Documents RH : optimiser la gestion des ressources humaines

Plus une entreprise s'accroît, plus la gestion des ressources humaines se complexifie. Pour créer, conserver et transmettre les documents RH obligatoires en répondant aux exigences réglementaires, il vous faut une organisation au carré. Recrutement, formation, visite médicale, paie, départ… À chaque processus son document ! Et si vous équipiez votre service d’un logiciel de gestion du personnel pour lui faciliter le travail ? Avec une plateforme centralisée, vous disposez d’une véritable bibliothèque de données et générez vos fichiers RH en quelques clics.

Mais avant de vous pencher sur les avantages des logiciels de gestion RH, il est important de savoir quels sont aujourd’hui les documents RH obligatoires pour votre entreprise, et quelle solution peut vous permettre de les gérer de manière efficace au quotidien. Vous recherchez des réponses à ces questions ? Suivez le guide pratique Combo !

Quels sont les documents RH obligatoires pour les entreprises ?

Vous le savez bien : si vos stratégies commerciales et vos processus de production montrent la voie à suivre, ce sont vos collaborateurs qui font véritablement tourner le moteur. Votre activité ne peut pas, en effet, se développer sans un management efficace du personnel, et sans maîtriser l’ensemble des processus des ressources humaines – des démarches qui passent forcément par une bonne gestion des documents RH.

Quel est l’utilité d’un dossier RH pour les entreprises ?

Un dossier RH rassemble toutes les données relatives aux collaborateurs : identité, contrat de travail, avis de visite médicale, relevés d’heures, bulletins de paie…Toutes les entreprises se doivent de rassembler l’ensemble de ces notes et informations, que ce soit pour pouvoir les présenter en cas de contrôle des documents par l’inspection du travail, ou simplement pour faciliter l’organisation et le management des salariés. 

La liste des documents RH obligatoires

Que vous passiez à la dématérialisation ou que vous en restiez au format papier, vous avez l’obligation de tenir à jour la liste de documents RH suivants.

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Registre unique du personnel

Document RH principal du personnel, le registre unique du personnel (RUP) est créé dès le recrutement du tout premier salarié de l’entreprise. Il rassemble l’ensemble des données relatives aux employés à leur arrivée et doit être tenu à jour. Les pages du registre unique du personnel doivent par ailleurs comporter plusieurs informations indispensables : notamment le nom, l’â​ge, le sexe, le poste, la qualification…

Les informations du registre du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté la société.

Le document unique d’évaluation des risques professionnels

L’employeur se porte garant de la santé et de la sécurité des salariés dans l’entreprise. Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP ou simplement DU) retrace et mesure l’ensemble des dangers et risques présents dans les locaux. C’est un tableau évolutif qui doit permettre de lancer des actions HSE correctives et préventives dans certaines zones ou pour des situations précises.

Le registre du CSE

Ce registre remplace depuis le 1er janvier 2020 le registre des délégués du personnel. Obligatoire dans les entreprises de plus de 11 salariés, ce document RH retranscrit toutes les questions posées par les élus lors des réunions CSE, ainsi que les réponses apportées par l’employeur.

Le registre en cas d’alerte pour la santé publique et l’environnement

Le CSE ou n’importe quel collaborateur détient le droit de consigner des alertes dans un registre spécifique, dans le cas où il estime que les produits ou procédés de fabrication mis en place font peser un risque sanitaire ou environnemental grave.

Le contrat de travail

Propre à chaque salarié, le contrat de travail est rédigé à l’embauche d’un salarié et conservé pendant 5 ans après son départ. Il définit l’ensemble des droits et obligations des deux parties, permettant de régler d’éventuels litiges. En l’absence de ce document RH et des éventuels avenants, l’employeur s’expose à des sanctions pour travail dissimulé.

Les avis de visite médicale

La médecine du travail remet un avis à l’entreprise après une visite médicale qui a lieu à l’embauche ou lors d’un arrêt de travail.

Les modalités d’affiliation à la mutuelle d’entreprise

L’entreprise doit proposer une mutuelle à tous ses employés, y compris les apprentis. Il transmet un justificatif d’adhésion à chacun d’entre eux et conserve le contrat d’adhésion à la mutuelle pendant 5 ans.

Les bulletins de paie

Tout bulletin de salaire, avec matricule RH, créé par l’entreprise est conservé pendant 5 ans. En cas de fiche de paie dématérialisée, il faut pouvoir le mettre à disposition de l’employé pendant 50 ans et jusqu’à l’âge de 75 ans.

Les relevés d’heures de travail

Preuves en cas d’accident ou d’incident sur le temps de travail, les relevés d’horaires doivent être conservés pendant 5 ans. Pareillement pour les motifs d’absence du salarié.

Les charges sociales des salariés

Toutes les données relatives au paiement des charges sociales et des taxes sont conservées pendant 3 ans.

Les rapports des entretiens professionnels 

L’entretien professionnel annuel est une obligation de l’employeur qui fait l’objet d’un document récapitulatif, à conserver. Durée de conservation de 6 ans.

Les notifications de sanctions disciplinaires

Les éventuelles lettres d’observation, courriers d’avertissement, blâmes… doivent faire l’objet d’un travail de conservation et d’archivage. Ces notifications figurent donc également dans la liste des documents RH que les entreprises doivent obligatoirement posséder et conserver pendant une durée de 3 ans.

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Dématérialisation des documents RH : pourquoi et comment ?

En tant qu’employeur, manager ou DRH, vous n’avez pas le choix. Vous devez conserver les documents RH obligatoires énoncés ci-dessus, entre autres dossiers du personnel spécifiques à votre organisation.

Mais vos ressources humaines seront les premières à le dire : la gestion des documents, c’est un travail titanesque et chronophage. Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions SIRH 100 % digitales pour vous faciliter la tâche ! Grâce à ces outils, vous allez pouvoir améliorer significativement la gestion de vos processus RH et réduire les risques d’erreurs de saisie. Avec cette solution numérique, vos documents et contrats sont générés en quelques clics et se concluent avec une simple signature électronique. De quoi simplifier fortement la vie des services RH et des managers !

Les principaux avantages d’un logiciel SIRH pour les entreprises

• Centralisation de tous les documents RH sur une seule plateforme ;
• Parfaite sécurisation des données, notes et informations RH ;
• Exportation de toutes les informations disponibles au format Word, Excel ou PDF ;
• Suivi précis de la masse salariale et des ratios de productivité
• Tableaux de bord et indicateurs RH personnalisés et générés automatiquement ;
• Important gain de temps lors de la réalisation des différentes opérations de gestion RH ;
• Réduction des coûts administratifs :
• Plateforme disponible 24h/24 et 7j/t sur tout support numérique (tablette, ordinateur, smartphone) 

Gestion des documents RH : la solution de l’externalisation  

Vous avez des besoins de gestion RH ponctuels ou spécifiques mais ne souhaitez pas embaucher ? Vous souhaitez bénéficier d’une véritable expertise et de conseils pertinents pour la conservation et l’archivage de vos divers dossiers RH, ou pour l’établissement des contrats de travail de vos collaborateurs ? L’externalisation de certaines tâches RH peut être la solution qu’il vous faut !

Externalisation RH : en quoi cela consiste ?

Quand on parle d’externalisation RH, on fait généralement référence au fait d’embaucher un professionnel qui est extérieur à l’entreprise pour prendre en charge un projet spécifique ou une mission ponctuelle. 

Dans le domaine des ressources humaines, il peut s’agir d’un DRH à temps partagé, par exemple, dont la fonction va être de recenser et mettre en ordre les documents RH, ou d’instaurer une stratégie sur un point précis. 

Dans d’autres cas, vous pouvez aussi faire appel à un avocat, qui se chargera de vérifier la durée de conservation des dossiers sur le plan légal et leur mise en sécurité (au format papier ou électronique), ou d’un office manager qui s’assurera de la mise en conformité de tous les documents RH. 

Cette solution d’externalisation peut être notamment être particulièrement adaptée aux PME/TPE qui ont besoin d’une expertise sur un sujet administratif/juridique, mais qui ne disposent pas du budget ou du temps nécessaire pour embaucher ou former une personne dont la fonction sera de gérer ce type de problématique. 

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