Pointeuse horaire : ce que vous devez savoir

Si le pointage existe depuis la révolution industrielle – à l’époque, il était mécanique, et l’on insérait une fiche cartonnée dans un horodateur -, comment a-t-il évolué ? Quelle est la différence entre une badgeuse et une pointeuse digitale ? Quel regard la loi porte-t-elle sur l’emploi de systèmes de pointage ? Comment l’implémenter sans braquer ses salariés ? Autant de questions que vous vous posez peut-être, et auxquelles nous allons apporter des réponses.

D’abord, pourquoi faut-il effectuer un pointage de son personnel ?

En France, le code du travail oblige un employeur à décompter le temps de travail de chacun de ses salariés, afin de s’assurer qu’il travaille selon les dispositions de son contrat de travail et de la convention collective applicable à son secteur d’activités.

Ce temps de travail décompté doit pouvoir être justifié par l’employeur.

C’est à l’employeur de définir les modalités de ce décompte. Un employé ne peut refuser le calcul du temps travaillé.

Quels sont les salariés concernés par ce décompte ?

Tous les salariés de tous les secteurs d’activité et tous types de contrats sont concernés : temps plein, temps partiel, CDI ou CDD. Pour les cadres en forfait jours, on décompte les jours travaillés et non les heures.

Seuls les secteurs de l’agriculture et des transports sont soumis à des règles qui leur sont propres.

Quand doit-on faire ce décompte ?

Chaque jour

Il faut relever et enregistrer les heures de début et de fin de chaque période de travail ou le nombre d’heures de travail réellement accomplies au cours de la journée (sic le Code du travail). Il est également obligatoire de mentionner la durée des coupures et des pauses !  

Chaque semaine

L’employeur doit établir, chaque semaine, un récapitulatif du nombre d’heures de travail effectuées par chaque salarié au cours de la période hebdomadaire écoulée.

Et aussi chaque mois

Il faut établir mensuellement, pour chaque salarié, un document annexé au bulletin de paie.

Ce document doit mentionner :

- le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le 1er janvier de l’année en cours ;

- le nombre d’heures de repos compensateur de remplacement acquis ;

- le nombre d’heures de repos compensateur effectivement prises au cours du mois ;

- le nombre de JRTT (Jours de Réduction du Temps de Travail) pris au cours du mois ;

- le nombre d’heures de COR (Contrepartie Obligatoire en Repos) : le temps de repos octroyé à un salarié ayant dépassé le contingent d’heures supplémentaires accordées par la convention collective.  

Comment faire ce décompte du temps de travail ?

L’option “historique”, c’est de tenir des relevés individuels d’horaires sur papier (des feuilles de pointage), optionnellement à faire signer aux salariés chaque semaine, et à annexer à leur feuille de paie pour information (la loi n’impose pas ces feuilles de présence, mais le fait de les signer atteste que l’obligation de décompte du temps de travail a bien été respectée). Le hic, c’est que l’option papier est répétitive et chronophage.

2ème option, la pointeuse horaire mécanique, le fameux horodateur dans lequel les employés insèrent leur fiche cartonnée quand ils arrivent dans l’entreprise et la quittent. De même, ce système n’est pas automatisé, il faut donc traiter chaque fiche individuellement, à la mano. C’est tout aussi chronophage et inefficace que les relevés papier cités juste avant ! Et dans les deux cas,  il faut aller récupérer les fiches de présence sur place, s’assurer que le décompte a bien été réalisé…

La 3ème option la plus moderne : la pointeuse digitale pour limiter les erreurs et vous faire gagner en efficacité. Introduction dans la partie suivante 👇

Quelles sont les différentes pointeuses digitales sur le marché ?

La pointeuse à badge, ou badgeuse

Une badgeuse, c’est un appareil doté d’un écran 2,4 pouces minimum et d’un lecteur de badge RFID, souvent au format porte-clés ou carte. La badgeuse enregistre les heures d’entrée et de sortie d’un employé, ses retards / absences, et envoie les données à un logiciel de gestion du temps et de planning.

Avantage et inconvénients :

-   L’enregistrement, le stockage et le traitement des données sont numérisés.

Mais

-   Il faut acheter un appareil dédié et prévoir des badges de remplacement (les badges se perdent facilement) ;

-   Le badge peut être passé par quelqu’un d’autre – il faut donc mettre en place un minimum de surveillance ;

-   Certains salariés pouvant oublier de le passer, il faut donc assurer une saisie des données d’entrée et de sortie pour ne pas perdre d’informations.

La pointeuse digitale

A l’instar de la badgeuse, la pointeuse digitale ou numérique permet une gestion informatisée des données d’entrée et de sortie de votre personnel, et de son temps de présence, mais sa signature numérique rend le pointage plus sûr, plus intuitif et plus rapide.

Ce système de pointage peut se mettre en place sur n’importe quelle tablette tactile, en y téléchargeant la pointeuse horaire digitale de Combo, directement connecté à votre compte.

Lorsqu’il pointe et dépointe, l’employé est invité à cliquer sur son nom à l’écran et à signer avec son doigt. Si l’option a été activée, une photo peut même être prise et renforcer ainsi la sécurité – aucun doute possible sur l’identité de la personne qui a pointé.

Toutes les données relatives au décompte du temps de travail sont traitées automatiquement par l’application Combo : vous êtes avertis en cas de retard, d’absence, ou dépassement d’heures.

Avantages :

- L’enregistrement, le stockage et le traitement des données sont automatisés ;

- L’information remonte directement dans votre planning en ligne et votre paie ;

- Vous êtes directement informé en cas de retard ou absence ;

- Pas de machine au prix élevé à installer,  une tablette suffit.

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La pointeuse biométrique

Ultime innovation technologique, la pointeuse biométrique permet, comme son nom l’indique, de conditionner les entrées et sorties du personnel, soit l’accès à un lieu, à l’identification de données physiologiques numérisées au préalable : empreinte digitale, visage, contour de main ou l’iris.

Inconvénient :

-   L’utilisation des données enregistrées pour calculer la durée du travail est actuellement impossible dans le cadre du RGPD.

Aussi, la mise en place d’une pointeuse biométrique doit permettre uniquement de contrôler l’accès aux locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation et/ou aux appareils informatiques identifiés par l’employeur. On ne parle plus de décompte du temps de travail.

Maintenant que vous connaissez les différentes pointeuses à votre disposition pour la gestion du travail de vos salariés, il est temps de l’implémenter !

Comment et quand mettre en place une pointeuse horaire ?

Avertissez votre personnel

Avant toute chose, il faut avertir les représentants du personnel et/ou le CSE, puis vos employés de la mise en place prochaine d’une pointeuse. S’ils ne peuvent s’y opposer, il est obligatoire de leur donner la date d’installation, en précisant qui sera responsable du pointage. Prévenez-les une dizaine de jours à l’avance en effectuant une communication générale (l’affichage d’une note de service suffit). C’est un délai raisonnable.

Il n’est pas utile de modifier leur contrat de travail ou de recueillir leur consentement.

Expliquez les raisons

Motivez votre décision, afin qu’ils comprennent les avantages de la pointeuse et adhèrent plus naturellement à la solution :

- Le but n’est pas de surveiller, mais d’avoir un suivi immédiat et d’éviter les erreurs humaines lors de la transmission des heures travaillées ;

- Un décompte précis de leur temps de travail (avec droit de regard sur les informations enregistrées) permet de bien payer leurs heures supplémentaires s’ils en font ;

- Il n’y a pas de secret sur les finalités du traitement de leurs données (ils sont assurés d’une minimisation de la collecte), qui ne sont conservées que le temps nécessaire aux dites finalités.

=> Vous êtes ainsi en parfaite conformité avec le RGPD.

Installez-la dans un endroit facile d’accès, et visible de tous.

C’est à vous, l’employeur, de décider de l’emplacement de votre solution de pointage.

En hôtellerie/restauration par exemple, la tablette employée peut être celle qui est déjà utilisée pour la vérification des normes d’hygiène, ou pour la musique en salle, par exemple.

Il n’est pas conseillé de se servir de la tablette caisse, pour ne pas perturber le service.

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Quels sont les avantages à mettre en place une pointeuse horaire ?

L’organisation en interne est plus fluide

En simplifiant la gestion de certaines données, comme les retards, les absences, les heures supplémentaires, les congés maladie, les jours de repos, en plus du calcul du temps de travail effectif, vous réinventez les RH et vous faites gagner un temps précieux à vos collaborateurs sur leur planning en limitant les tâches à faible valeur ajoutée et chronophages. Tout le monde y trouve son compte.

Ainsi, les clients Combo, gagnent une journée de travail par mois sur l’élaboration des plannings grâce à notre logiciel GTA (comparé à la gestion de planning sur excel), et que la préparation de la paie ne prend plus que quelques heures, et non plusieurs jours.

Les données indispensables à la paie sont plus fiables

Après contrôle des données, la transmission est automatisée, il y a donc moins d’erreurs humaines commises. Les éléments de paie sont générés en quelques clics.

Les horaires sont mieux respectés

Si les salariés peuvent avoir l’impression d’être plus surveillés, le décompte de leur temps de travail via une pointeuse digitale leur garantit également un meilleur respect de leurs horaires.

Avec des plannings plus visibles, il y a moins de mauvaises surprises, et les éventuelles heures supplémentaires sont comptabilisées et rémunérées.

Le climat social est plus serein

Tous les salariés sont logés à la même enseigne en matière de décompte du temps travaillé.

Comment s’assurer de respecter le Code du travail et le RGPD ?

Comment gérer les données collectées, vis-à-vis de la CNIL et du RGPD ?

Depuis l’entrée en vigueur du RGPD, le fichier des collaborateurs n’a plus à être déclaré à la CNIL. En revanche, les données collectées par les pointeuses / badgeuses connectées à un logiciel de gestion de temps doivent être consignées dans un Registre des activités de traitement.

Ces données ne seront conservées que pendant une durée qui n’excède pas celle nécessaire à la finalité du traitement (ainsi, le décompte des heures travaillées peut être conservé jusqu’à un an), et la CNIL interdit l’usage de données biométriques. 

Quid de l’inspection du travail ?

Pour l’Inspection du travail, le pointage du personnel doit s’effectuer à l’aide d’un système de badgeage fiable et infalsifiable, et surtout, adapté. Il faut que la consultation des données enregistrées soit facile, tant par les inspecteurs du travail que par les délégués du personnel et les employés eux-mêmes.

Quelles sanctions en cas de manquement au code du travail ?

Si le traitement des données et la mise en place d’une pointeuse ne respectent pas les directives de la CNIL dans le cadre du RGPD, ou si le décompte du temps travaillé est mal effectué, l’employeur encourt une amende de 750 € s’il s’agit d’une personne physique et de 3 750 € s’il s’agit d’une personne morale. Cette somme est à multiplier par le nombre de salariés ayant fait l’objet d’un temps de travail non mesuré.

Comme nous l’avons vu, le Code du travail impose à l’employeur un décompte des heures travaillées par les salariés. Ce décompte peut s’effectuer via une pointeuse digitale comme la Pointeuse Combo, qui garantira la justesse des informations et une communication rapide en cas de retard ou absence.

Il faut bien sûr en avertir les salariés au préalable, et les informer des avantages apportés par ce type de solution de pointage, tout en veillant à la conformité avec le RGPD.