Comment construire un planning pour son magasin ?

Ah le planning ! Pour une boutique ou un magasin, c’est un sujet essentiel. 

L’objectif ? Trouver la meilleure organisation, celle qui permet de satisfaire tout le monde. Besoins de la boutique, gestion de l’équipe, temps de travail de chacun… Bref, c’est le nerf de la guerre. 

Dans cet article, on vous donne toutes les ficelles pour devenir un as de la gestion de magasin et de planning.

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Qu’est-ce qu’un planning pour un magasin ? 

Planning magasin : la définition

Le planning d’un magasin (ou planning d’activité), c’est quoi ? Quels en sont les enjeux ? Doit-on s’en occuper dès que l’on décide d’ouvrir un magasin de fleurs ? Comment le mettre en place quand on ouvre un magasin de vêtements et qu’elle est l’importance d’un planning en restauration ? Doit-il suivre la convention collective d’un magasin alimentaire par exemple ? Une chose est certaine, il permet de garantir une bonne efficacité de la gestion du magasin dans son ensemble.

Cela repose sur 3 éléments clés : 

1. La gestion du personnel (aspect légal, contraintes professionnelles, etc…)
2. La gestion des congés (à l’aide d’un logiciel de congés et de suivi des absences)
3. La dimension opérationnelle (gestion des stocks, temps d’attente en caisse, horaires d’ouvertures, organisation des équipes, etc…) 
4. L’aspect accompagnement client (temps par client, flux de clients, etc…)

En d’autres mots ? Gérer les flux pour que tout se passe le mieux possible et que l’expérience client soit irréprochable. Sur le papier, ça parait simple et pourtant. La gestion de planning, et notamment le planning du personnel, peut vite devenir un véritable calvaire. Regardons ce point plus en détail.

6 éléments incontournables pour un planning magasin

Pour mettre en place un planning en bonne et due forme, cela implique de prendre en compte quelques éléments clés. Voilà une liste non exhaustive des principaux sujets : 

1. Les horaires collectifs de travail
2. L’horaire individuel de chaque membre de l’équipe 
3. Les dispositions spécifiques selon la Convention Collective
4. Le cadre légal et les sanctions en cas de non affichage du planning
5. Le suivi au quotidien du temps de travail effectif
6. L’organisation des congés payés

Si la pointeuse dans un restaurant ou dans un magasin a été longtemps source de critique de la part des salariés, ceux-ci la voient plutôt comme une alliée qui leur permet d’être plus justement rémunérés lors des heures supplémentaires effectuées. Il en est de même aujourd’hui avec le planning automatisé qui, par les 6 éléments précités, permet à chacun de :

• suivre les heures à effectuer ; 
• connaître les jours de congés pris et ceux à prendre ; 
• vérifier le nombre d’heures de travail affecté par semaine ; 
• utiliser la pointeuse en géolocalisation pour les déplacements professionnels ;
• etc.

Que doit contenir un planning efficace pour un magasin ? 

Bonne question ! C’est en effet un des sujets les plus compliqués pour un magasin ou une enseigne. L’idée ? Jongler entre les différents paramètres (congés, temps de travail, contrat, etc…) pour créer un planning bien huilé.

3 informations de base à noter absolument

Pour bien commencer, plusieurs éléments sont à ajouter. C’est le set up initial, ce qui vous permet d’avoir ensuite toutes les clés pour gérer au jour le jour votre planning. 

Voici les 3 principaux éléments à noter : 

1. La convention collective et les contraintes légales de votre secteur
2. Le listing des membres de votre équipe et leurs contrats associés (congés, etc…)
3. Les horaires d’ouverture et contraintes logistiques de votre boutique

Bon à savoir: Un outil de gestion de planning intelligent et performant peut vous aider à aller jusqu’à 3 fois plus vite dans la création de votre planning magasin. Demandez une démo !

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5 informations complémentaires pour un planning adapté

Vous avez maintenant établi les critères pour le contexte global, il s’agit maintenant d’aller plus loin. À cette étape, tout dépend de vos besoins précis et de votre méthode de travail. 

Voici une liste non exhaustive d’éléments que vous pouvez ajouter : 

• Fonctionnement du système de rotation 
• Routines et éléments récurrents (horaires, équipes, etc…)
• Préférences des différents membres de l’équipe (congés, etc…)
• Flexibilité de l’agenda (échange de shifts, postuler pour des shifts en plus, etc…)
• Planification des pauses (lorsque c’est possible) afin d’éviter les chevauchements

Bonne nouvelle : vous avez maintenant les bases. 

Il va être temps de passer à l’action. Pour cela, plusieurs options : un bon vieux tableur Excel ou un outil tout-en-un. Cette deuxième option vous permet de gagner non seulement en confort, mais aussi en efficacité. Merci au logiciel de formation souvent inclus dans les solutions tout-en-un comme Combo. On vous en dit plus.

Pourquoi utiliser un logiciel pour son planning de magasin ? 

Un gain de temps à tous les niveaux

Un logiciel RH global tout-en-un vous aide à créer le meilleur planning en tenant compte de tous les éléments. C’est une façon de vous décharger et de gagner en efficacité. Mieux. L’outil ne se contente pas de créer un planning efficace, il va plus loin et vous permet de mieux piloter votre activité dans son ensemble. 

6 exemples de fonctionnalités dont vous ne pourrez plus vous passer : 

1. Horaires récurrents en favoris
2. Alertes de non-conformité avec votre convention collective
3. Messagerie sécurisée
4. Validation et verrouillage des heures par les managers
5. Intégration automatique à la paie
6. Duplication du planning sur plusieurs semaines en 1 clic

Une fois la planification faite, il est temps de la communiquer.

Oui, une fois le planning mis en place, il s’agit de faire en sorte que chaque personne de l’équipe ait bien accès à celui-ci. Elle doit alors voir les informations simplement. 

Pour cela, le bon outil fait toute la différence. En effet, cela permet d’avoir accès à des fonctionnalités bonus. Une panoplie de petites choses qui changent la vie au quotidien : 

• Un planning visible en ligne et sur une application mobile
• Un planning qui peut être envoyé en direct (e-mail, SMS, sur l'application salarié)
• Un planning qui se décline en deux aspects : commun et individuel
• Une visibilité à un mois (pour un meilleur confort dans la gestion vie pro/perso)
• Un code couleur clair qui permet de ne rater aucune information

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Un bon suivi du temps de travail

Il y a la prévision, et puis le réel. Et parfois, des écarts entre les deux. 

L’outil Combo propose ce que l’on appelle le rapport d’émargeuse. Késako ? C’est une fonctionnalité simple et intuitive qui permet de valider en deux étapes les heures réelles réalisées par vos équipes. Autrement dit ? Plus d'erreurs possible dans le suivi. 

Vous retrouvez sur l’outil toutes les informations programmées initialement (shift, pauses planifiées, heures d'émargement d'arrivée et de départ, heures réelles retenues, photo d'émargement -le cas échéant, statut de validation). Il ne vous reste plus qu’à vérifier tout ça, et à valider une fois que cela vous semble bon. 

L’outil prend ensuite en compte les données et synchronise automatiquement avec la fiche de paie et tous les éléments qui y sont liés.

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FAQ : Construire un planning magasin

Quand l’employeur doit-il me donner mon planning ? 

Cela dépend de la convention collective de votre secteur d’activité. D’un point de vue légal, la loi précise simplement que le planning de travail doit être donné aux salariés “dans un délai raisonnable”. Ce délai est fixé à 7 jours minimum. En général, pour des raisons de qualité de vie, on recommande d’offrir une visibilité à un mois. 

Est-ce légal de n'avoir qu'un jour de repos par semaine ?

Non. En France, la loi précise que la durée minimale du repos hebdomadaire doit être de 35 heures consécutives. Dans la majorité des cas, ce repos prend la forme de 2 jours consécutifs (le fameux weekend). Selon les secteurs d’activité, il est en revanche possible d’ajuster l’organisation.

C'est quoi le travail posté ?

L’idée est de faire succéder des équipes distinctes sur un même poste de travail sans chevauchement d’horaires. Autrement dit ? Assurer un service continu pour la boutique ou le magasin en optimisant le temps de travail de chacun. Cette option est souvent choisie en restauration où les salariés se relaient à un même poste, notamment en cuisine ou en salle. On le trouve également dans l’industrie par des heures effectuées sur 24 heures sans interruption pour des raisons pratiques et économiques, comme certains fours qui ne doivent jamais s’arrêter de fonctionner.