Les mentions obligatoires du bulletin de paie à ne pas oublier en 2025

Utilisateur d’un logiciel de gestion de paie en ligne comme Combo, vous n’êtes pas sans savoir que la paie et les bulletins de salaire sont un poste majeur dans le service des ressources humaines. Dès l’embauche d’un nouveau salarié, vous devez lui remettre une fiche de paie dont le montant du salaire brut et des éventuels avantages correspond au contrat de travail. Le Code du travail impose également des mentions obligatoires à insérer dans le bulletin de paie, notamment avec l’arrivée du bulletin de paie simplifié et son évolution en 2025. Prenons le temps de comprendre un peu mieux ces mentions obligatoires dans la paie.

La liste des mentions obligatoires du bulletin de paie en 2025

Le bulletin de paie évolue ! Il est aujourd’hui obligatoirement simplifié par le regroupement, l’ajout et la suppression de certaines mentions et lignes. Ainsi raccourci, il est plus lisible, est moins sujet à erreur et est uniformisé au niveau national. Pour parler de ce bulletin de paie simplifié, rien de mieux que de lister les différentes informations obligatoires qu’il doit contenir en 2025 afin de bien savoir comment faire une fiche de paie.

Informations essentielles de l’employeur 

L’employeur est l’émetteur du bulletin de paie. Il doit donc être facilement identifiable. Ainsi, la fiche de paie comprend les mentions suivantes : 

• nom ou dénomination de l’entreprise ; 
• adresse ; 
• SIREN ;
• Code APE ou code NAF ; 
• convention collective applicable à l’employeur.

Informations sur le salarié 

Outre le nom et le prénom du salarié, l’employeur a obligation de mentionner sur le bulletin de paie : 

• adresse ; 
• numéro de Sécurité sociale ; 
• poste occupé ; 
• position dans l’entreprise : cadre, agent de maîtrise, employé, ouvrier ;
• coefficient et échelon correspondant à la fois à l’emploi occupé et à la position dans l’entreprise.

👉 Le matricule RH sur la fiche de paie et l’ancienneté du salarié peuvent également être intégrés par l’employeur. Ils figurent alors dans la partie haute du bulletin de salaire.

Informations sur la rémunération 

Certains éléments en relation avec la rémunération et la fiche de paie dématérialisée ou non sont soumis à variation selon le type de contrat de travail :

• période rémunérée ;
• base de calcul du salaire (heures travaillées dans le mois x taux horaire) ; 
• rémunération brute qui réintègre l’ensemble des éléments du salaire ;
• rémunération fixe et variable ;
• heures supplémentaires avec leur taux de majoration applicable ;
• prime d’ancienneté si le salarié est concerné ; 
• avantages en nature ; 
• avance sur salaire éventuelle ;
• montant du salaire net ;
• montant effectivement payé au salarié ; 
• date de paiement du salaire ;
• dates de congés payés avec montant de l’indemnité de CP ; 
• jours d’absence éventuels.

Liste des cotisations sociales 

Pour mieux décrypter la fiche de paie, les rubriques de cotisations sociales ont été rassemblées en part salarié/employeur et répartie selon 5 pôles : 

• Maladie ; 
• Retraite ;
• Chômage ;
• Social ;
• Autres charges sociales.

L’employeur doit mentionner, sur chaque ligne, le taux et le montant des cotisations ainsi que l’assiette de calcul et qui, de l’employeur ou du salarié, est assujetti à ces cotisations.

Les cotisations sociales sont : 

• assurance maladie ;
• accidents du travail et maladies professionnelles ; 
• retraite Sécurité sociale plafonnée et déplafonnée ; 
• mutuelle complémentaire ; 
• sécurité sociale ;
• assurance chômage ;
• CSG - CRDS ;
• autres contributions dues par l’employeur (Fnal, contribution au dialogue social…) ; 
• exonérations et allègements de charges.

De plus, 2 lignes supplémentaires indiquent le montant des charges salariales et patronales.

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Le montant net social 

Obligatoire depuis le 1er juillet 2023, le montant net social indique le revenu net du salarié après la déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

L’avantage du net social : connaître plus facilement le montant à déclarer pour profiter éventuellement du versement de la prime d’activité ou du RSA.

🧐 Bon à savoir : l’employeur a obligation de déclarer ce montant au sein de la déclaration sociale nominative (DSN) pour chaque salarié de son entreprise depuis le 1er janvier 2024.

Versements et retenues 

Le salarié peut être éligible à certains avantages sociaux. Ceux-ci doivent figurer sur la fiche de paie s’ils concernent : 

• titres-restaurant ; 
• logement, dans le cadre d’un logement de fonction, par exemple ; 
• transports, y compris la mise à disposition d’un véhicule de fonction.

🧐 Les remboursements de frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations sociales ni à CSG et CRDS. Le montant remboursé doit figurer en bas du bulletin de paie, à l’exception de l’entreprise qui rembourse les frais à ses salariés au fur et à mesure du mois, et sous réserve que les sommes remboursées figurent dans la comptabilité de l’entreprise.

Prélèvement à la source 

Le prélèvement à la source est obligatoire. Le montant versé aux impôts par l’employeur pour le compte de son salarié figure dans le bas du corps de la fiche de paie. 

Le net à payer et le net imposable 

• le montant net à payer avant l’impôt sur le revenu ; 
• le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source.

L’impôt sur le revenu 

Le bulletin de paie permet au salarié de connaître à tout moment les sommes perçues éligibles à l’impôt sur le revenu. L’employeur doit mentionner les éléments suivants : 

• montant net imposable utile pour calculer le montant du prélèvement à la source ; 
• cumul annuel des montants nets imposables pour le calcul du prélèvement à la source ; 
• somme totale prélevée pour l’impôt à la source ; 
• cumul annuel de ces sommes prélevées ; 
• montant des heures supplémentaires ou complémentaires (pour un temps partiel) exonérées de charges ; 
• cumul annuel des montant de ces heures supplémentaires ou complémentaires exonérées.

Les mentions finales 

Ce sont les mentions les moins connues de la fiche de paie, et elles sont pourtant obligatoires et sont placées tout en bas du bulletin de paie : 

• conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée ;
• consultez la rubrique dédiée sur le site www.servicepublic.fr pour des informations sur le bulletin simplifié.

Les mentions facultatives du bulletin de paie

L’employeur est libre d’ajouter des mentions supplémentaires à la fiche de paie, ce qui permet, par exemple, de justifier le calcul d’une partie du salaire ou du montant d’une charge salariale ou patronale. 

Les mentions interdites de la fiche de paie 

L’employeur a interdiction de mentionner sur le bulletin de paie : 

• l’exercice du droit de grève comme motif d’absence du salarié ; 
• la rémunération liée à des fonctions au sein du comité social et économique (CSE) qui font l’objet d’un document séparé, joint à la fiche de paie. 

Les sanctions pour l’employeur en cas de fraude, erreur ou oubli sur le bulletin de paie 

L’employeur a pour obligation de remettre un bulletin de paie à chaque salarié. Il peut assurer une distribution numérique du bulletin de paie ou lui remettre en main propre en format papier.

Qui dit édition du bulletin de paie, dit respect de la législation. Que se passe-t-il en cas de fraude, d’erreur ou d’oubli sur la fiche de paie ? La plupart du temps, une erreur ou un oubli sont gérés à l’amiable, puisque la faute n’est généralement pas intentionnelle. L’employeur réémet une nouvelle fiche de paie et procède à sa régularisation auprès des organismes compétents. 

Le salarié peut faire condamner son employeur à une amende de 450 euros + versement de dommages et intérêts et éventuellement d’intérêts de retard s’il constate que : 

• l’obligation de remise de la fiche de paie n’est pas respectée ; 
• le retard dans le paiement du salaire est récurrent ; 
• la création ou l’utilisation d’une fausse fiche de paie est avérée ;
• une mention obligatoire a été oubliée ; 
• une mention interdite a été intégrée. 

⚠️ Attention, le juge estimera toujours la valeur de la sanction dans le cas de manquements répétés avérés. Il ne s’agit pas de faire condamner un employeur pour un retard de 2 jours sur le versement d’un salaire ou l’envoi tardif d’une fiche de paie !

Dans le cadre de la fausse fiche de paie émise par l’employeur ou utilisée par le salarié, la sanction peut être augmentée pour le motif de faux et usage de faux pouvant entraîner jusqu’à 45 000 euros d’amende et 3 ans d’emprisonnement.

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FAQ sur les mentions obligatoires de la fiche de paie

Pourquoi certaines mentions sont-elles requises sur la fiche de paie ?

Le bulletin de paie comporte des mentions rendues obligatoires par le Code du travail afin qu’il soit possible de justifier des périodes travaillées et du versement de cotisations aux différents organismes, comme la Sécurité sociale, la retraite et le chômage.

Comment les erreurs dans les mentions peuvent-elles affecter les employés ?

Une fiche de paie doit refléter la réalité des heures travaillées, du salaire perçu et du paiement des cotisations sociales. Une erreur peut porter préjudice au salarié qui peut se voir refuser certains droits, comme la perception de sa retraite ou l’ouverture de droits au chômage.

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