Loger ses salariés : comment et à quelles conditions ?

En tant qu’employeur, vous pouvez proposer gratuitement à vos employés un logement de fonction, qui fait office d’avantage en nature, à l’instar du véhicule de fonction ou des tickets restaurant. Dans certaines régions, cet avantage en nature constitue un argument de poids pour recruter du personnel. Pour formaliser la mise à disposition du logement, il convient de faire figurer l’avantage dans le contrat de travail (on dit alors qu’il est accessoire au contrat), et d’en préciser (de préférence) les modalités dans l’annexe d'un document RH que vous devrez intégrer à l’état des lieux.

Comment fonctionne cet avantage ? Comment évaluer le montant de l’avantage en nature logement ? Comment bien faire les choses pour éviter les problèmes en cas de contrôle de l’URSSAF ? Le blog COMBO répond à toutes vos questions !

Comment fonctionne l’avantage en nature logement ?

Comme son nom l’indique, l’avantage en nature logement permet à un salarié de bénéficier gratuitement d’un appartement (ou maison) de fonction mis à sa disposition par son employeur. Cet avantage est accordé par l’entreprise en plus du versement du salaire, et s’assimile à une rémunération classique ; à ce titre, il doit faire l’objet d’une évaluation pour être soumis à cotisations sociales. L’évaluation peut être réalisée par l’employeur chaque semaine ou chaque mois.

Dans le cas d’un logement de fonction mis à disposition par l’employeur, n’oubliez pas de demander un dépôt de garantie (contre reçu), afin d’éviter d’éventuelles dégradations. Si le logement n’est pas dans son état initial lors de sa restitution, la caution servira à couvrir la remise en état.

😇 À savoir : côté salarié, le montant de l’avantage en nature logement est soumis à l’impôt sur le revenu – catégorie des traitements et salaire.

La mise à disposition d’un logement est-elle toujours un avantage en nature ? 

Non. Pour que la mise à disposition d’un logement soit considérée comme un avantage en nature, le salarié ne doit pas payer de loyer – autrement dit, le logement est fourni à titre gratuit par l’employeur. Dans ce cas-là, l’avantage figure sur le bulletin de salaire, tout comme les repas, le véhicule de fonction utilisé à des fins privées et professionnelles et les autres avantages en nature. 

Par ailleurs, si vous proposez à votre salarié un logement de fonction pour lequel vous n’êtes ni propriétaire ni locataire et que vous prenez en charge vous-même le loyer, il ne s’agit plus d’un avantage en nature mais d’un avantage en espèces. Attention : ce n’est pas la même chose que les avantages accessoires, qui concernent quant à eux les compléments de salaire ou régimes d’avantages sociaux.

🤔 Bon à savoir : Lorsque son contrat se termine, le salarié doit alors quitter les lieux, qu’il s’agisse d’une rupture conventionnelle, d’une démission ou d’un licenciement.

Comment se passe l’attribution d’un logement de fonction ?

L’attribution d’un logement de fonction suit des modalités spécifiques établies par l’employeur. Destinés souvent aux fonctionnaires ou à certains salariés dont l’activité professionnelle nécessite une présence proche du lieu de travail, ces logements sont attribués en fonction des besoins opérationnels de dirigeant et de l’entreprise. 

L’occupation de ces logements est régie par des règles précises, assurant que l'employé puisse remplir efficacement ses fonctions tout en bénéficiant d'un cadre de vie adapté, et l'attribution se fait souvent par des critères de responsabilité ou via un barème établi par l’entreprise.

A noter : proposer un logement de fonction est également un moyen pour l’employeur d’attirer les talents dans son entreprise, qui bénéficient ainsi d’une résidence prise en charge près de leur lieu de travail. D’ailleurs, pour certains salariés, il s’agit d’une nécessité absolue, car ils n’ont pas la possibilité de se loger d’eux-mêmes dans la zone concernée.

Comment calculer le montant de l’avantage en nature logement ? 

Les entreprises ont deux solutions pour évaluer le montant de l’avantage en nature logement : 

• Opter pour la méthode de l’évaluation forfaitaire  

Pour évaluer la valeur de l’avantage avec cette méthode (principale méthode utilisée par les employeurs), vous devez utiliser le barème de l’avantage en nature logement publié tous les ans par l’administration fiscale. Ce dernier prend en compte la rémunération brute du salarié (8 tranches de rémunération) et le nombre de pièces principales à disposition. Les barèmes à appliquer sont disponibles sur le site Internet de l’URSSAF. 

Pour l’année 2024:

Exemple de calcul : Le salarié à qui vous proposez gratuitement un logement de fonction constitué d’une seule pièce perçoit mensuellement une rémunération brute de 1900 euros. Le montant forfaitaire par mois est égal à 77,30 euros (montant de la première tranche du barème pour un studio et une rémunération inférieure à 1932 euros par mois). 

😌 À savoir : vous pouvez changer de méthode d’évaluation à chaque fin d’exercice. Si vous choisissez une autre option en fin d’année, vous devez régulariser les cotisations précomptées au cours de l’année. 

Évaluer l’avantage selon la valeur locative brute du bien

Vous pouvez également calculer la valeur de l’avantage en nature logement selon la valeur réelle du bien immobilier, soit d’après la valeur locative brute qui est déterminée par le Trésor Public pour l’établissement de la taxe d’habitation dans les conditions prévues par le Code général des impôts.

Pour connaître ces valeurs, vous pouvez vous référer à l’avis d’imposition de la taxe d’habitation du logement, ou la demander à l’administration fiscale. Lors de l’évaluation, vous ne devez prendre en compte que les locaux mis à la disposition du salarié pour un usage personnel (et non professionnel). Toutefois, cette méthode est généralement peu privilégiée par les entreprises.  

🤓 À noter : si le loyer pris en charge par l’employeur possède un montant inférieur aux taux des loyers en vigueur dans la commune, vous devez retenir la valeur du loyer acquitté pour évaluer le montant de l’avantage en nature logement.

Est-ce obligatoirement un avantage en nature logement ?

Non. Si le salarié paie un loyer, il n’est pas considéré comme tel. En revanche, s’il est fourni à titre gratuit, un logement est considéré comme un avantage en nature, évalué par mois (parfois par semaine) et, de fait, soumis à des cotisations sociales. Côté fiches de paie et avantages en nature, comment cela se passe-t-il ? Et bien, cet avantage figure donc sur le bulletin de salaire, tout comme les repas, avantage en nature. Cet avantage est réévalué chaque année.

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Comment le calcule-t-on ?

Pour le calcul, l’employeur peut considérer la valeur locative, ou choisir une évaluation forfaitaire.

La valeur locative brute n’est généralement pas privilégiée, car elle sert à établir la taxe d’habitation. L’employeur peut néanmoins la demander à l’administration fiscale, ou se baser sur les loyers pratiqués en moyenne dans la commune pour des logements équivalents.

L’évaluation forfaitaire dépend d’un barème de l'URSSAF, qui prend en compte la rémunération brute du salarié (8 tranches de rémunération) et le nombre de pièces principales à disposition.

Qui doit payer les charges courantes ?

Si le salarié paie un loyer, il s’acquitte également des charges courantes.

Si le logement est mis à disposition gratuitement et que le salarié ne paie pas de loyer, le logement est donc considéré comme un avantage en nature tout comme des repas par exemple. Alors 2 cas de figure se présentent :

1. Lorsque la valeur locative a été privilégiée, alors l’eau, le gaz, l’électricité, le chauffage, etc… (soit les avantages accessoires) sont ajoutés pour obtenir la valeur réelle.
2. Si c’est c’est l’évaluation forfaitaire qui a été choisie, ces avantages accessoires, comme l’eau et l’électricité, sont intégrés au forfait et on ne s’intéresse donc pas à la valeur réelle.

Qui doit payer la taxe d’habitation ?

La personne qui occupait le logement au 1er janvier de l’année civile, car c’est elle qui en a la jouissance, qu’il s’agisse des modalités relatives à la valeur réelle ou à l’évaluation forfaitaire. A défaut, c’est au propriétaire qu’il revient de s’en acquitter. Si l’employeur la paye pour le compte de son salarié, elle est également soumise aux cotisations sociales.

Quels sont les autres types d’avantages en nature à proposer à vos salariés ?

Outre les logements de fonction, il existe plein d'autres avantages en nature que les entreprises peuvent offrir à leurs salariés pour booster leur motivation et leur bien-être, comme les notes de frais de restaurant. Très appréciées, elles permettent aux employés de se faire rembourser leurs repas pris dans un cadre professionnel, ce qui peut vraiment alléger leurs dépenses personnelles. C'est aussi une bonne manière de favoriser des réunions d'affaires et rendez-vous clients dans des cadres plus détendus.

La prime de rendement peut aussi être un avantage en nature proposée à vos salariés : c'est une récompense financière basée sur les performances, que ce soit individuellement ou en équipe. Elles ont en plus l’avantage d’encourager les salariés à atteindre leurs objectifs, voire à les dépasser, ce qui peut avoir un impact très positif sur les résultats de l'entreprise.

Vous pouvez également proposer des tickets restaurant, qui sont aussi très appréciés. Bien qu’il n’y ait pas d'obligation de donner des tickets restaurants en entreprise, c'est devenu une pratique assez courante. Ces tickets, souvent en partie financés par l'employeur, permettent aux salariés de bénéficier d'une aide pour leurs repas, ce qui est toujours un plus pour leur budget. En plus, cela montre que l'entreprise se soucie du bien-être de ses employés.

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