Gérer ses documents avec un coffre-fort numérique

Bulletins de paie, factures, contrats de travail, registres comptables… Comment stockez-vous vos documents importants aujourd’hui ? Dans des classeurs ou des dossiers sur votre ordinateur ? Et si vous passiez à l’archivage 2.0 ? Avec un coffre-fort numérique, vos documents juridiques sont consultés, stockés et transmis en toute sécurité. Aucun risque d’altération des données ou de non-respect des règles du RGPD !

Quels sont les avantages du coffre-fort électronique ? Quels documents sont concernés ? Est-ce la meilleure solution pour conserver les dossiers du personnel ? Voici notre dossier.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique (CFN), aussi appelé e-coffre-fort, est un espace de stockage en ligne qui permet d’archiver les données à caractère sensible et confidentiel d’une entreprise. Il facilite la consultation, l’archivage et la distribution de documents au format électronique tout en préservant leur intégrité. Ils sont donc protégés des risques de consultation et de détournement non autorisés par l’entreprise, mais aussi d’une éventuelle détérioration, chose fréquente via l’archivage classique (perte d’une fiche de paie en version papier, incendie dans le local, suppression d’un fichier digital non sécurisé…). L’utilisation d’un CFN est strictement réglementée par l’article L103 du Code des postes et des communications électroniques.

Il s’agit également d’archivage à vocation probatoire : les informations sont conservées durablement et pourront être présentées en cas de contestation ou de contrôle d’une administration. Autre atout : le coffre-fort numérique se conforme à toutes les obligations légales de l’employeur, dont la protection des données personnelles des salariés (RGPD).

Comment fonctionne le coffre-fort numérique ?

Le principe du coffre-fort électronique est simple : les documents qui y sont déposés doivent être restitués à l’identique à la sortie, sans que personne n’ait pu les consulter sans autorisation entre-temps. On parle alors de scellement numérique, exigeant :

• Une signature électronique pour authentifier l’auteur ;
• Un horodatage pour certifier la date de dépôt ;
• Un calcul d’empreinte numérique afin d’assurer l’intégrité du document dans le temps.

Afin d’accéder aux données archivées, les utilisateurs se connectent depuis n’importe quel support numérique (tablette, smartphone, ordinateur) en renseignant leur identifiant, mot de passe “robuste” et code reçu par SMS ou mail selon les options de sécurité choisies. De plus, le coffre-fort fait l’objet de vérifications périodiques d’intégrité et trace les actions des utilisateurs.

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Quelles sont les fonctionnalités d’un coffre-fort numérique ?

Coffre-fort professionnel gratuit ou payant ? Vous choisirez probablement en fonction des fonctionnalités, du service et de l’espace de stockage disponible. Il existe également des solutions RH alternatives comme notre plateforme Combo, idéale pour la gestion du personnel en entreprise. (On en reparle plus bas dans l’article !)

Voici les fonctionnalités et garanties les plus importantes pour un CFN :

• Conservation des documents dans un espace en ligne sécurisé ;
• Centralisation des données sur une seule et même plateforme, disponible sur tous les supports informatiques avec une connexion internet ;
• Distribution automatisée des documents, notamment les bulletins de paie à vos collaborateurs, en connectant le CFN à votre système d’information ;
• Contrôle de l’intégrité et des accès régulièrement.

Quels documents conserver dans un coffre-fort électronique ?

Le coffre-fort électronique peut stocker tous vos documents d’entreprise numérisables, comme :

• Des pièces comptables et juridiques à valeur probatoire ;
• Des fichiers RH (registre du personnel, contrat de travail, bulletin de paie, mutuelle, fiche de remise de matériel…) ;
• Des facture et des devis ;
• Des brevets ;
• Des données sensibles (fichier client, code d’accès…).

Bon à savoir : la durée légale de conservation dépend du type de document.

Comment les données sont-elles sécurisées dans un CFN ?

À la différence d’un stockage classique, les données dans un CFN sont cryptées. Elles ne sont pas accessibles à l’hébergeur. Seul le client utilisateur, via une clé de déchiffrement, peut les consulter et les récupérer.

Afin de garantir ce niveau de sécurité, un coffre-fort numérique doit respecter un certain nombre de normes et d’agréments, comme :

• La norme NF Z42-020 pour garantir l’intégrité des documents dans le temps ;
• La norme NF Z42-026 pour valider l’équivalence entre un document papier et numérique ;
• La norme NF 42-025 pour valider le processus du CFN en matière de gestion des bulletins de paie ;
• La certification ISO 27001 pour mettre en place une démarche de protection des utilisateurs contre la perte, le vol, l’altération sur les données confiées ;
• La norme eIDAS pour appliquer une procédure d’identification électronique interopérable entre différents systèmes d'information ;
• L’agrément SIAF afin d’attester que l’entreprise prestataire est habilitée à la conservation d’archives publiques.

Le coffre-fort numérique est-il obligatoire en entreprise ?

Non, le CFN n’est pas obligatoire. Mais il permet très facilement, comme nous l’avons mentionné plus haut, de répondre aux obligations légales de l’entreprise. Avec ce type de solution en ligne, vous êtes certain de respecter la réglementation en vigueur (RGPD, loi Travail de 2016…).

Bon à savoir : sachez que tout salarié dispose d’un droit de refus sur l’archivage électronique de ses bulletins de salaire, ce qui implique une transmission papier.

CFN, GED ou SAE : quelles différences ?

Si vous vous intéressez au stockage des données, vous avez peut-être déjà entendu parler de GED ou de SAE. Attention à ne pas les confondre ! Ils ne visent pas les mêmes objectifs. Voici les différences entre ces 3 types d’archivage :

• Le coffre-fort numérique (CFN) préserve la ​​pérennité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de la documentation. C’est un archivage numérique à valeur probante ;
• La gestion électronique des documents (GED) améliore la gestion des documents et facilite leur utilisation en entreprise, notamment avec une indexation pointilleuse ;
• Le système d’archivage électronique (SAE) permet de conserver des documents dont l’état a été figé. Aucune modification n’est possible, ce qui prouve leur authenticité.

Pourquoi mettre en place un coffre-fort numérique ?

Sécurisé et accessible en ligne, le coffre-fort numérique regorge d’avantages pour stocker vos dossiers juridiques. 

Une gestion des documents efficace

Vous envoyez encore les bulletins de paie par courrier tous les mois ? Le CFN vous offre une solution plus écologique et économique. Les fiches sont numérisées et distribuées en quelques clics depuis le logiciel. Les employés les récupèrent sur leur compte et ne risquent plus de les perdre. Cette alternative au papier réduit les coûts et fait gagner du temps, tout en réduisant l’empreinte écologique de l’entreprise. De plus, tous les documents RH sont centralisés 

Une sécurité renforcée

Bien évidemment, le grand avantage du coffre-fort électronique, c’est son haut niveau de sécurité. Seul le client utilisateur a accès aux informations via une clé de déchiffrage unique. Un scellement numérique est exigé pour chaque document, préservant ainsi son authenticité et sa pérennité. Toutes les actions sont tracées et l’intégrité du contenu est vérifiée périodiquement par le système. Le CFN répond à des normes et à des certifications pour garantir un espace de stockage ultra-sécurisé.

Une garantie de conformité

Vos documents sont protégés… et vos salariés aussi ! Le CFN répond à toutes les obligations légales de l’employeur et vous assure une conformité aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD en matière de conservation des données personnelles. Par exemple, les fiches de paie dématérialisées, évoquées dans le décret d’application de la loi El Khomri du 16 décembre 2016, doivent être conservées pendant une durée minimale de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du collaborateur afin que celui-ci puisse justifier ses droits à la retraite si nécessaire, ce que permet le coffre-fort électronique.

Un gain de productivité

Une gestion des documents optimisée, ce sont des équipes RH qui travaillent vite et bien ! La centralisation de données numériques leur permet de s’y retrouver rapidement et de transmettre des fichiers en quelques clics. Pas besoin de remplir les placards de classeurs ni de courir à La Poste pour envoyer les bulletins de salaire, tout se fait dans le logiciel. En bref, vos collaborateurs gagnent du temps et se concentrent sur des tâches à forte valeur ajoutée !

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Combo, une alternative au coffre-fort numérique

Depuis l’application Combo, téléchargez votre PDF comptable regroupant toutes vos fiches de paie, on s’occupe de les découper et de les associer automatiquement à la bonne personne ! Après vérification, vous pouvez envoyer vos bulletins de salaire en un clic, vos employés recevront une notification et pourront consulter leurs fiches de paie sur appli mobile ou sur ordinateur. 

Vous cherchez un espace de stockage pour vos documents importants, mais pas uniquement ? Vous aimeriez aussi centraliser vos plannings d’équipe, votre suivi des heures travaillées et votre préparation paie ? Plus complet qu’un coffre-fort numérique, la plateforme Combo se dédie à la gestion du personnel de A à Z. Elle n’archive pas seulement vos documents, elle intègre tout votre écosystème de logiciels préférés ! Accédez au même endroit à vos dossiers RH, à votre logiciel de gestion de paie, à vos plannings de travail, à vos tableaux de bord RH… grâce à notre API modulable !

Vous pourrez conserver la documentation de manière sécurisée, conformément au RGPD et à votre convention collective, et les partager à vos collaborateurs en quelques minutes. En termes de conservation des bulletins de paie après le départ du salarié, pas de panique : la plateforme alerte l’employé et lui propose de télécharger les documents avant la fin du contrat. En bref, Combo est un véritable outil de pilotage de votre activité !

Vous avez besoin de stocker vos documents RH de manière sécurisée et conforme à la réglementation française ? Optimisez la gestion des ressources humaines avec notre logiciel SIRH ! Découvrez vite les fonctionnalités de la plateforme Combo !

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