Comment rembourser les frais de transport en HCR ?

Dans le secteur des HCR (hôtels, cafés et restaurants), les salariés qui prennent les transports publics pour aller travailler bénéficient obligatoirement du remboursement partiel de leurs frais, et notamment de la moitié du coût d’un abonnement à la RATP, la SNCF, une compagnie de bus ou de tramway locale ou un service public de location de vélos, de type Vélib à Paris, Velo’v à Lyon, Vélhop à Strasbourg… La gestion de la paie est-elle impactée par ce remboursement du transport en HCR ?

Quels sont les titres de transport concernés par le remboursement ?

Tous les frais de transport ne sont pas remboursés par l’employeur, dans les HCR (hôtels, cafés et restaurants). Seules les cartes d’abonnement hebdomadaires/mensuelles/annuelles sont remboursables par l’employeur. Un titre de transport à l’unité ne l’est pas.

Qui peut bénéficier du remboursement du transport en HCR ?

Tous les salariés, sans condition d’ancienneté, y compris ceux qui ont un contrat de travail à temps partiel, effectuant un mi-temps et plus, peuvent bénéficier d’un remboursement des frais de transport en HCR.

• Et si un salarié effectue moins qu’un mi-temps ?

Dans ce type de contrat de travail, la prise en charge des frais de transport s’effectue au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.

Exemple : si la durée hebdomadaire du travail est de 35 h dans votre établissement et qu’il est situé à Paris ou en région parisienne, un salarié travaillant 14 heures par semaine se verra rembourser la somme suivante pour se rendre au travail en transport en commun :

Sachant que le pass Navigo est à 75,20 € par mois : (75,2 x 50 %) x 14/17,5 = 30,08 €

Le remboursement du transport par l’employeur doit intervenir dans les meilleurs délais, au plus tard dans le mois qui suit la validation de ces frais.

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Y a-t-il un justificatif à fournir ?

Oui, le justificatif de paiement de l’abonnement.

🔎 Et si votre salarié vous donne plusieurs justificatifs à la fois ?

Un remboursement de transport en HCR peut s’effectuer de manière rétroactive, sur présentation des justificatifs. Le délai de prescription est de 3 ans !

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Pour les stagiaires, comment ça se passe ?

Les stagiaires ont les mêmes droits que les salariés : une prise en charge partielle de leurs frais de transport en commun.

Quelle exonération des cotisations sociales pour un remboursement en HCR ?

La prise en charge des 50 % des frais de transport est exclue de l’assiette des cotisations sociales, ainsi que de la CSG et de la CRDS.

Faut-il mentionner le remboursement sur la feuille de paie ?

Oui, le montant pris en charge doit être mentionné sur le bulletin de paie, tout comme le salaire brut et net et les primes du salarié.

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Quel est l’impact fiscal pour votre salarié ?

Le remboursement des frais de transport en HCR est exonéré de l’impôt sur le revenu, dans la limite des 50 % de coût de transport pris en charge par l’employeur.

Pendant les congés payés, ou un arrêt maladie, comment ça se passe ?

Que votre salarié soit absent suite à une visite médicale parce qu’il est en congé ou malade, à partir du moment où son titre d’abonnement a été utilisé au moins une fois dans le mois pour se rendre sur son lieu de travail, il n’est pas possible de pratiquer un abattement pour les jours où il ne travaillait pas.

Logiquement, s’il s’est absenté pendant tout le mois, il ne bénéficie pas de la prise en charge de 50% du prix de son abonnement de transport.

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Devez-vous rembourser, le cas échéant, les frais d’essence si votre salarié ne prend pas les transports publics ?

L’employeur n’a pas obligation de participer aux frais d’essence d’un salarié qui effectue le trajet entre son domicile et son lieu de travail en voiture car il n’a pas la possibilité d’emprunter les transports en commun.

S’il le fait, c’est dans la limite de 200 € par an, pour tous les salariés concernés.

La mise en place de ce remboursement peut s’effectuer après consultation du comité d’entreprise, ou accord avec les représentants syndicaux, et autant dire qu'en HCR, ce n’est pas très courant…

Sachez enfin qu’il n’est pas possible de cumuler le remboursement des frais d’essence et des coûts d’abonnement.

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