La comptabilisation des charges de personnel

S’ils sont indispensables à la pérennité de votre entreprise, vos salariés représentent un certain coût. En comptabilité, on l’appelle « charges de personnel » ou « frais de personnel ». Mais qu’englobe-t-il réellement ? Salaires, primes, intéressement, avantages en nature, cotisations sociales, charges patronales… Vous ne savez pas quels éléments prendre en compte dans la paie, ni comment les comptabiliser ? Pas de panique : Combo fait le point sur la question ! Vous saurez tout sur la gestion des dossiers du personnel.

Quelles sont les charges de personnel en entreprise ?

En définition, les charges de personnel représentent les dépenses engagées par l’employeur pour ses salariés et aux dirigeants d’une société, et ce dès leur embauche. Cet élément essentiel permet de calculer la rentabilité d’une entreprise.

On distingue trois catégories de charges de personnel :

• L’ensemble des rémunérations versées ;
• Les charges et cotisations sociales ;
• Les autres charges sociales.

⚠️ Attention : à ne pas confondre avec la masse salariale, un indicateur RH qui compte uniquement les rémunérations brutes du personnel.

Les rémunérations versées aux salariés

Ce poste de dépenses représente l’ensemble des rémunérations brutes versées aux employés, soit les salaires nets plus les charges salariales correspondantes.

On y inclut également la rémunération des gérants majoritaires de SARL ou EURL ainsi que celles versées aux administrateurs de sociétés (président de SAS, membre du directoire de SA). Enfin, il faut prendre en compte les éventuels jetons de présence perçus par les membres d’un conseil d’administration, par un directeur général ou un président directeur.

Les charges et cotisations sociales

Dans cette catégorie sont comprises l’ensemble des charges patronales, c’est-à-dire supportées par l’employeur et relatives aux salaires versés, ainsi que les charges de sécurité sociale des indépendants ou d’un organisme particulier pour les professions libérales.

Il s’agit notamment des cotisations pour :

• L’URSSAF ;
• Les mutuelles ;
• Les caisses de retraites ARRCO (non cadres) et AGIRC (cadres) ;
• Pôle Emploi ;
• L’assurance maladie, invalidité, décès ;
• Les allocations familiales ;
• La C.S.G. et la C.R.D.S.

Autres charges sociales

Hormis les dépenses énoncées ci-dessus, l’employeur doit également prendre en compte :

• Le versement obligatoire au comité d’entreprise (CE) ;
• Le versement au comité d’hygiène et de sécurité (CHSCT) ;
• Les cotisations versées à la médecine du travail ;
• Les frais de médaille du travail.

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Comment calculer les charges de personnel ?

Pour calculer les charges de personnel, il suffit d’additionner tous les éléments précédemment listés, pour l’ensemble des salariés de l’entreprise.

La rémunération correspond au montant versé à chaque salarié en fin de mois en échange de son travail dans l’organisation. Le salaire est fixé par forfait ou par heure travaillée. Il s’ajuste généralement en fonction du statut hiérarchique, des missions et responsabilités, de l’ancienneté, de la pénibilité et des dispositions prévues par une éventuelle convention collective.

Quant aux cotisations, on estime les charges salariales à 22 % du salaire brut et les patronales entre 22 et 42 % du salaire brut.

Certaines catégories du personnel n’intègrent pas ce mode de calcul, comme les stagiaires et les travailleurs non salariés.

🤔 Bon à savoir : depuis le 1er mai 2023, le montant du SMIC horaire, soit le salaire minimum légal qu’un salarié doit percevoir est de 11,52 €. Sur le mois, il équivaut à 1 747,20 € brut en 35 heures par semaine. Vérifiez bien les dispositions de votre convention collective, qui peut prévoir un salaire minimum supérieur au SMIC.

Comment comptabiliser les charges de personnel ?

Besoin d’aide sur la comptabilisation de la paie ? En tant qu’employeur, vous devez obligatoirement enregistrer les opérations liées aux frais de personnel. Voici les comptes à connaître.

Opérations de débit (comptes 64)

Le traitement comptable des charges de personnel passe par le compte 64, lui-même divisé en sous-comptes :

• 641 : rémunération des salariés et dirigeants (salaires, primes, congés payés, indemnités, avantages en nature) ;
• 644 : rémunérations du travail de l’exploitant ; 
• 645 : charges de sécurité sociale et de prévoyance ; 
• 646 : cotisations sociales personnelles de l’exploitation ; 
• 647 : autres charges sociales ; 
• 648 : autres charges de personnel (CE, CHSCT, médecine du travail, intéressement).

Opérations de crédit

En contrepartie, les comptes comptable suivants sont crédités :

• 421 pour les salaires nets ; 
• 431 pour les charges sociales patronales ; 
• 437 pour le coût des autres organismes sociaux ;
• 512 pour la banque.

Vous souhaitez faciliter votre gestion de la paie conformément à votre convention collective en vigueur ? Passez par le logiciel d’entreprise Combo !