Comment rédiger une fiche de fonction ?

Vous recrutez un cadre commercial ou un ouvrier de production ? Vous aurez besoin de décrire ses missions et son rattachement hiérarchique pour mener à bien la phase de recrutement. Il faudra donc rédiger une fiche de fonction.

Mais quelles informations contient-elle ? Dans quel cas l’utilise-t-on ? Quel est l'intérêt d’une fiche de fonction ?  Découvrez cet outil incontournable pour la gestion de vos ressources humaines !

Qu’est-ce qu’une fiche de fonction ?

Par définition, la fiche de fonction est un document qui décrit les missions et activités de chaque famille de métier ou de chaque branche d’activité présente dans l’entreprise. Elle permet de vérifier la performance RH  entre les besoins de l’entreprise, les compétences attendues et les postes pourvus, tant au niveau des managers que des collaborateurs. Elle revêt donc une importance particulière au niveau du service des Ressources Humaines qui va s’appuyer sur son contenu pour améliorer sa gestion RH et, notamment, son reporting RH.

Pour donner un exemple : dans l'hôtellerie et la restauration, il en existe une pour le maître d'hôtel, le réceptionniste, le chef de cuisine, le serveur, l’équipe de nettoyage… La même fiche peut servir à différents salariés (vous avez probablement plusieurs cuisiniers dans votre restaurant).

La fiche de fonction formalise les tâches et les responsabilités d’un poste de travail. Elle peut être incluse dans le dossier du personnel.  Il s’agit de définir les attentes d’un employeur envers ses collaborateurs, et de leur exposer clairement, avec transparence, les connaissances et compétences nécessaires aux missions demandées. C’est un outil RH en interne qui permet à chaque salarié d’identifier toutes les informations relatives au poste qu’il occupe, de la finalité des activités à sa place au sein de l’entreprise. En plus des relations hiérarchiques, elle décrit également les perspectives d’évolution du poste.

En principe, c’est le service des ressources humaines qui rédige les fiches de fonction, en collaboration avec les services associés. Les managers les remettent à la prise de poste d’un nouveau collaborateur afin de lui expliquer ce qu’il attend de lui.

À quoi sert une fiche de fonction ?

« Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va », disait Sénèque.

La description de fonction est une étape fondamentale dans le recrutement. L’employeur comme le candidat ont besoin d'être sur la même longueur d’onde avant de s’engager. Pour ce faire, les exigences du poste doivent être écrites de manière claire et pertinente sur une fiche de fonction, qui traduit la raison d'être d’un salarié dans l’entreprise. C’est un gage de transparence et de professionnalisme de la part de l’employeur. Comprendre le poste facilite également l’entretien d’embauche. Le manager connaît les spécificités du poste en détail afin de mieux questionner le candidat.

► Il n’y a bien sûr par d’obligation de rédiger une fiche de fonction dans l’entreprise, mais Combo vous recommande de prendre le temps de la mettre en place pour une amélioration de la cartographie des compétences. Elle permet de présenter le poste à un futur candidat et de lui remettre éventuellement cette fiche pour lui permettre de vous poser des questions complémentaires avant d’aller plus en avant dans le recrutement.

De manière plus générale, la fiche de fonction est un outil essentiel au bon fonctionnement d’une organisation. Outre le recrutement, elle s’avère indispensable dans la mobilité interne (remplacement, évolution de carrière…). Elle offre aux salariés et managers une vision des passerelles possibles depuis leur position dans l’entreprise. De plus, on utilise ce document RH pendant l’entretien annuel afin de recentrer le collaborateur sur ses missions et dresser un bilan des compétences. C’est aussi le moment d’apporter des modifications à cette fiche, car le métier comme votre organisation peut évoluer !

En résumé, les fiches de fonction accompagnent vos salariés durant toute leur carrière dans votre entreprise. Elles sont un outil, un support accessible qui doivent vivre avec vous. Associées à une matrice et à un référentiel de compétences, elles offrent une vision claire et générale des fonctions présentes dans l’équipe. Vous pouvez ainsi mieux répartir les tâches sans surcharger vos salariés de travail. Vous savez où vous manquer de personnel, les embauches à envisager, les formations à proposer… et gérez au mieux vos équipes !

Quel modèle de fiche de fonction ? 

Les mentions de la fiche de fonction 

Sa conception par le service RH et son contenu varient, bien évidemment selon l’activité de l’entreprise et sa masse salariale (plus les postes sont diversifiés et plus l’employeur créera de fiches de fonction détaillées, mais de manière générale, on retrouve les mêmes éléments qui ne varient que peu : 

• le nom de la fonction avec son intitulé précis ; 
• le lien hiérarchique pour connaître la position du poste au sein de l’entreprise ; 
• les missions confiées particulièrement bien détaillées ; 
• les compétences attendues
• les qualités personnelles du salarié en adéquation avec la fonction ; 
• les qualifications et diplôme obligatoire ou niveau d’études. 

On peut y ajouter le service dont dépend le salarié, sa position dans l’entreprise avec la mention de l’échelon et du niveau précisés dans la convention collective.

Un exemple de fiche de fonction

Elle se présente sous la forme d’un tableau récapitulatif portant mention des éléments précités.

Exemple pour un serveur en salle dans un restaurant 

• Nom de la fonction : serveur en salle de restaurant
• Lien hiérarchique : sous l’autorité de … 
• Missions confiées : some text
  • préparation de la salle et des tables avant le service,
  • prise de commande,
  • service à table,
  • préparation de la note,
  • débarrassage des tables, 
  • conseils au client en relation avec la carte proposée ; 
• Compétences attendues / qualités : some text
  • sens de la relation client,
  • résistance au stress et aux cadences de travail,
  • habileté, rapidité et agilité,
  • intérêt pour la restauration et la cuisine, 
  • bonne mémoire ; 
• Qualifications :some text
  • niveau brevet professionnel art du service à table
  • bac professionnel commercialisation et services en restauration
  • bac technologie STHR (sciences et technologie d’hôtellerie et de la restauration)
  • formation en autodidacte éventuellement.

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Fiche de poste, fiche métier et fiche de fonction : quelle différence ?

On confond souvent fiche de poste, fiche métier et fiche de fonction, pourtant, ce sont trois documents bien distincts sur la finalité.

La fiche métier

La dénomination de la fiche métier est en relation avec celle de France Travail qui lui attribue une nomenclature.

Elle comprend : 

• la définition du métier ;
• les conditions de l’accès à l’emploi présenté ; 
• la définition et les conditions d’exercice du métier ;
• l’environnement du travail ; 
• les compétences de base et spécifiques.

La fiche de poste décrit un métier d’une manière générale, souvent associée à un emplacement précis dans l’entreprise, tandis que la fiche de fonction prend en compte les missions et les spécificités du salarié qui occupe le poste ou une branche professionnelle. On n’évoque pas uniquement les tâches et les règles de sécurité, mais aussi les responsabilités, les compétences requises et les critères de performance. Elle regroupe plusieurs personnes et ne désigne pas seulement une zone ou une procédure.

La fiche de fonction

La fiche de fonction est de la responsabilité des ressources humaines de l’entreprise. Elle prend en compte les missions et les spécificités du salarié qui occupe le poste ou une branche professionnelle. On n’évoque pas uniquement les tâches et les règles de sécurité, mais aussi les responsabilités, les compétences requises et les critères de performance. Elle regroupe plusieurs personnes et ne désigne pas seulement une zone ou une procédure.

La fiche de poste 

La fiche de poste décrit un métier d’une manière générale, souvent associée à un emplacement précis dans l’entreprise. Elle détaille le profil du poste avec l’ensemble des tâches qui incombe au salarié. Elle reprend, en partie, le descriptif de la fiche de fonction, mais vient la compléter de détails et spécificités liées au poste occupé. 

Pour résumer et si l’on décline les 3 fiches par niveau

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Que doit contenir une fiche de fonction ?

Il n’y a pas de règles pour rédiger vos fiches de fonctions. Elles doivent être standardisées, claires et complètes. Tout le personnel doit pouvoir les comprendre facilement et rapidement. Il faut donc rester synthétique. Quant à la forme, c’est selon vous. Paragraphes, liste à puces, tableau… Son modèle s’adapte à votre structure. L’important est de conserver une harmonie entre toutes vos fiches, tout en permettant d’apporter des modifications pour des évolutions futures du poste.

De manière générale, on retrouvera sur la fiche les rubriques suivantes :

• Intitulé de la fonction ;
• Description de la fonction ;
• Positionnement hiérarchique dans l’entreprise ;
• Relation de travail avec les autres services ;
• Missions et activités ;
• Compétences et connaissances requises ;
• Responsabilités et qualifications du salarié.

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