avantage “logement”.

Calcul des avantages au réel

Tous les autres avantages dont le montant n’est pas calculé au forfait doivent être évalués en fonction de leur valeur réelle. 

Bon à savoir : sauf exception, les avantages en nature accordés aux dirigeants et mandataires sociaux doivent obligatoirement être évalués en fonction de leur valeur réelle.

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Quels sont les principaux avantages en nature ?

Avantages en nature « nourriture »

On retrouve dans cette catégorie les repas fournis aux salariés sur leur lieu de travail. HCR, boulangerie, milieu hospitalier … Tous les domaines peuvent être concernés. 

Attention : l’URSSAF ne considère pas les tickets restaurants comme des avantages en nature, mais comme des avantages sociaux à classer dans la catégorie des frais professionnels. Les repas pris par le salarié lors de ses déplacements doivent également être appréhendés comme des frais professionnels. 

Avantages en nature « logement »

Dans ce cas de figure, vous fournissez à votre employé un logement à titre gratuit (ou en échange d’une faible participation ne pouvant pas s’apparenter à un loyer). Retrouvez ici tout ce qu’il faut savoir sur la réglementation à respecter pour loger ses salariés. 

Avantages  en nature « véhicule » 

Pour être considéré comme un avantage en nature, le véhicule doit être utilisé par l’employé à des fins professionnelles et personnelles. Si le salarié est dans l’obligation de restituer le véhicule pendant ses repos hebdomadaires ou ses jours de congés, il ne s’agit pas d’un avantage en nature (ni lorsque le salarié paye une contribution financière supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature). L’avantage en nature « voiture » peut être, selon le souhait de l’employeur, calculé sur la base des dépenses réelles engagées ou sur la base d’un forfait. 

Avantages en nature « NTIC » (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication)

Téléphone mobile, ordinateur portable, scanner, imprimante…Pour que ce matériel fasse l’objet d’un avantage en nature, il doit être utilisé à des fins personnelles et professionnelles. Ainsi, si vos salariés possèdent un téléphone portable fourni par l’entreprise uniquement employé dans le cadre professionnel, il ne s’agira pas d’un avantage en nature. 

Avantages en nature VS frais professionnels : quelles différences ?

Il est indispensable de faire la distinction entre les avantages en nature et les frais professionnels. Les frais professionnels sont des dépenses réalisées par le salarié (et remboursées en partie par l’employeur) qui,  contrairement aux avantages en nature, ne sont ni imposables ni soumis aux cotisations sociales. Les avantages en nature et les frais professionnels ne sont donc pas pris en compte de la même façon en matière de prélèvements sociaux et de rémunération.

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