Repas HCR : avantage en nature ou indemnité compensatrice ?

Vous le savez : la convention collective des établissements d’hôtellerie, cafés et restaurants est particulière, car ces secteurs ne fonctionnent pas exactement comme les autres, notamment pour ce qui est de la pause déjeuner au travail. Alors quels sont les impacts de la pause repas en HCR sur le bulletin de salaire ? Avantage en nature ou indemnité compensatrice ? Dans quels documents RH faire figurer ces informations ?

L’indemnité repas HCR : qu’est-ce que c’est ?

D’après la convention collective HCR, les employeurs des secteurs de l’hôtellerie et de la restauration sont dans l’obligation de nourrir leurs salariés sans facturer ces repas si deux conditions sont réunies : 

• L’établissement est ouvert au public pendant les heures de repas, 
• Les heures de travail du salarié se situent pendant ces heures.

Ce repas constitue un avantage en nature, au même titre qu’un avantage en nature via un logement de fonction par exemple, et est accordé à tous les salariés, quel que soit leur niveau d’expérience, leur rémunération ou leur poste. Toutefois, ce n’est pas toujours possible pour les employeurs, c’est pourquoi il existe une alternative : proposer aux salariés une indemnité compensatrice de repas HCR.

Quelle est la différence entre les avantages en nature ou indemnités compensatrices en HCR ?

1 - Vous pouvez fournir un ou plusieurs repas à vos salariés ?

Dans le secteur de HCR, si vous pouvez fournir un ou plusieurs repas à l’ensemble de vos salariés, vous êtes dans l’obligation de le faire, et, il s’agit là d’avantages en nature, au même titre que la prime carburant versée par l’employeur par exemple. Ces repas constituent donc une forme de salaire. Chaque repas équivaut à une fois le minimum garanti (ou MG), soit 4,15 € (au 1er janvier 2024), et ce, quel que soit le montant de rémunération du salarié.

2 - Vous n'êtes pas en mesure de fournir de repas, ou fournissez un seul repas par jour ?

Si vous êtes dans l’incapacité de fournir un repas à vos salariés pendant les heures de repas, contrairement aux directives de la convention collective HCR, alors, vous devez compenser l’absence d'avantage en nature en versant à vos salariés une indemnité compensatrice pour chaque repas non fourni, évaluée à 4,15* € par repas, comme pour un avantage en nature.

À noter que si, par exemple, un salarié est présent dans le restaurant aux heures des deux repas, mais que vous ne pouvez lui proposer qu'un seul repas par jour, la moitié de ses repas (ceux pris sur place) seront considérés comme des avantages en nature nourriture (AN), et l’autre moitié (ceux pris ailleurs) comme des indemnités compensatrices (ICN). Une compensation très appréciée voire essentielle du point de vue des salariés car le SMIC en hôtellerie restauration est très répandu et les salaires sont rarement élevés, surtout pour les postes de premier plan (serveur, plongeur, cuisinier, etc).

*Le montant de 4,15 € est un montant minimum qui a été fixé par l’URSSAF au 1er janvier 2024 et qui évolue au fil des années. Il peut également être revu à la hausse par certaines entreprises ou branches. Auquel cas, cette augmentation devra apparaître clairement dans la convention collective.

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OK, mais où faire figurer, concrètement, ces avantages en nature et indemnités compensatrices en HCR ?

Avantage en nature ou indemnité repas HCR : ces deux éléments doivent tous les deux apparaître sur les fiches de paie de vos salariés.

D'ailleurs, si vous avez besoin de gérer votre paie sans perdre de temps, préparez la en quelques clics sur Combo. Les éléments variables de paie sont calculés automatiquement et s'exportent vers votre logiciel de paie.

En HCR l'avantage en nature est mentionné juste en-dessous du salaire brut sur la fiche de paie, qu'il vient augmenter. Généralement, il est noté en tant qu”Indemnisation repas”, mais les intitulés peuvent différer. Il est également soumis aux cotisations sociales. Il est déduit du salaire net.

✏️ A retenir : Par exemple, si un salarié en HCR a un salaire après retenues de 2211 €, et qu’il a pris 44 repas à 4,15 € (soit un total de 182,60 €), son net à payer sera de 2211 - 159,28 = 2050,40 €.

Par ailleurs, les avantages en nature HCR :

• Sont inclus dans le calcul des congés payés,
• Sont soumis à l’impôt sur le revenu du salarié.

L’indemnité des repas compensatrice (versée aux salariés à qui vous ne pouvez pas fournir de repas, ou qui ne peuvent pas les consommer pour raison médicale), qui figure quand à elle juste en-dessous de l'avantage en nature sur le bulletin de paie, fait elle aussi gonfler le salaire brut. Elle est également soumises aux cotisations sociales.

Cependant, elle n’est pas déduite du net à payer car le repas n’a pas été consommé.

Bon à savoir sur les indemnités compensatrices en HCR !

Si, pour des raisons personnelles, (régime particulier, goûts personnels, etc) un salarié ne prend pas le repas que vous lui fournissez gratuitement, il ne peut prétendre à une indemnité compensatrice. En revanche, l’avantage en nature tel que le logement d'un salarié par exemple sera retenu sur son bulletin.

En effet, dans le cas contraire, l’Urssaf pourrait considérer que l’employeur ne remplit pas son obligation de nourriture. De toute façon, inutile de débattre, c'est la jurisprudence qui en a décidé ainsi - cf l’arrêt 90-46.077 de la Cour de Cassation du 16 février 1994.

En revanche si, pour des raisons médicales, un salarié ne prend pas le repas que vous lui fournissez gratuitement pour des raisons médicales (allergie, problème de santé, etc), vous devez lui fournir une indemnité compensatrice pour chaque repas qu’il ne prend pas.

Et, sinon, pendant les congés payés, quels repas comptabiliser ?

Lorsqu’un salarié est absent car il profite de congés payés, il n’y a pas de repas à comptabiliser, étant donné que votre salarié n’est pas présent dans votre établissement. Donc dans ce cas précis aucun avantage en nature ni indemnité compensatrice ne devra figurer sur le bulletin de salaire.

Cela dit, les avantages en nature sont inclus dans la base de calcul de l'indemnité de congés payés, mais ne doivent pas apparaître en tant que tel sur le bulletin de paie.

🥸Bon à savoir : cela vaut également pour les arrêts maladie, les arrêts de travail ou les absences injustifiées. À partir du moment où un salarié n’est pas présent sur le lieu de travail aux heures des repas, il n’y a pas d’obligation de votre part de fournir d’avantages en nature ou d’indemnités compensatoires.

Quid des heures supplémentaires ?

Un salarié effectue des heures supplémentaires sur le temps du repas, alors que ce n’était pas prévu dans son planning ? Dans ce cas, la règle est la même, vous devez fournir à ce salarié un repas ou une indemnité compensatoire, car ses horaires de travail font qu’il ne prend pas son repas chez lui, comme prévu initialement. 

Le saviez-vous : il existe des méthodes de défiscalisation des heures supplémentaires afin de réduire la charge que celles-ci représentent pour l’employeur. Un avantage non négociable dans un secteur comme l’HCR, soumis à de fortes fluctuations d’activité en fonction des périodes.

La bonne nouvelle, c’est que Combo vous aide à y voir plus clair dans la gestion des ressources humaines et l’attribution ou non de cette prime repas : notre logiciel prend en compte les jours et heures de présence de tous vos salariés et leurs absences et centralise ces informations que vous pouvez exporter en un clic pour les transmettre à un expert comptable ou à un logiciel de paie. D’ailleurs, Combo est compatible avec nombre d’entre eux comme Sigma ou PayFit par exemple. 

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Curieux d’en apprendre plus sur vos possibilités en tant qu’employeur dans l’hôtellerie, le fonctionnement de vos cotisations ou encore de la mutuelle en HCR ? N’hésitez pas à consulter tous les articles proposés sur notre site !