Comment réaliser un reporting RH ?

Masse salariale, taux d’absentéisme, coût moyen du recrutement… Vos ressources humaines suivent de nombreux indicateurs pour analyser la performance RH de l’entreprise. Ce pilotage prend la forme d’un outil de reporting RH, qui permet à la fois de respecter la réglementation et de prendre les bonnes décisions stratégiques avec la Direction.

Qu’est-ce que le reporting RH et quels indicateurs de performance analyser ? Comment construire un outil de pilotage efficace ? Voici nos conseils sur la gestion des ressources humaines.

Qu’est-ce qu’un reporting RH ? 

Le reporting RH est un outil de mesure consistant à collecter, suivre, analyser et exploiter les données RH d’une entreprise. Ce document écrit et visuel, construit par le service des ressources humaines, rassemble l’ensemble des indicateurs RH (KPI) afin de faire le bilan sur la situation de l’entreprise. Il montre une évolution de l’activité RH dans le temps, mais aussi entre différents services, sites… et doit faciliter la prise de décision à moyen et long terme.

Cet outil de pilotage des ressources humaines peut prendre différentes formes (tableau de bord Excel, logiciel de gestion SIRH…). L’important est de pouvoir fixer des objectifs précis et pertinents pour chaque problématique RH (recrutement, climat social, taux de turn over, formation, gestion administrative du personnel…) dans le cadre d’une politique d’entreprise, puis de constater s’ils ont été atteints dans un temps imparti. Le reporting RH fait partie des outils principalement partagés avec la Direction, notamment à travers des rapports.

Pourquoi effectuer un reporting RH ?

Impossible de piloter vos ressources humaines sans reporting RH. C’est l’outil indispensable à toute organisation, quels que soient sa taille et son secteur d’activité. Il est utile aux salariés comme aux dirigeants, puisqu’il permet d’optimiser tous les processus RH, de maîtriser ses coûts et d’améliorer la qualité de vie au travail. De plus, c’est le moyen idéal pour répondre à vos obligations en tant qu’employeur.

Des obligations légales

En matière de gestion des ressources humaines, vous êtes, comme toute entreprise française, soumis au Code du travail et à votre convention collective nationale. À partir d’un salarié, il y a déjà de nombreuses règles à respecter et des indicateurs RH à suivre. Vous devez constituer des dossiers du personnel afin de collecter les données et les analyser. Le reporting RH fait office de bilan social, à montrer en cas de contrôle de l’inspection du travail et en cas d’audit.

Certains indicateurs vous sont imposés par la loi (arrêté du 8 décembre 1977 du Code du travail). C’est notamment le cas de : 

• Effectif global de l’entreprise, et répartition par âge, par sexe, par ancienneté, par nationalité… ;
• Types et durées des contrats de travail ;
• Nombre d’embauches et de départs chaque année ;
• Nombre de salariés en chômage partiel ;
• Taux d’absentéisme ;
• Index d’égalité hommes-femmes.

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Une aide à la prise de décision

Un reporting social vous fournit des informations précieuses sur vos performances et vous indique si vous êtes dans les règles. Il vous offre une vision claire et précise sur l’efficacité de votre politique RH : avez-vous atteint vos objectifs en termes de ressources humaines ? Quels sont vos besoins ? Quels sont vos points faibles ? Bref, ce bilan social répond à vos questions et vous montre la voie à suivre. C’est un véritable outil d’aide à la prise de décision qui s’avère indispensable dans vos réunions stratégiques.

Quels indicateurs mesurer dans un reporting RH ?

Chaque reporting RH est unique. Il y a des tas d’indicateurs de performance à suivre potentiellement, mais sur lesquels faut-il se concentrer ? Un bon tableau de bord RH est efficace. Il se comprend au premier coup d'œil et permet d’extirper des données fiables rapidement. Il ne faut donc pas faire de votre reporting social une usine à gaz.

Pour le pilotage des ressources humaines, nous vous conseillons de classer vos KPI en 5 catégories, dont voici les indicateurs clés :

• L’administration du personnel : masse salariale, effectifs, taux d’absentéisme au travail, égalité hommes-femmes… ;
• Le recrutement : calcul de turn over et de rétention, nombre d’embauches, coût moyen du recrutement… ;
• La formation : nombre et types de formations, durées et coûts, taux de participation, nombre de promotions en interne… ;
• Le climat social : taux de chômage partiel, nombre et motifs des départs, taux de productivité, engagement des collaborateurs… ;
• La marque employeur : nombre de candidatures spontanées, taux de recommandation de l’entreprise à l’extérieur…

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Comment créer un outil de reporting RH ?

L’outil de reporting peut prendre la forme d’un tableau de bord RH, constitué de graphiques, d’illustrations, de tableaux… Il est important de penser au contenu mais aussi à la forme. Bien entendu, il est devenu incontournable d’utiliser un outil informatique pour créer votre document. Voici nos conseils pour construire votre tableau de bord RH.

😁 Bon à savoir : Avant d’élaborer votre outil de reporting RH, posez-vous ces 4 grandes questions :

• Quels indicateurs suivre pour répondre à vos objectifs RH ? 
• Comment le tableau de bord sera alimenté et mis à jour ?
• Quel format aura le tableau de bord ?
• Comment les résultats seront communiqués à l’extérieur du service ?

Utiliser un logiciel de reporting RH

Vous pensez peut-être à Excel pour rassembler vos données et créer vos camemberts, mais cet outil numérique demande une bonne connaissance des fonctionnalités. S’il est mal exploité, vous risquez de perdre beaucoup de temps et de faire des erreurs dans vos tableaux !

Et si vous passiez au logiciel SIRH comme Combo ? Cette solution digitale optimise toute votre gestion des ressources humaines. Vos données sont regroupées sur une seule et même plateforme et automatiquement triées dans des dashboards RH. Vous pouvez ensuite exporter vos résultats sous la forme de rapports word ou pdf. 

Simple et intuitif, le logiciel SIRH de Combo vous offre bien d’autres fonctionnalités qui facilitent la réalisation de vos opérations administratives et comptables : gestion du planning du personnel, des paies et des congés payés, service de pointeuse digitale, DPAE en ligne… Pour une gestion optimale de votre activité !

Concevoir un tableau de bord social

Vous avez choisi le support pour votre reporting RH ? Suivez maintenant ces étapes pour le construire :

• Identifiez vos objectifs d’entreprise et réalisez une veille réglementaire ;
• Choisissez les indicateurs clés pertinents et ceux qui sont obligatoires ;
• Collectez les données avec des outils ou un logiciel SIRH ;
• Concevez un tableau de bord RH clair, visuel et pertinent ;
• Analysez vos résultats ;
• Partagez le rapport de bilan social et prenez les bonnes décisions.

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