Calcul du nombre d’heures de travail sur Excel : méthode, limites…

Comptabiliser les heures de travail et d’absences, c’est optimiser sa planification et répondre à la réglementation en vigueur. Pour cette opération, vous avez le choix entre plusieurs outils : feuille de présence, tableau Excel, logiciel de gestion automatisé… L’objectif étant, bien sûr, la fiabilité et l’efficacité du processus de suivi du temps de travail et du calcul des heures de travail effectués par les salariés de votre entreprise !

Quelle est la durée légale de travail ? Comment réaliser le calcul des heures de travail avec un fichier Excel ? Quels sont les autres outils de gestion des plannings des employés qui existent ? Le blog Combo aide votre entreprise à devenir plus performante au moment de calculer le temps de travail effectif de vos collaborateurs !

Suivi des heures de travail : le cadre légal

Avant d'être un indicateur de mesure de la masse salariale, le suivi du temps de travail est une obligation légale. Quel que soit l’outil utilisé par l’entreprise, du tableau de gestion de planning sur Excel au logiciel de gestion automatisé, l’employeur doit tenir les comptes.

Cette démarche est nécessaire pour :

• pouvoir faire figurer sur les bulletins de paie des salariés le nombre total d’heures de travail effectué 
• vérifier que la durée légale du temps de travail est bien respectée au sein de l’entreprise.

Suivi du temps de travail : quelles sont les obligations de l’employeur ?

En France, d’après l’article L3171-2 du Code du travail, l’employeur a l’obligation de comptabiliser les heures de travail individuelles pour les employés ne suivant pas un horaire collectif. Il s’assure ainsi que la durée maximale légale journalière et hebdomadaire n’est pas dépassée. Ce temps prend en compte les horaires d’entrée et de sortie de chaque salarié à leur poste, mais aussi les heures supplémentaires et les temps de pause. En cas d’horaire collectif, l’entreprise a seulement une obligation d’affichage dans les locaux.

L’employeur doit être capable, à tout moment, de fournir à l’URSSAF ou à l’inspection du travail les documents justificatifs du nombre d’heures travaillées quotidiennement par les employés. Pour ce faire, il peut mettre en place l’outil de suivi qui lui convient le mieux : feuille de temps, modèle de tableau Excel, logiciel dédié à la gestion d’équipe, badgeuse mécanique ou pointeuse digitale… Au format papier ou numérique, rien ne lui est imposé si ce n’est de tenir les comptes à jour et sans erreur. Le système doit être fiable et infalsifiable.

Quelle est la durée légale de travail en France ?

Comme précisé plus haut, calculer et comptabiliser les heures effectuées par les employés, du début de la journée jusqu’à la fin de la période de travail, vous permet de vous assurer que vous êtes en conformité vis-à-vis des deux règlements qui encadrent le fonctionnement de votre entreprise : le Code du travail et l’éventuelle convention collective en vigueur dans votre secteur d’activité.  

Selon le Code du travail : 

• la durée maximale légale du travail est de 10 heures par jour pour un contrat de travail à temps complet. Cette durée est fixée à 35 heures par semaine, mais il est possible, sous conditions, d’étendre la durée hebdomadaire du temps de travail à 48 heures au total, ou 44 heures sur une période 12 semaines consécutives.

Bon à savoir : la convention collective peut modifier ces durées afin de pallier les hausses ou baisses d’activité d’une entreprise. Un hôte​l, par exemple, est en droit de plafonner son temps de travail maximum journalier à 12 heures pour les salariés majeurs, en plus de déroger à la règle des 35 heures par semaine (convention collective des HCR).

En principe, pour le calcul des heures de travail, l’entreprise suit la semaine civile, commençant le lundi à minuit et s’achevant le dimanche à minuit. La convention collective peut néanmoins en disposer autrement.

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Comment calculer les heures de travail de vos salariés ?

Pour comptabiliser le nombre d’heures de travail réalisé par vos collaborateurs, il est tout d’abord indispensable de calculer leur temps de travail effectif : en France, la rémunération des salariés (et le calcul de la durée de travail effectuée) se base en effet sur le calcul du temps effectif.

Comment définir le temps de travail effectif ?

Selon le Code du travail (article L3121-1 du Code du travail), le travail effectif désigne le « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur, et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Quelles sont les heures considérées comme du travail effectif ?

Selon la définition du Code du travail, chaque heure durant laquelle le salarié est sur son poste de travail (sans s’adonner à des occupations personnelles) est considérée comme du temps de travail effectif à comptabiliser dans la rémunération et la durée du travail. Toutefois, plusieurs autres périodes sont également assimilées à du travail effectif par la loi : 

• Congés payés
• Congés de formation
• Congés paternité et maternité
• Arrêts de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle
• Période d’astreinte
• Temps d’habillage et de déshabillage, si le port d’une tenue de travail est imposé par la loi ou des dispositions conventionnelles.

Il n’est donc pas toujours nécessaire que le salarié soit sur son poste de travail pour que ses heures soient considérées comme du temps de travail effectif.

En revanche, un arrêt maladie, un congé parental à temps plein ou une participation à une grève ne seront pas pris en compte dans le travail effectif. La pause n'est en principe pas non plus rémunérée, puisqu'elle n'est pas toujours assimilée à du temps de temps effectif. 

Calcul des heures de travail effectif

Pour calculer le temps de travail effectif d’un salarié, vous devez donc :

• Additionner les heures passées par les salariés sur leur poste de travail

Pour connaître les heures de travail effectuées, vous devez vous baser sur les horaires de travail du salarié, en prenant en compte l’heure de début et celle de fin de journée  ; en principe, vous ne devez pas comptabiliser la pause déjeuner, qui n’est pas considérée comme du temps de travail effectif. 

• Comptabiliser les périodes où le temps de travail (et de formation) est assimilé à du travail effectif et les prendre en compte dans le calcul  

Le résultat obtenu va vous permettre de calculer les heures de travail effectuées par les salariés (correspondant aux heures qui seront rémunérées).  

Pourquoi s’intéresser à la quotité de travail des salariés ?

Dans le cadre de la gestion et du suivi de temps de travail, il peut être intéressant de vous pencher sur la quotité de travail de vos salariés à temps partiel. Elle vous permet d’améliorer vos plannings hebdomadaires en ayant une parfaite connaissance du temps alloué à un salarié à temps partiel par rapport à un autre à temps plein. De plus, cette quotité joue un rôle important dans le contrôle du temps de travail de vos salariés à temps partiel. 

Pour mieux suivre cette démarche, rien de mieux qu’une pointeuse digitale qui va calculer automatiquement la quotité de travail de chaque salarié et répondre à vos obligations en matière de suivi de temps de travail. Avec la pointeuse digitale Combo, vos employés n'ont plus besoin de vous notifier de leurs arrivées, départs, pauses et repas. Vous suivez en direct leurs heures de présence grâce à un système fiable !

Comment calculer le nombre d’heures de travail au mois ?

Pour les salariés à temps complet dont le contrat de travail prévoit 35 heures de travail par semaine, le nombre d’heures travaillées par mois est de 151,67 heures. La formule de calcul à utiliser pour connaître le nombre d’heures de travail mensuel est la suivante : 

• (Nombre d’heures travaillées par semaine x nombre de semaines travaillées par an) / 12

Calcul des heures de travail sur Excel

Différents outils vous permettent aujourd’hui comptabiliser et calculer les heures de travail des salariés de votre structure. Plusieurs entreprises font notamment le choix d’utiliser un tableur Excel. Combo analyse pour vous ce logiciel et ses limites.

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Méthode de calcul des heures de travail sur Excel

Vous pouvez utiliser Excel afin de suivre le temps travaillé au quotidien. C’est un outil de calcul précis très généreux en fonctionnalités. Si vous passez par ce logiciel Microsoft, nous conseillons de créer une feuille de calcul par salarié, mensuelle ou trimestrielle. Vous saisissez les horaires individuels, les entrées et sorties quotidiennes ainsi que les heures supplémentaires. Les données sont organisées et stockées dans vos tableaux. Excel vous permet également de générer des graphiques et d’exporter vos données sous la forme de rapports.

Pour tester notre modèle gratuit sur Excel, c'est par ici !

Les limites du tableau Excel pour le calcul des heures de travail

Excel est un très bon outil de calcul… pour qui sait bien l’utiliser. Il est possible d’aller très loin dans l’automatisation avec ce logiciel, mais si vos équipes RH ne sont pas formées, Excel se révélera vite chronophage et chaotique. Vous pouvez trouver un modèle de tableau sur le web, mais il a peu de chance de s’adapter à votre organisation. Vous serez obligé de prendre du temps à construire un document, à compléter vous-même chaque ligne et chaque colonne, à introduire la bonne formule où il faut, à vérifier vos calculs et repérer vos erreurs de saisie… Bref, Excel n’est pas l’idéal pour comptabiliser les heures de travail. Et utiliser un tableau Excel pour la préparation de la paie peut devenir rapidement compliqué, puisqu’il est souvent impossible d’intégrer les éléments du tableau dans la fiche de paie du logiciel dédié. De plus, si vous rassemblez beaucoup de données sur Excel, vous risquez de vous y perdre et de faire ralentir votre ordinateur.

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Pourquoi utiliser un logiciel automatisé pour la gestion des heures de travail ?

Par quoi pouvez-vous donc remplacer Excel, ses fonctions et ses cellules complexes à appréhender ? Aujourd’hui, la solution la plus simple pour les professionnels est d’utiliser un logiciel de gestion RH permettant un suivi efficace des heures de travail effectuées par chaque salarié de l’entreprise. 

Grâce à ce logiciel, vous pouvez notamment : 

• traiter les entrées et sorties des employés ;
• calculer leur temps de présence ;
• être alerté en cas d’absence, de retard ou de dépassement d’heures. 

Ainsi, vous restez 100 % flexibles et conformes à la réglementation, et tout ça sans prise de tête. De plus, vos services RH gagnent un temps considérable et ne peuvent plus faire d’erreurs de saisie. Il existe d’ailleurs avec ces logiciels des pointeuses digitales qui se connectent directement à vos plannings et à vos systèmes de paie !

Un logiciel de gestion des horaires évite également les litiges entre salariés et managers, car le décompte des heures de travail est fiable et automatisé. Il ne peut donc plus avoir de conflits sur ce chapitre, les données étant automatiquement enregistrées, sans source d’erreur possible. 

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Fini donc les quiproquos avec Excel ! Et avec le logiciel Combo, en plus de la signature numérique, la pointeuse digitale propose une vérification photo des employés, afin de garantir l’identité des équipes. Une fonctionnalité idéale en cas de télétravail ou de missions effectuées à l’extérieur de l’entreprise.

Pour conclure…

Excel a, dans son temps, révolutionné le monde de l’entreprise en donnant la possibilité de créer des tableaux modifiables à tout moment et en permettant d’automatiser certains calculs de gestion des salariés. Mais il faut bien le reconnaître, Excel a vécu et reste plutôt réservé à un usage limité. Ainsi, les logiciels tout-en-un comme Combo ont aujourd’hui pris le relais et permettent de gérer à la fois les horaires des salariés, les absences, les documents RH et les contrats de travail et de préparer la paie.

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