Comment décrypter une fiche de paie pour bien la vérifier ?

La gestion de la paie est une tâche minutieuse et délicate dont il est important de bien maîtriser toutes les règles et le formalisme en vigueur, afin d’éviter les erreurs en entreprise. Comment vérifier vos fiches de paie ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Que dit le Code du travail ?

Suivez nos explications pour bien comprendre de quoi est constituée une fiche de paie et comment la rendre parfaitement conforme. Avec nos conseils, vous ne prendrez plus aucun risque qu’elles soient contestées par l’un de vos salariés. Tout sur la vérification des fiches de paie avec Combo.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?

Une fiche de paie (ou bulletin de salaire au choix) doit être remise, en main propre ou par courrier postal ou électronique, par l’employeur à son salarié. La fiche de paie doit être établie dès lors qu’une mission a été réalisée, en dehors de toute considération pour la nature de la rémunération ou son montant et quelle que soit la forme ou la validité du contrat de travail. Elle doit respecter toutes les dispositions de la convention collective applicable, en fonction de la nature de votre activité.

Elle sert de pièce justificative du salaire versé sur le plan légal (article L3243-2 du Code du travail). L’employeur doit en conserver une copie dans un dossier, durant 5 ans et la rendre disponible au salarié sous forme électronique durant 50 ans, jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. En cas de manquement à ces dispositions légales, l’employeur peut être sanctionné et s’acquitter d’une amende.

L’absence de fiche de paie peut être considérée par la loi comme un délit de travail dissimulé.

Qui peut procéder à la vérification de fiche de paie ?

L’employeur peut expliquer son bulletin à son employé. Mais en cas de litige et si le lien de confiance est rompu, il est alors possible de s’adresser à des services internes (comptabilité, ressources humaines, paie, juriste d’entreprise) ou bien les représentants du personnel.

Vérifier ses bulletins de salaire avec l’inspection du travail

De plus, pour la vérification des fiches de paie, il existe aussi des organismes externes comme l’Inspection du travail ou encore des professionnels du droit (avocats, juristes), qui sont, eux, payants, à moins de se tourner vers les permanences juridiques gratuites des maisons du droit.

Vérifier ses bulletins de salaire avec un expert-comptable

Des experts-comptables ou des organisations syndicales peuvent aussi aider les salariés à déchiffrer leur fiche de paie et détecter d’éventuelles informations incorrectes pour pouvoir ensuite exiger des indemnités auprès de leurs employeurs.

Vérifier ses bulletins de salaire avec un logiciel RH

Un logiciel de paie a l’avantage de respecter systématiquement la réglementation en vigueur et d'éviter que cette situation se produise et que tous les bulletins de salaire soient conformes aux dispositions légales de la convention collective applicable par votre entreprise. Aucun risque d’erreur dans la vérification de la fiche de paie avec un logiciel RH comme Combo !

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Sur quels éléments porte la vérification des fiches de paie ?

Pour connaître toutes les informations à intégrer sur une fiche de paie, il est essentiel pour toutes les entreprises de faire une veille réglementaire régulière pour s’informer des modifications qui doivent être appliquées ou d’externaliser ce service pour en être informés. Les fiches de paie sont des documents qui doivent respecter un niveau de formalisme : certaines mentions sont obligatoires tandis que d’autres sont interdites par la loi. Données sur le salarié, montant des cotisations sociales et de la rémunération, convention collective… La vérification de la fiche de paie n’aura plus de secret pour vous !

 Les mentions obligatoires sur une fiche de paie

Les informations renseignées doivent respecter un modèle de bulletin de paie obligatoirement simplifié pour apporter plus de clarté à l’employé. N’oubliez cependant pas d’indiquer sur le bulletin de paie :

• Les informations concernant l’employeur (dénomination, adresse du siège social, SIRET) ;
• Celles du salarié (nom, adresse, numéro de sécurité sociale, emploi)
• La convention collective applicable ;
• Et le détail de la rémunération que vous versez à votre salarié : calcul du salaire brut, net à payer, taux d’impôts, cotisations, congés payés et indemnités, prime du salarié, prime du 13e mois, calcul de la prime d’ancienneté, calcul des heures supplémentaires…

Les mentions facultatives sur une fiche de paie

En plus de toutes les mentions obligatoires à faire figurer sur les bulletins de paie, d’autres informations complémentaires peuvent s’ajouter au détail des cotisations sociales. Ces informations sont à la libre appréciation de leur utilité par l’employeur envers le salarié. Il est courant d’y ajouter la date d’entrée dans l’entreprise du salarié par exemple.

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Les mentions interdites sur une fiche de paie

Si votre salarié a usé de son droit de grève ou exerce des fonctions de représentation du personnel, ces informations ne doivent pas figurer sur sa fiche de paie. Une période d’absence pour cause de grève doit alors être formalisée par la mention « absence non rémunérée », sans autre allusion permettant de comprendre le motif de cette absence en cas de contrôle. 

En tant que représentant du personnel, la nature et le montant de sa rémunération doivent être annexés à sa fiche de paie, mais sans figurer dessus directement.

En cas d’erreur, existe-t-il des sanctions ?

L’employeur encourt une amende de 450 € et le versement de dommages et intérêts au salarié en cas de non-respect des mentions obligatoires et interdites sur un bulletin de paie.

Il est préférable d’éviter de se tromper dans la vérification du bulletin de salaire en se reposant sur un outil fiable. Il vous apportera des garanties supplémentaires lors du paiement de vos salariés, en plus d’automatiser vos fiches de paie et d’intégrer toutes les données légales à appliquer. Vous remettez ainsi des fiches de paie, claires et conformes.

Pourquoi utiliser un outil digital pour vérifier vos fiches de paie ?

Remplir et vérifier vos fiches de paie rapidement, c’est possible avec un logiciel de paie. Mais le bulletin de salaire n’est pas le seul document concerné. La dématérialisation d’une feuille d’émargement permet une meilleure traçabilité des entrées et sorties de vos salariés, ainsi que la centralisation de toutes les données relatives à leurs absences, retards et congés.

Un risque d’erreurs réduit

Le taux d’erreurs avec un logiciel de paie est nettement réduit que si vous réalisez vos fiches de salaire manuellement. De même, la vérification des montants dûment versés est largement simplifiée grâce à la fiabilité d’un logiciel spécialisé.

En cas de litige, après vérification de la fiche de paie, vous avez la possibilité de présenter l’historique des heures effectuées par votre salarié en apportant des preuves ayant plus de valeurs juridiques qu’un émargement sur des feuilles papier.

Une gestion de la paie simplifiée

Et si vous passiez à la fiche de paie dématérialisée ? Finies les feuilles volantes et les gros tableaux Excel, tout s’effectue en quelques clics sur notre plateforme RH Combo. Le logiciel de gestion de la paie récupère les données sur les heures travaillées du personnel puis calcule automatiquement les éléments variables de paie, sans le moindre risque d’erreur. Rémunération, cotisations sociales, informations du salarié… Tout se remplit en un clic puisque vos données RH sont centralisées. Vous exportez vos bulletins de paie au format souhaité et les transmettez rapidement à salariés et à votre expert comptable. Vers une optimisation de la paie et une sérénité dans vos services RH !

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