Pointeuse horaire : ce que vous devez savoir

Si la pointeuse horaire existe depuis la révolution industrielle – à l’époque, il était mécanique, et l’on insérait une fiche cartonnée dans un horodateur -, comment a-t-il évolué ? Quelle est la différence entre une badgeuse et une pointeuse digitale ? Quel regard la loi porte-t-elle sur l’emploi d’un système de pointage ? Comment l’implémenter sans braquer ses salariés ? Autant de questions que vous vous posez peut-être, et auxquelles nous allons apporter des réponses.

Est-il obligatoire d’avoir une pointeuse horaire au travail ?

En France, le Code du travail oblige un employeur à décompter le temps de travail de chacun de ses salariés, afin de s’assurer qu’il travaille selon les dispositions de son contrat de travail et de la convention collective applicable à son secteur d’activités.

Ce temps décompté doit pouvoir être justifié par l’entreprise, par exemple via une pointeuse horaire, badgeuse ou numérique.

C’est à l’employeur de définir les modalités de ce pointage. Un employé ne peut refuser le calcul du temps travaillé.

Quels sont les salariés concernés par ce pointage ?

Tous les salariés de tous les secteurs d’activité et tous types de contrats sont concernés : temps plein, temps partiel, CDI ou CDD. Pour les cadres en forfait jours, on décompte les jours travaillés et non les heures. 

Seuls les secteurs de l’agriculture et des transports sont soumis à des règles qui leur sont propres.

Quand doit-on faire ce pointage ?

Pour le contrôle du temps de travail en entreprise, trois pointages sont prévus : quotidien, hebdomadaire et mensuel.

Chaque jour

Il faut relever et enregistrer les heures de début et de fin de chaque période de travail ou le nombre d’heures réellement accomplies au cours de la journée (sic le Code du travail). Il est également obligatoire de mentionner la durée des coupures et des pauses !  

Chaque semaine

L’entreprise doit établir, chaque semaine, un récapitulatif du nombre d’heures de travail effectuées par chaque salarié au cours de la période hebdomadaire écoulée.

Et aussi chaque mois

La pointeuse horaire doit établir mensuellement, pour chaque salarié, un document annexé au bulletin de salaire.

Ce document de contrôle des heures de travail doit mentionner :

• Le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le 1er janvier de l’année en cours ;
• Le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement acquis ;
• Le nombre d’heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ;
• Le nombre de JRTT (Jours de Réduction du Temps de Travail) pris au cours du mois ;
• Le nombre d’heures de COR (Contrepartie Obligatoire en Repos) : le temps de repos octroyé à un salarié ayant dépassé le contingent d’heures supplémentaires accordées par la convention collective. 

Comment réaliser ce décompte du temps de travail ?

L’option “historique”, c’est de tenir des relevés individuels d’horaires sur papier (des feuilles de pointage), optionnellement à faire signer aux salariés chaque semaine, et à annexer à leur feuille de salaire pour information (la loi n’impose pas ces feuilles de présence, mais le fait de les signer atteste que l’obligation de décompte du temps de travail a bien été respectée). Le hic, c’est que l’option papier est répétitive et chronophage.

La 2e option : la pointeuse horaire mécanique, le fameux horodateur dans lequel les employés insèrent leur fiche cartonnée quand ils arrivent dans l’entreprise et la quittent. De même, ce système n’est pas automatisé, il faut donc traiter chaque fiche individuellement, à la mano. C’est tout aussi chronophage et inefficace que les relevés papier cités juste avant ! Et dans les deux cas,  il faut aller récupérer les fiches de présence sur place, s’assurer que le décompte a bien été réalisé…

La 3e option, la plus moderne : la pointeuse horaire digitale pour limiter les erreurs et vous faire gagner en efficacité. Introduction dans la partie suivante. 👇

Pointeuse horaire : quels sont les différents systèmes sur le marché ?

Quelle pointeuse horaire choisir pour gérer le personnel en entreprise ? Badgeuse, système de pointage digital… Quels sont les avantages et inconvénients de chacune ? Voici les différences.

La pointeuse à badge, ou badgeuse

Une badgeuse, c’est un appareil doté d’un écran 2,4 pouces minimum et d’un lecteur de badge RFID, souvent au format porte-clés ou carte. La badgeuse enregistre les heures d’entrée et de sortie d’un employé, ses retards / absences, directement dans un logiciel de gestion du temps et de planning.

Avantage et inconvénients :

• L’enregistrement, le stockage et le traitement des données sont numérisés.

Mais :

• Il faut acheter un appareil dédié et prévoir des badges de remplacement (les badges se perdent facilement) ;
• Le badge peut être passé par quelqu’un d’autre – il faut donc instaurer un minimum de surveillance ;
• Certains salariés pouvant oublier de le passer, il faut donc assurer une saisie des données d’entrée et de sortie pour ne pas perdre d’informations.

La pointeuse digitale

À l’instar de la badgeuse, la pointeuse digitale ou numérique permet une gestion informatisée des données d’entrée et de sortie de votre personnel, et de son temps de présence, mais sa signature numérique rend le pointage plus sûr, plus intuitif et plus rapide.

Ce système de pointage peut se mettre en œuvre sur n’importe quelle tablette tactile, en y téléchargeant la pointeuse digitale de Combo, directement connecté à votre compte. 

Lorsqu’il pointe et dépointe, l’employé est invité à cliquer sur son nom à l’écran et à signer avec son doigt. Si l’option a été activée, une photo peut même être prise et renforcer ainsi la sécurité – aucun doute possible sur l’identité de la personne qui a pointé.

Toutes les informations relatives au temps de travail sont traitées automatiquement par l’application Combo : vous êtes avertis en cas de retard, d’absence, ou dépassement d’heures. 

Avantages :

• L’enregistrement, le stockage et le traitement des données sont automatisés ;
• L’information remonte directement dans votre planning en ligne et votre paie ;
• Vous êtes directement informé en cas de retard ou absence ;
• Pas de machine au prix élevé à installer, une tablette suffit.

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La pointeuse biométrique

Ultime innovation technologique, la pointeuse biométrique permet, comme son nom l’indique, de conditionner les entrées et sorties du personnel, soit l’accès à un lieu, à l’identification de données physiologiques numérisées au préalable : empreinte digitale, visage, contour de main ou l’iris.

Inconvénient :

• L’utilisation des informations enregistrées pour calculer la durée du travail est actuellement impossible dans le cadre du RGPD.
• Aussi, l’installation d’une pointeuse biométrique doit permettre uniquement de contrôler l’accès aux locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation et/ou aux appareils informatiques identifiés par l’entreprise. On ne parle plus de décompte du temps de travail.

Maintenant que vous connaissez les différentes pointeuses-badgeuses à votre disposition pour la gestion de vos salariés, il est temps de l’implémenter !

Comment et quand mettre en place une pointeuse horaire ?

Vous désirez installer votre système de pointage pour faciliter la vie de vos RH et éviter les erreurs ? On vous livre quelques conseils pour une mise en place au top !

Avertissez votre personnel

Avant toute chose, il faut avertir les représentants du personnel et/ou le CSE, puis vos employés de l’installation prochaine d’une pointeuse horaire. S’ils ne peuvent s’y opposer, il est obligatoire de leur donner la date d’installation, en précisant qui sera responsable du pointage. Prévenez-les une dizaine de jours à l’avance en effectuant une communication générale (l’affichage d’une note de service suffit). C’est un délai raisonnable. 

Il n’est pas utile de modifier leur contrat de travail ou de recueillir leur consentement.

Expliquez votre choix de pointeuse horaire

Motivez votre décision, afin qu’ils comprennent les avantages de la pointeuse horaire et adhèrent plus naturellement à la solution :

• Le but n’est pas de surveiller, mais d’avoir un suivi immédiat et d’éviter les erreurs humaines lors de la transmission des heures travaillées ;
• Un décompte précis de leur temps de travail (avec droit de regard sur les enregistrements) permet de bien payer leurs heures supplémentaires s’ils en font ;
• Il n’y a pas de secret sur les finalités du traitement de leurs données (ils sont assurés d’une minimisation de la collecte), qui ne sont conservées que le temps nécessaire aux dites finalités. 

=> Vous êtes ainsi en parfaite conformité avec le RGPD.

Installez la pointeuse horaire dans un endroit facile d’accès et visible de tous

C’est à vous, l’employeur, de décider de l’emplacement de votre système de pointage.

En hôtellerie/restauration par exemple, la tablette employée peut être celle qui est déjà utilisée pour la vérification des normes d’hygiène, ou pour la musique en salle, par exemple.

Il n’est pas conseillé de se servir de la tablette caisse, pour ne pas perturber le service. 

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Pourquoi mettre en place une pointeuse horaire ?

Les pointeuses-badgeuses apporteront beaucoup à vos ressources humaines et à vos équipes terrain.

L’organisation en interne est plus fluide

En simplifiant la gestion de certaines métriques, comme les retards, les absences, les heures supplémentaires, les congés maladie, les jours de repos, en plus du calcul du temps de travail effectif, vous réinventez les RH et vous faites gagner un temps précieux à vos collaborateurs sur leur planning en limitant les tâches à faible valeur ajoutée et chronophages. Tout le monde y trouve son compte.

Ainsi, les clients Combo gagnent une journée de travail par mois sur l’élaboration des plannings grâce à notre logiciel GTA (comparé à la gestion de planning sur excel), et que la préparation de la paie ne prend plus que quelques heures, et non plusieurs jours.

Les données indispensables à la paie sont plus fiables

Après contrôle des données, la transmission est automatisée, il y a donc moins d’erreurs humaines commises. Les éléments de paie sont générés en quelques clics.

Les horaires sont mieux respectés

Si les salariés peuvent avoir l’impression d’être plus surveillés, la quantification de leur temps de travail via une pointeuse digitale leur garantit également un meilleur respect de leurs horaires. 

Avec des plannings plus visibles, il y a moins de mauvaises surprises, et les éventuelles heures supplémentaires sont comptabilisées et rémunérées. 

Le climat social est plus serein

Tous les salariés sont logés à la même enseigne en matière de décompte du temps travaillé.

Comment s’assurer de respecter le Code du travail et le RGPD ?

Si les pointeuses-badgeuses sont pratiques et fiables, il y a des règles à respecter au niveau des informations que vous relevez.

Comment gérer les données collectées, vis-à-vis de la CNIL et du RGPD ?

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le fichier des collaborateurs n’a plus à être déclaré à la CNIL. En revanche, les données collectées par les pointeuses / badgeuses connectées à un logiciel de gestion de temps doivent être consignées dans un Registre des activités de traitement.

Ces éléments ne seront conservés que pendant une durée qui n’excède pas celle nécessaire à la finalité du traitement (ainsi, le total des heures travaillées peut être conservé jusqu’à un an), et la CNIL interdit l’usage de données biométriques. 

Quid de l’inspection du travail ?

Pour l’Inspection du travail, le pointage des employés doit s’effectuer à l’aide d’un système de pointage fiable et infalsifiable, et surtout, adapté. Il faut que la consultation soit facile, tant par les inspecteurs du travail que par les délégués du personnel et les employés eux-mêmes.

Quelles sanctions en cas de manquement au Code du travail ?

Si la mise en place d’une pointeuse horaire ne respectent pas les directives de la CNIL dans le cadre du RGPD, ou si le décompte du temps travaillé est mal effectué, l’employeur encourt une amende de 750 € s’il s’agit d’une personne physique et de 3 750 € s’il s’agit d’une personne morale. Cette somme est à multiplier par le nombre d’employés ayant fait l’objet d’un temps de travail non mesuré.

Comme nous l’avons vu, la loi impose à l’entreprise un décompte des heures travaillées par les salariés. Il peut s’effectuer via une pointeuse digitale comme la pointeuse Combo, qui garantira la justesse des informations et une communication rapide en cas de retard ou absence. 

Il faut bien sûr en avertir les équipes au préalable, et les informer des avantages apportés par ce type de solution de pointage, tout en veillant à la conformité avec le RGPD.

La pointeuse Combo, elle met tout le monde d'accord

Facile à mettre en place, fiable, notre pointeuse digitale est un véritable juge de paix. Pourquoi choisir notre pointeuse ? 

• Elle s'adapte vraiment à votre business et vos règles de gestion. Signature électronique et/ou prise de photo aléatoire, vous avez la possibilité d'enregistrer facilement les arrivées, départs, pauses déjeuner... Vos employés peuvent même vous laisser un commentaire pour plus de précision. 
• Rien ne vous échappe. Toutes les anomalies sont affichées et triées par ordre d'importance, sur un ou sur plusieurs établissements (avec un audit de validation par établissement). Cerise sur le gâteau : votre pointeuse est directement connectée à vos plannings et aux variables de paie. La boucle est bouclée. 
• Pas de quiproquo. On le sait, les pointeuses peuvent être source de conflit mais grâce à Combo, vous pouvez rassurer vos équipes en leur promettant un suivi des heures fiable, transparent direct, pour eux aussi ! Plus de doute sur les heures supplémentaires. 

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"Au quotidien, la pointeuse me sert énormément. Je ne peux pas être tous les jours sur site et grâce à Combo, je peux voir, via mon ordinateur, si la bonne personne a pointé. Son heure d'arrivée, son heure de départ, et surtout si elle fait des heures supplémentaires pour avoir des fiches de paie correctes. La pointeuse est vraiment passée comme une lettre à la poste chez nous. Je l'ai montrée une fois, et après les employés ont pris le coup et ça marche très bien" Kévin, responsable de 3 restaurants Côté Sushi.

Vous voulez optimiser la gestion de vos équipes et mettre en place une pointeuse horaire 100 % digitale ? Contactez nos experts Combo !