Loger ses salariés : comment et à quelles conditions ?

Souvent, le fait de loger ses salariés, surtout les saisonniers, permet de recruter des personnes motivées et qualifiées.

C’est un argument de poids pour l’employeur, notamment dans les régions où il est difficile ou onéreux de louer un appartement.

La mise à disposition d’un logement doit figurer dans le contrat de travail : on dit alors qu’il est accessoire au contrat.

De préférence, il faut préciser les modalités dans une annexe d'un document RH, notamment s’il est fourni à titre onéreux ou à titre gratuit et inclure l’état des lieux. Ne pas oubliez de demander un dépôt de garantie (contre reçu), afin d’impliquer un minimum l’occupant et d’éviter d’éventuelles dégradations.

Si le logement n’est pas dans son état initial lors de sa restitution, la caution servira à couvrir la remise en état.

🤔 Bon à savoir : Lorsque son contrat se termine, le salarié doit alors quitter les lieux.

Est-ce obligatoirement un avantage en nature logement ?

Non. Si le salarié paie un loyer, il n’est pas considéré comme tel. En revanche, s’il est fourni à titre gratuit, un logement est considéré comme un avantage en nature, évalué par mois (parfois par semaine) et, de fait, soumis à des cotisations sociales. Il figure donc sur le bulletin de salaire, tout comme les repas, avantage en nature . Cet avantage est réévalué chaque année. 

Comment le calcule-t-on ?

Pour le calcul, l’employeur peut considérer la valeur locative, ou choisir une évaluation forfaitaire.

La valeur locative brute n’est généralement pas privilégiée, car elle sert à établir la taxe d’habitation. L’employeur peut néanmoins la demander à l’administration fiscale, ou se baser sur les loyers pratiqués en moyenne dans la commune pour des logements équivalents.

L’évaluation forfaitaire dépend d’un barème de l'URSSAF, qui prend en compte la rémunération brute du salarié (8 tranches de rémunération) et le nombre de pièces principales à disposition.

Qui doit payer les charges courantes ?

Si le salarié paie un loyer, il s’acquitte également des charges courantes.

Si le logement est mis à disposition gratuitement et donc considéré comme un avantage en nature tout comme des repas par exemple. Alors 2 cas de figure se présentent :

1. Lorsque la valeur locative a été privilégiée, alors l’eau, le gaz, l’électricité, le chauffage, etc… (soit les avantages accessoires) sont ajoutés pour obtenir la valeur réelle.
2. Si c’est l’évaluation forfaitaire qui a été choisie, ces avantages accessoires sont intégrés au forfait.
   

Qui doit payer la taxe d’habitation ?

La personne qui occupait le logement au 1er janvier de l’année civile, car c’est elle qui en a la jouissance. A défaut, le propriétaire. Si l’employeur la paye pour le compte de son salarié, elle est également soumise aux cotisations sociales.

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