La comptabilisation de la paie : le guide
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Toute entreprise doit tenir une comptabilité, c’est-à-dire enregistrer l’ensemble de ses mouvements financiers afin de répondre à des obligations comptables légales. Parmi les tâches les plus importantes, les écritures de paie peuvent représenter un véritable casse-tête. Entre les salaires bruts, les charges de personnel et le calcul des charges patronales, il y a de quoi s’y perdre !
Heureusement, nous vous détaillons tout sur la comptabilisation de la paie dans cet article, étape par étape. Combo, votre logiciel de gestion de paie en ligne, répond à toutes vos questions.
Qu’est-ce que la comptabilisation de la paie ?
La comptabilisation de la paie consigne tous les mouvements financiers liés aux salaires dans un journal de paie, depuis l’embauche de chaque employé. On retrouve dans ce registre de comptabilité les éléments suivants :
- Les salaires ;
- Les charges salariales ;
- Les charges patronales ;
- Les impôts.
Cette opération obligatoire assure une transparence du traitement des salaires et facilite le calcul des cotisations sociales à verser aux différents organismes comme l’Urssaf ou les caisses de retraite. C’est aussi un moyen d’établir des rapports financiers précis.
Qu’est-ce qu’une écriture comptable ?
En comptabilité, l’enregistrement des opérations passe par les écritures comptables, qui sont définies comme la transcription financière de flux dans les comptes d’une entreprise. L’ensemble de ces écritures viennent des états financiers que sont le bilan, le compte de résultat et l’annexe.
Chaque écriture comptable se compose d’au moins deux lignes, c’est-à-dire au moins un crédit et un débit. Afin d’indiquer le type d’opération, on coche soit la colonne « crédit » soit la colonne « débit » en bout de tableau.
Voici un exemple d’écriture de paie pour votre comptabilité :
🔎 Bon à savoir : une écriture comptable doit toujours être équilibrée ! Le total des débits doit obligatoirement être égal au total des crédits. Elle doit également être associée à une pièce justificative (facture, relevé de compte bancaire, journal de paie…).
Comment réaliser la comptabilisation de la paie ?
La comptabilisation de la paie se concentre sur les débits et les crédits liés au versement des salaires et du calcul des charges sociales. Quelles écritures de paie faut-il traiter pour être dans les clous ? Voici les étapes à suivre.
La comptabilisation des acomptes
Le salaire n’est pas tout à fait la première écriture à réaliser dans la comptabilisation de la paie. En effet, les salariés ont la possibilité de demander un acompte sur salaire, un versement anticipé de la rémunération qui ne peut pas être refusé par l’employeur (sauf en cas de seconde demande dans le même mois ou si l’employé ne remplit pas les conditions de régime et de délai).
Dans ce cas, vous devez inscrire le montant total des acomptes via les écritures de paie suivantes :
La comptabilisation des salaires bruts et indemnités
Maintenant, on peut passer à l’enregistrement des salaires bruts et des indemnités dans le compte 641 : Rémunération du personnel. Il faut alors décomposer ces différentes charges en débit dans les comptes suivants :
En contrepartie, pour le même montant, il faut créditer le compte 421 Personnel - Rémunérations dues. Vous prouvez ainsi que le salarié a bien été rémunéré.
La comptabilisation des cotisations salariales
On passe aux écritures de paie des charges sociales, d’abord les salariales. Pour ce faire, on débite les cotisations sociales et les retenues du compte 421 précédemment utilisé.
En parallèle, on crédite les différents comptes liés aux organismes sociaux :
C’est aussi à cette étape qu’il convient de créditer :
Afin de gagner du temps dans ces opérations, vous pouvez regrouper la comptabilisation des salaires bruts et des charges salariales dans une écriture commune appelée OD de comptabilité.
La comptabilisation des cotisations patronales
Après les cotisations salariales viennent les patronales, soit les sommes que l’employeur doit verser aux organismes de protection sociale. Voici la comptabilisation de la paie à retenir pour cette partie :
La comptabilisation des salaires nets
Le calcul des cotisations sociales permet de passer du salaire brut au salaire net. Il suffit de soustraire le total des salaires bruts et des indemnités au total des charges salariales et des retenues fiscales. Réalisez alors les écritures de paie suivantes avec le montant obtenu :
La comptabilisation du prélèvement à la source
Dernier mouvement financier : le prélèvement à la source qui intervient avec le versement des salaires. L’employeur est en effet tenu de reverser ce montant au Trésor Public. Voici ce que ça donne en comptabilisation de la paie :
Vous souhaitez faciliter la comptabilisation de la paie en entreprise ? Passez par le logiciel d’entreprise Combo pour la gestion de la paie des salariés. Notre logiciel RH optimise vos processus et vous fait gagner du temps sur l’ensemble de vos opérations !