Barème des frais de repas 2025 : le guide

Vous envoyez un salarié en mission en France ou à l’étranger ? Lorsque le déplacement est contraint pour les besoins de l’entreprise, c’est à vous, l’employeur, de prendre en charge les frais professionnels. Le montant remboursé est alors sujet à exonération d’impôts sur le revenu et de cotisations sociales, selon le barème des frais de repas, de déplacement et d’hébergement de l’Urssaf.

Comment rembourser les frais de repas en entreprise ? Comment calculer l’indemnité des frais professionnels ? Quel montant déduire des impôts ? Tout savoir sur le barème des frais de repas 2025 avec Combo,  votre logiciel de gestion de paie en ligne.

Quel est le barème des frais de repas en 2025 ?

Quand un salarié est contraint de prendre son repas en dehors de son domicile ou de son restaurant d’entreprise, et ce pour une mission professionnelle, alors l’employeur doit supporter les frais de repas, de déplacement et d'hébergement. Le montant remboursé (ou directement engagé) par l’employeur est alors exonéré d'impôt sur le revenu et de cotisations sociales, dans une certaine limite.

Pour bénéficier de cette exonération d’indemnité repas, vous devez fixer un montant maximum d'après le barème des frais de repas déterminé par l’Urssaf. Attention, il est revu chaque année (et a tendance à augmenter) !

Voici le barème des frais de repas 2025 :

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🤔 Et si les frais de repas dépassent les indemnités en vigueur ? La différence avec le barème Urssaf sera considérée comme un avantage en nature sur fiche de paie selon l’Urssaf, et sera soumise aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu. Découvrez aussi les règles spécifiques des différents secteurs d’activité, comme l’avantage en nature des repas en HCR, la pause repas en restauration ou bien la pause repas en boulangerie avec Combo !

Quel barème des frais de repas pour l’avantage en nature nourriture ?

Dans le cas où l’employeur met à disposition un restaurant d’entreprise, en échange d’une participation financière du salarié, on parle d’avantage en nature nourriture. Ici, l’employé est contraint de déjeuner sur son lieu de travail. Il ne peut pas rentrer chez lui à la pause repas.

La valeur d’un repas pris à domicile, aussi réactualisée chaque année par l’administration fiscale, correspond à l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture. Les salariés peuvent déduire les frais de repas en excédant de leur résultat imposable.

Voici le barème des frais de repas 2025 pour l’avantage en nature nourriture :

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⚠️ Attention : les repas pris par nécessité de service ou résultant d’une obligation professionnelle, comme c’est le cas pour les professionnels dans les établissements éducatifs, ne sont pas concernés par ce barème des frais de repas.

Dans quel cas faut-il rembourser les frais de repas ?

Un salarié peut décider de s’offrir un repas au restaurant à la pause de midi. Il ne sera pas forcément remboursé par l’employeur pour ce type de frais. La condition numéro 1, c’est de ne pas avoir d’autre choix que de manger en dehors de son domicile ou du restaurant d’entreprise pour la pause déjeuner des salariés. Le repas ne doit pas avoir été préparé par le salarié non plus (gamelle, sandwich…).

L’employeur doit prendre en charge les frais de repas (et peut bénéficier des exonérations selon le barème de l’Urssaf associé) si le salarié remplit les conditions suivantes :

• Les dépenses doivent être liées à une mission professionnelle, et non à des dépenses personnelles ;
• Les dépenses pour le repas, tout comme l’hébergement et le transport, sont justifiées (facture, note de frais…) ;
• Le montant dépensé est raisonnable ;
• Le repas a bien été pris.

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Remboursement des frais de repas : quelle est la distance acceptable ?

Si les 4 conditions précitées sont réunies, alors l’employeur a l’obligation de rembourser les frais de repas de son salarié. Mais comment savoir si le salarié a vraiment été contraint de ne pas pouvoir rentrer chez lui pour déjeuner ? Demandez-lui de justifier son besoin d’avoir dû se rendre en dehors de son lieu de travail habituel (les locaux de l’entreprise ou le domicile privé pour un télétravailleur), et récupérez les documents prouvant qu’il a bien pris son repas à l’extérieur (facture, reçu…).

Repas en entreprise : les autres obligations de l’employeur

Sachez qu’il existe d’autres obligations concernant la restauration en entreprise. Voici quelques règles à connaître :

• Un établissement de plus de 50 salariés doit équiper ses locaux d’une salle de restauration ;
• Certaines conventions collectives (BTP, métallurgie…) prévoient une indemnité repas appelée « prime de panier » pour les salariés contraints de manger sur leur lieu de travail et qui n’ont pas de cantine à disposition ;
• L’entreprise peut délivrer des tickets restaurant à l’ensemble ses salariés qui disposent d’une pause déjeuner dans leur journée de travail, ce qui remplace la note de frais (et l’exonération liée au barème des frais de repas).

🔎 Envie d’en savoir plus ? Les règles sur le calcul des cotisations de sécurité sociale dans le cadre des repas sont définies dans l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels.

Comment justifier les frais de repas à l’employeur ?

Vous souhaitez bénéficier d’exonérations fiscales avec le barème des frais de repas ? Avant de passer au calcul et au remboursement, vérifiez bien que vos salariés ont effectivement pris un repas dans les conditions prévues par la loi. S’ils ne disposent pas d’une carte bancaire professionnelle et ont dû engager des frais de leur poche, ils doivent vous fournir des preuves justificatives de leur déplacement et du repas consommé (note de frais, facture, reçu…).

Comment rédiger une note de frais ?

Pour demander un remboursement des dépenses, vous pouvez imposer à vos salariés de remplir une note de frais de restaurant, de boulangerie, d’épicerie… avec les mentions obligatoires suivantes :

• Le nom du salarié ;
• La date et l’heure de la dépense ;
• Le type de la dépense ;
• Le montant en HT et TTC (avec la TVA) ;
• Les personnes présentes au restaurant (si demandé par l’employeur) ;
• La signature manuelle ou numérique du salarié.

Avec ce document RH officiel, les salariés vous fournissent les preuves de type facture ou reçu bancaire.

Pourquoi utiliser des notes de frais pour le remboursement des repas ?

La mise en place des notes de frais n’est pas obligatoire. Vous pouvez vous contenter de récupérer les factures pour le remboursement des notes de frais professionnels. Néanmoins, nous conseillons d’utiliser la note de frais pour diverses raisons :

• Vous gardez une trace précise et signée des frais professionnels ;
• L’administration fiscale peut vérifier les justificatifs des dépenses en cas de contrôle.

💡 Besoin de simplifier la gestion de la paie en entreprise ? Découvrez aussi notre tableau Excel de préparation de paie et notre article sur le calcul des charges sociales en entreprise !

Peut-on cumuler note de frais et ticket restaurant ?

Non, un salarié ne peut pas demander le remboursement d’une note de frais si le repas a déjà été payé avec un ticket restaurant. Cela équivaudrait à l’entreprise à payer deux fois le même déjeuner. C’est soit l’un soit l’autre !

💡 Pour en savoir plus sur le calcul du nombre de tickets restaurant par mois, direction notre blog RH Combo !

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Comment rembourser les frais de repas ?

Nous avons parlé du barème des frais de repas, mais sachez qu’il y a deux façons de calculer et de rembourser les dépenses de vos salariés : au réel ou au forfait.

Le remboursement des dépenses réelles 

Dans le premier cas, vous remboursez exactement le montant engagé par le salarié pendant son déplacement professionnel. Vous récupérez les notes de frais et les justificatifs afin de calculer les dépenses réellement effectuées.

Le remboursement d’une indemnité forfaitaire

Dans le second cas, vous versez une allocation forfaitaire aux salariés selon le barème des frais de repas en vigueur réévalué chaque année par l’Urssaf. Il n’y a pas forcément besoin ici de remettre des justificatifs à l’employeur. Il faut seulement démontrer que les dépenses ont un caractère professionnel.

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