Externalisation de la paie ou optimiser la gestion des salaires

Optimiser la gestion des salaires est au cœur des services des ressources humaines. Faut-il réaliser la paie en interne ou la confier à un prestataire extérieur ? On appelle cela l’externalisation de la paie et c’est ce qui nous concerne aujourd’hui. En quoi consiste cette solution pouvant paraître attrayante en première intention et comment vérifier si votre hôtel, votre restaurant ou votre commerce a intérêt à se lancer dans l’aventure ? Faisons le point. 

L’externalisation de la paie, ça consiste en quoi ? 

Pour faire simple, il s’agit de déléguer à un prestataire extérieur l’élaboration des bulletins de salaire, leur envoi et leur distribution. Si les fiches de paie ont longtemps été exécutées par l’entreprise elle-même ou par son expert-comptable, la réglementation évoluant rapidement, des entreprises spécialisées ont vu le jour. Celles-ci réalisent actuellement les fiches de paie pour la plupart des petites et moyennes entreprises. 

Mais, il existe encore des Gaulois réfractaires à cette délégation de la paie. Certaines entreprises ont fait le choix d’un logiciel SIRH de gestion de la paie, comme Combo. Cette solution permet de créer soi-même ses bulletins, de les distribuer et même de les sauvegarder dans un espace privé accessible 24/7 par le salarié. Ce logiciel SIRH assure des cotisations sociales à jour, des exonérations prêtes à être intégrées au bulletin de salaire et de plus, le suivi les jours de congés payés et de RTT, le tout sous une forme de fiche de paie dématérialisée.

Abandonnons notre village gaulois et parlons plutôt de l’externalisation de la paie qui est, vous vous en doutez, une sous-branche de l’externalisation des RH.

Les avantages d’externaliser la paie selon la taille de l’entreprise

Sans logiciel spécialisé, impossible d’effectuer une paie ! Processus souvent long et complexe, l’entreprise ne peut se permettre de réaliser des bulletins de paie erronés sous peine de se voir rappeler à l’ordre par les organismes sociaux et par les salariés ! L’externalisation de la paie consiste en une succession d’opérations confiées à un prestataire extérieur qui se charge de : 

• collecter les informations du mois précédent ;
• gérer les mouvements du personnel (sortant, entrant avec création du matricule dans la fiche de paie) ;
• intégrer les données variables du mois ; 
• saisir et contrôler la paie ; 
• envoyer la paie sous format dématérialisé aux salariés ; 
• gérer les arrêts de travail ; 
• administrer les jours de RTT et d’absence ; 
• effectuer les déclarations sociales ;
• gérer la médecine du travail ; 

😇 Bon à savoir : certains prestataires proposent des conseils en droit social et juridique contre un forfait mensuel supplémentaire.

Les avantages pour les TPE de moins de 10 salariés 

Il est reconnu que faire appel à un prestataire extérieur pour la réalisation de la paie pour une TPE de moins de 10 salariés est plus avantageux plutôt que le produire en interne. Pourquoi ? Parce que très souvent le chef d’entreprise ne possède pas les compétences sociales indispensables à la réalisation de fiches de paie. Entre calcul des charges sociales, exonérations auxquelles son salarié ou son entreprise peut avoir droit, règlement des charges aux différents organismes, une erreur est vite arrivée et elle peut engendrer des sanctions financières importantes. 

La réalisation des fiches de paie d’une TPE est également chronophage. C'est autant de temps que le chef d’entreprise ne consacre pas à son activité et donc à son métier et au développement de son chiffre d’affaires. L’externalisation de la paie est ainsi un avantage certain pour ces entreprises de moins de 10 salariés. Entre gain de temps, absence d’erreur, pas de retard dans le paiement des charges sociales, les comptes sont vite fait !

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Externalisation de la paie pour les entreprises entre 10 et 50 salariés 

L’entreprise a souvent intérêt à embaucher un.e assistant.e ou un.e comptable qui se chargera à la fois de la gestion des paies et de l’administratif de l’entreprise. Mais attention, l’employé.e doit être impérativement compétent et posséder un niveau d’expertise suffisant pour s’investir dans la réalisation des paies. 

Ainsi, un restaurateur emploiera un collaborateur qui s’occupera de la comptabilité du restaurant et qui utilisera un logiciel de gestion de paie pour mettre en place chaque fiche de paie en HCR. Il assurera aussi l’ensemble des tâches sociales en plus de la distribution du bulletin de paie à chacun.

Myriam R., secrétaire administrative dans un restaurant situé dans le Languedoc-Roussillon : “notre restaurant est ouvert à l’année et nous embauchons de nombreux saisonniers l’été, car nous sommes situés en bord de mer. Nous avons choisi le logiciel tout-en-un SIRH Combo pour la gestion des fiches de paie. Il propose également une pointeuse mobile pour l’enregistrement autonome des heures des équipes. Nous l’utilisons pour la gestion des plannings dont je m’occupe en compagnie des responsables de salle et de la cuisine. Nous gagnons du temps et surtout améliorons la qualité de la vie au travail en perfectionnant le taux de confiance de notre personnel”.

Entreprise de plus de 50 salariés et paie externalisée

Il est évident, pour des raisons budgétaires, que l’entreprise de plus de 50 salariés n’a pas d’avantage à externaliser sa paie. Souvent gérée par une assistante placée sous la houlette d’un.e responsable RH, l’entreprise choisit un logiciel SIRH qui lui permet une gestion de l’ensemble de ses besoins en ressources humaines, RGPD et bulletins de paie : planning, pointage en ligne, paie, suivi d’indicateurs sociaux, etc.

Comparatif entre externalisation et gestion interne de la paie

Nous trouvons 4 grands principes fondamentaux dans l’externalisation de la paie pour l’entreprise.

Réduction des coûts 

Le coût de la paie externalisée est connu par avance. Il est calculé par le nombre de bulletins à créer. La paie en interne demande soit un investissement dans un logiciel soit un abonnement mensuel dans un logiciel SIRH tout-en-un qui intègre la partie rémunération des collaborateurs. La seconde solution implique la formation des salariés, mais garantit d’avoir un logiciel toujours à jour des dernières modifications sociales dans le cas d’un SIRH.

Gain de temps

L’employeur doit trouver du temps pour réaliser ses fiches de paie s’il n’est pas secondé par un collaborateur. L’externalisation permet de libérer des heures pour se consacrer au métier. Une entreprise plus importante doit impérativement embaucher un salarié pour la gestion sociale. Son coût salarial est à intégrer au coût du prestataire extérieur, ce qui revient plus cher que de réaliser la paie en interne.

Accès à une expertise reconnue

La réalisation de la paie implique une expertise en droit social et juridique et une mise à jour régulière du salarié en matière de compétences spécifiques, notamment en exonération ou cotisations sociales. Le prestataire extérieur se charge ainsi de cette montée en compétences sans que cela influe sur le prix au bulletin de paie. 

Néanmoins, avoir l’expertise d’un salarié en interne peut être très intéressant pour l’entreprise. Celle-ci sait faire face, et de façon autonome, aux demandes des salariés, ce qui favorise les échanges et améliore la politique des ressources humaines. 

Responsabilité du chef d’entreprise

L’externalisation des bulletins de paie dégage le chef d’entreprise de toute réclamation des services administratifs, limite les redressements de l’Urssaf et les réclamations des salariés aux prud’hommes. La responsabilité est donc transmise au prestataire extérieur qui l’endosse et doit intervenir en cas de problème, notamment grâce à son assurance de responsabilité civile professionnelle obligatoire. 

Un manquement, une erreur ou une omission de la part d’un salarié de l’entreprise peut engendrer des sanctions pour infraction à la législation. Ce sera donc à l’entreprise de supporter les éventuels redressements sans pouvoir se retourner contre son salarié (sauf fait volontaire de sa part). 

🤓 Bon à savoir : l’assurance responsabilité civile obligatoire de votre restaurant, de votre hôtel ou de votre commerce ne couvre pas le chef d’entreprise en cas d’amende ou sanctions administratives.

Alors convaincu par l’externalisation de la paie ?

Comment choisir son prestataire pour externaliser la paie ? 

Si vous désirez externaliser la paie de vos salariés, prenez le temps de bien choisir votre prestataire. Comme l’ensemble des échanges de documents s’effectue par internet, nul besoin de choisir une entreprise proche de chez vous. N’allez pas forcément au plus offrant et vérifiez surtout l’expertise et l’ancienneté. 

Les 10 points à vérifier avant de choisir votre prestataire : 

1. Ancienneté de l’entreprise ; 
2. Principaux clients ; 
3. E-réputation ;
4. Enregistrement officiel (Siret, APE) ; 
5. Réactivité ; 
6. Capacité à remettre des conseils ;
7. Respect de la confidentialité ;
8. Situation des serveurs informatiques qui doivent être en France ou en Europe uniquement ;
9. Proposition de plusieurs prix de prestation ; 
10. Coût de création de fiches supplémentaires.

Les questions à poser au prestataire 

Il est important de poser les bonnes questions à votre prestataire. N’hésitez pas à vérifier ses dires avant de vous engager : 

• le coût au bulletin ; 
• un contrat de prestation est-il envoyé systématiquement ? 
• la durée du contrat ; 
• le prestataire dispose-t-il d’une assurance responsabilité civile ? (lui demander une attestation et ne pas hésiter à téléphoner à l’assureur en cas de doute) ; 
• quand doit-on lui remettre les éléments de la paie ? 
• a-t-on un interlocuteur unique ? 
• effectue-t-il le télépaiement des charges sociales pour le compte de l’entreprise ? 
• l’entreprise a-t-elle un double de toutes les fiches de paie et des documents déclarés aux organismes sociaux ? 

Vous trouverez sans doute des questions complémentaires à poser à votre interlocuteur. Pensez à lui demander de vous confirmer l’ensemble de ces éléments par écrit pour conserver une trace de votre échange. 

Enfin, prenez le temps de comparer les offres entre elles. Il est à noter que pour certaines professions, comme dans l’agriculture, les syndicats professionnels proposent ces prestations à un coût plus intéressant qu’une entreprise privée et possèdent un service juridique séparé qui saura vous répondre gratuitement ou pour un coût réduit. 

Gérer la paie de votre établissement à partir d’un logiciel SIRH comme Combo vous tente ? Prenez quelques instants pour cliquer sur une demande de démo, un de nos experts prendra rapidement contact avec vous. Vous êtes plutôt curieux et désirez tester notre solution durant 7 jours gratuitement, créez votre compte Combo en 2 minutes. Notre offre est sans engagement et sans CB !

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