Tout savoir sur la retenue sur salaire

Chaque mois ou tous les quinze jours, l’employeur a l’obligation de verser un salaire à chaque salarié pour les heures de travail effectuées. Mais s’il peut parfois lui être avancé, il peut également lui être ponctionné. C’est ce qu’on appelle la retenue sur salaire.

Absence injustifiée, matériel détérioré, trop-perçu… Dans quels cas un salaire peut-il être conservé par l’employeur ? Dans quelles conditions et pour quel montant ? Tout comprendre sur la retenue sur salaire avec Combo, votre logiciel de gestion de la paie en ligne.

Qu’est-ce que la retenue sur salaire ?

Il arrive qu’un salarié doive une certaine somme d’argent à son employeur. Dans ce cas, ce dernier peut se rembourser en effectuant une retenue sur salaire. Cette pratique, strictement encadrée par la loi (articles L3251-1 à L3255-1 du Code du travail), consiste à retenir une partie de la rémunération qui doit être versée à l’employé concerné. La déduction de cette retenue est en réalité une compensation de sommes dues par le salarié.

Pour ce faire, si les conditions sont réunies, l’employeur informe à l’avance son salarié de son intention de procéder à une retenue sur salaire, en indiquant le motif et la date. La loi n’autorise pas une entreprise à pratiquer cette opération sans prévenir. Nous rappelons que la rémunération a un caractère alimentaire selon le Code du travail, ce pourquoi la ponction ne peut être appliquée n’importe comment. De plus, une retenue sur salaire doit clairement apparaître sur la fiche de paie.

🧐 Bon à savoir : ne confondez pas la retenue sur salaire avec la saisie sur salaire, elle, fait référence à une procédure judiciaire permettant à un créancier de recouvrer un montant qui lui est dû.

Quelles sont les différentes retenues sur salaire ?

Parce qu’une ponction salariale peut largement indisposer un salarié, elle ne peut être appliquée sans motif valable. Il faut absolument que l’employé ait une dette envers son employeur et répondent à certaines conditions. Par exemple, s’il n’a pas rempli la part de son contrat de travail, qui est synallagmatique (l’employeur verse une rémunération en échange d’un travail), alors vous avez le droit de pratiquer une retenue sur salaire.

D’après la loi, « la retenue opérée par un employeur sur le salaire en raison de l'absence du salarié et à proportion de la durée ne constitue pas une sanction disciplinaire » (cass soc 21 mars 2012, n° 1021097). Découvrez d’ailleurs notre article sur le retard au travail et son impact sur le salaire et sur la baisse de salaire dans notre blog Combo.

Mais l’absence injustifiée des salariés n’est pas le seul motif valable pour une retenue sur salaire. On fait le point juste en dessous.

Dans quels cas l’employeur peut-il faire une retenue sur salaire ?

Un salarié n’était pas à son poste de travail cette semaine et n’a pas fourni de preuve pour justifier son absence ? Il a abîmé du matériel informatique dans les locaux ? Avez-vous le droit de ponctionner son salaire ce mois-ci ? Est-ce considéré comme une dette valable selon le droit du travail ?

Voici les motifs autorisant la retenue sur salaire :

• Le trop-perçu de salaire (ou maintien de rémunération) : pendant un arrêt de travail ou un arrêt maladie, pendant un repos compensateur, pendant un congé, avance sur salaire versée en espèces, trop-perçu de tickets restaurant…  ;
• La compensation (application d’une clause de formation) : le salarié refuse volontairement d’assister à une formation payée par son entreprise ;
• Détérioration de matériel : le salarié a volontairement abîmé du matériel et l’employeur peut prouver cette faute lourde ;
• Absence injustifiée, retard ou grève : le salarié ne se présente pas à son poste selon les horaires indiquées par le contrat de travail, et ne fournit pas de justificatif à son employeur ;
• Dette : fongible, certaine, liquide et exigible.

🤔 Bon à savoir : une retenue sur salaire peut aussi avoir lieu dans le cadre d’une saisie sur salaire ordonnée par le juge (en présence d’un titre exécutoire).

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Dans quels cas la retenue sur salaire est-elle interdite ?

Dans le Code du travail, il existe également des motifs interdisant l’application d’une retenue sur salaire. C’est le cas de :

• Sanction du salarié : la retenue sur salaire n’est ni une sanction disciplinaire ni une sanction pécuniaire ! Elle vient uniquement compenser une dette des salariés envers son employeur ;
• Amende avec un véhicule de fonction ;
• Non-restitution du matériel, matériel cassé ou perdu de manière involontaire : il faut pouvoir prouver le caractère volontaire pour appliquer la retenue ;
• Vol de matériel : qui doit alors conduire à une action en justice et non à une ponction salariale ;
• Dette non-inhérente à la relation contractuelle ;
• Compensation de fournitures ;
• Frais dans les entreprises de transport, de spectacle, les casinos et le secteur de l’hôtellerie-restauration.

⚠️ Attention : appliquer une retenue sur salaire avec un motif interdit vous expose à une amende de 3 750 euros !

Quel montant un employeur peut-il retenir du salaire ?

Tout comme la saisie sur salaire, la retenue sur salaire ne peut dépasser la fraction saisissable prévue par la loi. On compte dans ce plafond de rémunération le salaire net, les primes et les diverses indemnités (congés payés, arrêt maladie…). L’indemnité de licenciement n’est pas incluse.

Dans le cas d’une avance sur salaire effectuée par l’employeur (et non un acompte sur salaire), entrant alors dans la catégorie des compensations pour trop-perçu, la ponction salariale ne peut excéder 10 % du salaire net. Si cela ne suffit pas à rembourser l’employeur, alors il est possible de réitérer la retenue sur plusieurs mois successifs. 

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Dans les autres cas, les fractions saisissables s’appliquent aux salaires annuels selon le barème de l’article R3252-2 du Code du travail :

• 1/20 sur la tranche inférieure ou égale à 4 440 € ;
• 1/10 sur la tranche supérieure à 4 440 € et inférieure ou égale à 8 660 € ;
• 1/5 sur la tranche supérieure à 8 660 € et inférieure ou égale à 12 890 € ;
• 1/4 sur la tranche supérieure à 12 890 € et inférieure ou égale à 17 090 € ;
• 1/3 sur la tranche supérieure à 17 090 € et inférieure ou égale à 21 300 € ;
• 2/3, sur la tranche supérieure à 21 300 € et inférieure ou égale à 25 600 € ;
• La totalité sur la tranche supérieure à 25 600 € .

Notez que le montant des tranches est majoré de 126,67 € par personne à charge. De plus, les salariés doivent toujours percevoir une rémunération d’un montant équivalent à celui du RSA (Revenu de Solidarité Active) pour une personne seule.

Comment calculer une retenue sur salaire ?

Vous avez deux façons de calculer la retenue sur salaire : en cas d’absence, sur une moyenne de jours annuels, et sur l’horaire réel.

Calcul de la retenue sur salaire par horaire réel

Quand un salarié est absent, il est plus simple de passer par la méthode de calcul de l’horaire réel. Vous déterminez le taux horaire du salarié (salaire mensuel divisé par le nombre d’heures prévues) et le multipliez par le nombre d’heures d’absence.

Retenue sur salaire par horaire réel =  (salaire mensuel / heures habituellement travaillées dans le mois) x nombre d’heures d’absence

Calcul de la retenue sur salaire en cas d’absence du salarié

La deuxième méthode consiste à s’appuyer sur le nombre de jours d’absence, et non plus les heures. On peut compter en jour ouvrables (du lundi au samedi) ou ouvrés (du lundi au vendredi), au choix :

Méthode des jours ouvrables = (salaire mensuel / 26 jours ouvrables) x nombre de jours ouvrables d’absence

Méthode des jours ouvrés = (salaire mensuel / 22 jours ouvrés) x nombre de jours ouvrés d’absence

Et si l’on parle d’une retenue pour compensation ? C’est encore plus simple : vous retirez le montant exact de la dette du salaire.

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