Comment faire une note de frais de restaurant ?

Votre salarié invite un client au restaurant ? Ou bien déjeune dans un café lors de sa mission à l’autre bout de la France ? S’il doit avancer des frais de repas lui-même, il remplit alors une note de frais de restaurant pour demander un remboursement à son employeur.

Mais dans quel cas exactement devez-vous rembourser ces dépenses ? Quels salariés y ont droit ? Comment traiter les notes de frais de restaurant en entreprise ? Tout comprendre sur les notes de frais professionnels avec Combo, la solution de gestion de paie pour les RH.

Frais de repas en entreprise : qui peut être remboursé ?

Il ne suffit pas d’aller prendre un repas au restaurant à la pause de midi pour être remboursé par son employeur. Les frais de repas, tout comme les frais d’hébergement et de déplacement, sont pris en charge dans des cas spécifiques. Généralement, quand les salariés n’ont pas le choix.

Ainsi, un employé qui n’a pas la possibilité de prendre son repas à domicile ni dans un restaurant d’entreprise à la pause déjeuner, et doit, de ce fait, avancer les dépenses lui-même, peut demander un remboursement à l’entreprise.

Il remplit alors les conditions suivantes :

• Les dépenses engagées par le salarié répondent aux besoins de la mission professionnelle (commercial en déplacement, invitation de clients ou de prestataires au restaurant…) ;
• Le montant dépensé est raisonnable ;
• Les dépenses sont justifiées, à l’aide d’une facture par exemple, et détaillées dans une note de frais de restaurant ;
• Le repas a bien été pris.

🔎 Besoin de détail ? Les règles sur la gestion des notes de frais sont définies dans l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels.

L’employeur doit-il obligatoirement rembourser les frais de repas ?

Si le salarié remplit les conditions énoncées ci-dessus, alors oui ! L’employeur doit rembourser les frais professionnels engagés en lien avec la mission. Afin d’éviter les conflits, il est préférable de rédiger une politique interne sur la gestion des notes de frais (conditions, modalités de traitement, délai de remboursement, montant maximum pris en charge par personne…).

Peut-on cumuler note de frais et ticket restaurant ?

Eh non, le ticket restaurant représente déjà un moyen de prendre en charge un repas quotidien par l’entreprise. Il ne peut donc pas se cumuler à une note de frais de restaurant, qui doit permettre de rembourser cette dépense. Si c’était le cas, le repas serait payé deux fois par l’entreprise ! Il ne faut donc pas régler un repas d’affaires, ou un repas pris en déplacement, avec un ticket restaurant.

💡 Le ticket restaurant fait partie des avantages sociaux permettant d’améliorer la qualité de vie au travail ! Découvrez aussi les règles sur l'avantage en nature véhicule, l’avantage en nature logement et le chèque cadeau au salarié.

Comment rédiger une note de frais de restaurant ?

La note de frais est un formulaire, digital ou papier, listant toutes les dépenses professionnelles engagées par un salarié. Accompagnée d’un justificatif (facture, ticket de caisse…), elle permet de demander un remboursement des frais de repas, d’hébergement ou de déplacement à son employeur.

Une note de frais doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :

• Le nom du salarié ;
• La date et l’heure de la dépense ;
• Le type de la dépense ;
• Le montant en HT et TTC (avec la TVA) ;
• Les personnes présentes au restaurant (si demandé par l’employeur) ;
• La signature manuelle ou numérique du salarié.

{{feature-dashboard="https://combohr.com/fr/style-guide"}}

Comment justifier une note de frais de restaurant ?

Pour être prise en compte, la note de frais de restaurant doit s’accompagner de justificatifs, prouvant que le repas a bien été payé par le salarié. Ils peuvent prendre la forme d’une facture, d’un ticket de carte bancaire ou d’un reçu de la somme versée. Ils doivent au moins mentionner :

• L’identification du restaurant, du bar, de la boulangerie… ;
• La date et l’heure de la dépense ;
• Le type de la dépense ;
• Le montant en HT et TTC (avec la TVA).

🔎 Le salarié a perdu le justificatif ? En principe, l’employeur ne peut plus rien pour lui, à moins qu’il remplisse l’une des conditions suivantes :

• Contacter le restaurant pour récupérer une copie du justificatif ;
• Présenter un relevé de compte bancaire accompagné d’un document précisant la nature du bien ou service payé (uniquement pour de petites sommes) ;
• Rédiger une déclaration sur l’honneur (attention, ça doit rester exceptionnel).

Note de frais de restaurant : quel montant rembourser ?

Comme nous l’avons mentionné plus haut, le montant dépensé pour un repas doit être raisonnable. Mais qu’est-ce que ça signifie, exactement ? L’employeur n’est en effet pas tenu de tout rembourser. Il peut fixer un montant maximum par salarié et par repas à partir de l’indemnité repas prévue par l’administration fiscale française.

En 2024, le barème exonéré de cotisation sociales est fixé à :

• 7,30 euros pour les salariés contraints de prendre leur repas sur le lieu de travail ;
• 10,10 euros pour les salariés en situation de déplacement, non contraints de prendre leur repas au restaurant ;
• 20,70 euros pour les salariés en situation de déplacement, contraints de prendre leur repas au restaurant.

Si les notes de frais dépassent ces montants, alors les justificatifs doivent être pertinents aux yeux de l’employeur. La différence avec le barème en vigueur sera considérée comme un avantage en nature sur fiche de paie selon l’Urssaf, et sera soumise aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

💡 Vous travaillez dans l'hôtellerie-restauration ? Découvrez aussi notre article sur le remboursement du transport en HCR et de l’avantage en nature des repas en HCR.

Note de frais de restaurant : quels avantages ?

Les notes de frais de restaurant sont aussi avantageuses pour l’employeur que pour les salariés. En effet, leur remboursement est exonéré des cotisations sociales tant que le montant de la dépense reste sous le barème de l’Urssaf. De plus, l’employeur peut récupérer la TVA de ces frais sous certaines conditions :

• La facture mentionne le montant de la TVA ;
• L’entreprise ayant fourni le repas est redevable de la TVA.

😇 Attention : l’administration fiscale peut vérifier les justificatifs des dépenses. Vous devez donc garantir une excellente gestion de la paie. Aidez-vous d’un logiciel de gestion RH pour conserver vos notes de frais professionnels et rester conformes aux règles. Découvrez aussi notre tableau Excel de préparation de paie et notre article sur le calcul des charges sociales en entreprise. 

Vous souhaitez améliorer la gestion de la paie en entreprise ? Essayez la plateforme Combo et contactez nos experts. Simplifiez le remboursement des notes de frais des salariés avec nos outils dédiés à la gestion RH en entreprise.

{{newsletter="https://combohr.com/fr/style-guide"}}