Barème des frais de repas 2026 : le guide

Vous envoyez un salarié en mission en France ou à l'étranger ? Lorsque le déplacement est contraint pour les besoins de l'entreprise, c'est à vous, l'employeur, de prendre en charge les frais professionnels. Le montant remboursé est alors sujet à exonération d'impôts sur le revenu et de cotisations sociales, dans la limite d'un plafond fixé par l'administration fiscale. Ce plafond, appelé barème des frais de repas, est mis à jour chaque année. Zoom sur le barème frais repas 2026 : quel montant peut-on rembourser à un salarié pour une pause déjeuner ?

Qu'est-ce que le barème des frais de repas ?

Définition

Les frais de repas, ou frais de nourriture, sont des frais professionnels particuliers, faisant l'objet d'une réglementation spécifique. Lorsqu'un salarié engage de telles dépenses en raison de ses fonctions et pour les besoins de l'entreprise, l'employeur est tenu de les rembourser intégralement.

C'est en général la notion de déplacement professionnel qui détermine le caractère déductible ou non des frais de repas engagés. Le barème des frais de repas est un plafond de remboursement fixé par l'URSSAF, en deça duquel les allocations de repas sont exonérées de cotisations sociales. Au-delà, elles deviennent imposables sur le salaire du collaborateur.

Ce barème des frais de repas dépend de plusieurs facteurs :

• Le lieu et la durée du déplacement professionnel ; 
• La présence ou l'absence d'un restaurant d'entreprise ; 
• L'horaire de travail du salarié ; 
• Les dispositifs conventionnels éventuels.

Règles applicables

Dans une entreprise, la prise en charge des frais de repas prend plusieurs formes :

• La fourniture d'un ticket restaurant ou d'un autre titre-restaurant par l'employeur ; 
• La mise à disposition d'un restaurant d'entreprise ou d'une cantine ;
• Le remboursement de tout ou partie des frais de repas engagés.

Si l'employeur choisit de rembourser le salarié ayant engagé des frais de repas en raison d'une mission effectuée à la demande de l'entreprise, il doit respecter le barème 2026 des frais de repas pour rester dans le cadre légal d'exonération.

Il convient de préciser que les indemnités de repas concernées sont :

• Le repas de midi ;
• Le repas du soir.

Le petit-déjeuner ne fait pas partie des repas pris en charge au titre des frais de repas, puisqu'il s'agit d'un repas pris habituellement à domicile.

Si le salarié reste sur son lieu de travail habituel pour y déjeuner, l'employeur n'est, en principe, pas tenu de prendre en charge ses frais de restauration. Il peut le faire dans un but de politique RH, mais dans ce cas, les sommes versées sont soumises à cotisations sociales. Exception : les titres-restaurant, qui eux sont exonérés dans certaines limites.

💡 Bon à savoir : les frais de restauration ne sont pas les seuls frais professionnels concernés par le barème de l'URSSAF. Le remboursement des frais de déplacement (train, carburant, hébergement) est également soumis à des règles particulières. Vous trouverez plus d'informations sur ces barèmes dans notre guide de la note de frais.

Barème 2026 des frais de repas

Le barème 2026 des frais de repas est toujours en attente d'actualisation par l'administration fiscale. En attendant sa publication, voici le barème applicable en 2025, qui reste en vigueur jusqu'à nouvel ordre :

Dès que le barème sera officialisé pour 2026, cet article sera mis à jour. Les entreprises devront appliquer les nouveaux montants pour garantir l'exonération des cotisations sociales sur les remboursements de repas.

Qui est concerné par les indemnités de repas ?

Les différentes situations de repas

L'indemnité de repas ne concerne que certaines situations bien précises :

• Le salarié contraint de prendre son repas sur son lieu de travail : il ne peut pas rentrer chez lui en raison de conditions de travail particulières (horaires décalés, distance trop importante, absence de moyens de transports). Jusqu'à 7,40 euros, l'indemnité est exonérée. Au-delà, elle est soumise à cotisations sociales.
• Le salarié en déplacement professionnel contraint de prendre son repas au restaurant : il ne dispose d'aucun autre moyen de se restaurer. Le montant exonéré s'élève à 21,10 euros.
• Le salarié en déplacement professionnel non contraint de prendre son repas au restaurant : il a la possibilité de se restaurer autrement (cantine, repas préparé, etc.). Dans ce cas, le montant de l'indemnité exonérée est limité à 10,30 euros.

Le cas du travail de nuit

Pour les salariés en horaires de nuit, l'employeur peut prendre en charge les frais de repas dans les mêmes conditions que pour les salariés de jour, à condition que le temps de travail soit suffisamment long et que l'horaire empêche réellement le salarié de rentrer à son domicile pour se restaurer.

Le cas des cadres dirigeants

Les cadres dirigeants ne bénéficient pas toujours des mêmes règles d'exonération. Si leur rémunération intègre déjà l'ensemble des frais de représentation, l'indemnité de repas est soumise à cotisations sociales. Toutefois, si le cadre est en déplacement réel et justifie ses dépenses, l'exonération peut s'appliquer dans les limites du barème.

Barème des frais de repas et part patronale

La valeur forfaitaire du repas pris à domicile

L'URSSAF considère que le coût d'un repas pris à domicile équivaut à 5,35 euros (valeur 2025, susceptible d'évoluer en 2026). Ce montant représente un avantage pour le salarié, qu'il doit théoriquement assumer lui-même.

Lorsque l'employeur rembourse des frais de repas, il doit déduire cette valeur forfaitaire de l'indemnité versée. Exemple : si l'entreprise rembourse 21,10 euros pour un repas au restaurant, elle peut éventuellement déduire les 5,35 euros qui auraient été dépensés à domicile, soit 21,10 - 5,35 = 15,75 euros à rembourser réellement.

Toutefois, cette déduction n'est obligatoire que si la convention collective ou l'accord d'entreprise le prévoit. Dans le cas contraire, l'employeur peut choisir de rembourser l'intégralité des frais sans cette déduction.

Cumul avec la participation employeur aux titres-restaurant

Si le salarié bénéficie déjà d'une participation employeur pour les tickets restaurant, l'employeur doit en tenir compte dans le calcul de l'indemnité de repas exonérée. La règle générale veut que le cumul des deux ne dépasse pas le plafond prévu par le barème.

Exemple :

• Salarié en déplacement contraint de prendre son repas au restaurant : 21,10 euros exonérés
• Participation employeur aux titres-restaurant : 6 euros
• Montant maximal exonéré pour ce repas : 21,10 - 6 = 15,10 euros

Au-delà de ce montant, l'indemnité devient soumise à cotisations sociales.

Comment mettre en place une politique de remboursement des frais de repas ?

Établir une procédure claire

Pour éviter les litiges et garantir l'exonération, il est essentiel de formaliser la politique de remboursement des frais de repas dans un document interne (règlement intérieur, note de service, accord d'entreprise). Ce document doit préciser :

• Les situations ouvrant droit à remboursement ;
• Les montants applicables selon le type de déplacement ;
• Les justificatifs à fournir (factures, notes de frais) ;
• Les délais de demande et de remboursement.

Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais

Un outil de gestion des notes de frais facilite le suivi et la validation des demandes de remboursement. Il permet de :

• Collecter automatiquement les justificatifs ;
• Vérifier la conformité des montants avec le barème ;
• Générer les exports pour la paie ;
• Archiver les pièces comptables.

Des solutions comme Combo intègrent déjà ces fonctionnalités pour une gestion RH simplifiée.

Former les collaborateurs

Les salariés doivent être informés des règles applicables pour éviter les erreurs. Une communication claire sur le barème des frais de repas 2026, les justificatifs attendus et les délais de remboursement limite les incompréhensions et les tensions.

Cas particuliers et exceptions

Frais de repas à l'étranger

Lorsqu'un salarié est en déplacement à l'étranger, le barème des frais de repas français ne s'applique plus. L'employeur doit alors se référer au barème kilométrique international publié par l'administration fiscale, qui varie selon le pays de destination. Ces barèmes prennent en compte le coût de la vie local pour fixer des plafonds d'exonération adaptés.

Ces montants incluent généralement à la fois les frais de repas et d'hébergement. Il est recommandé de vérifier le barème officiel chaque année, car il peut évoluer en fonction des variations économiques.

Cas des salariés itinerants

Les salariés iténérants (commerciaux, techniciens) qui n'ont pas de lieu de travail fixe bénéficient d'une tolérance spécifique. Ils peuvent prétendre à des indemnités de repas exonérées, même s'ils prennent leur repas à proximité de leur domicile, à condition de justifier qu'ils ne peuvent effectivement pas y retourner pour déjeuner.

Frais de repas et télétravail

Le télétravail ne donne pas droit à des indemnités de repas, puisque le salarié est censé pouvoir se restaurer chez lui. Toutefois, si un déplacement exceptionnel est imposé au salarié en télétravail (réunion client, formation), l'employeur peut appliquer le barème habituel pour ce jour-là.

Questions fréquentes

Puis-je dépasser le barème des frais de repas ?

Oui, l'employeur peut choisir de rembourser plus que le montant prévu par le barème. En revanche, la partie excédentaire sera soumise à cotisations sociales et devra figurer sur le bulletin de paie du salarié comme un avantage en nature.

Faut-il fournir un justificatif pour les frais de repas ?

En principe, oui. L'URSSAF et l'administration fiscale considèrent que les remboursements de frais doivent être justifiés par des factures ou des notes de frais. Toutefois, certaines entreprises appliquent un forfait journalier sans exiger de justificatifs, mais cela reste soumis à cotisations sociales si le montant dépasse le barème.

Que se passe-t-il si je ne respecte pas le barème ?

Si l'employeur verse des indemnités de repas supérieures au barème sans les soumettre à cotisations, il s'expose à un redressement URSSAF. Les sommes dues seront alors réclamées avec des pénalités de retard. Il est donc essentiel de respecter les plafonds ou d'intégrer les excédents dans l'assiette des cotisations.

Les indemnités de repas sont-elles imposées sur le revenu ?

Non, dans la limite du barème. Les indemnités respectées sont exonérées d'impôt sur le revenu. Au-delà, elles deviennent imposables et doivent être déclarées sur le bulletin de salaire.

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