Zoom sur le coffre-fort électronique pour les bulletins de paie pour sécuriser les données des salariés

Confidentielles et privées, les données personnelles des salariés gérées par l’entreprise doivent être conservées à l’abri de toute utilisation frauduleuse. Une solution existe : le coffre-fort électronique pour bulletin de paie. Intégré au logiciel de gestion de la paie. Il permet de mettre en sécurité les éléments personnels de chaque salarié et d’interdire leur accès aux personnes non autorisées. Votre entreprise réalise elle-même ses fiches de paie ? Pour être conforme à la réglementation sur le RGPD et garantir à vos salariés la conservation en toute sécurité de leurs données personnelles, optez pour un coffre-fort électronique du bulletin de paie.

Pourquoi utiliser un coffre-fort électronique pour les bulletins de paie des salariés ? 

Nous le voyons, hélas ! Trop souvent, de nombreuses entreprises se font dérober des données sensibles de manière frauduleuse, après des attaques externes en ligne. En tant qu’entreprise responsable, vous êtes dans l’obligation d’assurer une mise en sécurité et en conformité des éléments de la paie et de conserver une copie de chaque bulletin de paie sur une période de 5 ans, selon l’article L3243-4 du Code du travail. 

Pour respecter cette obligation, voici une solution du nom de coffre-fort électronique pour bulletins de paie. Que vous passiez par une externalisation de la paie ou par un logiciel de gestion de la paie en interne, vous devez vous assurer que les données de vos salariés : 

• ne sont accessibles qu’à certaines personnes autorisées ; 
• ne peuvent être récupérées par des tiers malveillants ; 
• restent accessibles sur le long terme (5 ans) ; 
• font l’objet du respect de la législation RGPD et du bulletin de paie.

Comment fonctionne un coffre-fort électronique pour la paie des salariés ?

Les solutions logicielles comme Combo proposent un coffre-fort numérique intégré pour y déposer vos fiches de paie. Son mode de fonctionnement est assez simple, même s’il est truffé d’éléments de sécurité haut de gamme qui limitent les accès extérieurs et les vols de données. 

1. le gestionnaire de paie dépose les fiches de paie dans un dossier sécurisé du coffre-fort.
2. le salarié possède un accès privé sécurisé à sa fiche de paie et aux différents dossiers le concernant par code PIN, reconnaissance faciale ou tout autre système de sécurité pour accréditer son accès à son dossier. 
3. le téléchargement de la fiche de paie dématérialisée est rendu possible si l’employeur l’autorise. 
4. l’entreprise conserve le bulletin autant de temps que la loi l’oblige.
5. le salarié est autonome dans la gestion de ses fiches de salaire.

Pour être certain d’avoir un véritable coffre-fort électronique, oubliez les logiciels de paie gratuits !

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Zoom sur la sécurité des données

Il est tout à fait légitime de se poser la question de la conservation des données et de leur mise en sécurité, sans oublier la protection des éléments personnels des salariés. Après en avoir informé ses salariés, comme l’exige la réglementation, l’employeur dépose le bulletin de paie dans l’espace sécurisé réservé à son salarié. Des mesures de cryptage et d’authentification avancées par la mise en place de protocoles informatiques entrent alors en jeu. Celles-ci rendent impossible l’accès aux données à toute personne extérieure. 

👉 L’enjeu de la sécurisation des données est un point crucial à vérifier lors de la sélection de votre coffre-fort électronique. Il est généralement intégré à votre solution de gestion de la paie. N’hésitez pas à demander quels sont les renforcements de sécurité existants et la façon dont le salarié a accès à ses données personnelles, sans oublier la partie du respect du RGPD.

Accessibilité aux documents et gestion des archives 

Faire une fiche de paie et la déposer, en compagnie d’autres documents en relation avec les RH, doit répondre à plusieurs obligations : 

Pour le salarié : 

• donner un droit de regard sur ces éléments et leur conservation au salarié ; 
• lui permettre de récupérer en ligne ses documents personnels ;
• avoir accès à la fiche de paie dès la date de paiement du salaire ; 
• lui offrir un accès facile à ses documents (autrement dit, nul besoin d’être informaticien pour accéder à son coffre-fort) ; 
• assurer la mise en sécurité de ses données. 

Pour l’employeur : 

• pouvoir récupérer les éléments quand il en a besoin ; 
• effectuer une vérification des fiches de paie très facilement ;
• ne plus avoir à envoyer les fiches de paie de façon individuelle par mail ou remise en main propre ; 
• sécuriser l’ensemble des données dont il est dépositaire, et donc responsable.

Bien plus sécurisé qu’un classeur rangé dans une armoire, le coffre-fort sécurisé assure la conservation des documents sans dégradation avec le temps qui passe, risque d’incendie ou d’inondation, vol ou vandalisme dans les locaux de l’entreprise.

🧐 Savez-vous que proposer un coffre-fort numérique améliore votre marque employeur ? C’est un signe d’innovation et de respect de la RSE et de l’intérêt porté à la transition écologique et au développement durable. Cette alternative est parfaite pour limiter les impressions papier.

Comment mettre en place le coffre-fort électronique dans une entreprise ? 

Ne prenez pas peur, vous allez voir que ce n’est pas si compliqué ! 

1. Choisissez un logiciel SIRH qui propose la gestion d’un coffre-fort électronique. 
2. Évaluez vos besoins.
3. Installez le logiciel et activez le coffre-fort électronique. 
4. Configurez vos accès et les accès des salariés

😁 Chez Combo, vous êtes assisté durant l’installation de votre coffre-fort électronique. Demandez une démo pour tout savoir ou essayez Combo en créant votre compte gratuit.

Bien choisir son fournisseur

Le fournisseur est un élément clé de la réussite de votre passage au coffre-fort électronique. Prenez le temps de vérifier l’ensemble de la chaîne de mise en sécurité des données, leur accès, le type de cryptage des données et la possibilité d’une assistance prête à intervenir en cas de difficulté. 

Prenez garde, le fournisseur de coffre-fort électronique doit répondre aux normes AFNOR NF Z42 -103 sur l’archivage électronique et NF Z42-200.

Intégration dans les systèmes existants 

Si vous possédez déjà un logiciel de gestion de paie, intégrer un système de préparation de la paie comme Combo avec mise à disposition d’un coffre-fort électronique est tout à fait possible. Il est alors recommandé de vérifier la compatibilité de votre logiciel SIRH avec la solution proposée, sachant que la plupart des logiciels professionnels du marché supportent sans problème d’intégration un coffre-fort électronique.

Un salarié peut-il refuser l’utilisation d’un coffre électronique ? 

Choisir d’installer un coffre-fort numérique ne requiert aucune autorisation des salariés depuis 2016. L’employeur est tenu de préciser à un salarié qu’il a tout à fait le droit de s’opposer à la gestion dématérialisée de sa fiche de paie et des documents le concernant. Il peut ainsi demander un envoi au format papier de son bulletin de salaire. L’employeur ne peut le refuser.