Comment rédiger une fiche de fonction ?

Vous recrutez un cadre commercial ou un ouvrier de production ? Vous aurez besoin de décrire ses missions et son rattachement hiérarchique pour mener à bien la phase de recrutement. Il faudra donc rédiger une fiche de fonction.

Mais quelles informations contient-elle ? Dans quel cas l’utilise-t-on ? Quel est l'intérêt d’une fiche de fonction ?  Découvrez cet outil incontournable pour la gestion de vos ressources humaines !

Qu’est-ce qu’une fiche de fonction ?

Par définition, la fiche de fonction est un document qui décrit les missions et activités de chaque famille de métier ou de chaque branche d’activité présente dans l’entreprise.

Pour donner un exemple : dans l'hôtellerie et la restauration, il en existe une pour le maître d'hôtel, le réceptionniste, le chef de cuisine, le serveur, l’équipe de nettoyage… La même fiche peut servir à différents salariés (vous avez probablement plusieurs cuisiniers dans votre restaurant).

La fiche de fonction formalise les tâches et les responsabilités d’un poste de travail. Il s’agit de définir les attentes d’un employeur envers ses collaborateurs, et de leur exposer clairement, avec transparence, les connaissances et compétences nécessaires aux missions demandées. C’est un outil RH en interne qui permet à chaque salarié d’identifier toutes les informations relatives au poste qu’il occupe, de la finalité des activités à sa place au sein de l’entreprise. En plus des relations hiérarchiques, elle décrit également les perspectives d’évolution du poste.

En principe, c’est le service des ressources humaines qui rédige les fiches de fonction, en collaboration avec les services associés. Les managers les remettent à la prise de poste d’un nouveau collaborateur afin de lui expliquer ce qu’il attend de lui.

À quoi sert une fiche de fonction ?

« Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va », disait Sénèque.

La description de fonction est une étape fondamentale dans le recrutement. L’employeur comme le candidat ont besoin d'être sur la même longueur d’onde avant de s’engager. Pour ce faire, les exigences du poste doivent être écrites de manière claire et pertinente sur une fiche de fonction, qui traduit la raison d'être d’un salarié dans l’entreprise. C’est un gage de transparence et de professionnalisme de la part de l’employeur. Comprendre le poste facilite également l’entretien d’embauche. Le manager connaît les spécificités du poste en détail afin de mieux questionner le candidat.

De manière plus générale, la fiche de fonction est un outil essentiel au bon fonctionnement d’une organisation. Outre le recrutement, elle s’avère indispensable dans la mobilité interne (remplacement, évolution de carrière…). Elle offre aux salariés et managers une vision des passerelles possibles depuis leur position dans l’entreprise. De plus, on utilise ce document RH pendant l’entretien annuel afin de recentrer le collaborateur sur ses missions et dresser un bilan des compétences. C’est aussi le moment d’apporter des modifications à cette fiche, car le métier comme votre organisation peut évoluer !

En résumé, les fiches de fonction accompagnent vos salariés durant toute leur carrière dans votre entreprise. Elles sont un outil, un support accessible qui doivent vivre avec vous. Associées à une matrice de compétences, elles offrent une vision claire et générale des fonctions présentes dans l’équipe. Vous pouvez ainsi mieux répartir les tâches sans surcharger vos salariés de travail. Vous savez où vous manquer de personnel, les embauches à envisager, les formations à proposer… et gérez au mieux vos équipes !

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Fiche de poste et fiche de fonction : quelle différence ?

On confond souvent fiche de poste et fiche de fonction, pourtant ce sont deux documents bien distincts sur la finalité.

La fiche de poste décrit un métier d’une manière générale, souvent associée à un emplacement précis dans l’entreprise, tandis que la fiche de fonction prend en compte les missions et les spécificités du salarié qui occupe le poste ou une branche professionnelle. On n’évoque pas uniquement les tâches et les règles de sécurité, mais aussi les responsabilités, les compétences requises et les critères de performance. Elle regroupe plusieurs personnes et ne désigne pas seulement une zone ou une procédure.

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Que doit contenir une fiche de fonction ?

Il n’y a pas de règles pour rédiger vos fiches de fonctions. Elles doivent être standardisées, claires et complètes. Tout le personnel doit pouvoir les comprendre facilement et rapidement. Il faut donc rester synthétique. Quant à la forme, c’est selon vous. Paragraphes, liste à puces, tableau… Son modèle s’adapte à votre structure. L’important est de conserver une harmonie entre toutes vos fiches, tout en permettant d’apporter des modifications pour des évolutions futures du poste.

De manière générale, on retrouvera sur la fiche les rubriques suivantes :

• Intitulé de la fonction ;
• Description de la fonction ;
• Positionnement hiérarchique dans l’entreprise ;
• Relation de travail avec les autres services ;
• Missions et activités ;
• Compétences et connaissances requises ;
• Responsabilités et qualifications du salarié.

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