Comment décrypter une fiche de paie pour bien la vérifier ?

La gestion des paies est une tâche importante et délicate dont il est important de bien maîtriser toutes les règles et le formalisme en vigueur, pour éviter les erreurs. Suivez nos explications pour bien comprendre de quoi est constituée une fiche de paie et comment la rendre parfaitement conforme. Avec nos conseils, vous ne prendrez plus aucun risque qu’elles soient contestées par l’un de vos salariés.

Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?

Une fiche de paie (ou bulletin de salaire au choix) doit être remise, en main propre ou par courrier postal ou électronique, par l’employeur à son salarié. La fiche de paie doit être établie dès lors qu’une mission a été réalisée, en dehors de toute considération pour la nature de la rémunération ou son montant et quelle que soit la forme ou la validité du contrat. Elle doit respecter toutes les dispositions de la convention collective applicable, en fonction de la nature de votre activité.

Elle sert de pièce justificative du salaire versé sur le plan légal (article L3243-2 du Code du travail). L’employeur doit en conserver une copie dans un dossier, durant 5 ans et la rendre disponible au salarié sous forme électronique durant 50 ans, jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. En cas de manquement à ces dispositions légales, l’employeur peut être sanctionné et s’acquitter d’une amende.

L’absence de fiche de paie peut être considérée par la loi comme un délit de travail dissimulé.

Qui peut procéder à la vérification de fiche de paie ?

L’employeur peut expliquer son bulletin à son employé. Mais en cas de litige et si le lien de confiance est rompu, il est alors possible de s’adresser à des services internes (comptabilité, ressources humaines, paie, juriste d’entreprise) ou bien les représentants du personnel.

Enfin, il existe aussi des organismes externes comme l’Inspection du travail ou encore des professionnels du droit (avocats, juristes), qui sont, eux, payants, à moins de se tourner vers les permanences juridiques gratuites des maisons du droit.

Des experts-comptables ou des organisations syndicales peuvent aussi aider les salariés à déchiffrer leur fiche de paie et détecter d’éventuelles informations incorrectes pour pouvoir ensuite exiger des indemnités auprès de leurs employeurs.

Un logiciel de paie a l’avantage de respecter systématiquement la règlementation en vigueur et éviter que cette situation se produise et que tous les bulletins soient conformes aux dispositions légales de la convention collective applicable par votre société.

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Sur quels éléments peut bien porter la vérification ?

Pour connaître toutes les informations à intégrer sur une fiche de paie, il est essentiel pour toutes les entreprises de faire une veille réglementaire régulière pour s’informer des modifications qui doivent être appliquées ou d’externaliser ce service pour en être informés. Les fiches de paie sont des documents qui doivent respecter un niveau de formalisme : certaines mentions sont obligatoires tandis que d’autres sont interdites par la loi.

 Les mentions obligatoires sur une fiche de paie

Les informations renseignées doivent respecter un modèle de bulletin de paie obligatoirement simplifié pour apporter plus de clarté à l’employé. N’oubliez cependant pas d’indiquer sur le bulletin de paie :

• Les informations concernant l’employeur (dénomination, adresse du siège social, SIRET) ;
• Celles du salarié (nom, adresse, numéro de sécurité sociale, emploi)
• La convention collective applicable ;
• Et le détail de la rémunération que vous versez à votre salarié : calcul du salaire brut, net à payer, taux d’impôts, cotisations, congés payés et indemnités, entre autres. 

Les mentions facultatives sur une fiche de paie

En plus de toutes les mentions obligatoires à faire figurer sur les bulletins de paie, d’autres informations complémentaires peuvent s’ajouter au détail des cotisations sociales. Ces informations sont à la libre appréciation de leur utilité par l’employeur envers le salarié. Il est courant d’y ajouter la date d’entrée dans l’entreprise du salarié par exemple.

Les mentions interdites sur une fiche de paie

Si votre salarié a usé de son droit de grève ou exerce des fonctions de représentation du personnel, ces informations ne doivent pas figurer sur sa fiche de paie. Une période d’absence pour cause de grève doit alors être formalisée par la mention « absence non rémunérée », sans autre allusion permettant de comprendre le motif de cette absence en cas de contrôle. 

En tant que représentant du personnel, la nature et le montant de sa rémunération doivent être annexés à sa fiche de paie, mais sans figurer dessus directement.

En cas d’erreur, existe-t-il des sanctions ?

L’employeur encourt une amende de 450 € et le versement de dommages et intérêts au salarié en cas de non-respect des mentions obligatoires et interdites sur un bulletin de paie.

Il est préférable d’éviter de prendre ce risque en se reposant sur un outil fiable. Il vous apportera des garanties supplémentaires lors du paiement de vos salariés, en plus d’automatiser vos fiches de paie et d’intégrer toutes les données légales à appliquer. Vous remettez ainsi des fiches de paie, claires et conformes.

Pourquoi utiliser un outil digital pour signer une feuille d’émargement ?

La dématérialisation d’une feuille d’émargement permet une meilleure traçabilité des entrées et sorties de vos salariés, ainsi que la centralisation de toutes les données relatives à leurs absences, retards et congés. 

Le taux d’erreurs avec un logiciel est nettement réduit que si vous réalisez vos fiches de paie manuellement. De même, la vérification des montants dûment versés est largement simplifiée grâce à la fiabilité d’un logiciel spécialisé. 

En cas de litige, après vérification de la fiche de paie, vous avez la possibilité de présenter l’historique des heures effectuées par votre salarié en apportant des preuves ayant plus de valeurs juridiques qu’un émargement sur des feuilles papier.