Comment faire une fiche de paie ?

D’après le Code du travail, toute entreprise doit établir des fiches de paie mensuelles. Pour ce faire, le service des ressources humaines s’appuie sur les éléments variables de paie comme le salaire, les heures supplémentaires et les congés payés des salariés. Il va ensuite tout compiler dans un tableur Excel ou, au mieux, dans un logiciel de gestion de paie qui automatise le processus et fait gagner du temps.

Comment faire une fiche de paie ? Quels sont les éléments variables de paie à inclure obligatoirement ? Comment construire ce document RH facilement ? Existe-t-il un modèle de fiche de paie ? On vous explique le bulletin de salaire de A à Z.

Fiche de paie : quelles sont les obligations de l’employeur ?

En France, le bulletin de salaire est strictement réglementé par le Code du travail. Si la loi n’exige pas une forme particulière, il faut cependant respecter des règles précises sur le contenu, la conservation et la distribution du document. Voici tout ce qu’il faut savoir sur les fiches de paie.

Les mentions obligatoires du bulletin de paie

En ce qui concerne le contenu, vous n’avez pas trop de liberté. De nombreuses données doivent figurer sur le bulletin, dont les éléments variables de paie.

Voici les mentions obligatoires pour faire une fiche de paie :

• L’identité du salarié : nom, prénom, matricule, adresse, numéro de sécurité sociale, poste, coefficient de salaire ;
• L’identité de l’employeur : nom, adresse, SIREN, code APE/NAF de la société, convention collective applicable ;
• La rémunération : période rémunérée, heures supplémentaires, dates de congés, rémunération brute et nette, prélèvement à la source, prime d’ancienneté, avantages salariaux, date de paiement… ;
• La liste des cotisations sociales : santé, accident, retraite, famille, assurance chômage, autres contributions dues par l’employeur, CSG, CRDS, exonérations et allègements.

🤓 Attention : il existe également des mentions interdites dans la fiche de paie, qui sont l’exercice du droit de grève par le salarié et celle des fonctions de représentation du personnel.

La remise de la fiche de paie au salarié

L’employeur doit transmettre une fiche de paie à chaque salarié tous les mois et à la même périodicité, au moment du versement du salaire. Elle est ensuite conservée pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, pour ses droits à la retraite.

La remise des bulletins de paie est acceptée en version papier ou par voie électronique (sauf si le salarié s’y oppose). La fiche de paie dématérialisée a d’ailleurs été largement adoptée dans les entreprises de France, et pour cause ! Elle permet de gagner du temps, de centraliser et de sécuriser les documents RH en interne.

Comment créer son modèle de fiche de paie ?

Pour faire votre fiche de paie, vous avez deux solutions : soit vous vous appuyez sur un modèle (que vous téléchargez ou que vous concevez vous-même), soit vous utilisez un logiciel de paie comme Combo. La deuxième option automatise la gestion RH en entreprise et vous évite les erreurs de saisie.

Que vous choisissiez l’une ou l’autre, on vous montre comment établir votre propre bulletin de paie étape par étape.

Besoin d’un modèle de fiche de paie ? Découvrez notre tableau de préparation de paie sur Excel !

1 - Identification de l’employeur

La première partie, généralement située en haut à gauche, délivre des informations sur l’employeur. On doit au moins y trouver :

• Le nom de l’entreprise ;
• L’adresse du siège social de l’entreprise ;
• Le code APE ou NAF ;
• Le numéro SIRET ;
• La convention collective applicable (ou les articles du Code du travail) ;
• L’organisme de paiement des cotisations sociales.

2 - Identification du salarié

De la même façon, en haut à droite du bulletin de salaire, vous devez lister les informations concernant le salarié rémunéré :

• Le nom du salarié ;
• L’adresse du salarié ;
• Le matricule RH du salarié (numéro dans l’organisation interne) ;
• L’emploi ou le poste de travail dans l’entreprise ;
• La classification ;
• Le coefficient de salaire ;
• Le début et l’éventuelle fin du contrat de travail ;
• La durée mensuelle travaillée ;
• Le numéro de sécurité sociale ;
• La date de paiement.

3 - Rémunération globale brute

Sous les deux cartes d’identité de l’employeur et du salarié, l’on déroule le grand tableau des éléments variables de paie. Ici non plus, pas d’obligations sur la forme, mais vous pouvez par exemple le scinder en 6 grandes colonnes :

• Désignation de l’élément de paie ;
• Base des cotisations salarié ;
• Taux des cotisations salarié ;
• À déduire des cotisations salarié ;
• À payer des cotisations salarié ;
• Montant des charges patronales.

Dans la première partie de ce tableau, vous détaillez la rémunération globale brute de l’employé, soit :

• Le salaire de base ;
• Les heures supplémentaires ;
• La prime d’ancienneté ;
• Les primes exceptionnelles ;
• L’indemnité de congés payés ;
• Les avantages en nature (véhicule, logement, repas…).

Pour chaque élément, vous écrivez la base, le taux et le résultat du produit dans la colonne ​​« À payer ». Sous ces lignes, vous indiquez le total de la rémunération brute en gras.

4 - Taxes et cotisations sociales

Toujours dans le même tableau, vous listez toutes les taxes et cotisations sociales qui vont amputer une partie de la rémunération brute. Ces dépenses, qui financent divers organismes publics chargés de la protection sociale en France, permettent aux salariés de bénéficier d’aides dans certaines situations futures (accident du travail, maladie, retraite, chômage…). Certaines cotisations sociales sont salariales, d’autres patronales (voire mixtes).

Depuis 2018, les libellés de ces éléments variables de paie sont simplifiés. On les regroupe dans 5 catégories :

• Santé ;
• Accident du travail et maladie professionnelle ;
• Retraite ;
• Famille ;
• Chômage.

Il faut y ajouter trois autres types de cotisations : autres contributions dues par l’employeur, CSG déductible de l’impôt sur le revenu et CSG/CRDS non déductible de l’impôt sur le revenu.

Pour chaque élément, vous écrivez la base, le taux et le résultat du produit dans la colonne ​​« À déduire ». Au-dessous, en deux lignes, écrivez en gras la somme des cotisations salariales et celle des cotisations patronales.

5 - Rémunération nette

Le salaire net, c’est la partie la plus importante pour le salarié. Pour le calculer, c’est très simple : il suffit de déduire du salaire brut toutes les charges salariales et les taxes de la colonne ​​« À déduire ».

Voici les mentions à retrouver au bas du tableau de la fiche de paie :

• Le net à payer avant impôt sur le revenu ;
• L’impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• Le net payé.

😇 Bon à savoir : le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu est généralisé depuis le 1er janvier 2019 en France. Aujourd’hui, le taux d’imposition est directement communiqué à l’employeur qui soutire la somme convenue sur le salaire net imposable. Il faut évidemment l’afficher dans la fiche de paie.

7 - Compteur de congés payés

Dans un dernier petit tableau en bas de la fiche de paie est donné le compteur de congés payés du salarié. En général, on retrouve :

• Les congés payés acquis (au cours de la période de référence) ;
• Les congés payés pris ;
• Le solde de congés payés

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Créer ses bulletins avec un logiciel de paie

Comme vous avez pu le constater, il y a beaucoup d’informations à organiser dans une fiche de paie. Et si vous vous facilitiez la vie avec un modèle préconçu par des experts ? Plutôt qu’un tableau Excel de préparation de la paie, utilisez un outil digital dédié à la gestion de la paie en entreprise !

Avec un logiciel RH comme Combo, vous préparez la paie en quelques clics. Les éléments variables sont collectés et automatiquement calculés par notre outil en ligne. Finies les erreurs et les doubles saisies, vous ne pouvez pas vous tromper. Notre modèle conforme aux réglementations françaises s’adapte à votre entreprise et s’exporte au format que vous voulez. Encore mieux, vos outils s’intègrent à notre logiciel de paie pour plus de praticité !

Vous voulez optimiser la gestion de la paie en entreprise ? Dématérialisez vos bulletins de salaire avec notre logiciel de gestion du personnel ! Essayez notre plateforme Combo tout-en-un !

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