La Pause Légale #2 Retour aux basiques : Contrats de Travail & Avenants

La Minute Légale c’est quoi ?

Être gérant, manager ou responsable RH… ne fait pas de nous des experts en droit social pour autant !

Pour répondre à vos questions juridiques les plus brûlantes, Combo publie la Minute Légale 📚 une fois par mois.

Merci à Violette Thiry et Pierre-Jacques Castanet d’In Extenso Avocats, qui nous font un topo sur le contrat de travail, les documents RH, les avenants au contrat de travail… et les petits rappels avant de signer les documents d’embauche. ✍️

Le contrat de travail : reprenons les bases

Le contrat de travail est un acte juridique qui vous lie à votre salarié et fixe les « règles du jeu » à respecter.

Il encadre la relation de travail pendant toute sa durée, c’est LA référence déterminante à laquelle vous et votre salariés vous reporterez en cas d’interrogation, de difficulté, ou de litige.

Et comme l’entreprise qui change, se restructure, et évolue… La relation de travail est également amenée à évoluer.

Tout l’enjeu, et en fait toute la difficulté, réside dans la conciliation entre les intérêts légitimes de l'entreprise et la protection des droits des salariés.

Quelques conseils pratiques peuvent donc se révéler utiles pour éviter les situations de blocage que l’on rencontre fréquemment et qui trouvent leur origine dans une rédaction maladroite et excessivement rigide du contrat de travail.

Quelle définition du contrat de travail ?

Trois éléments caractérisent le document. 

- La fourniture d'un travail

- Le paiement d’un salaire 

- L’existence d'un lien de subordination. Il s’agit du pouvoir de direction de l’employeur qui donne des instructions, en contrôle l’exécution et le cas échéant sanctionne le salarié (avertissement, mise à pied, … jusqu’au licenciement)

⚠️ Attention : la réunion des deux premiers éléments n'est pas suffisante. La notion de lien de subordination est spécifique au contrat de travail et constitue un critère décisif qui permet de le distinguer des autres formes de contrats (contrat de prestations de services avec un « indépendant » par exemple).

Le contrat de travail doit-il nécessairement être écrit ?

Oui (dans votre intérêt) et non (parce que la loi n’impose pas d’écrit pour le CDI à temps complet).

La rédaction d’un contrat de travail permet de fixer les droits et obligations de chacun et est donc un outil efficace dans la prévention d’éventuels litiges.

A noter que pour toutes les relations de travail atypiques, la loi exige, en revanche, la conclusion d’un contrat de travail écrit : contrat à temps partiel, contrat de travail intermittent, CDD, « contrat d’extra » en restauration rapide, pharmacie, hôtellerie, contrat de travail temporaire, contrat d'apprentissage, etc.

Quelles mentions obligatoires pour un contrat de travail écrit ?

Il n’existe de mentions obligatoires que pour les contrats de travail dont la loi exige un écrit (voir plus haut ☝️).

Pour le reste, 3 points à retenir :

- Les clauses interdites qui portent atteinte à des dispositions d’ordre public (droits et libertés fondamentales du salarié,  respect de la vie privée, égalité femmes-hommes, etc.) telles qu’une clause restreignant la liberté syndicale, une clause de célibat, une clause d'indexation, une « clause couperet » (fin du contrat à un âge particulier), clause prévoyant une rémunération inférieure au Smic ou un congé payé inférieur à la durée légale, clause constituant une sanction pécuniaire, une clause imposant le lieu du domicile, etc.

- Les clauses incontournables qui fixent les points principaux de la relation de travail, à savoir :

- La fonction,

- La qualification (employé, agent de maitrise ou cadre)

- Le temps de travail,

- Le salaire

- Le lieu de travail

- Le poste de travail

Les clauses particulières qui répondent à l’intérêt légitime de l’entreprise et qui sont à insérer au cas par cas dans le document :

- une période d’essai ?

- une clause de mobilité ?

- une clause de non-concurrence ?

- des attentes ou des objectifs spécifiques ?

Au final, ce qui doit compter pour l’entreprise, ce n’est pas la longueur du contrat (on voit trop souvent des contrats de plusieurs pages souvent inutiles voire excessivement contraignantes et rigides pour l’entreprise), mais c’est de s’assurer que les clauses correspondent à ce que l’entreprise attend de son salarié et qui lui donne une relative flexibilité dans le temps.

Avenants et modifications du contrat de travail

Le contrat de travail peut-il être modifié ?

Oui, le contrat de travail est un document qui peut être modifié.  

Toutefois, le principe de bon sens régit : la modification ne peut se faire que si l’employeur et le salarié se mettent d’accord et consignent les modifications dans un avenant au contrat de travail.

À savoir : Un avenant ne peut pas prolonger la durée d'un contrat. Si votre salarié passe d'un CDD à un CDI par exemple, il faudra bien créer un nouveau contrat.

Qu’est-ce qu’un avenant au contrat de travail ?

Définition de l’avenant

L’avenant est un document qui permet d’apporter une modification à un contrat de travail auparavant signé entre l’employeur et le salarié. Selon la nature du contrat, il est possible d’utiliser le terme « avenant au CDD », ou « avenant au CDI ». Par ailleurs, l’avenant au contrat de travail est un document qui doit être obligatoirement signé par l’employeur et le salarié pour être valable.

Qui peut être à l’initiative de l’avenant ? 

L’avenant au contrat de travail peut être proposé par le salarié comme par l’employeur. Quelle que soit la partie à l’origine de la proposition, les modifications au contrat ne peuvent pas être imposées à l’autre partie sans son accord. Pour faire part à l’employé de sa proposition, l’entreprise doit envoyer la demande d’avenant par lettre recommandée avec accusé de réception. 

Pourquoi faire un avenant au contrat de travail ?

Faire un avenant au contrat de travail pour y apporter des modifications n’est pas une démarche obligatoire dans tous les cas. En tant qu’employeur, vous êtes uniquement dans l’obligation de créer un avenant lorsque la modification souhaitée concerne un élément essentiel du contrat de travail. 

Parmi ces éléments, on retrouve le salaire, le nombre d’heures travaillées, le poste de travail occupé, le lieu de travail ou la qualification professionnelle. Pour modifier ces éléments, vous devez obtenir l’accord de votre employé à travers la signature de l’avenant.  

Pour résumer, un avenant peut être créé pour modifier les éléments suivants :

- Les fonctions et la qualification (aménagement/diminution des responsabilités et des prérogatives du salarié ; perte de la fonction d'encadrement etc.),

- Le salaire fixé par le contrat de travail ou la convention collective (augmentation/diminution mais aussi modification dans la structure de la rémunération en changeant la répartition entre fixe et variable ; nouveau calcul pour les primes, etc.)

- La durée du travail (réduction du temps de travail, passage d'un horaire fixe à un horaire variant chaque semaine selon un cycle ; passage d’un horaire de jour à un horaire de nuit etc.) ;

- Le lieu de travail hors du bassin d’emploi initial, le fait d’imposer le travail à domicile etc.).

Quels éléments peuvent être modifiés sans avenant ?

Vous n’êtes pas tenu de demander l’accord du salarié (et donc de lui faire signer un avenant) si vous souhaitez  apporter des modifications à des points qui ne sont pas considérés comme des éléments essentiels du contrat de travail. C’est notamment le cas des conditions de travail du salarié, qui peuvent être modifiées sans son accord préalable.

Comment faire un avenant ? Quel est le modèle à suivre ? Suivez le guide

L’avenant est un document qui complète le contrat de travail. Son contenu et les éléments qui doivent y figurer vont dépendre avant tout du motif pour lequel les modifications ont été souhaitées. Généralement, l’avenant comporte les mentions suivantes : 

• Le motif de l’avenant : bouleversement des horaires de travail remettant en cause les termes du contrat initial, changement de fonction, baisse du salaire…
• La date à laquelle le contrat de travail initial a été conclu
• la date à laquelle l’avenant a été conclu
• Le nom de l’employeur et du salarié
• La nature des modifications apportées au contrat
• La date de prise d’effet de l’avenant

L’avenant doit également comprendre la signature des deux parties (employeur et employé), et préciser que tous les autres éléments du contrat initial ne sont pas modifiés et restent inchangés. 

Plusieurs modèles d’avenants au contrat de travail sont aujourd’hui disponibles en ligne. 

Quid de l’avenant au contrat de prestation de service

Également nommé avenant de contrat de sous-traitance de marché privé, cette forme d’avenant est utilisée pour apporter des modifications à un engagement passé entre une entreprise et un travailleur indépendant freelance. Le document sert alors à modifier une clause ou un élément du contrat de prestation de service. Plusieurs mentions doivent obligatoirement figurer dans l’avenant : prix de la prestation, durée du contrat, devis… 

Le salarié est-il obligé d'accepter la modification de son contrat de travail ?

Le salarié n’est jamais dans l’obligation d’accepter la modification d’un élément essentiel au contrat de travail. Aucun avenant ne peut donc être imposé à l’employé sans son accord, et le salarié est en droit d’exprimer son refus à tout moment.  

La question pratique pour l’employeur est donc la suivante : est-ce que le salarié va accepter une modification de son contrat de travail ?

- Si oui, un avenant est signé et le contrat de travail se poursuit aux nouvelles conditions (nouvelles fonctions, nouvelles responsabilités, etc.).

- Si non, la situation peut mener à un blocage pour l’entreprise car le refus de signer un avenant n’est jamais une faute pouvant justifier un licenciement (à l’exception d’un licenciement économique, mais dont les conditions sont très limitatives).

Quel est le délai à accorder au salarié pour accepter ou refuser l’avenant ?

Le Code du travail ne prévoit pas de délai légal de réflexion dans le cadre d’une modification du contrat de travail. Il est toutefois d’usage d’accorder au salarié un délai d’1 mois à compter de la réception de la lettre recommandée. En cas de difficultés économiques et financières rencontrées par l’entreprise, le délai de réflexion peut être réduit à 15 jours. 

Le salarié peut-il refuser les conditions mises en place par l’avenant ?

Dès lors que l’employé signe l’avenant, il n’est plus en droit de revenir sur sa décision ni de contester les modifications prises par le document. En cas de litige, l’employeur peut entamer une procédure de mise à pied ou aller jusqu’au licenciement pour cause réelle et sérieuse. 

Comment faire face à un refus ?

Pour satisfaire aux intérêts légitimes de l’entreprise, l’employeur a le pouvoir de procéder à « des changements des conditions de travail » qui, comme nous l’avons vu précédemment, s’imposent au salarié sans leur accord (à l’exception toutefois des salariés qui ont un mandat de représentant du personnel).

Par changements des conditions de travail, on vise tout ce qui n’est pas essentiel au contrat de travail. Par exemple :

- l’organisation et les méthodes de travail (nouveaux outils, nouveaux logiciels, reporting différent, etc.)

- les horaires d’arrivée et de sortie (hors passage à un travail de nuit ou le week-end)

- le lieu de travail si le nouveau est dans le périmètre du bassin d’emploi où se trouve l’entreprise,

- etc.  

Dans ce cas, le salarié se met en faute s’il refuse un changement de ses conditions de travail et l’employeur peut entamer une procédure de licenciement.

Comment choisir entre avenant ou non ?

Quand on estime que la relation de travail doit évoluer, l’interrogation doit être la suivante : ce que je prévois est-il une modification du contrat de travail de mon (mes) salarié(s) ou un simple changement de leurs conditions de travail ?

- Dans le premier cas, je suis dépendant de leur réponse (sauf le cas particulier et très limitatif du licenciement économique) et je ne peux rien imposer s’il y a refus.

- Dans le second cas, je peux imposer le changement.

A chaque fois, les éléments de réponse se trouvent au moins pour partie dans le contrat de travail.

Exemple pratique dans la rédaction du contrat de travail :

« Vous êtes engagé pour 35 heures par semaine, chaque jour 9h/12h – 14h/18h » → La clause ne permet pas d’imposer une plage horaire différente du matin, par exemple 10h/13h.

« Vous êtes engagé pour 35 heures et vous devrez suivre l’horaire collectif de l’entreprise » → Offre plus de flexibilité. Si aujourd’hui l’horaire collectif le matin est 9h/12h, demain vous pourrez décider et imposer qu’il soit 10h/13h.

La modification du contrat de travail implique-t-elle la modification du registre unique du personnel ?

Non, sauf exceptions.

Par exemple, le registre unique du personnel se trouve nécessairement modifié lorsqu’un salarié passe d’un temps partiel à un temps plein et inversement, ou passe d’un CDD à un CDI.

Le mot d’Aminata, Juriste en Droit Social chez Combo

Le contrat de travail, c’est la “feuille de route” essentielle de l’employeur et du salarié : tous deux sont tenus par les avantages, droits et obligations qui y sont listés.

L’écrit n’est pas imposé par la loi mais fortement recommandé, pour éclairer en cas de contentieux et rassurer votre collaborateur à la signature.

Dernier conseil, le contrat de travail est par défaut à durée indéterminée… S’il n’y a pas de mention explicite à un statut bien défini (interim, extra, CDD…), ou s’il y a des mentions contradictoires ou erronées, le contrat sera immanquablement requalifié en contrat à temps plein à durée indéterminée. Soignez donc la rédaction de vos contrats !

Rdv le mois prochain pour la prochaine Pause Légale !

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