La comptabilisation des avantages en nature : le guide

Logement, véhicule, téléphone, repas… En tant qu’employeur, vous pouvez mettre à la disposition de votre salarié un bien ou un service gratuit en complément du salaire. C’est ce qu’on appelle un avantage en nature. Mais attention, comme il fait partie de la rémunération, cet avantage salarié est soumis aux cotisations sociales et doit faire l’objet d’une comptabilisation dans le processus de paie.

Comment comptabiliser les avantages en nature ? Est-ce obligatoire pour toute entreprise en France ? Quelles sont les écritures comptables à connaître ? On vous explique tout sur la méthode de comptabilisation des avantages en nature avec Combo, votre logiciel de gestion de paie en ligne.

Qu’est-ce qu’un avantage en nature ?

Un avantage en nature désigne un bien ou un service mis à la disposition d’un salarié par son employeur, en complément de la rémunération monétaire mensuelle. Il peut même couvrir l’intégralité du salaire, à condition que la valeur réelle de ces avantages lui assure une rémunération au moins égale au smic en vigueur (articles D3231-8 à R3231-16 du Code du travail).

L’avantage en nature permet ainsi au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter. Il peut notamment s’agir des biens et services suivants :

• Avantages en nature logement ;
• Avantages en nature véhicule ;
• Avantages en nature repas ;
• Ticket restaurant ;
• Avantages salariaux liés aux outils d’information et de communication ;
• Équipements collectifs et sportifs.

Comme ils sont un élément de rémunération, les avantages en nature doivent être intégrés à l’assiette des cotisations et contributions sociales, au même titre que le salaire.

🔎 Bon à savoir : tout comme le salaire brut et les charges sociales, les avantages en nature doivent figurer sur la fiche de paie ! Découvrez-en plus dans notre blog Combo.

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Comptabilisation des avantages en nature : est-ce obligatoire ?

Les avantages en nature sont soumis aux charges sociales et à l'impôt sur le revenu : leur comptabilisation est donc obligatoire !

💡 Une seule exception est possible : si l’entreprise tient un état comptable spécifique aux avantages en nature des salariés, elle peut éviter de les comptabiliser (même s’il est recommandé de le faire). Il faut alors mentionner la date, la nature et le montant des paiements pour chaque bénéficiaire.

Avantages en nature et frais professionnels : quelle différence ?

Ne confondez pas les avantages en nature et les frais professionnels ! Les premiers sont des éléments de rémunération du salarié, alors que les seconds constituent des dépenses engagées par l’employé dans le cadre d’un déplacement pour le compte de l’entreprise.

Dans le cas des frais professionnels, l’employeur doit obligatoirement rembourser le montant dépensé pour accomplir la mission (hébergement, repas, transport…), via des justificatifs ou une allocation forfaitaire. On parle alors de comptabilisation des notes de frais et non d’avantages en nature. Les écritures comptables sont différentes.

Qui est concerné par les avantages en nature ?

On a surtout évoqué le cas des salariés, mais ce ne sont pas les seuls à pouvoir profiter des avantages en nature avec leurs rémunérations mensuelles monétaires. Voici les trois types de bénéficiaires à prendre en compte dans la comptabilisation de la paie en entreprise :

• Les salariés ;
• Les assimilés salariés ;
• Les travailleurs non salariés (gérants de SARL, EURL…).

Pourquoi comptabiliser les avantages en nature ?

Pour les entreprises, tenir une comptabilité est une obligation. Non seulement les avantages en nature, soumis aux cotisations sociales, doivent être intégrés à votre comptabilisation de la paie, mais c’est aussi un moyen de :

• Garantir une transparence dans les paiements ;
• Identifier précisément les éléments variables de la paie de chaque salarié ;
• Éviter tout risque de redressement fiscal. 

Quels sont les comptes concernés par les avantages en nature ?

La comptabilisation des avantages en nature est particulière. Comme elle n’entraîne pas des paiements directs de la part de l’entreprise, elle n’est pas enregistrée dans le compte 421 mais dans un compte de charge.

Pour ce faire, on débite d’abord le compte 6417 Rémunérations du personnel - Avantages en nature. Puis on reporte ces montants dans au crédit :

• Du compte 6418 Avantages en nature ;
• Du compte 791 Transferts de charge, si les avantages en nature ont été évaluées de manière forfaitaire ;
• Du compte 708 Produits des activités connexes, si les avantages en nature n’ont pas fait l’objet d’un enregistrement de charges ;
• Du compte 726 Production consommée, pour le secteur HCR (hôtels, cafés restaurants).

🔎 Rappel : une écriture comptable doit toujours être équilibrée ! Le total des débits doit obligatoirement être égal au total des crédits.

Comment comptabiliser les avantages en nature ?

Il existe deux méthodes principales pour comptabiliser les avantages en nature : la méthode du dédoublement de compte et la méthode du compte de produit.

Comptabilisation par la méthode du dédoublement de compte

La première méthode de comptabilisation utilise un compte de charge de la façon suivante :

• Débit du compte 6417 Avantages en nature ;
• Crédit du  compte 6418 Avantages en nature.

Sachant qu’il faut également intercaler :

• Le compte 401 Fournisseur, au début du compte des avantages ;
• Le compte 512 Banque, crédité au moment du paiement.

Comptabilisation par la méthode du compte de produit

La seconde méthode de comptabilisation se base sur les charges de personnel. C’est la meilleure solution pour les entreprises qui accordent de nombreux avantages en nature à leurs salariés.

Pour ce faire, on débite toujours le compte 6417 Avantages en nature. Puis on crédite le compte associé au type d’avantage :

• Compte 791 Transferts de charge ;
• Compte 708 Produits des activités connexes ;
• Compte 726 Production consommée.

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