Licenciement pour insuffisance professionnelle : les règles à connaître

Trouver l’employé idéal pour chaque fonction est l’un des plus grands défis de toute entreprise. Et malgré les précautions prises, il arrive qu’une personne s’avère incapable d’effectuer le travail pour lequel elle a été embauchée. Que faire lorsqu’un salarié occupe un poste qui ne correspond pas à ses compétences ? Plusieurs solutions sont possibles, mais, en l’absence d’autres recours, le licenciement pour insuffisance professionnelle est une alternative à connaître.

Dans quels cas peut-on employer ce type de licenciement ? Quelles sont les règles à appliquer ? Faut-il prévoir des indemnités ? Quels documents RH fournir ? Faisons le point sur le licenciement pour insuffisance professionnelle.

Le licenciement pour insuffisance professionnelle, qu’est-ce que c’est ?

Contrairement au licenciement pour faute, qui peut intervenir lorsqu’un salarié commet un impair en toute connaissance de cause, le licenciement pour insuffisance professionnelle ne résulte pas d’une faute volontaire. De fait, il s’agit d’un licenciement pour motif personnel à caractère non disciplinaire.

Concrètement, l’insuffisance professionnelle correspond à l’incapacité du salarié à réaliser le travail qui lui a été confié conformément aux qualifications requises par son poste. Il est important de ne pas la confondre avec l’insuffisance de résultat, qui décrit plutôt des difficultés à atteindre des objectifs spécifiques, sans pour autant remettre en cause les compétences de la personne.

🤓 Par exemple : Si le salarié pensait maîtriser suffisamment un logiciel pour remplir correctement ses nouvelles fonctions, mais s’avère incapable d’utiliser l’outil comme il se doit dans le contexte du poste, on peut parler d’insuffisance professionnelle. En revanche, si ses compétences ne font pas défaut, mais que le logiciel lui-même n’est pas le bon outil pour effectuer le travail en question, aucune incompétence ne peut lui être reprochée.

Dans quels cas peut-on licencier un salarié pour insuffisance professionnelle ?

Le licenciement pour insuffisance professionnelle peut intervenir en cas d’insuffisance de nature qualitative ou quantitative. Ces manquements peuvent prendre différentes formes :

• L’incompétence professionnelle
• Le manque de qualification (malgré des efforts de formation de la part de l’employeur)
• L’inadaptation au travail
• Un travail inutilisable ou insuffisant
• Des erreurs fréquentes
• La désorganisation
• Le manque de ponctualité
• Un travail de mauvaise qualité
• Etc.

🤨 Bon à savoir : Pour que les insuffisances professionnelles de ce type puissent être considérées comme des causes réelles et sérieuses de licenciement, vous devrez pouvoir prouver que ces actions ont fait subir un préjudice à l’entreprise.

Comprenez par ailleurs que vous ne pouvez pas invoquer l’insuffisance professionnelle si :

• Vous avez embauché ou promu le salarié alors qu’il n’était pas qualifié pour les fonctions requises (pour combler un manque de personnel, par exemple) ;
• Vous avez manqué à votre obligation de formation continue ;
• Vous avez confié au salarié une charge de travail excessive ;
• Vous avez confié au salarié du travail qui ne relève pas de sa qualification.

😷 À noter : L’inaptitude médicale est différente de l’insuffisance professionnelle. Qu’elle soit liée ou non à un accident du travail, l’employeur ne peut en aucun cas licencier pour insuffisance professionnelle si le salarié est reconnu inapte par le médecin du travail.

Licenciement pour insuffisance professionnelle : la procédure à suivre

La procédure de licenciement pour insuffisance professionnelle doit obéir à des règles claires.

L’avertissement

Si vous envisagez un licenciement pour insuffisance professionnelle, la première étape est d’en aviser le salarié concerné. Cette notification préalable pourra prendre la forme d’un blâme, d’un avertissement ou d’un rappel à l’ordre. Le salarié pourra ainsi prendre conscience de la situation et tenter de corriger ses erreurs, éventuellement en sollicitant une formation ou une aide de votre part.

En l’absence de changements manifestes, vous pourrez envisager le licenciement pour insuffisance professionnelle. La procédure est alors la même que pour un licenciement classique (à moins que le contrat de travail du salarié n'inclut une clause de garantie d’emploi).

La convocation à l’entretien préalable de licenciement

L’entretien préalable de licenciement est indispensable, et ce, quel que soit le motif du licenciement. Pour convoquer le salarié, vous devrez lui faire part d’une lettre recommandée avec accusé de réception (ou la lui remettre en main propre contre décharge) au moins 5 jours ouvrables avant la date prévue pour l’entretien. Ce laps de temps permet au salarié de préparer sa défense et de solliciter une assistance s’il le souhaite.

L’entretien préalable de licenciement

Au moment de l’entretien, vous exposerez les motifs pour lesquels vous avez décidé de licencier le salarié et recueillerez ses observations et explications. Le salarié peut choisir d’être accompagné ou représenté par un membre du personnel de l’entreprise ou un conseiller inscrit sur la liste départementale (sauf si votre entreprise a un CSE).

Notez que si le salarié est accompagné, vous pouvez bénéficier d’une assistance également. Vous pouvez aussi déléguer une personne (un DRH, par exemple) pour représenter l’entreprise.

La notification de licenciement

À partir de 2 jours ouvrables après la tenue de l’entretien, vous pouvez faire parvenir à l’employé une lettre de licenciement pour insuffisance professionnelle. Celle-ci doit lui être envoyée en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.

Vous y indiquerez le motif exact du licenciement en précisant les tâches qu’il n’a pas été en mesure d’effectuer. Notez que le salarié pourra vous demander des explications supplémentaires en vous retournant un pli en recommandé sous 15 jours, à partir desquels vous aurez 15 jours supplémentaires pour lui répondre.

Le préavis de licenciement

Lors d’un licenciement et en l’absence de dispense, le salarié licencié est tenu d’effectuer un préavis avant la rupture de son contrat de travail. La durée de ce préavis peut être fixée par la convention collective, précisée dans le contrat de travail, ou correspondre à une durée légale.

Si vous choisissez de dispenser le salarié d’effectuer son préavis, vous devrez lui verser une indemnité compensatrice de préavis. Si c’est le salarié qui demande à être dispensé, l’indemnité compensatrice de préavis ne lui sera pas due.

🫣 Bon à savoir : Une dispense de préavis peut être totale ou partielle et intervenir même si le préavis a déjà commencé.

La fin du contrat de travail

À la fin du préavis (ou à la date de notification du licenciement si le salarié est dispensé), le contrat de travail peut être considéré comme rompu. Vous devrez alors mettre à disposition du salarié ses documents de fin de contrat :

• Certificat de travail ;
• Attestation Pôle emploi ;
• Récapitulatif de l’épargne salariale ;
• Reçu pour solde de tout compte.

Le salarié reçoit-il des indemnités en cas de licenciement pour insuffisance professionnelle ?

S’il remplit les conditions nécessaires (8 mois d’ancienneté, notamment), le salarié concerné par le licenciement pour insuffisance professionnelle a droit à l’indemnité légale de licenciement, comme le prévoit le Code du travail. Vous devrez aussi lui verser plusieurs indemnités compensatrices afférentes à la rupture de son contrat :

• L’indemnité compensatrice de préavis, si vous avez choisi de dispenser le salarié de son préavis ;
• L’indemnité compensatrice de congés payés, qui est due si le salarié n’a pas encore pris tous ses jours de congés payés au moment de son départ ;
• L’indemnité de clause de non-concurrence, si une telle clause figure dans le contrat de travail du salarié.

Par ailleurs, lors d’un licenciement pour insuffisance professionnelle, le salarié qui remplit les conditions de versement peut toucher des indemnités de chômage.

Le salarié peut-il contester un licenciement pour insuffisance professionnelle ?

Quelle qu’en soit la cause, un salarié dispose d’un délai de 12 mois à compter de sa notification de licenciement pour contester la décision en saisissant le conseil de prud’hommes. Sa contestation pourra porter sur le motif du licenciement, le respect de la procédure ou les indemnités versées.

En cas d’irrégularité, mais si le licenciement reste justifié, il pourra vous être demandé de verser une indemnité n’excédant pas un mois de salaire.

Mais attention, la jurisprudence est claire sur les cas de licenciement sans cause réelle et sérieuse. Si le salarié saisit le conseil de prud’hommes et que ce dernier statue en votre défaveur, vous pourrez être condamné à payer une indemnité dont le montant sera déterminé en fonction de l’ancienneté du salarié.

🧐 À noter : Il est tout à fait possible de régler une contestation de licenciement à l’amiable. Bien sûr, comme la contestation émane du salarié lui-même, cette possibilité devra être évoquée avant qu’il ne saisisse le conseil de prud’hommes. N’hésitez pas à prendre les devants au moment de l’entretien préalable de licenciement si vous sentez un désaccord.

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