Combien de temps doit-on garder les bulletins de salaire ?

Toute entreprise doit conserver un double des documents émis ou reçus dans l’exercice de son activité. Le bulletin de salaire, qui mentionne la rémunération et les cotisations sociales versées tous les mois, fait évidemment partie des papiers à garder précieusement. Mais attention : il ne peut pas être conservé éternellement !

Combien de temps doit-on garder des bulletins de salaire ? Sous quel format ? Quel outil pour améliorer la gestion de la paie ? Tout comprendre sur la durée de conservation des fiches de paie avec Combo.

Quelle est la durée de conservation autorisée des bulletins de paie ?

En France, tout travail mérite salaire. Rémunérer les salariés conformément à ce qui est écrit dans le contrat de travail fait partie des obligations de l’employeur. Pour ce faire, chaque collaborateur reçoit mensuellement et à la même date le montant indiqué sur sa fiche de paie. Il y découvre également tous les éléments de rémunération (indemnités de congés payés, augmentation de salaire, prime d’assiduité…) et les cotisations sociales à sa charge et à celle de l’employeur.

La distribution de ce type de document RH s’effectue en main propre, par voie postale ou par voie électronique (sauf si le salarié s’y oppose). Il est également conservé par l’entreprise… pendant une durée limitée par la loi française !

D'après les articles L3243-1 à L3243-5 du Code du travail, l’employeur doit garder le double des bulletins de paie pendant au moins 5 ans.

S’il choisit la voie dématérialisée, il doit rendre disponible les fiches de paie :

• Soit pendant une durée de 50 ans à partir de la date d’émission ;
• Soit jusqu'aux 75 ans du salarié.

💡 Besoin d’aide ? Découvrez également comment faire une fiche de paie ou comment décrypter une fiche de paie dans notre blog Combo !

Mauvaise conservation : quelle sanction pour l’employeur ?

Vous n’avez pas de logiciel de gestion de la paie pour vous alerter en cas de dépassement du délai de conservation ? Vous n’avez pas gardé tous les bulletins de salaire ? L’inspection du travail pourrait vous tomber dessus ! En cas de contrôle, vous devez pouvoir présenter une copie papier ou électronique des fiches de paie de tous vos salariés.

Si vous ne les avez pas conservées dans les règles, vous pourriez écoper d’une amende de 450 euros par bulletin manquant.

💡 Vous embauchez dans le secteur des HCR ? Vous vous posez des questions sur la mensualisation de salaire en restauration ? Découvrez nos articles sur les RTT en restauration et sur l’inspection du travail en hôtellerie-restauration !

Un salarié doit-il aussi garder ses bulletins de salaire ?

Le salarié n’a aucune obligation de garder ses bulletins de salaire, mais il est fortement recommandé de le faire. C’est même généralement indiqué sur chaque fiche de paie : « Pour faire valoir vos droits, veuillez conserver ce bulletin sans limite de durée. »

En effet, ces documents lui permettent de calculer des droits à la retraite, mais servent également pour :

• Des demandes de crédit ;
• Des déclarations d'impôts ;
• Des problèmes judiciaires.

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Quelle différence avec une fiche de paie dématérialisée ?

Que vous passiez par la voie postale ou électronique, vous devez remettre un bulletin de salaire à chaque employé et conserver le double de façon sécurisée. Il existe néanmoins une grande différence en termes de durée de conservation (5 ans pour le format papier et jusqu’à 50 ans pour le bulletin numérique).

Si les fiches de paie dématérialisées ont la même valeur que leur version papier depuis le 13 mai 2009, le Code du travail impose les trois conditions suivantes :

• Devoir d’information : l’employeur doit informer ses salariés dans un délai d’un mois avant la remise du bulletin de paie numérique, en délivrant à chacun les moyens d’accès à ce document ;
• Droit d’opposition : les salariés ont le droit de refuser la dématérialisation de leur bulletin de paie. Si c’est le cas, l’employeur doit continuer à lui transmettre au format papier ;
• Archivage à long terme : la fiche de paie doit être lisible et pérenne, signée électroniquement par l’employeur pour en garantir l'intégrité. La société la conserve pendant 50 ans à compter de son émission ou jusqu’aux 75 ans du salarié (pour les droits à la retraite).

🤔 Bon à savoir : la loi n’autorise pas l’envoi des bulletins de salaire par mail ! Si ce procédé a l’air pratique et rapide, le règlement général sur la protection des données (RGPD) ne le voit pas comme un moyen de communication et de conservation fiable. Des personnes mal intentionnées pourraient accéder à votre messagerie pendant votre pause, ou bien vous pourriez effacer des données facilement sans le vouloir… 

Comment conserver les bulletins de paie en entreprise ?

Vous pouvez numériser vos bulletins de paie et les conserver dans un espace de stockage sécurisé en ligne, comme un coffre-fort numérique ou un logiciel de gestion des documents RH Combo par exemple.

Ces outils digitaux simplifient la création, la hiérarchisation et l'exportation des données. Les salariés n’ont plus qu’à récupérer leur bulletin de salaire sur leur compte personnel en ligne, avec leur code d’accès ! Vous gagnez du temps et eux aussi. Un moyen de faciliter la tâche de vos équipes RH et de vos collaborateurs.

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Quels sont les autres documents RH à conserver par le salarié ?

Les bulletins de salaire font office de preuves lors du passage à la retraite, mais un salarié a tout intérêt à garder précieusement d’autres papiers administratifs avec lui. Ils permettent d’exercer certains droits (remboursement, paiement d’une amende…) et peuvent se montrer utiles devant la justice.

Le Code du travail conseille une durée minimale de conservation pour les documents suivants :

• Durée illimitée : bulletin de paiement de la pension de retraite ;
• Jusqu’à liquidation de la retraite : bulletin de salaire, contrat de travail, certificat de travail, relevé d’indemnités journalières, carte d’invalidité d’un enfant ;
• 3 ans : solde de tout compte, justificatif de versement d’allocations chômage, notes de frais ;
• 2 ans : attestation France Travail (anciennement Pôle Emploi).

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