Calcul du nombre d’heures de travail sur Excel : méthode, limites…

Comptabiliser les heures de travail, c’est optimiser sa planification et répondre à la réglementation en vigueur. Pour ce faire, vous avez le choix de l’outil : feuille de présence, tableau Excel, logiciel de gestion automatisé… L’objectif étant la fiabilité et l’efficacité du processus de suivi du temps de travail !

Quelle est la durée légale de travail ? Comment réaliser le calcul des heures de travail sur Excel ? Quels sont les autres outils de gestion des plannings des employés qui existent ? On vous aide à devenir plus efficace !

Suivi des heures de travail : le cadre légal

Avant d'être un indicateur de mesure de la masse salariale, le suivi du temps de travail est une obligation légale. Quel que soit l’outil utilisé par l’entreprise, du tableau Excel au logiciel de gestion automatisé, l’employeur doit tenir les comptes.

Suivi du temps de travail : quelles sont les obligations de l’employeur ?

En France, d’après l’article L3171-2 du Code du travail, l’employeur a l’obligation de comptabiliser les heures de travail individuelles pour les employés ne suivant pas un horaire collectif. Il s’assure ainsi que la durée maximale légale journalière et hebdomadaire n’est pas dépassée. Ce temps prend en compte les horaires d’entrée et de sortie de chaque salarié à leur poste, mais aussi les heures supplémentaires et les temps de pause. En cas d’horaire collectif, l’entreprise a seulement une obligation d’affichage dans les locaux.

L’employeur doit être capable, à tout moment, de fournir à l’URSSAF ou à l’inspection du travail les documents justificatifs du nombre d’heures travaillées quotidiennement par les employés. Pour ce faire, il peut mettre en place l’outil de suivi qui lui convient le mieux : feuille de temps, modèle de tableau Excel, logiciel dédié à la gestion d’équipe, badgeuse mécanique ou pointeuse digitale… Au format papier ou numérique, rien ne lui est imposé si ce n’est de tenir les comptes à jour et sans erreur. Le système doit être fiable et infalsifiable.

Quelle est la durée légale de travail ?

Comptabiliser les heures effectuées par les employés, c’est s’assurer que vous êtes conformes aux deux règlements qui s’imposent à vous : le Code du travail et l’éventuelle convention collective de votre secteur d’activité.

Le Code du travail définit la durée maximale légale du travail à 10 heures par jour et à 35 heures par semaine. Il est possible, sous conditions, d’étendre la durée hebdomadaire à 48 heures au total, ou 44 heures sur une période 12 semaines consécutives.

La convention collective peut modifier ces durées afin de pallier les hausses ou baisses d’activité d’une entreprise. Un hôte​l pourra par exemple plafonner son temps de travail maximum journalier à 12 heures pour les salariés majeurs, en plus de déroger à la règle des 35 heures par semaine (convention collective des HCR).

En principe, pour le calcul des heures de travail, l’entreprise suit la semaine civile, commençant le lundi à minuit et s’achevant le dimanche à minuit. La convention collective peut néanmoins en disposer autrement. 

Calcul des heures de travail sur Excel

Le calcul des heures travaillées repose sur le temps de travail effectif, c’est-à-dire le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’entreprise et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles (article L3121-1 du Code du travail). Vous avez différentes manières de comptabiliser ces heures de travail. Nombre d’entreprises passent par un tableur Excel : analysons ce logiciel et ses limites.

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Méthode de calcul des heures de travail sur Excel

Vous pouvez utiliser Excel afin de suivre le temps travaillé au quotidien. C’est un outil de calcul précis très généreux en fonctionnalités. Si vous passez par ce logiciel Microsoft, nous conseillons de créer une feuille de calcul par salarié, mensuelle ou trimestrielle. Vous saisissez les horaires individuels, les entrées et sorties quotidiennes ainsi que les heures supplémentaires. Les données sont organisées et stockées dans vos tableaux. Excel vous permet également de générer des graphiques et d’exporter vos données sous la forme de rapports.

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Les limites du tableau Excel pour le calcul des heures de travail

Excel est un très bon outil de calcul… pour qui sait bien l’utiliser. Il est possible d’aller très loin dans l’automatisation avec ce logiciel, mais si vos équipes RH ne sont pas formées, Excel se révélera vite chronophage et chaotique. Vous pouvez trouver un modèle de tableau sur le web, mais il a peu de chance de s’adapter à votre organisation. Vous serez obligé de prendre du temps à construire un document, à compléter vous-même chaque ligne et chaque colonne, à introduire la bonne formule où il faut, à vérifier vos calculs et repérer vos erreurs de saisie… Bref, Excel n’est pas l’idéal pour comptabiliser les heures de travail. De plus, si vous rassemblez beaucoup de données sur Excel, vous risquez de vous y perdre et de faire ralentir votre ordinateur.

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Utiliser un logiciel automatisé de gestion des heures

Avec un logiciel dédié au suivi des heures travaillées, vous traitez les entrées et sorties des employés, calculez leur temps de présence et êtes alerté en cas d’absence, de retard ou de dépassement d’heures. Vous restez 100 % flexibles et conformes sans prise de tête. Vos services RH gagnent du temps et ne peuvent se tromper dans la saisie : le processus est automatisé ! Le personnel s’enregistre numériquement et la plateforme conserve les données dans les règles. De plus, il existe des pointeuses digitales qui se connectent directement à vos plannings et à vos systèmes de paie !

Un logiciel de gestion des horaires évite également les litiges entre salariés et managers. Le décompte des heures de travail est fiable : il ne peut y avoir de conflits ! Les données étant automatiquement enregistrées, sans source d’erreur possible, ce système préserve une bonne atmosphère entre collègues. Finis les quiproquos avec Excel ! Chez Combo, en plus de la signature numérique, la pointeuse digitale propose même une vérification photo des employés, afin de garantir l’identité des équipes. C’est l’idéal en cas de télétravail ou de missions à l’extérieur du site.

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